Typer af indkøbskontrakter, der anvendes i projektledelse

I dag vil vi diskutere forskellige typer af indkøbskontrakter, der anvendes i projektledelse.

Efter et vist niveau har enhver organisation brug for indkøb for at vokse yderligere, men dette er ikke muligt i et vakuum. Organisationer har brug for hjælp udefra for at opnå vækst. Indkøb er et krav til virksomheder, der ønsker at overleve og vokse.

Et indkøbsstyringssystem hjælper dig med at vælge en passende kontrakt og leverandør til køb af varer eller leje af tjenesteydelser.

Du skal forstå indkøb, uanset om du er køber eller sælger. Alle organisationer, uanset om de er projektorienterede, funktionelle eller matrixorienterede, bruger indkøbskontrakter.

Hvad er indkøb?

I henhold til Wikipedia:

“Indkøb er anskaffelse af varer, tjenesteydelser eller arbejder fra en ekstern kilde. Det er gunstigt, at varerne, tjenesterne eller arbejderne er hensigtsmæssige, og at de indkøbes til den bedst mulige pris for at opfylde køberens behov med hensyn til kvalitet og kvantitet, tid og sted.”

Organisationer har brug for indkøb af mange årsager:

• De har ikke den nødvendige ekspertise til at udføre en bestemt opgave.
• De har travlt med andre opgaver.
• Indkøb er billigere end at gøre det selv.

Du skal dog lave en cost-benefit-analyse, før du beslutter dig for en indkøbskontrakt. Beregn omkostningerne ved at gøre det selv og gennem indkøb, og vælg derefter en omkostningseffektiv løsning.

Hvis fordelene ved outsourcing opvejer det at gøre det selv, bør du outsource det.

Til eksempel skal du udvide din kontorbygning, men du har ikke ekspertisen til el-arbejde. Du har to muligheder for at gennemføre projektet: du kan gøre det selv eller få nogen til at gøre det for dig.

Da du ikke har ekspertise internt, vil det andet valg spare dig for kræfter, penge og tid.

Fordele ved indkøb

Indkøb gør forretningen lettere for organisationer. De kan fokusere på deres kerneforretning og outsource resten. Det hjælper virksomheder med at dele muligheder, ansætte eksperter og købe varer eller tjenester.

Den tid er forbi, hvor organisationer lavede alle de processer, de havde brug for, i huset. I dag udfører organisationerne deres kernefunktioner og bruger indkøb til andre opgaver.

I de tidlige dage plejede Ford Motors at dyrke soja for at udvinde olie til brug i maling. I dag er der ingen bilfabrikanter, der gør det. Hvis de har brug for maling, køber de den på markedet. Det samme gælder andre komponenter som f.eks. dæk, glas osv.

Det er upraktisk at være involveret i alt, hvad en organisation har brug for. Det er meget dyrt at få den rette ekspertise og derefter vedligeholde den, og det kan endda medføre enten et produkt af underkvalitet eller til overpris. I begge tilfælde er det dårligt for en organisation.

Indkøbsstyring er afgørende for moderne virksomheder. Det hjælper dig med at finde den bedste sælger til din opgave med de rigtige vilkår og betingelser. Det lader dig vælge den rigtige indkøbskontrakt i henhold til dine krav.

Der findes mange typer indkøbskontrakter, og du skal forstå hver enkelt af dem, så du kan vælge den, der opfylder dine krav.

Hvor vi ser på typerne, skal vi først forstå begrebet “kontrakt”.”

Kontrakten

En kontrakt er en bindende aftale mellem en køber og en sælger. Den er afgørende for forholdet mellem køber og sælger, og den danner rammen for, hvordan de vil handle med hinanden.

Indkøbskontakt

Alle kontrakter mellem to eller flere parter om levering af tjenesteydelser eller varer er en indkøbskontrakt. Du kan inddele indkøbskontrakter i tre kategorier:

1. Fikspriskontrakt
2. Kontrakt med omkostningsgodtgørelse
3. Tids- og materialekontrakt

Som projektleder er det din opgave at vælge en kontrakt, der opfylder dine krav.

Fikspriskontrakt

Mange eksperter kalder en kontrakt med fast pris for en kontrakt med et engangsbeløb. Du bruger denne kontrakt, når omfanget af arbejdet er fastlagt. Når kontrakten er underskrevet, er sælgeren kontraktligt forpligtet til at udføre opgaven inden for den aftalte pris og tid. Derfor bærer sælgeren det meste af risikoen. Der er ingen genforhandling af prisen, medmindre arbejdets omfang ændres.

Generelt er outsourcing- og nøglefærdige indkøbskontrakter fastpriskontrakter. Denne kontrakt er nyttig med et veldefineret omfang.

Da omkostningerne ikke kan ændres, er denne kontrakt velegnet til at kontrollere omkostningerne.

Her er ændringer i omfanget en bekostelig affære. Entreprenører får ofte kontrakten ved at byde på den laveste pris og forsøger derefter at generere ekstra indtægter ved enhver lejlighed, f.eks. ved at tilføje et omfang.

Jeg har set entreprenører skændes med projektledere om omfanget. De var enige i første omgang, men skændes senere om små spørgsmål for at rejse ændringsanmodningen.

Sørg for, at omfanget er veldefineret og så detaljeret som muligt, og hold nøje øje med eventuelle ændringer i omfanget.

Du kan inddele en fastpriskontrakt i tre kategorier:

1. Firm-Fixed-Price Contract (FFP)
2. Fixed Price Incentive Fee Contract (FPIF)
3. Fixed Price with Economic Price Adjustment Contract (FP-EPA)

Firm Fixed-Price Contract (FFP)

Dette er den enkleste form for indkøbskontrakt. Sælgeren skal udføre opgaven inden for et aftalt beløb og en aftalt tid. Sælgeren er ansvarlig for eventuelle omkostningsstigninger, og de er juridisk forpligtet til at fuldføre opgaven inden for aftalen.

En Firm-Fixed-Price-kontrakt anvendes oftest i offentlige eller halvoffentlige kontrakter, hvor arbejdets omfang er defineret meget detaljeret.

Denne kontrakt er nem at få i udbud og modtage tilbud, og den evalueres på et omkostningsgrundlag, hvilket er ret hurtigt.

Da sælgeren bærer risikoen, er omkostningerne højere. Hvis omfanget ikke er klart, kan sælgeren og køberen have tvister. Enhver afvigelse fra det oprindelige omfang kan koste dig meget.

Eksempel: Sælgeren skal male hele bygningen for 50.000 USD inden for 18 måneder.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Her kan sælgeren, selv om prisen er fast, modtage et incitament, hvis de klarer sig godt. Dette incitament sænker sælgers risiko.

Incitamentet kan være bundet til enhver projektmetrik såsom omkostninger, tid eller teknisk præstation.

Eksempel: Entreprenøren modtager et incitament på 10.000 USD, hvis de når den første milepæl til tiden.

Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA)

Du bruger en Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contract (kontrakt med fast pris og økonomisk prisjustering), når aftalen er flerårig. Denne kontrakt har en særlig bestemmelse, der beskytter sælgeren mod inflation.

Eksempel: Ca. 3 % af projektets omkostninger vil stige efter en vis tid baseret på forbrugerprisindekset.

Købsordre (PO)

Denne kontrakt bruges til at købe råvarer.

Eksempel: Køb af 10.000 bolte stof til en pris på 1,00 USD.

Kontrakt med omkostningsgodtgørelse

Mange eksperter kalder denne kontrakt for en kontrakt med omkostningsgodtgørelse.

Her får sælgeren refunderet det udførte arbejde plus et gebyr, der repræsenterer deres fortjeneste. Ofte får sælgerne dette honorar, hvis de opfylder eller overgår de valgte projektmål: afslutter opgaven tidligere eller sparer omkostninger osv.

Man bruger en Cost Reimbursable-kontrakt, når der er usikkerhed om omfanget, eller hvis risikoen er større. I denne kontrakt ligger risikoen på køberen, da de betaler for alle omkostninger.

Denne kontrakt giver dig en bedre omkostningskontrol, når du ikke har et veldefineret omfang.

Scope Creep er en iboende ulempe ved en Cost Reimbursement-kontrakt, når kravene er uklare. Sælgeren kan forsøge at øge omkostningerne for at øge honoraret eller refusionen.

Du kan minimere dette ved hjælp af korrekt overvågning eller ved at lægge loft over fortjenesten. F.eks. er den maksimale fortjeneste 10 % af de samlede omkostninger.

Du kan opdele kontrakter med omkostningsgodtgørelse i fire kategorier:

1. Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF)

Her, får sælgeren betaling for alle påløbne omkostninger plus et fast gebyr, uanset deres præstation. Køberen bærer risikoen.

Organisationer anvender denne kontrakt ved højrisikoprojekter, hvor tilbudsgiverne ikke er interesserede i at konkurrere.

CPFF-kontrakter sikrer sælgeren mod risici.

Eksempel:

Cost Plus Incentive Fee-kontrakt (CPIF)

I en Cost Plus Incentive Fee-kontrakt får sælgeren godtgjort alle omkostninger plus et incitamentsgebyr baseret på opfyldelse af visse præstationsmål, der er nævnt i kontrakten. Dette incitament vil blive beregnet ved hjælp af en aftalt formel.

Her ligger risikoen hos køberen; den er dog lavere end i Cost Plus Fixed Fee.

I en CPIF-kontrakt er incitamentet en motiverende faktor for sælgeren.

Generelt er et incitament en procentdel af besparelserne, som køber og sælger deler.

Eksempel: Hvis projektet afsluttes under budgettet, får sælgeren 25 % af besparelserne.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Her får sælgeren betaling for sine omkostninger plus et award fee. Dette tillæg vil være baseret på opnåelse af tilfredshed i henhold til specificerede præstationsmål, der er beskrevet i kontrakten.

Notat: Der er forskel på et incitamentsgebyr og et tildelingsgebyr. Et incitamentsgebyr beregnes på grundlag af en formel, der er defineret i kontrakten, og er en objektiv evaluering. Et award fee afhænger af kundens tilfredshed og vurderes subjektivt. Et award fee kan ikke appelleres.

Eksempel: Hvis sælgeren fuldfører opgaven ved at opfylde eller overskride kvalitetsstandarderne baseret på deres præstationer, kan køberen give en award på op til 10.000 USD.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Her får sælgeren betaling for alle afholdte omkostninger plus en procentdel af disse omkostninger. Køberne foretrækker ofte ikke denne type kontrakt, fordi sælgeren måske kunstigt øger omkostningerne for at opnå en højere fortjeneste.

Eksempel: De samlede omkostninger plus 15 % af omkostningerne som et gebyr til entreprenøren.

Tids- og materialekontrakt

Dette er en blanding af fastpris- og omkostningsgodtgørelseskontrakter. Her deler begge parter risikoen.

Du bruger en Time and Materials-kontrakt, når det, der skal leveres, er “arbejdstimer”. Her angiver projektlederen de nødvendige kvalifikationer og erfaringer til sælgeren, som stiller personalet til rådighed.

Denne kontrakt bruges til at hyre eksperter eller ekstern support.

I denne kontrakt kan køberen angive timetaksten med en “not-to-exceed”-grænse.

Eksempel: Du betaler en tekniker 20 USD i timen.

Summary

Valg af indkøbskontrakt er en vigtig del af et projekt, da det bestemmer dit forhold til sælgeren. Du ønsker at vælge en kontrakt, der giver den bedste værdi for tid og penge, og som kan beskytte dit projekt mod risici. Vælg en kontrakt med fast pris, hvis arbejdets omfang er veldefineret. Men en omkostningsgodtgørelseskontrakt er et godt valg, hvis arbejdets omfang ikke er fastlagt. Typen Time and Material er god til at hyre konsulenter eller ekstern support.