Egy hatékony internet- és e-mail szabályzat, amely segít a munkavállalóknak megérteni, hogy mit várnak el tőlük azzal kapcsolatban, hogyan használják az eszközeiket a munkájukhoz, elengedhetetlen a munkáltatók és a munkavállalók számára. Ön szeretné rögzíteni, hogy mit tehetnek a munkavállalók a munkahelyen biztosított vagy a munkavállalók tulajdonában lévő eszközökről, amelyeket a munkavállalók, a munkahelye vagy a vállalata használnak, illetve amelyekben részt vesznek.
Mivel az Egyesült Államokban az emberek közel 80%-a hozzáfér a közösségi médiához, egyre fontosabbá vált az iránymutatás arra vonatkozóan, hogy mit mondhatnak és oszthatnak meg a munkavállalók. A legtöbb munkavállalót nem zavarják az iránymutatások, mert nem akarnak helytelenül cselekedni vagy észrevétlenül átlépni egy határt. Ezért a tisztességes, érthető és ésszerű irányelvek kidolgozása az alapos képzéssel együtt elsődleges prioritás kell, hogy legyen.
Figyeljen arra, hogy használja ezt a minta internet- és e-mail-irányelvet, hogy világos útmutatást adjon alkalmazottai számára arról, hogy mi számít megfelelő internet- és e-mail-használatnak a munkahelyen. Alkalmazza azt az Ön kultúrájának igényeihez és ahhoz a környezethez, amelyet az alkalmazottak számára munkahelyén biztosítani kíván. Ahhoz, hogy biztos legyen az Ön területén és az Ön iparágában érvényes jogi szabályozásokban, kérjük, forduljon ügyvédhez.
Minta internet- és e-mail szabályzat munkavállalók számára
A munkavállaló számítógépéhez vagy telefonbővítményéhez rendelt hangposta-, e-mail- és internethasználat kizárólag a vállalati ügyek intézését szolgálja. A vállalat egyes munkaköri feladatai megkövetelik az internet-hozzáférést és a Microsoft Office termékcsomagon kívüli szoftverek használatát.
Az internetet csak a vállalat céljaira megfelelően felhatalmazott személyek használhatják további szoftverek elérésére és letöltésére. Ez a felhatalmazás általában kizárólag az informatikai (IT) osztály által a humánerőforrással közösen hozott döntéseket érinti.
Szoftver-hozzáférési eljárás
A Microsoft Office termékcsomagon kívül szükséges szoftvereket a vezetőjének kell engedélyeznie, és az IT osztályon kell letöltenie. Ha olyan szoftverekhez vagy weboldalakhoz kell hozzáférnie, amelyek jelenleg nincsenek a vállalati hálózaton, beszéljen a vezetőjével, és konzultáljon az informatikai osztállyal, hogy elmagyarázza, milyen hozadékot vár a terméktől.
Minden ésszerű kérést, amely nem minősül hálózati kockázatnak, figyelembe veszünk. Ennek a szabályzatnak nem az a célja, hogy korlátozza az alkalmazottak hozzáférését olyan termékekhez, amelyek produktívabbá teszik Önt. A cél inkább az, hogy minimalizáljuk a szervezet hálózatára jelentett kockázatot.
A vállalat tulajdonában lévő eszközök
A vállalat által az Ön használatára biztosított bármilyen eszközt vagy számítógépet – többek között asztali telefonokat, okostelefonokat, táblagépeket, laptopokat, asztali számítógépeket és iPadeket – kizárólag vállalati ügyek intézésére szabad használni. Ne feledje, hogy az eszközök és az azokon lévő információk a vállalat tulajdonában vannak. Ha bármilyen okból elhagyja a vállalatot, a vállalat megköveteli, hogy az eszközöket az utolsó munkanapján visszaadja.
A szünetekben és ebédidőben használhatja a vállalati hálózathoz nem csatlakoztatott személyes elektronikus eszközeit, hogy hozzáférjen bármely megfelelő internetes oldalhoz.
Internet-használat
A vállalati időben történő internethasználat vagy a vállalat tulajdonában lévő, a vállalati hálózathoz csatlakoztatott eszközök használata kizárólag vállalati ügyek intézésére engedélyezett. Ez korlátozza a bizalmas vállalati információk biztonságának megsértésének lehetőségét.
Az internethasználat a rendszerünk vírusok vagy kémprogramok általi megfertőzésének lehetőségét is megteremti. A kémprogramok lehetővé teszik, hogy a vállalaton kívüli illetéktelenek potenciálisan hozzáférjenek a vállalati jelszavakhoz és más bizalmas információkhoz.
Az ilyen programok eltávolítása a vállalati hálózatról az informatikai személyzetnek olyan időt és figyelmet kell fordítania, amelyet jobb lenne a technológiai fejlődésre fordítani. Ezért, valamint a munkaidő megfelelő felhasználásának biztosítása érdekében arra kérjük a munkatársakat, hogy korlátozzák az internethasználatot.
Egyébként semmilyen körülmények között nem használhatók a vállalat tulajdonában lévő számítógépek vagy más elektronikus berendezések, beleértve a munkavállaló tulajdonában lévő eszközöket is, a vállalat munkaidejében arra, hogy pornográf vagy más módon erkölcstelen, etikátlan vagy nem üzleti jellegű internetes oldalakat szerezzenek be, nézzenek meg vagy érjenek el. Ez fegyelmi eljárást vonhat maga után, akár a munkaviszony megszüntetéséig bezárólag.
Közösségi média
A munkáltatója tisztában van azzal, hogy a közösségi médiában végzett tevékenységének egy része az új munkatársakat toborzó és vállalatunk márkáját erősítő kapcsolatépítés. Sok munkavállalónak még a munkaköri leírásában is szerepelnek a közösségi médiával kapcsolatos feladatok, beleértve a közösségi média marketingeseket, a technikai támogatást és a toborzókat.
A munkáltatója azt is megérti, hogy munkavállalóink kapcsolata az online világgal, amelyben Ön a nap 24 órájában időt tölt, a munkaidő és a munkaidőn kívüli idő elmosódásához vezethet. Erősen ösztönözzük Önt arra, hogy a közösségi média használatát munkaidőben a munkával kapcsolatos tartalmakra és elérhetőségekre korlátozza.
Egyebekben tilos bármilyen bizalmas vagy védett információt megosztania, amely a vállalathoz tartozik vagy a vállalatról szól. Határozottan javasoljuk, hogy ne osszon meg olyan becsmérlő információkat, amelyek kedvezőtlen fényben tüntetik fel a vállalatot vagy a munkatársakat.
A vállalat hírnevét és márkáját minden alkalmazottnak védenie kell. Munkatársai életét és tetteit soha nem szabad megosztani az interneten. Kérjük, vegye figyelembe a munkatársak preferenciáit – például kérjen engedélyt azoktól, akik szülők, mielőtt gyermekeik nevét online használná.
A közösségi médiában való részvétel során a munkaeszközökről vagy munkaidőben tilos a közösségi médiában olyan tartalom, amely bármilyen védett besorolást diszkriminál, beleértve a kort, a fajt, a bőrszínt, a vallást, a nemet, a nemzeti származást, a fogyatékosságot vagy a genetikai információt.
Vállalati irányelvünk szerint a szexuális preferencia, a nemi identitás és a testsúly is a diszkrimináció védelme alá tartozik. A közösségi médiában részt vevő és ezt az irányelvet megsértő alkalmazottakkal szemben a vállalat zaklatási irányelvei szerint járunk el.
E-mail használat a vállalatnál
Az e-mail csak vállalati ügyekre használható. Bizalmas vállalati információkat a vállalaton kívül, engedély nélkül, soha nem szabad megosztani. A vállalati számítógépen vagy e-mailben nem szabad személyes ügyeket intézni.
Kérem, ezt tartsa szem előtt akkor is, amikor nem üzleti célú e-mailek továbbítását fontolgatja munkatársainak, családtagjainak vagy barátainak. A nem üzleti jellegű e-mailek a vállalat idejét és figyelmét pazarolják.
A pornográfia megtekintése vagy pornográf viccek vagy történetek küldése e-mailben szexuális zaklatásnak minősül, és a szexuális zaklatási szabályzatunknak megfelelően fogjuk kezelni. Az azonnali hatályú felmondás a leggyakoribb fegyelmi intézkedés, amelyet a vállalat ezekben az esetekben alkalmazhat.
Diszkriminatív e-mailek
Tilos minden olyan e-mail tartalom, amely a korábban említett védett besorolások bármelyikét diszkriminálja. Bármely munkavállaló, aki olyan e-mailt küld, amely ezt a szabályzatot sérti, a zaklatási szabályzatnak megfelelően lesz kezelve.
Az ilyen e-mailek tiltottak a vállalatnál. A diszkriminatív e-mailek küldése vagy továbbítása fegyelmi eljárást von maga után, amely a munkaviszony megszüntetéséhez vezethet.
A vállalat tulajdonában van az alkalmazottak e-mailje
Ne feledje, hogy a vállalat tulajdonában van minden e-mailben küldött vagy a vállalati eszközökön tárolt kommunikáció. A vezetőségnek és más felhatalmazott munkatársaknak bármikor jogukban áll hozzáférni az Ön e-mailjében vagy a vállalati számítógépen lévő bármilyen anyaghoz. Kérjük, ne tekintse magánjellegűnek az elektronikus kommunikációját, tárolását vagy hozzáférését, ha azt a munkahelyi rendszereken hozza létre vagy tárolja.