Typy zadávacích smluv používaných v projektovém řízení

Dnes se budeme zabývat různými typy zadávacích smluv používaných v projektovém řízení.

Po dosažení určité úrovně potřebuje každá organizace pro svůj další růst zadávání veřejných zakázek, to však není možné ve vakuu. Organizace potřebují k dosažení růstu pomoc zvenčí. Zadávání veřejných zakázek je podmínkou pro podniky, které chtějí přežít a růst.

Systém řízení veřejných zakázek pomáhá vybrat vhodnou zakázku a dodavatele pro nákup zboží nebo pronájem služeb.

Zakázkám musíte rozumět bez ohledu na to, zda jste kupující nebo prodávající. Každá organizace, ať už je projektová, funkční nebo maticová, používá veřejné zakázky.

Co je to zadávání veřejných zakázek?“

Podle Wikipedie:

„Zadávání veřejných zakázek je pořizování zboží, služeb nebo prací z externího zdroje. Je výhodné, aby zboží, služby nebo práce byly vhodné a aby byly pořízeny za nejlepší možnou cenu, která splňuje potřeby zadavatele z hlediska kvality a množství, času a místa.“

Organizace vyžadují zadávání veřejných zakázek z mnoha důvodů:

• Nemají odborné znalosti k provedení určité práce.
• Jsou zaneprázdněni jinými povinnostmi.
• Zadávání veřejných zakázek je levnější než vlastní práce.

Před rozhodnutím o zadání veřejné zakázky je však nutné provést analýzu nákladů a přínosů. Spočítejte si náklady na provedení vlastními silami a prostřednictvím veřejné zakázky a poté zvolte nákladově efektivní variantu.

Pokud výhody outsourcingu převažují nad tím, že to uděláte sami, měli byste to zadat externě.

Například musíte rozšířit kancelářskou budovu, ale nemáte odborné znalosti pro elektroinstalační práce. Máte dvě možnosti, jak projekt dokončit: buď to uděláte sami, nebo to někdo udělá za vás.

Protože nemáte vlastní odborné znalosti, druhá možnost vám ušetří úsilí, peníze i čas.

Přínosy zadávání veřejných zakázek

Zadávání veřejných zakázek usnadňuje organizacím podnikání. Mohou se soustředit na svou hlavní činnost a zbytek zadat externím dodavatelům. Pomáhá firmám sdílet příležitosti, najímat odborníky a nakupovat zboží nebo služby.

Pryč jsou doby, kdy organizace dělaly všechny potřebné procesy doma. V dnešní době organizace vykonávají své hlavní funkce a pro ostatní úkoly využívají veřejné zakázky.

V počátcích své činnosti pěstovala společnost Ford Motors sóju, ze které získávala olej pro výrobu barev. V dnešní době to žádná automobilka nedělá. Pokud potřebuje barvu, koupí ji na trhu. Podobně je tomu i v případě dalších komponentů, jako jsou pneumatiky, skla atd.

Je nepraktické podílet se na všem, co organizace potřebuje. Získání správných odborných znalostí a jejich následné udržování je velmi nákladné, což může dokonce způsobit buď nekvalitní, nebo předražený výrobek. V obou případech je to pro organizaci špatné.

Řízení nákupu je pro moderní podniky životně důležité. Pomáhá najít nejlepšího prodejce pro danou zakázku se správnými podmínkami. Umožňuje vám vybrat správnou zakázku podle vašich požadavků.

Existuje mnoho typů zakázek a vy musíte rozumět každé z nich, abyste mohli vybrat tu, která splňuje vaše požadavky.

Než se podíváme na jednotlivé typy, musíme nejprve pochopit pojem „smlouva.“

Smlouva

Smlouva je závazná dohoda mezi kupujícím a prodávajícím. Je klíčová pro vztah mezi kupujícím a prodávajícím a poskytuje rámec pro to, jak spolu budou vzájemně jednat.

Zakázkový kontakt

Jakákoli smlouva mezi dvěma nebo více stranami o dodávce služeb nebo zboží je zakázkou. Veřejné zakázky můžete rozdělit do tří kategorií:

1. Smlouva s pevnou cenou
2. Smlouva s úhradou nákladů
3. Smlouva na čas a materiál

Vaším úkolem jako projektového manažera je vybrat takovou zakázku, která splňuje vaše požadavky.

Smlouva s pevnou cenou

Mnozí odborníci nazývají smlouvu s pevnou cenou smlouvou s paušální částkou. Tuto smlouvu použijete v případě, že je rozsah prací pevně stanoven. Jakmile je smlouva podepsána, je prodávající smluvně zavázán dokončit úkol v rámci dohodnuté ceny a času. Většinu rizika tedy nese prodávající. Nedochází k opětovnému vyjednávání o ceně, pokud se rozsah práce nezmění.

Zpravidla se jedná o smlouvy o outsourcingu a zakázkách na klíč s pevnou cenou. Tato smlouva je užitečná při přesně definovaném rozsahu.

Protože se cena nemůže měnit, je tato smlouva vhodná pro kontrolu nákladů.

Změna rozsahu je zde nákladnou záležitostí. Zhotovitelé často získají zakázku tím, že nabídnou nejnižší cenu, a pak se snaží při každé příležitosti získat dodatečný příjem, například přidáním rozsahu.

Viděl jsem, jak se zhotovitelé hádají s projektovými manažery ohledně rozsahu. Zpočátku souhlasili, ale později se dohadovali o drobnostech, aby vznesli požadavek na změnu.

Ujistěte se, že rozsah je dobře definovaný a co nejpodrobnější; pečlivě sledujte všechny změny rozsahu.

Zakázky s pevnou cenou můžete rozdělit do tří kategorií:

1. Smlouva s pevnou cenou (FFP)
2. Smlouva s motivačním poplatkem (FPIF)
3. Smlouva s pevnou cenou s ekonomickou úpravou ceny (FP-EPA)

Smlouva s pevnou cenou (FFP)

Jedná se o nejjednodušší typ veřejné zakázky. Prodávající musí dokončit zakázku v dohodnutém čase a za dohodnutou částku. Prodávající je odpovědný za případné zvýšení nákladů a je právně zavázán dokončit úkol v rámci dohody.

Smlouva s pevně stanovenou cenou se většinou používá u státních nebo polostátních zakázek, kde je rozsah prací definován s vysokými detaily.

Tato zakázka se snadno vyhlašuje a přijímá nabídky a vyhodnocuje se na základě nákladů, což je poměrně rychlé.

Protože prodávající nese riziko, jsou náklady vyšší. Pokud není rozsah jasný, může dojít ke sporům mezi prodávajícím a kupujícím. Jakákoli odchylka od původního rozsahu vás může přijít draho.

Příklad: Prodávající musí do 18 měsíců vymalovat celou budovu za 50 000 USD.

Smlouva s pevnou cenou a motivačním poplatkem (FPIF)

Tady je sice cena pevná, ale prodávající může získat motivační poplatek, pokud bude dobře pracovat. Tato pobídka snižuje riziko prodávajícího.

Pobídka může být vázána na libovolné ukazatele projektu, jako jsou náklady, čas nebo technický výkon.

Příklad: Dodavatel obdrží pobídku ve výši 10 000 USD, pokud dosáhne prvního milníku včas.

Smlouva s pevnou cenou a ekonomickou úpravou ceny (FP-EPA)

Smlouvu s pevnou cenou a ekonomickou úpravou ceny použijete, pokud je smlouva uzavřena na více let. Tato smlouva má zvláštní ustanovení, které chrání prodávajícího před inflací.

Příklad: Přibližně 3 % nákladů projektu se po určité době zvýší na základě indexu spotřebitelských cen.

Objednávka (PO)

Tato smlouva se používá k nákupu zboží.

Příklad: Nákup 10 000 šroubů látky za cenu 1,00 USD.

Zakázka s úhradou nákladů

Mnozí odborníci nazývají tuto zakázku zakázkou s úhradou nákladů.

Zde je prodávajícímu proplacena provedená práce plus poplatek představující jeho zisk. Prodejci často tento poplatek získají, pokud splní nebo překročí zvolené cíle projektu: dřívější dokončení úkolu nebo úsporu nákladů apod.

Nákladově návratnou smlouvu použijete v případě nejistoty v rozsahu nebo vyššího rizika. U této smlouvy je riziko na straně kupujícího, protože hradí veškeré náklady.

Tato smlouva vám poskytuje lepší kontrolu nákladů, když nemáte přesně definovaný rozsah.

Scope Creep je přirozenou nevýhodou smlouvy s úhradou nákladů, když jsou požadavky nejasné. Prodávající se může pokusit zvýšit náklady, aby zvýšil poplatek nebo úhradu.

Tento jev můžete minimalizovat vhodným monitorováním nebo omezením zisku. Maximální zisk je například 10 % celkových nákladů.

Zakázky s úhradou nákladů můžete rozdělit do čtyř kategorií:

1. Náklady plus pevný poplatek (CPFF)
2. Náklady plus motivační poplatek (CPIF)
3. Náklady plus odměna za zakázku (CPAF)
4. Náklady plus procento nákladů (CPPC)

Náklady plus smlouva s pevným poplatkem (CPFF)

Zde, je prodávajícímu zaplaceno za všechny vzniklé náklady plus fixní poplatek bez ohledu na jeho výkon. Riziko nese kupující.

Organizace tuto smlouvu používají u vysoce rizikových projektů, kde uchazeči nemají zájem soutěžit.

CPFF smlouvy chrání prodávajícího před riziky.

Příklad: Celkové náklady plus 25 000 USD jako poplatek.

Smlouva o nákladech plus motivačním poplatku (CPIF)

Ve smlouvě o nákladech plus motivačním poplatku budou prodávajícímu uhrazeny veškeré náklady plus motivační poplatek na základě dosažení určitých výkonnostních cílů uvedených ve smlouvě. Tento motivační poplatek se vypočítá podle dohodnutého vzorce.

Riziko zde nese kupující, je však nižší než u smlouvy Cost Plus Fixed Fee.

U smlouvy CPIF je motivační poplatek motivačním faktorem pro prodávajícího.

Zpravidla je pobídkou procentní podíl z úspor, o který se kupující a prodávající dělí.

Příklad: Pokud je projekt dokončen v rámci rozpočtu, prodávající obdrží 25 % úspor.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

V tomto případě jsou prodávajícímu uhrazeny jeho náklady plus odměna za ocenění. Tento příplatek bude založen na dosažení spokojenosti podle stanovených výkonnostních cílů popsaných ve smlouvě.

Poznámka: Existuje rozdíl mezi motivačním poplatkem a poplatkem za ocenění. Motivační poplatek se vypočítává na základě vzorce definovaného ve smlouvě a je objektivním ohodnocením. Award fee závisí na spokojenosti klienta a je hodnocen subjektivně. Proti odměně za ocenění se nelze odvolat.

Příklad: Pokud prodávající splní úkol tak, že na základě svého výkonu splní nebo překročí standardy kvality, může kupující udělit odměnu až do výše 10 000 USD.

Náklady plus procento nákladů (CPPC)

Prodávajícímu se zde platí za všechny vynaložené náklady plus procento z těchto nákladů. Kupující tento typ smlouvy často nepreferují, protože prodávající by mohl uměle zvyšovat náklady, aby dosáhl vyššího zisku.

Příklad: Celkové náklady plus 15 % nákladů jako poplatek dodavateli.

Smlouva o čase a materiálu

Jedná se o křížence smluv s pevnou cenou a smluv s úhradou nákladů. Zde se obě strany dělí o riziko.

Smlouvu o čase a materiálu použijete v případě, že předmětem dodávky jsou „hodiny práce“. Zde vedoucí projektu uvede požadovanou kvalifikaci a zkušenosti prodávajícímu, který poskytne pracovníky.

Tato smlouva se používá k najmutí odborníků nebo externí podpory.

V této smlouvě může kupující určit hodinovou sazbu s limitem „nepřekročení“.

Příklad: Budete platit technikovi 20 USD za hodinu.

Shrnutí

Výběr obstaravatelské smlouvy je důležitou součástí projektu, protože určuje váš vztah s prodávajícím. Chcete zvolit takovou smlouvu, která vám poskytne nejlepší poměr ceny a času a dokáže ochránit váš projekt před riziky. Pokud je rozsah prací dobře definován, zvolte smlouvu s pevnou cenou. Pokud však rozsah prací není pevně stanoven, je dobrou volbou smlouva s úhradou nákladů. Typ Time and Material je vhodný pro najímání konzultantů nebo externí podpory.

Podmínkou je, že se jedná o smlouvu typu Time and Material.