Hogyan fizessen forgalmi adót a kisvállalkozások számára

Ha olyan, mint a legtöbb kisvállalkozó, akkor a forgalmi adóról szóló jelentés valószínűleg egyszer vagy másszor dührohamot váltott ki Önből.

Nem vagyunk meglepve. A forgalmi adó pontos kiszámítása hihetetlenül összetett folyamat lehet. Ami még rosszabb, ha hibát követ el, például elmulasztja a bejelentést vagy nem fizeti be időben az adót, az komoly pénzügyi (és néha jogi) következményekkel járhat.

Még rosszabbá teszi a helyzetet, hogy minden államnak és egyes államokon belüli településeknek saját adózási követelményeik vannak. Összesen 45 állam és több ezer kisebb régió (gondoljunk csak a városokra vagy megyékre) van az Egyesült Államokban, amelyek forgalmi adót vetnek ki. Mindegyik más és más a tekintetben, hogy milyen összeget kell beszednie, mikor kell benyújtania, és milyen nyilvántartásokat kell vezetnie.

Ez elég ahhoz, hogy újragondolja, miért döntött úgy, hogy egyáltalán vállalkozást indít. De ne féljen! Ebben a cikkben megpróbáljuk demisztifikálni a kérdést, és megmutatjuk, hogyan kell fizetni a forgalmi adót a kisvállalkozások számára.

Vágjunk bele.

Mi az a forgalmi adó?

Mielőtt belevágnánk, győződjünk meg róla, hogy mindannyian ugyanazon az oldalon állunk. Az Investopedia szerint “a forgalmi adó a kormány által az áruk és szolgáltatások értékesítésére kivetett fogyasztási adó. A hagyományos forgalmi adót az értékesítés helyén vetik ki, a vállalkozás szedi be, és továbbítja a kormánynak.”

Az értékesítési adó megfizetésére kötelezett minden olyan (forgalmi adót szedő) helységnek, ahol a vállalkozásának adóügyi kapcsolata van. A Nexus egy divatos szó, amely alapvetően jelenlétet jelent. Az adott helység szabályozásától függően ez lehet fizikai jelenlét, mint például egy üzlet vagy iroda, egy alkalmazott, egy leányvállalat vagy valamilyen más létezés. Ha az Ön vállalkozása több településen is rendelkezik nexusszal, ez gyorsan bonyolulttá válhat. Ezekben a helyzetekben javasoljuk, hogy dolgozzon együtt egy adószakértővel vagy adószoftverrel, hogy segítsen meghatározni az adott esetet.

Fontos megjegyezni, hogy más nemzetektől eltérően az Egyesült Államokban nincs szövetségi forgalmi adó, így mindent állami és helyi szinten kell beszedni. Őszintén szólva ezért bonyolult a folyamat. Sok esetben nem olyan egyszerű, mint egy állami forgalmi adó emelése. Előfordulhat, hogy vállalkozásának helyi szinten is be kell szednie az adót, jellemzően egy város vagy egy megye, néha pedig mindkettő számára.

Hadd magyarázzam el. Ha egy kereskedő New York Cityben található, akkor a teljes forgalmi adó, amelyet be kell szednie, 8,875%. Ez a teljes adómérték azonban három kisebb adómértékből tevődik össze:

• New York City helyi használati és adómértéke – 4,5%
• New York állam forgalmi és használati adómértéke – 4%
• Metropolitan Commuter Transportation District pótdíj – 0,375%

Megjegyzem, a fenti csak egy példa. Mint már korábban is mondtuk, minden állam és település más és más. Önnek kell együttműködnie az állam és a település adóhatóságaival annak megállapítása érdekében, hogy vállalkozásának milyen adókulcsot kell beszednie.

Hogyan kezdjem el a forgalmi adó beszedését?

Ebben a részben végigvezetjük Önt a kisvállalkozása forgalmi adójának beszedéséhez és megfizetéséhez szükséges jelentős lépéseken.

A forgalmiadó-engedély megszerzése
A legtöbb esetben az első dolog, amit meg kell tennie, hogy felkeresi az állam adóügyi minisztériumának vagy adóhatóságának weboldalát, és regisztrálja magát a forgalmiadó-engedélyért. Ez a dokumentum az, ami jogilag lehetővé teszi, hogy az államában és más településeken forgalmi adót szedjen, jelentsen és fizessen. Ezt a lépést be kell fejeznie, mielőtt megkezdené üzleti tevékenységét az adott államban.

A folyamat befejezéséhez szüksége lesz a szövetségi munkáltatói azonosító számra, valamint egyéb lényeges információkra a vállalkozásáról és annak tulajdonosairól. Spóroljon meg magának egy kis időt azzal, hogy a kérelmezési folyamat megkezdése előtt megerősíti és összegyűjti azokat az információkat, amelyekre szüksége lesz a forgalmiadó-engedély megszerzéséhez.

Figure Out Your Sales Tax Rate
A következő lépés az, hogy meghatározza a tényleges adókulcsot, amelyet vállalkozásának be kell szednie az ügyfelektől. Ezt az információt is meg kell tudnia szerezni az Ön államának adóügyi minisztériumától vagy adóhivatalától. Fontos megjegyezni, hogy ezek az adókulcsok gyakran változnak, ezért ezt folyamatosan figyelemmel kell kísérnie. Ellenkező esetben azt kockáztatja, hogy túl kevés vagy túl sok forgalmi adót szed be, ami később problémákat okozhat.

Ha vállalkozása több államban és településen is jelen van, szinte biztos, hogy mindegyik államban be kell szednie a forgalmi adót. Ismétlem, ha ilyen helyzetben van, legalább egy adószakértővel vagy egy olyan könyvelési szoftverrel, mint a QuickBooks, szeretne együttműködni. Ezáltal sokkal könnyebbé válik az élete.

Meghatározni, hogy mely termékek adókötelesek
Nagy az esélye annak, hogy nem minden, a vállalkozása által értékesített termék adóköteles, és valószínűleg nem is mindegyik adóköteles ugyanolyan mértékben. Ezenkívül, és ez államonként változik, de sokszor a “túléléshez szükséges” termékek nem adóznak, vagy más adószabályok vonatkoznak rájuk, mint a szokásos vásárlásokra. A túléléshez szükséges cikkek közé tartoznak jellemzően az élelmiszerek, a vényköteles gyógyszerek és egyes államokban a ruházati cikkek. Ismétlem, mindenképpen ellenőrizze az Ön államára vonatkozó szabályokat, mivel valószínűleg van némi árnyalatnyi különbség. Sokszor ezek a tételek egyszerűen alacsonyabb adókulccsal adóznak, vagy csak a meghatározott érték alatti tételek adómentesek.

Ha viszonteladóknak ad el, ezek az értékesítések gyakran szintén adómentesek. Meg kell azonban győződnie arról, hogy a vevő rendelkezik-e érvényes viszonteladói igazolvánnyal vagy engedéllyel. Az ilyen ügyletekről is pontos nyilvántartást kell vezetnie, beleértve az összes viszonteladói igazolás fénymásolatát, hogy egy esetleges ellenőrzés esetén megvédje magát.

Megkezdheti a forgalmi adó beszedését
Mihelyt vállalkozása be van állítva az adóhivatalnál vagy az adóhatóságnál, megkezdheti a forgalmi adó beszedését. Meg kell győződnie arról, hogy pénztárgépe, POS-rendszere és/vagy egyéb rendszerei a megfelelő adókulcs(ok)ra vannak beállítva. A legtöbb állam azt is megköveteli, hogy a nyugta külön sorában tüntesse fel a vásárlóknak az általuk fizetendő adó összegét. Mivel ez nagyon gyakori, a legtöbb pénztárgép és POS-rendszer már alapból így van beállítva, de néhány próbatranzakció lefuttatásával meg kell győződnie arról, hogy ez működik.

A jelentéstétel és a forgalmi adó befizetésének megkönnyítése érdekében ajánlott külön bankszámlát vezetni a beszedett adóknak. Ez segít nyomon követni, hogy mennyi pénzzel tartozik a kormánynak. Emellett egy olyan ellenőrzést is bevezet, amely biztosítja, hogy a forgalmi adóból származó pénzt véletlenül se használják fel egy másik üzleti kiadás kifizetésére. Segít a lopás megelőzésében is, különösen, ha korlátozza a számlához való hozzáférést.

A nyilvántartások vezetése és az értékesítési adó jelentése
A legtöbb állam megköveteli, hogy vállalkozása valamilyen formában nyilvántartást vezessen, akár fizikai, akár digitális formában. Ezeknek a nyilvántartásoknak nyomon kell követniük minden értékesítési tranzakciót, és fel kell jegyezniük az olyan lényeges információkat, mint az értékesítés összege, valamint a beszedett forgalmi adó összege. Az állam vagy a település nyilvántartási követelményeitől függően a nyugták, pénztárgépszalagok vagy egyéb eredeti értékesítési dokumentumok eredeti példányainak megőrzésére is szükség lehet.

Míg ezek a követelmények szigorúnak tűnhetnek, segítenek Önnek egy másik gyakori kötelezettségében: az adóbevallásban. Számos állam megköveteli, hogy rendszeresen jelentést tegyen az Ön által beszedett forgalmi adóról, amellett, hogy ténylegesen befizeti az adót az államnak és/vagy a településnek. Szerencsére a részletes nyilvántartások egyszerűsíthetik ezt a folyamatot, és megelőzhetik a hiba vagy az eltérés valószínűségét.

A forgalmi adó befizetése
A kirakós utolsó darabja a kirakós játéknak a bevallás benyújtása és a forgalmi adó befizetése. Sok államban legalább negyedévente kell fizetnie, de ha elég nagy volumenű tranzakciókat bonyolít, előfordulhat, hogy havonta kell fizetnie. A személyi jövedelemadóhoz hasonlóan fontos, hogy a büntetések elkerülése érdekében időben benyújtsa és befizesse a bevallást.

Hogyan működik a forgalmi adó a ShopKeep segítségével

Most, hogy megértette a forgalmi adó működésének alapjait, nézzük meg, hogyan kell beállítani és befizetni a forgalmi adót a ShopKeep segítségével.

Az adókulcs beállítása
Az első dolog, amit a forgalmi adó kulcsának megállapítása után meg kell tennie, hogy beírja azt a ShopKeep-be alapértelmezett adókulcsként. Ez egy gyors és egyszerű folyamat, amely csak másodperceket vesz igénybe. Különböző tételek esetében különböző adókulcsokat kell felszámítania? Nem probléma! Különböző adócsoportokat hozhat létre, és minden egyes tételéhez hozzárendelhet egyet. A kézi könyveléshez vagy a pénztárgép használatához képest ez sokkal egyszerűbbé teszi a forgalmi adó beszedését a vállalkozó számára, különösen akkor, ha különböző adókulcsokkal kell adót felszámítania.

Termékeinek adócsoportokba rendezése
Most, hogy hozzáadta az alapértelmezett adókulcsot, és további adócsoportokat hozott létre, ha különböző tételekre különböző adókulcsokat kell felszámítania, a következő dolog, amit meg kell tennie, hogy hozzáadja a tételeket a megfelelő adócsoporthoz. Ez biztosítja, hogy a megfelelő adókulcs kerül alkalmazásra, amikor a pénztáros hozzáad egy tételt a rendeléshez, megelőzve ezzel a hibákat. Ha ezt a folyamatot nagyszámú tétel esetében kell elvégeznie, akkor egy CSV-fájl segítségével tömegesen is hozzárendelheti őket.

Mihelyt a tételeket megfelelően hozzárendelte, megnyugodhat. Az egyes tételekhez kiválasztott forgalmi adó automatikusan alkalmazásra kerül az adott tétel minden egyes értékesítésére, további munka nélkül.

A forgalmi adóról szóló jelentés a ShopKeep-pel
A ShopKeep mostantól tartalmaz egy Adócsoportok szerinti értékesítési jelentést, hogy megkönnyítse az életét. Ez a jelentés megkönnyíti az összes adóköteles értékesítés, a nem adóköteles értékesítés, a fizetendő forgalmi adó becsült összege, valamint a becsült adók adócsoportonkénti bontása vállalkozásának bármely időszakra vonatkozóan.

Ahelyett, hogy a vállalkozás tulajdonosának kézzel kellene kiszámítania ezeket az információkat a jelentéshez és a bevallásokhoz, most már egy pillanat alatt rendelkezésre állnak. Ezáltal sokkal könnyebbé válik az adóbecslés. Ha nagyobb részletességre van szüksége, a jelentést dátumtartomány vagy adócsoport szerint szűrheti, hogy a kívánt adatokhoz jusson. A jelentést CSV-fájlként is exportálhatja a táblázatkezelő szoftverrel történő további elemzéshez.

Nem szabad elfelejtenie, hogy függetlenül attól, hogy milyen szoftvert vagy egyéb módszert használ a beszedett és az esedékes adó nyomon követésére, a nap végén az adóköteles forgalma és az adóhatóság által meghatározott adómérték(ek) alapján Ön felelős az adó megfizetéséért. Gyakori, hogy a beszedett forgalmi adó összege valamivel több vagy kevesebb, mint amit a teljes adóköteles forgalma alapján kiszámított. Ez nem hiba, hanem csupán az egyes tranzakciók adójának összeadása és a hónapra, évre vagy negyedévre vonatkozó teljes összegből történő számítás közötti kerekítési különbségekből adódik.

Végezetül vegye figyelembe, hogy ez a jelentés csak annyira pontos, amennyire a BackOffice-ban az Adócsoport beállításaiban konfigurált adókulcsok pontosak. Az adókulcsok gyakran változnak, ezért javasoljuk, hogy ellenőrizze az értékeket, mielőtt bármilyen adót benyújtana az adóhatósághoz.

Hogyan számítjuk ki a forgalmi adót a ShopKeepben
A jelentés jobb megértése érdekében szeretnénk némi betekintést nyújtani abba is, hogy a ShopKeepben hogyan kerül kiszámításra a forgalmi adó.

A ShopKeep a forgalmi adót tételszinten számítja ki, majd ezt az összeget két tizedesjegyre kerekíti. Kiterjedt kutatások alapján biztosak vagyunk benne, hogy ez a legpontosabb módja az adó kiszámításának kereskedőink számára. Ha többet szeretne megtudni, olvassa el ezt a cikket, amelyet a tételszintű és a tranzakciószintű adóról állítottunk össze.

Megjegyzendő, hogy a ShopKeep a QuickBooks programmal is integrálható. Ez az integráció segíthet a forgalmiadó-jelentésben is, különösen akkor, ha több telephelye van több különböző településen, ami eltérő adókulcsokat eredményez mindegyiknél.

Összefoglalva

Ez minden, amit kisvállalkozóként tudnia kell a forgalmi adó beszedéséről, jelentéséről és befizetéséről. Ráadásul most már érti, hogy egy olyan POS-rendszer, mint a ShopKeep kihasználása milyen hatékonyságot és pontosságot adhat vállalkozásának, különösen, amikor eljön a forgalmi adó beszedésének és befizetésének ideje.