Pro zaměstnavatele i zaměstnance jsou nezbytné účinné zásady používání internetu a elektronické pošty, které pomáhají zaměstnancům pochopit, co se od nich očekává v souvislosti s používáním jejich zařízení k práci. Chcete, abyste v nich definovali, co mohou zaměstnanci dělat ze zařízení poskytnutých v práci nebo vlastněných zaměstnanci, která používají nebo se týkají vašich zaměstnanců, vašeho pracoviště nebo vaší společnosti.
S téměř 80 % lidí v USA, kteří mají přístup k sociálním médiím, jsou pokyny ohledně toho, co mohou zaměstnanci říkat a sdílet, stále důležitější. Většině zaměstnanců pokyny nevadí, protože se nechtějí chovat nevhodně nebo překročit hranici nevědomky. Vypracování spravedlivých, srozumitelných a rozumných zásad spolu s důkladným školením by tedy mělo být hlavní prioritou.
Zvažte použití těchto vzorových zásad používání internetu a e-mailu, abyste svým zaměstnancům poskytli jasné pokyny, co představuje vhodné používání internetu a e-mailu v práci. Přizpůsobte ji potřebám své kultury a prostředí, které chcete zaměstnancům v práci poskytnout. Chcete-li se ujistit o právních předpisech ve vaší oblasti a ve vašem oboru, poraďte se s právníkem.
Vzorové zásady používání internetu a elektronické pošty pro zaměstnance
Voicemail, elektronická pošta a používání internetu přiřazené k počítači nebo telefonní přípojce zaměstnance slouží výhradně pro účely vedení firemních záležitostí. Některé pracovní povinnosti ve společnosti vyžadují přístup k internetu a používání dalšího softwaru kromě sady produktů Microsoft Office.
Přístup k internetu a stahování dalšího softwaru mohou pro účely společnosti používat pouze osoby s příslušným oprávněním. Toto oprávnění se zpravidla vztahuje výhradně na rozhodnutí, která přijímá oddělení informačních technologií (IT) ve spolupráci s personálním oddělením.
Postup pro přístup k softwaru
Software potřebný navíc k sadě produktů Microsoft Office musí být schválen vaším nadřízeným a stažen oddělením IT. Pokud potřebujete přístup k softwaru nebo webovým stránkám, které nejsou v současné době v podnikové síti, poraďte se se svým nadřízeným a konzultujte s oddělením IT, abyste vysvětlili, jaké výnosy od produktu očekáváte.
Všechny rozumné požadavky, které nejsou považovány za síťové riziko, budou zváženy. Účelem těchto zásad není omezovat zaměstnancům přístup k produktům, které zvýší vaši produktivitu. Cílem je spíše minimalizovat riziko pro síť organizace.
Zařízení ve vlastnictví společnosti
Jakékoli zařízení nebo počítač, mimo jiné včetně stolních telefonů, chytrých telefonů, tabletů, notebooků, stolních počítačů a iPadů, které vám společnost poskytne k používání, by měly být používány pouze pro pracovní účely společnosti. Mějte na paměti, že zařízení a informace na těchto zařízeních vlastní společnost. Pokud z jakéhokoli důvodu opustíte společnost, bude společnost požadovat, abyste zařízení vrátili v poslední pracovní den.
K přístupu na jakoukoli vhodnou internetovou stránku můžete během přestávek a oběda používat osobní elektronická zařízení, která nejsou připojena k podnikové síti.
Používání internetu
Používání internetu v pracovní době společnosti nebo používání zařízení vlastněných společností, která jsou připojena k podnikové síti, je povoleno pouze k provádění podnikových záležitostí. Tím se omezuje možnost narušení bezpečnosti důvěrných firemních informací.
Používání internetu také vytváří možnost kontaminace našeho systému prostřednictvím virů nebo spywaru. Spyware umožňuje neoprávněným osobám mimo společnost potenciální přístup k firemním heslům a dalším důvěrným informacím.
Odstranění takových programů z firemní sítě vyžaduje, aby pracovníci IT investovali čas a pozornost, které je lépe věnovat technologickému pokroku. Z tohoto důvodu a pro zajištění vhodného využití pracovní doby žádáme zaměstnance, aby omezili používání internetu.
Dále platí, že počítače nebo jiná elektronická zařízení ve vlastnictví společnosti, včetně zařízení ve vlastnictví zaměstnance, nesmí být za žádných okolností používány v pracovní době společnosti k získávání, prohlížení nebo dosahování jakýchkoli pornografických nebo jinak nemorálních, neetických nebo s podnikáním nesouvisejících internetových stránek. Pokud tak učiníte, může to vést k disciplinárnímu opatření až k ukončení pracovního poměru.
Sociální média
Váš zaměstnavatel chápe, že součástí toho, co děláte v sociálních médiích, je osvěta, která získává nové zaměstnance a posiluje značku naší společnosti. Mnoho zaměstnanců má dokonce v popisu práce odpovědnost za sociální média, včetně marketérů sociálních médií, technické podpory a náborářů.
Váš zaměstnavatel také chápe, že vztah našich zaměstnanců k online světu, ve kterém trávíte čas 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, může vést k prolnutí pracovní doby a mimopracovní doby. Důrazně vám doporučujeme, abyste v pracovní době omezili používání sociálních médií na obsah související s prací a na dosah.
Dále máte zakázáno sdílet jakékoli důvěrné nebo chráněné informace, které patří společnosti nebo se jí týkají. Důrazně vám doporučujeme nesdílet znevažující informace, které staví společnost nebo spolupracovníky do nepříznivého světla.
Všichni zaměstnanci by měli chránit pověst a značku společnosti. Životy a činy vašich spolupracovníků by nikdy neměly být sdíleny online. Všímejte si preferencí spolupracovníků – například si vyžádejte svolení od těch, kteří jsou rodiči, než použijete jméno jejich dětí online.
Při účasti na sociálních sítích z pracovních zařízení nebo v pracovní době je zakázán obsah sociálních sítí, který diskriminuje jakoukoli chráněnou klasifikaci včetně věku, rasy, barvy pleti, náboženství, pohlaví, národnosti, zdravotního postižení nebo genetických informací.
Pod ochranu před diskriminací patří podle zásad naší společnosti také sexuální preference, pohlavní identita a hmotnost. S každým zaměstnancem, který se účastní sociálních médií a poruší tyto zásady, bude jednáno podle firemních zásad obtěžování.
Používání e-mailu ve společnosti
Email se smí používat pouze pro firemní záležitosti. Důvěrné informace společnosti nesmí být v žádném případě bez povolení sdíleny mimo společnost. Pomocí firemního počítače nebo e-mailu také nesmíte vyřizovat osobní záležitosti.
Tuto skutečnost mějte na paměti také při zvažování přeposílání nepracovních e-mailů spolupracovníkům, rodině nebo přátelům. E-maily nesouvisející s prací plýtvají firemním časem a pozorností.
Prohlížení pornografie nebo zasílání pornografických vtipů či příběhů e-mailem je považováno za sexuální obtěžování a bude řešeno podle našich zásad sexuálního obtěžování. Okamžité ukončení pracovního poměru je nejčastějším disciplinárním opatřením, které může společnost v těchto případech přijmout.
E-maily, které diskriminují
Jakýkoli obsah e-mailu, který diskriminuje některou z výše uvedených chráněných klasifikací, je zakázán. S každým zaměstnancem, který odešle e-mail porušující tyto zásady, bude naloženo podle zásad obtěžování.
Tyto e-maily jsou ve společnosti zakázány. Zasílání nebo přeposílání diskriminačních e-mailů bude mít za následek disciplinární opatření, které může vést až k ukončení pracovního poměru.
Společnost vlastní e-maily zaměstnanců
Mějte na paměti, že společnost vlastní veškerou komunikaci odeslanou prostřednictvím e-mailu nebo uloženou na firemním zařízení. Vedení společnosti a další pověření zaměstnanci mají právo kdykoli získat přístup k jakémukoli materiálu ve vašem e-mailu nebo na firemním počítači. Nepovažujte svou elektronickou komunikaci, její ukládání nebo přístup k ní za soukromou, pokud je vytvořena nebo uložena v pracovních systémech.
.