Visuelle kontroller er en vigtig del af ledelsen på alle produktions- og kontorarbejdspladser, der giver mulighed for hurtig genkendelse af de oplysninger, der kommunikeres, for at øge effektiviteten og klarheden. Når mennesker mødes for at udføre opgaver og tilføre værdi til dine produkter eller tjenester, er vi nødt til at finde måder at kommunikere klart og effektivt med hinanden på. Her vil vi se på, hvorfor vi har brug for visuelle kontroller som en del af vores ledelsesstrategi, identificere de grundlæggende typer af visuelle kontroller, og hvordan vi kan implementere disse.
Hvorfor vi har brug for visuelle kontroller
Visuelle kontroller giver os mulighed for at kommunikere uden ord og dele information uden at blive afbrudt. Det hjælper med at få alle til at arbejde sammen ved at give en klar forståelse af, hvad der er nødvendigt på det pågældende tidspunkt. Visuelle kontroller bidrager til forvaltningen af enhver proces på en måde, som enkeltpersoner alene ikke er i stand til, idet de viser, hvor der forekommer afvigelser. Som med mange af Lean Enterprise-principperne er vi nødt til at indføre systemer, så vi nemt kan identificere, når tingene går godt, så vi ikke behøver at bekymre os om dem. Dette giver os og vores ledelsesteam mulighed for nemt at vurdere situationen på hele fabrikken og vide, hvornår vi skal handle, når tingene ikke er under kontrol, eller der ikke bliver iværksat en passende reaktion.
John Shook bemærker i sin artikel “Visual Management – The Good, The Bad and the Ugly” “If I can see it, I can fix it”. – Dr. Thoralf Sundt fra Mayo Clinic. Det omvendte må også være sandt – det er svært at reparere det, man ikke kan se. Det er vigtigt, at alle i vores ledelse, produktion og supportteams er i stand til at se, hvad der foregår, og til at vide, om det er godt eller skidt. Implementering af visuelle kontroller, gennemgang af dem regelmæssigt og opretholdelse af dem vil hjælpe med ledelsesprocessen.
Principperne for lean enterprise bliver implementeret på tværs af mange forskellige industrier. Der er mange gode eksempler på visuelle kontroller og visuel styring, som vi kan lære af og implementere fra disse andre brancher på vores egen arbejdsplads.
Grundlæggende typer af visuelle kontroller
Med det formål at sikre, at vi kan se status for enhver proces, del eller person og beslutte, om den er god eller dårlig med et blik, mange forskellige to hovedgrupper af visuelle kontroller; visningsgrupper og kontrolgrupper.
Kontroller eller lokaliseringskontroller omfatter linjer på gulvet, farvekodning og skyggetavler for en række processer. De har til formål at vejlede vores team i deres handlinger. Disse grundlæggende typer af visuelle kontroller kræver meget lidt forklaring om, hvad de betyder, og hvilken handling der er nødvendig. Udfordringen med disse kontroller er at sikre, at alle i vores team overholder dem. Fordelen ved disse typer kontrol er naturligvis, at vores hjerner er fastlåst til at overholde reglerne, hvilket gør det rigtige at gøre til det eneste rigtige at gøre.
Metri og diagrammer er visningskontroller, der giver oplysninger og feedback om præstationerne for en række elementer. De bedste eksempler på disse er ekstremt nemme at forstå. Der er konsistens på tværs af hvert diagram og på tværs af hvert område i vores virksomhed, hvilket gør det lettere for folk, der bevæger sig på tværs af områderne, at forstå status og vide, hvordan de skal reagere.
Hvordan man implementerer visuelle kontroller
Når vi begynder at implementere vores visuelle styring og kontroller, er der flere ting, vi skal overveje.
Q1 “Hvad skal jeg vide?”
Q2 “Hvad skal jeg dele?”
Q3 Hvilke spørgsmål bliver jeg ofte stillet?
Når vi stiller disse spørgsmål, skal vi overveje, hvilken hat vi har på; hvis du ser på produktionsmålinger, skal du sikre dig, at du har din produktionsmedarbejderhat på og overvejer disse spørgsmål fra deres perspektiv. Hvis vi ser på visuelle kontroller på fabriksniveau, er vi nødt til at omfatte en bredere gruppe af mennesker, der overvejer, hvordan de kan besvare disse spørgsmål.
Ved enhver lean-implementering er vi nødt til at nærme os hvert element som et eksperiment. Lad os give to eller tre visuelle kontroller et forsøg på hvert område. Derefter kan vi kontrollere, hvor godt vi har trænet kommunikeret deres hensigt til vores team og overvåge, hvor godt de bliver overholdt. Hvis vores kontroller bliver ignoreret og ikke brugt, har vi enten ikke kommunikeret deres hensigt klart nok, eller vi har ikke gjort dem enkle nok til at blive en del af hverdagens opgaver.
Den store udfordring er at finde den rette balance. For mange visuelle kontroller kan skabe forvirring eller kreativ visuel overbelastning, og nogle elementer kan blive overset. Se vores guide til at skabe gode visuelle styringstavler.
Konklusion
Indførelse af visuelle kontroller er en selvfølge; at implementere dem godt, så de bliver overholdt og brugt til gavn for medarbejderne og virksomheden som helhed, er udfordringen. Ring til en TXM Lean-konsulent, der kan vejlede dig med din implementering af visuelle kontroller.