Sådan betaler du moms for små virksomheder

Hvis du er som de fleste ejere af små virksomheder, så har indberetningen af moms sandsynligvis fået dig til at blive rasende på et eller andet tidspunkt.

Vi er ikke overraskede. Det kan være en utrolig kompleks proces at beregne salgsafgift nøjagtigt. Hvad værre er, kan det at begå en fejl som at undlade at indsende eller ikke betale din skat til tiden have alvorlige økonomiske (og nogle gange juridiske) konsekvenser.

For at gøre tingene værre har hver stat og nogle lokaliteter inden for stater deres egne skattekrav. I alt er der 45 stater og tusindvis af mindre regioner (tænk på byer eller amter) i USA, der opkræver moms. Hver enkelt stat er forskellig med hensyn til det beløb, du skal opkræve, hvornår du skal indgive en anmeldelse, og hvilken form for dokumentation du skal føre.

Det er nok til at få dig til at genoverveje, hvorfor du overhovedet besluttede at starte en virksomhed i første omgang. Men frygt aldrig. I denne artikel vil vi forsøge at afmystificere emnet og vise dig, hvordan du betaler moms for små virksomheder.

Lad os springe ud i det.

Hvad er moms?

Hvor vi går i gang, skal vi sikre os, at vi alle er på samme side. Ifølge Investopedia er “en salgsafgift en forbrugsafgift, der pålægges af staten på salg af varer og tjenesteydelser. En konventionel salgsafgift opkræves på salgsstedet, opkræves af virksomheden og overføres til staten.”

Du er ansvarlig for at betale salgsafgifter til enhver lokalitet (der opkræver en salgsafgift), hvor din virksomhed har en skattemæssig nexus. Nexus er et fancy ord, der grundlæggende betyder tilstedeværelse. Afhængigt af lokalitetens regler kan dette være en fysisk tilstedeværelse som f.eks. en butik eller et kontor, en medarbejder, et søsterselskab eller en anden eksistens. Hvis din virksomhed har et nexus i forskellige lokaliteter, kan det hurtigt blive kompliceret. I disse situationer anbefaler vi, at du samarbejder med en skatteekspert eller et skattesoftwareprogram for at hjælpe med at fastlægge din særlige sag.

Det er vigtigt at bemærke, at i modsætning til andre nationer er der i USA ingen føderal salgsskat, så alt opkræves på delstats- og lokalt niveau. Ærligt talt er dette grunden til, at processen er kompliceret. I mange tilfælde er det ikke så enkelt som at hæve en enkelt stats salgsskat. Din virksomhed skal måske også opkræve skat på lokalt niveau, typisk for en by eller et amt, og nogle gange for begge dele.

Lad mig forklare. Hvis en forhandler er beliggende i New York City, er den samlede omsætningsafgift, som han skal opkræve, 8,875 %. Denne samlede sats består dog af tre mindre satser:

• New York Citys lokale brugs- og afgiftssats – 4,5 %
• New York State sales and use tax rate – 4 %
• Metropolitan Commuter Transportation District surcharge – 0,375 %

Husk, ovenstående er blot et eksempel. Som vi har sagt før, er hver stat og lokalitet forskellig. Du skal samarbejde med skattemyndighederne i din stat og lokalitet for at identificere den afgiftssats, som din virksomhed skal opkræve.

Hvordan kommer jeg i gang med at opkræve moms?

I dette afsnit vil vi gennemgå de vigtige trin, der kræves for at opkræve og betale moms for din lille virksomhed.

Få din tilladelse til at betale moms
I de fleste tilfælde er det første, du skal gøre, at gå ind på din stats skatteministerium eller skattekontorets websted og registrere dig for at få din tilladelse til at betale moms. Dette dokument er det, der lovligt giver dig mulighed for at indsamle, indberette og betale moms i din stat og andre lokaliteter. Du skal gennemføre dette trin, før du begynder at drive forretning i en stat.

For at gennemføre denne proces skal du også bruge dit Federal Employer Identification Number (føderalt arbejdsgiveridentifikationsnummer) samt andre vigtige oplysninger om din virksomhed og dens ejere. Spar dig selv lidt tid ved at bekræfte og indsamle de oplysninger, du skal bruge for at få din tilladelse til at betale moms, før du begynder ansøgningsprocessen.

Find ud af din momssats
Det næste skridt er at bestemme den faktiske momssats, som din virksomhed skal opkræve fra kunderne. Du bør også kunne få disse oplysninger fra din stats skatteministerium eller skattekontor. Det er vigtigt at bemærke, at disse satser ofte ændres, så det er noget, du skal holde dig orienteret om. Ellers risikerer du at indsamle for lidt eller for meget moms, hvilket vil give dig problemer senere hen.

Hvis din virksomhed har en fysisk tilstedeværelse i flere stater og lokaliteter, skal du næsten helt sikkert indsamle moms for hver stat og lokalitet. Igen, hvis du er i denne slags situation, skal du i det mindste samarbejde med en skatteekspert eller regnskabsprogram som QuickBooks. Det vil gøre dit liv meget nemmere.

Det er en god chance for, at ikke alle de produkter, som din virksomhed sælger, er afgiftspligtige, og at de sandsynligvis heller ikke alle bliver beskattet med samme sats. Derudover, og dette varierer fra stat til stat, men mange gange er varer, der er “nødvendige for overlevelse”, ikke beskattet eller har andre skatteregler end standardkøb. Varer, der er nødvendige for at overleve, omfatter typisk dagligvarer, receptpligtig medicin og i nogle stater også tøj. Igen skal du sørge for at tjekke reglerne for din stat, da der sandsynligvis er nogle nuancer i denne forbindelse. Mange gange er disse varer simpelthen beskattet med en lavere sats, eller kun varer under en bestemt værdi er ikke beskattet.

Hvis du sælger til forhandlere, er dette salg også ofte fritaget for afgifter. Du skal dog sikre dig, at kunden har et gyldigt videresælgercertifikat eller en gyldig licens. Du skal også føre nøjagtige optegnelser over disse transaktioner, herunder fotokopier af alle forhandlercertifikater, for at beskytte dig selv i tilfælde af en revision.

Begynd at opkræve moms
Når din virksomhed er oprettet hos dit skatteministerium eller din skattemyndighed, er du klar til at begynde at opkræve moms. Du skal bekræfte, at dit kasseapparat, POS og/eller andre systemer er konfigureret med de(n) relevante afgiftssats(er). De fleste stater kræver også, at du viser kunderne det momsbeløb, de betaler, på en separat linje på kvitteringen. Fordi dette er så almindeligt, er de fleste kasseapparater og POS-systemer konfigureret til at gøre dette uden videre, men du skal bekræfte, at det fungerer ved at køre et par testtransaktioner.

For at hjælpe med rapportering og betaling af moms anbefales det, at du opretholder en separat bankkonto for de afgifter, du har opkrævet. Hvis du gør det, vil det hjælpe dig med at holde styr på det beløb, som du skylder staten. Det sætter også en kontrol på plads, der sikrer, at pengene fra salgsafgiften ikke ved et uheld bruges til at betale en anden forretningsudgift. Det er også med til at forhindre tyveri, især hvis du begrænser adgangen til kontoen.

Førelse af optegnelser og indberetning af moms
De fleste stater vil kræve, at din virksomhed har en eller anden form for optegnelser på plads, hvad enten de er fysiske eller digitale. Disse optegnelser skal holde styr på alle salgstransaktioner og notere væsentlige oplysninger som salgsbeløbet samt den moms, du har opkrævet. Afhængigt af kravene til bogføring i din stat eller lokalitet kan du også være forpligtet til at opbevare originale kopier af kvitteringer, kassettebånd eller andre originale salgsdokumenter.

Selv om disse krav kan virke strenge, vil de hjælpe dig med en anden almindelig forpligtelse: indberetning af skatter og afgifter. Mange stater kræver, at du med jævne mellemrum rapporterer om den salgsskat, du har opkrævet, ud over at du rent faktisk betaler denne skat til staten og/eller den lokale myndighed. Heldigvis kan detaljerede optegnelser strømline denne proces og forhindre sandsynligheden for fejl eller uoverensstemmelser.

Betaling af moms
Den sidste brik i puslespillet er at indsende en selvangivelse og betale din moms. I mange stater skal du som minimum betale kvartalsvis, men hvis du handler med en tilstrækkelig stor mængde, skal du måske betale hver måned. Ligesom din personlige indkomstskat er det vigtigt, at du indsender og betaler til tiden for at undgå bøder.

Hvordan moms fungerer med ShopKeep

Nu da du forstår det grundlæggende i, hvordan moms fungerer, lad os gennemgå, hvordan du opretter og betaler moms med ShopKeep.

Sæt din momssats op
Den første ting, du skal gøre, når du har fundet ud af din momssats, er at indtaste den i ShopKeep som din standardsats. Det er en hurtig og nem proces, der kun tager få sekunder. Er du nødt til at opkræve forskellige afgiftssatser for forskellige varer? Intet problem! Du kan oprette forskellige afgiftsgrupper og tildele en til hver af dine varer. Sammenlignet med manuel bogføring eller brug af et kasseapparat gør dette opkrævning af moms meget nemmere for virksomhedsejeren, især når du skal opkræve moms med forskellige satser.

Organiser dine produkter i afgiftsgrupper
Nu har du tilføjet din standardafgiftssats og oprettet yderligere afgiftsgrupper, hvis du skal opkræve forskellige satser for forskellige varer, og det næste, du skal gøre, er at tilføje varer til den relevante afgiftsgruppe. Dette sikrer, at den korrekte afgiftssats anvendes, når en kasserer tilføjer en vare til en ordre, hvilket forhindrer eventuelle fejl. Hvis du arbejder gennem denne proces for et stort antal varer, kan du også tildele dem i bulk via en CSV-fil.

Når dine varer er korrekt tildelt, kan du være rolig. Den moms, du har valgt for hver vare, bliver automatisk anvendt på hvert salg af den pågældende vare uden yderligere arbejde fra din side.

Rapportering om moms med ShopKeep
For at gøre dit liv nemmere indeholder ShopKeep nu en rapport om salg efter momsgruppe. Denne rapport gør det nemt at se det samlede afgiftspligtige salg, det ikke-afgiftspligtige salg, et skøn over den skyldige moms og en opdeling af de estimerede skatter efter skattegruppe for din virksomhed over en hvilken som helst tidsramme.

I stedet for at virksomhedsejeren manuelt skal beregne disse oplysninger til din rapportering og returnering, har du nu adgang til dem på et øjeblik. Det gør det meget nemmere at anslå skat. Hvis du har brug for mere granularitet, kan du filtrere rapporten efter datointerval eller efter skattegruppe for at få adgang til de data, du ønsker at se. Du kan også eksportere den som en CSV-fil til yderligere analyse med regnearkssoftware.

Det er vigtigt at huske på, at uanset hvilken software eller andre metoder du bruger til at holde styr på din opkrævede og skyldige skat, er du i sidste ende ansvarlig for at betale skat baseret på dit afgiftspligtige salg og de(n) sats(er), der er fastsat af din skattemyndighed. Det er almindeligt, at den moms, du har opkrævet, er lidt mere eller mindre end det beløb, du beregner på grundlag af dit samlede afgiftspligtige salg. Dette er ikke en fejl, men blot et artefakt af afrundingsforskelle mellem at lægge en afgift på de enkelte transaktioner sammen og beregne ud fra dit samlede beløb for måneden, året eller kvartalet.

Til sidst skal du være opmærksom på, at denne rapport kun er så nøjagtig som de satser, du har konfigureret i indstillingerne for skattegruppe i BackOffice. Skattesatserne ændres ofte, og vi anbefaler, at du kontrollerer værdierne, før du indsender en afgift til din skattemyndighed.

Sådan beregnes moms i ShopKeep
For at hjælpe dig med at forstå denne rapport bedre, vil vi også gerne give dig et indblik i, hvordan moms beregnes i ShopKeep.

ShopKeep beregner moms på vareniveau og runder derefter beløbet af til to decimaler. På baggrund af omfattende undersøgelser er vi sikre på, at dette er den mest nøjagtige måde at beregne moms på for vores forhandlere. Hvis du vil vide mere, kan du læse denne artikel, som vi har udarbejdet om skat på vareniveau vs. skat på transaktionsniveau.

Det er værd at bemærke, at ShopKeep også kan integreres med QuickBooks. Denne integration kan også hjælpe dig med indberetning af omsætningsafgift, især hvis du har flere steder på tværs af flere forskellige lokaliteter, hvilket resulterer i forskellige afgiftssatser for hver enkelt.

Summing it Up

Der har du det, alt hvad du har brug for at vide om, hvordan du opkræver, indberetter og betaler omsætningsafgift som ejer af en lille virksomhed. Plus, nu forstår du den effektivitet og nøjagtighed, som udnyttelsen af et POS-system som ShopKeep kan tilføre din virksomhed, især når det er tid til at indsamle og betale din omsætningsafgift.