Jak platit daň z prodeje pro malé podniky

Jestliže jste jako většina majitelů malých podniků, pak vás vykazování daně z prodeje pravděpodobně někdy přivedlo do záchvatu vzteku.

Nepřekvapuje nás to. Přesný výpočet daně z prodeje může být neuvěřitelně složitý proces. A co hůř, udělat chybu, například nepodat daňové přiznání nebo nezaplatit daň včas, může mít vážné finanční (a někdy i právní) důsledky.

A aby toho nebylo málo, každý stát a některé obce v rámci států mají své vlastní daňové požadavky. Celkem je v USA 45 států a tisíce menších regionů (rozuměj měst nebo okresů), které vybírají daň z prodeje. Každý z nich se liší, pokud jde o částku, kterou musíte vybrat, kdy musíte podat daňové přiznání, a druh záznamů, které musíte vést.

To stačí k tomu, abyste si rozmysleli, proč jste se vůbec rozhodli začít podnikat. Ale nebojte se. V tomto článku se pokusíme tuto problematiku demystifikovat a ukážeme vám, jak platit daň z obratu pro malé podniky.

Přejděme k věci.

Co je to daň z obratu?

Než začneme, ujistěme se, že jsme všichni na stejné vlně. Podle Investopedie je „daň z prodeje spotřební daň uvalená vládou na prodej zboží a služeb. Klasická daň z prodeje je vybírána v místě prodeje, vybírá ji podnik a odvádí vládě.“

Jste povinni platit daň z prodeje každé obci (která vybírá daň z prodeje), ve které má vaše firma daňový nexus. Nexus je módní slovo, které v podstatě znamená přítomnost. V závislosti na předpisech dané lokality se může jednat o fyzickou přítomnost, jako je obchod nebo kancelář, zaměstnanec, pobočka nebo jiná existence. Pokud má vaše firma nexus v různých lokalitách, může se to rychle zkomplikovat. V těchto situacích doporučujeme spolupracovat s daňovým odborníkem nebo daňovým softwarem, který vám pomůže vyřešit váš konkrétní případ.

Důležité je si uvědomit, že na rozdíl od jiných států v USA neexistuje federální daň z prodeje, takže se vše vybírá na státní a místní úrovni. Upřímně řečeno, právě proto je tento proces komplikovaný. V mnoha případech to není tak jednoduché jako zvýšení jedné státní daně z prodeje. Váš podnik může potřebovat vybírat daň také na místní úrovni, obvykle pro město nebo okres a někdy pro obě tyto úrovně.

Nechte mě to vysvětlit. Pokud obchodník sídlí v New Yorku, celková daň z prodeje, kterou musí vybrat, činí 8,875 %. Tato celková sazba se však skládá ze tří menších sazeb:

• Sazba místní daně a daně z užívání ve městě New York – 4,5 %
• Sazba daně z prodeje a užívání ve státě New York – 4 %
• Přirážka Metropolitan Commuter Transportation District – 0,375 %

Pamatujte, že výše uvedené je pouze příklad. Jak jsme již uvedli, každý stát a každá lokalita se liší. Budete muset spolupracovat s daňovými úřady ve vašem státě a lokalitě, abyste zjistili, jakou sazbu daně musí váš podnik vybírat.

Jak začít s výběrem daně z prodeje?“

V této části vás provedeme významnými kroky, které jsou nutné k výběru a placení daně z prodeje pro váš malý podnik.

Získejte si povolení k dani z prodeje
Ve většině případů budete chtít nejprve navštívit webové stránky ministerstva financí nebo daňového úřadu vašeho státu a zaregistrovat se k získání povolení k dani z prodeje. Tento dokument vám ze zákona umožňuje vybírat, vykazovat a odvádět daň z prodeje ve vašem státě a dalších obcích. Tento krok musíte dokončit dříve, než začnete v daném státě podnikat.

Pro dokončení tohoto procesu budete potřebovat také federální identifikační číslo zaměstnavatele a další důležité informace o vašem podniku a jeho majitelích. Ušetřete si čas tím, že si před zahájením procesu žádosti potvrdíte a shromáždíte informace, které budete potřebovat k získání povolení k dani z prodeje.

Zjistěte si sazbu daně z prodeje
Dalším krokem je stanovení skutečné sazby daně, kterou bude muset váš podnik od zákazníků vybírat. Tuto informaci byste měli být schopni získat také od finančního úřadu nebo daňové agentury vašeho státu. Je důležité si uvědomit, že tyto sazby se často mění, takže je to něco, co budete muset sledovat. Jinak hrozí, že budete vybírat příliš nízkou nebo příliš vysokou daň z prodeje, což vám později způsobí problémy.

Pokud je vaše firma fyzicky přítomna ve více státech a obcích, téměř jistě budete muset vybírat daň z prodeje pro každou z nich. Pokud jste v takové situaci, opět byste měli spolupracovat s daňovým odborníkem nebo přinejmenším s účetním softwarem, jako je QuickBooks. Tím si značně usnadníte život.

Určete, které výrobky podléhají zdanění
Je velká pravděpodobnost, že ne všechny výrobky, které vaše firma prodává, podléhají zdanění a pravděpodobně ani nejsou všechny zdaněny stejnou sazbou. Kromě toho, a to se liší stát od státu, ale mnohdy položky „nezbytné pro přežití“ nejsou zdaněny nebo mají jiná daňová pravidla než běžné nákupy. Mezi položky nezbytné pro přežití obvykle patří potraviny, léky na předpis a v některých státech i oblečení. Opět si nezapomeňte zkontrolovat pravidla pro váš stát, protože je pravděpodobné, že v tomto ohledu existují nějaké nuance. Mnohdy jsou tyto položky jednoduše zdaněny nižší sazbou nebo jsou nezdaněny pouze položky pod určitou hodnotou.

Pokud prodáváte dalším prodejcům, jsou tyto prodeje také často osvobozeny od daní. Musíte se však ujistit, že zákazník má platný certifikát nebo licenci pro prodejce. Budete také muset vést přesné záznamy o těchto transakcích, včetně fotokopií všech certifikátů prodejců, abyste se ochránili v případě kontroly.

Začněte vybírat daň z prodeje
Jakmile je váš podnik zřízen u vašeho ministerstva financí nebo finančního úřadu, jste připraveni začít vybírat daň z prodeje. Budete chtít potvrdit, že vaše pokladna, pokladní systém a/nebo jiné systémy jsou nastaveny s příslušnou sazbou (sazbami) daně. Většina států také vyžaduje, abyste zákazníkům uváděli výši daně, kterou platí, na samostatném řádku účtenky. Protože je to běžné, většina pokladen a pokladních systémů je na to nastavena hned po vybalení z krabice, ale budete si chtít ověřit, že to funguje, provedením několika zkušebních transakcí.

Pro usnadnění vykazování a placení daně z prodeje se doporučuje, abyste pro vybrané daně vedli samostatný bankovní účet. To vám pomůže udržet si přehled o částce, kterou dlužíte státu. Rovněž se tím zavede kontrola, která zajistí, že peníze z daně z prodeje nebudou omylem použity na úhradu jiného podnikatelského výdaje. Pomáhá také zabránit krádežím, zejména pokud omezíte přístup k účtu.

Vedení záznamů a hlášení daně z prodeje
Většina států bude vyžadovat, aby vaše firma měla zavedenou nějakou formu vedení záznamů, ať už fyzických, nebo digitálních. Tyto záznamy by měly zaznamenávat každou prodejní transakci a zaznamenávat základní informace, jako je výše prodeje a také výše daně z prodeje, kterou jste vybrali. V závislosti na požadavcích na vedení záznamů ve vašem státě nebo obci můžete být také povinni uchovávat originální kopie účtenek, pokladních pásek nebo jiných originálních dokladů o prodeji.

Ačkoli se tyto požadavky mohou zdát přísné, pomohou vám s další běžnou povinností: vykazováním daní. Mnoho států vyžaduje, abyste kromě skutečného odvádění daně z prodeje státu a/nebo obci pravidelně podávali zprávy o vybrané dani z prodeje. Podrobná evidence naštěstí může tento proces zefektivnit a zabránit pravděpodobnosti chyby nebo nesrovnalosti.

Placení daně z prodeje
Posledním dílem skládačky je podání přiznání a zaplacení daně z prodeje. V mnoha státech je třeba platit minimálně čtvrtletně, ale pokud uskutečňujete transakce v dostatečně velkém objemu, může být požadováno, abyste platili měsíčně. Stejně jako u daní z příjmů fyzických osob je důležité, abyste přiznání podávali a platby prováděli včas, abyste se vyhnuli pokutám.

Jak funguje daň z prodeje se službou ShopKeep

Teď, když jste pochopili základy fungování daně z prodeje, si zopakujeme, jak byste nastavili a platili daň z prodeje se službou ShopKeep.

Nastavení sazby daně
První věc, kterou budete chtít udělat po zjištění své sazby daně z prodeje, je zadat ji do služby ShopKeep jako výchozí sazbu. Je to rychlý a snadný proces, který zabere jen několik sekund. Musíte účtovat daň v různých sazbách pro různé položky? Žádný problém! Můžete si vytvořit různé daňové skupiny a přiřadit jednu ke každé z vašich položek. V porovnání s ručním vedením účetnictví nebo používáním pokladny je tak pro majitele firmy výběr daně z prodeje mnohem jednodušší, zejména pokud potřebujete účtovat daň v různých sazbách.

Uspořádejte své produkty do daňových skupin
Pokud jste přidali výchozí sazbu daně a vytvořili další daňové skupiny, pokud potřebujete účtovat různé sazby pro různé položky, další věc, kterou budete chtít udělat, je přidat položky do příslušné daňové skupiny. Tím zajistíte, že se při přidání položky do objednávky pokladníkem použije správná sazba daně, a předejdete tak případným chybám. Pokud tento proces zpracováváte pro velké množství položek, můžete je přiřadit také hromadně prostřednictvím souboru CSV.

Jakmile jsou položky správně přiřazeny, můžete si oddechnout. Daň z prodeje, kterou jste zvolili pro každou položku, se automaticky uplatní na každý prodej této položky, aniž byste museli vynaložit další práci.

Vykazování daně z prodeje pomocí aplikace ShopKeep
Abyste si usnadnili život, aplikace ShopKeep nyní obsahuje výkaz Prodej podle daňových skupin. Tato sestava usnadňuje zobrazení celkových zdanitelných tržeb, nezdanitelných tržeb, odhadu splatné daně z prodeje a rozpisu odhadovaných daní podle daňových skupin pro váš podnik za libovolné časové období.

Místo toho, aby majitel podniku musel tyto informace pro výkazy a přiznání počítat ručně, máte je nyní k dispozici během okamžiku. Odhad daně je tak mnohem jednodušší. Pokud potřebujete větší podrobnost, můžete sestavu filtrovat podle rozsahu dat nebo podle daňové skupiny, abyste se dostali k údajům, které chcete vidět. Můžete je také exportovat jako soubor CSV pro další analýzu pomocí tabulkového procesoru.

Důležité je mít na paměti, že bez ohledu na to, jaký software nebo jiné metody používáte ke sledování vybrané a splatné daně, jste nakonec zodpovědní za placení daně na základě zdanitelných tržeb a sazby (sazeb) stanovené vaším finančním úřadem. Je běžné, že částka daně z prodeje, kterou jste vybrali, je o něco vyšší nebo nižší než částka, kterou jste vypočítali na základě celkových zdanitelných tržeb. Nejedná se o chybu, ale pouze o artefakt zaokrouhlovacích rozdílů mezi sčítáním daně z jednotlivých transakcí a výpočtem z vaší celkové částky za měsíc, rok nebo čtvrtletí.

Nakonec upozorňujeme, že tato zpráva je pouze tak přesná, jak přesné jsou sazby, které jste nakonfigurovali v nastavení skupiny daní v aplikaci BackOffice. Daňové sazby se často mění, a proto doporučujeme, abyste si hodnoty ověřili ještě před podáním daňového přiznání finančnímu úřadu.

Jak se v ShopKeep počítá daň z prodeje
Abychom vám pomohli lépe porozumět této sestavě, chtěli jsme vám také přiblížit, jak se v ShopKeep počítá daň z prodeje.

ShopKeep počítá daň z prodeje na úrovni položky a poté tuto částku zaokrouhluje na dvě desetinná místa. Na základě rozsáhlého výzkumu jsme přesvědčeni, že se jedná o nejpřesnější způsob výpočtu daně pro naše obchodníky. Chcete-li se dozvědět více, podívejte se na tento článek, který jsme připravili o dani na úrovni položek a na úrovni transakcí.

Stojí za zmínku, že ShopKeep se také integruje s QuickBooks. Tato integrace vám může pomoci i s vykazováním daně z prodeje, zejména pokud máte více provozoven v několika různých lokalitách, z čehož vyplývají různé daňové sazby pro každou z nich.

Shrnutí

Tady máte vše, co potřebujete vědět o tom, jak vybírat, vykazovat a platit daň z prodeje jako majitelé malých firem. Nyní navíc chápete, jakou efektivitu a přesnost může vašemu podnikání přinést využití pokladního systému, jako je ShopKeep, zejména když je čas vybírat a platit daň z prodeje.