Firma Internet i E-mail Policy Sample

An effective Internet i e-mail polityki, która pomaga pracownikom zrozumieć, co jest oczekiwane od nich w odniesieniu do sposobu korzystania z ich urządzeń do pracy jest koniecznością dla pracodawców i pracowników. Chcesz się nagrać, aby zdefiniować, co pracownicy mogą robić z urządzeń dostarczonych przez firmę lub będących własnością pracowników, które są używane przez lub dotyczą pracowników, miejsca pracy lub firmy.

Przy prawie 80% ludzi w USA ma dostęp do mediów społecznościowych, wytyczne dotyczące tego, co pracownicy mogą powiedzieć i udostępnić, stały się ważniejsze. Większość pracowników nie ma nic przeciwko wytycznym, ponieważ nie chcą działać nieodpowiednio lub przekroczyć linię nieświadomie. Dlatego opracowanie sprawiedliwej, zrozumiałej i rozsądnej polityki wraz z gruntownym szkoleniem powinno być priorytetem.

Rozważ użycie tej przykładowej polityki dotyczącej Internetu i poczty elektronicznej, aby zapewnić pracownikom jasne wytyczne dotyczące tego, co stanowi odpowiednie korzystanie z Internetu i poczty elektronicznej w pracy. Dostosuj ją do potrzeb swojej kultury i środowiska, które chcesz zapewnić pracownikom w pracy. Aby mieć pewność co do legalności w Twojej okolicy i w Twojej branży, skonsultuj się z prawnikiem.

Przykładowa polityka dotycząca Internetu i poczty elektronicznej dla pracowników

Poczta głosowa, poczta elektroniczna i korzystanie z Internetu przypisane do komputera pracownika lub rozszerzenia telefonu służą wyłącznie do prowadzenia działalności firmy. Niektóre obowiązki służbowe w firmie wymagają dostępu do Internetu i korzystania z oprogramowania poza pakietem produktów Microsoft Office.

Tylko osoby odpowiednio upoważnione, dla celów firmy, mogą korzystać z Internetu w celu uzyskania dostępu i pobrania dodatkowego oprogramowania. Upoważnienie to jest na ogół wyłącznym przedmiotem decyzji podejmowanych przez dział technologii informacyjnej (IT) we współpracy z działem zasobów ludzkich.

Procedura dostępu do oprogramowania

Oprogramowanie potrzebne oprócz pakietu produktów Microsoft Office musi być autoryzowane przez menedżera i pobrane przez dział IT. Jeśli potrzebujesz dostępu do oprogramowania lub witryn internetowych, które nie znajdują się obecnie w sieci firmowej, porozmawiaj ze swoim menedżerem i skonsultuj się z działem IT, aby wyjaśnić, jakich zwrotów oczekujesz od produktu.

Wszystkie rozsądne żądania, które nie są uważane za zagrożenie dla sieci, zostaną rozpatrzone. Celem tej polityki nie jest ograniczenie dostępu pracowników do produktów, które zwiększą ich produktywność. Celem jest raczej zminimalizowanie ryzyka dla sieci organizacji.

Sprzęt będący własnością firmy

Wszystkie urządzenia lub komputery, w tym, ale nie tylko, telefony stacjonarne, smartfony, tablety, laptopy, komputery stacjonarne i iPady, które firma zapewnia do użytku, powinny być używane tylko do celów służbowych. Należy pamiętać, że firma jest właścicielem tych urządzeń i znajdujących się na nich informacji. Jeśli opuścisz firmę z jakiegokolwiek powodu, firma będzie wymagać zwrotu sprzętu w ostatnim dniu pracy.

Możesz korzystać z osobistych urządzeń elektronicznych, które nie są podłączone do sieci firmowej, aby uzyskać dostęp do odpowiedniej witryny internetowej podczas przerw i lunchu.

Korzystanie z Internetu

Korzystanie z Internetu w czasie pracy firmy lub przy użyciu urządzeń będących własnością firmy, które są podłączone do sieci firmowej, jest upoważnione wyłącznie do prowadzenia działalności firmowej. Ogranicza to możliwość naruszenia bezpieczeństwa poufnych informacji firmowych.

Korzystanie z Internetu stwarza również możliwość zainfekowania naszego systemu wirusami lub oprogramowaniem szpiegującym. Oprogramowanie szpiegujące umożliwia nieupoważnionym osobom spoza firmy potencjalny dostęp do haseł firmowych i innych poufnych informacji.

Usuwanie takich programów z sieci firmowej wymaga od personelu IT zainwestowania czasu i uwagi, które można lepiej przeznaczyć na postęp technologiczny. Z tego powodu, a także w celu zapewnienia odpowiedniego wykorzystania czasu pracy, prosimy pracowników o ograniczenie korzystania z Internetu.

Dodatkowo, w żadnym wypadku komputery lub inny sprzęt elektroniczny należący do firmy, w tym urządzenia będące własnością pracownika, nie mogą być wykorzystywane w czasie pracy w firmie do uzyskiwania, przeglądania lub docierania do stron pornograficznych lub w inny sposób niemoralnych, nieetycznych lub niezwiązanych z działalnością firmy. Postępowanie takie może prowadzić do postępowania dyscyplinarnego, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie.

Media społecznościowe

Pracodawca rozumie, że część tego, co robisz w mediach społecznościowych, to działania zewnętrzne, które rekrutują nowych pracowników i wzmacniają markę naszej firmy. Wielu pracowników ma nawet obowiązki związane z mediami społecznościowymi w swoich opisach stanowisk, w tym marketerzy mediów społecznościowych, wsparcie techniczne i rekruterzy.

Twój pracodawca rozumie również, że związek naszych pracowników ze światem online, w którym spędzasz czas 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, może prowadzić do rozmycia się czasu pracy i czasu wolnego od pracy. Zdecydowanie zachęcamy do ograniczenia korzystania z mediów społecznościowych do treści związanych z pracą i zasięgiem w godzinach pracy.

Dodatkowo, zabrania się udostępniania jakichkolwiek poufnych lub chronionych informacji, które należą do firmy lub jej dotyczą. Zaleca się, aby nie udostępniać kompromitujących informacji, które stawiają firmę lub współpracowników w niekorzystnym świetle.

Reprezentacja i marka firmy powinny być chronione przez wszystkich pracowników. Życie i działania współpracowników nigdy nie powinny być udostępniane w Internecie. Należy zwracać uwagę na preferencje współpracowników – na przykład, należy uzyskać zgodę osób, które są rodzicami, zanim użyje się imienia ich dzieci w Internecie.

W mediach społecznościowych z urządzeń służbowych lub w godzinach pracy zabronione są treści dyskryminujące jakąkolwiek chronioną klasyfikację, w tym wiek, rasę, kolor skóry, religię, płeć, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność lub informacje genetyczne.

Polityka naszej firmy obejmuje ochroną przed dyskryminacją również preferencje seksualne, tożsamość płciową i wagę. Każdy pracownik, który uczestniczy w mediach społecznościowych i narusza tę politykę, będzie traktowany zgodnie z polityką firmy dotyczącą molestowania.

Używanie poczty elektronicznej w firmie

Poczta elektroniczna może być używana wyłącznie do celów służbowych firmy. Poufne informacje firmowe nie mogą być udostępniane poza firmę, bez upoważnienia, w dowolnym czasie. Nie wolno Ci również prowadzić prywatnych interesów przy użyciu firmowego komputera lub poczty elektronicznej.

Pamiętaj o tym, rozważając przesyłanie niebiznesowych wiadomości e-mail do współpracowników, rodziny lub przyjaciół. Wiadomości e-mail niezwiązane z działalnością firmy marnują czas i uwagę firmy.

Oglądanie pornografii lub wysyłanie pornograficznych żartów lub historii za pośrednictwem poczty elektronicznej jest uważane za molestowanie seksualne i będzie rozpatrywane zgodnie z naszą polityką dotyczącą molestowania seksualnego. Natychmiastowe rozwiązanie umowy jest najczęstszym działaniem dyscyplinarnym, jakie firma może podjąć w takich przypadkach.

E-maile, które dyskryminują

Każda treść e-maila, która dyskryminuje którąkolwiek z wcześniej wymienionych chronionych klasyfikacji jest zabroniona. Każdy pracownik, który wyśle e-mail naruszający tę politykę, będzie potraktowany zgodnie z polityką dotyczącą molestowania.

Takie e-maile są zabronione w firmie. Wysyłanie lub przekazywanie dyskryminujących wiadomości e-mail będzie skutkowało postępowaniem dyscyplinarnym, które może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy.

Firma jest właścicielem poczty elektronicznej pracowników

Pamiętaj, że firma jest właścicielem wszelkiej komunikacji wysyłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub przechowywanej na sprzęcie firmowym. Zarząd i inni upoważnieni pracownicy mają prawo dostępu do wszelkich materiałów w twojej poczcie elektronicznej lub na twoim komputerze firmowym w dowolnym momencie. Proszę nie uważać swojej komunikacji elektronicznej, przechowywania lub dostępu do niej za prywatną, jeśli jest ona tworzona lub przechowywana w systemach służbowych.

.