5 egyszerű lépés a sikeres ajánlatok elkészítéséhez:

Az ajánlatok elkészítése munkaigényes lehet, de sok szabadúszó támaszkodik rájuk, hogy új munkát kapjon, különösen a szakmák és a kreatív vállalkozások – írja a Fast Company. Sok vállalat, a nonprofit szervezetektől kezdve a kormányzati ügynökségeken át a nagyvállalatokig, ajánlatkéréseket (RFP) küld a leendő beszállítóknak. A beszállítóknak aztán ajánlatot vagy licitet kell visszaküldeniük.

Ezzel a cikkel foglalkozunk:

• Döntse el, hogy akarja-e a projektet
• Tervezzen találkozót az ügyféllel
• Kalkulálja ki a költségeket
• Vizsgálja meg a haszonkulcsot

.

• Küldje el és tegye meg ajánlatát

Döntse el, hogy akarja-e a projektet

Csak azért, mert kap egy ajánlatkérést vagy egy leendő ügyfél felkéri, hogy tegyen ajánlatot egy munkára, nem jelenti azt, hogy muszáj is. Az ajánlat elkészítése munkaigényes dokumentum, és csak akkor nyújtson be ajánlatot, ha valóban érdekli a projekt, ha valószínű, hogy megnyeri a munkát, és ha rendelkezik a munka jó elvégzéséhez szükséges szakértelemmel.

A Fast Company azt javasolja, hogy csak akkor tegyen ajánlatot egy munkára, ha az alábbi három helyzet egyike igaz:

• Ön bennfentes. Ismer valakit a vállalatnál, vagy segített a vállalatnak megírni az ajánlattételi felhívást.
• Az Ön egyedi szakértelme illik a feladathoz. Ez azt jelenti, hogy te vagy a leglogikusabb választás a munkára.
• Szükséged van a pénzre, és nincs folyamatban lévő projekted.

Az is ideális, ha valóban érdekesnek találod a projektet.

• Egy grafikus például, aki az építőiparra szakosodott, jól illik ahhoz, hogy egy generálkivitelező cégnél egy márkaépítési munkára pályázzon. Ráadásul a tervező ismeri a tulajdonost, és ez egy érdekes projekt, mert lehetőséget ad egy teljes márkaépítési csomag elkészítésére, amely magában foglalja a logót, a névjegykártyákat, a betűtípusokat, a színeket, a levélpapírt, az e-mail aláírást és a közösségi média márkaépítést.

A Houston Chronicle azt javasolja, hogy mondjon nemet a következő típusú projektekre:

• Projektek, ahol nehéz a hozzáférés
• Projektek, amelyek túl sok ingázást igényelnek
• Projektek, ahol nem biztonságos a környezet, túl meleg vagy hideg a környezet, vagy olyan munkák, amelyek nehéz anyagokat igényelnek

Tervezzen találkozót az ügyféllel

Olvassa át újra az RFP-t, és írja le a lehetséges ügyfélhez intézett kérdéseit. Most itt az ideje, hogy megbeszéljen egy találkozót az ügyféllel.

Nem minden vállalat akar majd találkozni Önnel. De az ön érdeke, hogy lássa, valóban megéri-e a projekt az idejét, magyarázza el a tapasztalatait, és alakítson ki munkakapcsolatot az ügyféllel, hogy javítsa az esélyeit a munka elnyerésére.

A Fast Company szerint a személyes találkozó a legjobb. De egy telekonferencia vagy telefonhívás is működhet. Küldj egy e-mailt, hogy kérj egy találkozót, és ígérd meg, hogy gyorsan összehozod. Ha a leendő ügyfél nem akar találkozni, valószínűleg nem fogja megkapni a munkát. Legalább tudja.

A találkozó során tegye fel a következő kérdéseket:

Miért kérte, hogy tegyünk ajánlatot?

Ha a leendő ügyfél azt mondja, hogy azért választotta Önt ajánlatnak, mert a Google-on talált Önre, az nem jó jel. De ha azt mondták, hogy valaki ajánlotta Önt, vagy hallottak egy másik projektnél az Ön jó munkájáról, akkor sokkal jobbak az esélyei.

Azt is kérdezze meg, hogy Ön szerint miért gondolja, hogy az Ön szakértelme illik a munkához (és nyugodtan adja el ezt a pontot is).

Hány cégtől kért ajánlatot erre a munkára?

Aztán kérdezze meg: kik licitálnak még aktívan erre a munkára? Ha nincs túl sok versenytárs, és a kiválasztott cégek minőségi cégek, az jó jel.

Miért ez a projekt és miért most?

Ez a kérdés segít megérteni, hogy az ügyfél mit vár a projekttől. Lehetőséget ad arra is, hogy olyan kérdéseket tegyen fel a konkrétumokkal kapcsolatban, amelyek megmutatják a szakértelmét. Kérdezzen a határidőkről is. Ha egy fontos projektnek szoros az ütemterve, akkor jobban fognak sietni az ajánlat kiválasztásával.

Nem baj, ha elmondod az ügyfélnek, hogy szerinted a projekt nem illik hozzád. Az őszinteség (és az ezzel járó udvariasság) professzionális és jó benyomást kelt.

Költségek kiszámítása

A költségek helyes becslése sikerre készíti Önt azáltal, hogy biztosítja a nyereséget az út során. Ha nem tudja, hogyan kell megbecsülni a költségeket, ez a cikk felsorolja az öt legjobb becslési technikát, amelyet használhat, valamint az ajánlati alkalmazások, szoftverek és számológépek listáját, hogy még könnyebbé tegye a feladatot.

Dióhéjban fel kell sorolnia az összes anyagot, amelyre a munkához vagy a szükséges szolgáltatásokhoz szüksége lesz. Szerezze be ezek árait, és számoljon hozzá 10-15 százalékos szolgáltatási díjat.

Ezután szorozza meg óradíját a becsült munkaidővel. Ebben az esetben igazán hasznos, ha ezt abból veszi alapul, hogy a Houston Chronicle szerint mennyi ideig tartottak hasonló projektek a múltban.

Adja hozzá az anyagköltségeket a munkadíjhoz. Ezután adjon hozzá egy százalékot, hogy figyelembe vegye a szállítási, biztosítási és adott esetben egyéb általános költségeket. Arra az esetre, ha valami rosszul sülne el, érdemes egy kis árrést is hozzáadni.

A végső összegnek bele kell férnie az ügyfél költségvetésébe, és ésszerűnek kell lennie az Ön számára. Ha nem, emelje vagy csökkentse.

Vizsgálja meg a haszonkulcsot

Az anyag- és munkadíjak egyszerű kiszámlázása mínuszba fogja sodorni. A Capterra szerint ezekhez a költségekhez hozzá kell adnia egy százalékot, hogy figyelembe vegye az általános költségeket és az esetleges meglepetéseket.

Az általános költségek közé tartozhat minden olyan eszköz, amelyet meg kell vásárolnia, és a projekthez szükséges marketingtevékenység, bár ezeket a költségeket is leírhatja.

Az, hogy mennyivel növeli a költségeket, az iparágtól függ. Az építkezők például általában 15-25 százalékkal növelik a költségeiket.

A legrosszabb, amit tehet, hogy alulértékeli a szolgáltatását. Megnyerhet egy ajánlatot, ha alullicitálja a versenytársait, de ez nem fog segíteni abban, hogy a jövőben nyereséges és fenntartható vállalkozást működtessen.

Szóljon és küldje el az ajánlatát

A Capterra szerint ne egyszerűen e-mailben vagy postán küldje el az ajánlatát. Meg kell dobnia, nem csak elküldeni. Kérdezze meg az ügyfelet, hogy személyesen, vagy legalább telefonon végigvezetheti-e az ajánlatot. El kell tudnia magyarázni a felsorolt szolgáltatásokat, a költségeket, azok összegét, és azt, hogy miért lehetnek magasabbak vagy alacsonyabbak az Ön számai, mint a versenytársáé.

Az ajánlat átbeszélése megelőzi a félreértéseket is, és lehetőséget ad a leendő ügyfélnek arra, hogy kérdéseket tegyen fel Önnek. Ráadásul segít személyes elemet adni az ajánlati dokumentumnak.

Az emberek azt is kérdezik:

• Hogyan kell ajánlatot tenni?
• Hogyan működik az építőipari ajánlattétel?

Hogyan kell ajánlatot tenni?

Az ajánlat elkészítéséhez ajánlati dokumentumot kell készíteni. Ezt könnyebben megteheti, ha egy meglévő sablont használ.

Az MS Office rendelkezik egy ingyenesen letölthető építési ajánlati sablonnal az Excelhez. A Template.net szintén rendelkezik olyan ajánlati sablonokkal, amelyek segítségével ajánlatot tehet takarítási munkákra, építési munkákra, tereprendezésre, festésre és sok másra.

Ha az ügyfele csak hozzávetőleges számokat szeretne, akkor a FreshBooks becslőszoftver segítségével készíthet becslést. Vagy ha sok részletre és információra van szükségük a cégéről, akkor a FreshBooks segítségével ajánlatot készíthet, és könnyen elküldheti azt online az ügyfelének.

Hogyan működik az építőipari licitálás?

A licitálás különösen gyakori az építőiparban. A Bizfluent szerint az építőipari munkákra történő licitálás általános lépései a következők:

• A leendő ügyfél ajánlatcsomagot nyújt be a potenciális vállalkozóknak. Ez a csomag tartalmazhat projektterveket, határidőket, specifikációkat, a helyszíni vagy építési körülményekre vonatkozó információkat és egyebeket. A privát ajánlatok azt jelentik, hogy az ügyfél csak bizonyos beszállítóknak küldi el a csomagot. A nyilvános ajánlatokat meg lehet hirdetni, és bárki tehet ajánlatot a munkára.
• A vállalkozók becslőszoftvereket vagy alkalmazásokat használnak a munka- és anyagköltségek (ez a cikk felsorolja a használható eszközöket), valamint a szükséges erőforrások meghatározásához.
• Szervezzen helyszíni látogatást, hogy megismerje a lehetséges problémákat, például a korlátozott helyszíni hozzáférést.
• Kérdezze meg az ügyfelet a lehetséges problémákról vagy az Ön által felfedezett kérdésekről.
• Az ajánlati dokumentumot az előírt határidőre adja be. Egyes cégek a legalacsonyabb ajánlattevőt választják, mások a legjobb vállalkozót a munkára, függetlenül az ártól. Az ajánlatot el lehet utasítani, ha nem adta meg az ajánlati csomagban kért összes dokumentumot és információt.