従業員が自分のデバイスを仕事にどう使うかに関して何を求められているかを理解するのに役立つ効果的なインターネットおよび電子メールポリシーは、雇用者と従業員にとって必須のものです。
米国では80%近くの人がソーシャルメディアにアクセスしているため、従業員が何を発言し共有できるかについての指針がより重要になっています。 ほとんどの従業員は、不適切な行動や不注意な一線を越えることを望まないため、指針を気にしていません。
このサンプルのインターネットおよび電子メールポリシーを使用して、職場での適切なインターネットおよび電子メールの使用を構成するものについて、従業員に明確なガイダンスを提供することを検討してみてください。 あなたの文化や従業員に提供したい環境のニーズに合わせて、このサンプルを適応させてください。
Sample Internet and Email Policy for Employees
Voicemail, email, and internet usage assigned to an employee’s computer or telephone extensions are solely for the purpose of conducting company business.あなたの地域や業界における合法性を確かめるには、弁護士に相談してみてください。
会社の目的のために、適切に承認された人だけが、追加のソフトウェアにアクセスしダウンロードするためにインターネットを使用することができます。 この承認は通常、情報技術（IT）部門が人事部門と連携して行う決定に限られます。
ソフトウェアアクセス手順
Microsoft Office製品群に加えて必要なソフトウェアは、上司の承認を得て、IT部門がダウンロードする必要があります。 現在会社のネットワーク上にないソフトウェアやウェブサイトにアクセスする必要がある場合は、マネージャーと相談し、IT部門に相談して、その製品からどのようなリターンを期待するかを説明してください。
ネットワークリスクとみなされない、すべての妥当な要求が考慮されます。 このポリシーの目的は、生産性を向上させる製品への従業員のアクセスを制限することではありません。
会社が所有する機器
会社が提供するデスクホン、スマートフォン、タブレット、ラップトップ、デスクトップコンピューター、iPadなどの機器やコンピューターは、会社の業務のためにのみ使用する必要があります。 デバイスとデバイス上の情報は、会社が所有することに留意してください。
休憩時間や昼食時に、会社のネットワークに接続されていない個人の電子機器を使用して、適切なインターネットサイトにアクセスすることができます。
インターネット使用
会社の時間でのインターネット使用や、会社のネットワークに接続されている会社が所有する機器を使用することは、会社の業務を行うためにのみ許可されています。 これは、会社の機密情報のセキュリティが破られる可能性を制限します。
また、インターネットの使用は、ウイルスやスパイウェアによって当社のシステムが汚染される可能性を生み出します。 スパイウェアは、社外の無許可の人が会社のパスワードやその他の機密情報にアクセスする可能性を与えます。
会社のネットワークからそのようなプログラムを削除するには、ITスタッフが技術の進歩に専念したほうがよい時間と注意を投資することが必要です。
さらに、いかなる状況においても、従業員が所有するデバイスを含め、会社が所有するコンピュータやその他の電子機器を、ポルノ、または不道徳、非倫理的、あるいはビジネスに関連しないインターネットサイトを入手、閲覧、またはアクセスするために、仕事中の会社時間で使用することは禁止されています。
ソーシャルメディア
あなたの雇用主は、あなたがソーシャルメディアで行うことの一部が、新しい従業員を採用し、当社のブランドを高めるための働きかけであることを理解しています。 多くの社員は、ソーシャルメディアマーケター、テクニカルサポート、リクルーターなど、仕事内容にソーシャルメディアの責任を持っています。
あなたの雇用主はまた、あなたが24時間365日過ごすオンラインの世界と社員の関係が、仕事時間と仕事以外の時間のあいまいにつながる可能性があることを理解しています。 私たちは、ソーシャルメディアの使用を勤務時間中の仕事関連のコンテンツとアウトリーチに限定することを強くお勧めします。
さらに、会社に属する、または会社に関する機密情報または保護された情報を共有することは禁止されています。 会社や同僚を不利な立場に置くような中傷的な情報を共有しないよう強くお勧めします。
会社の評判とブランドは、すべての従業員が保護すべきです。 同僚の生活や行動は、決してオンラインで共有してはいけません。 例えば、親である人の子供の名前をオンラインで使用する前に、その人の許可を得てください。
業務用デバイスからのソーシャルメディアへの参加や勤務時間中に、年齢、人種、肌の色、宗教、性別、国籍、障害、遺伝情報などの保護されている分類を差別するソーシャルメディア上のコンテンツは禁止されています。
会社でのメール使用
メールは会社の業務にのみ使用するものとします。 会社の機密情報は、いつでも、許可なく社外で共有してはいけません。 また、会社のコンピューターやメールを使って個人的な業務を行ってはいけません。
仕事以外のメールを同僚や家族、友人に転送する場合も、このことを覚えておいてください。
ポルノを見たり、ポルノ的なジョークやストーリーをメールで送ることは、セクハラとみなされ、当社のセクハラポリシーに則って対処されます。
Discriminate Emails
先に述べた保護されたクラスのいずれかを差別するようなメール内容は、禁止されています。 このポリシーに違反するメールを送信した社員は、ハラスメントポリシーに従って対処されます。
会社では、このようなメールを禁止しています。 差別的なメールを送ったり転送したりすると、解雇につながる懲戒処分を受けます。
会社が従業員のメールを所有する
メールで送信された通信や会社の機器に保存されている通信は、会社が所有することを念頭に置いてください。 経営陣やその他の権限を与えられたスタッフは、あなたの電子メールや会社のコンピューターにある資料にいつでもアクセスする権利を持っています。 電子的なコミュニケーション、ストレージ、アクセスが、会社のシステムで作成または保存されている場合、それがプライベートなものであるとは考えないでください
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