How To Pay Sales Tax For Small Businesses

Jeśli jesteś jak większość właścicieli małych firm, a następnie raportowanie podatku od sprzedaży prawdopodobnie rzucił cię w pasie wściekłości w tym czy innym czasie.

Nie jesteśmy zaskoczeni. Dokładne obliczenie podatku od sprzedaży może być niewiarygodnie skomplikowanym procesem. Co gorsza, popełnienie błędu, takiego jak brak złożenia lub niezapłacenie podatku na czas, może mieć poważne konsekwencje finansowe (a czasami prawne).

Co gorsza, każdy stan i niektóre miejscowości w stanach mają swoje własne wymagania podatkowe. W sumie jest 45 stanów i tysiące mniejszych regionów (np. miast lub hrabstw) w USA, które pobierają podatek od sprzedaży. Każdy z nich jest inny w odniesieniu do kwoty, którą trzeba zebrać, kiedy trzeba złożyć i rodzaj rekordów trzeba zachować.

To wystarczy, aby przemyśleć, dlaczego kiedykolwiek zdecydował się rozpocząć działalność gospodarczą w pierwszej kolejności. Ale nigdy nie bój się. W tym artykule, postaramy się zdemistyfikować tę kwestię i pokazać, jak płacić podatek od sprzedaży dla małych firm.

Wskakuj.

Co to jest podatek od sprzedaży?

Zanim zaczniemy, upewnijmy się, że wszyscy jesteśmy na tej samej stronie. Według Investopedii, „podatek od sprzedaży jest podatkiem konsumpcyjnym nakładanym przez rząd na sprzedaż towarów i usług. Konwencjonalny podatek od sprzedaży jest nakładany w punkcie sprzedaży, pobierany przez firmę i przekazywany rządowi.”

Jesteś odpowiedzialny za płacenie podatków od sprzedaży w każdej miejscowości (która pobiera podatek od sprzedaży), w której Twoja firma ma powiązanie podatkowe. Nexus to wymyślne słowo, które w zasadzie oznacza obecność. W zależności od przepisów obowiązujących w danym miejscu, może to być fizyczna obecność, taka jak sklep lub biuro, pracownik, filia, lub inne istnienie. Jeśli Twoja firma posiada nexus w różnych miejscowościach, sprawa może się szybko skomplikować. W takich sytuacjach, zalecamy współpracę z profesjonalistą podatkowym lub oprogramowaniem podatkowym, aby pomóc określić Twój konkretny przypadek.

Ważne jest, aby zauważyć, że w przeciwieństwie do innych narodów, w USA nie ma federalnego podatku od sprzedaży, więc wszystko jest zbierane na poziomie stanowym i lokalnym. Szczerze mówiąc, to dlatego proces jest skomplikowany. W wielu przypadkach nie jest to tak proste, jak podniesienie jednego stanowego podatku od sprzedaży. Twoja firma może również potrzebować zebrać podatek na poziomie lokalnym, zazwyczaj dla miasta lub powiatu, a czasami dla obu.

Pozwól mi wyjaśnić. Jeśli sprzedawca znajduje się w Nowym Jorku, całkowity podatek od sprzedaży, który musi zebrać wynosi 8,875%. Jednakże, ta całkowita stawka składa się z trzech mniejszych stawek:

• Stawka lokalnego podatku od sprzedaży i użytkowania w Nowym Jorku – 4,5%
• Stawka podatku od sprzedaży i użytkowania w stanie Nowy Jork – 4%
• Opłata dla Metropolitan Commuter Transportation District – .375%

Pamiętaj, że powyższe jest tylko przykładem. Jak już powiedzieliśmy wcześniej, każdy stan i miejscowość jest inna. Będziesz musiał współpracować z władzami podatkowymi w swoim stanie i miejscowości, aby zidentyfikować stawkę podatkową, którą Twoja firma musi pobrać.

How Do I Get Started Collecting Sales Tax?

W tej sekcji, przeprowadzimy Cię przez istotne kroki wymagane do zbierania i płacenia podatku od sprzedaży dla Twojej małej firmy.

Get Your Sales Tax Permit
W większości przypadków, pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić jest udanie się do Departamentu Przychodów lub strony internetowej agencji podatkowej i zarejestrowanie się w celu uzyskania pozwolenia na podatek od sprzedaży. Ten dokument jest tym, co prawnie pozwala Ci zbierać, raportować i płacić podatek od sprzedaży w Twoim stanie i innych miejscowościach. Musisz wykonać ten krok przed rozpoczęciem prowadzenia działalności w danym stanie.

Aby zakończyć ten proces, będziesz potrzebował również swój numer identyfikacyjny Federal Employer Identification Number, jak również inne istotne informacje o swojej firmie i jej właścicielach. Zaoszczędź sobie trochę czasu, potwierdzając i zbierając informacje, które będą potrzebne do uzyskania pozwolenia na podatek od sprzedaży przed rozpoczęciem procesu aplikacji.

Figure Out Your Sales Tax Rate
Kolejnym krokiem jest określenie rzeczywistej stawki podatku, który Twoja firma będzie musiała pobrać od klientów. Powinieneś być w stanie uzyskać te informacje z Departamentu Przychodów lub agencji podatkowej Twojego stanu. Ważne jest, aby pamiętać, że stawki te często się zmieniają, więc jest to coś, co trzeba będzie utrzymać na szczycie. W przeciwnym razie, ryzykujesz zebranie zbyt mało lub zbyt dużo podatku od sprzedaży, co spowoduje problemy w dół linii.

Jeśli Twoja firma ma fizyczną obecność w wielu stanach i miejscowościach, prawie na pewno trzeba będzie zbierać podatek od sprzedaży dla każdego z nich. Ponownie, jeśli jesteś w tego rodzaju sytuacji, chcesz pracować z profesjonalistą podatkowym lub oprogramowania księgowego, jak QuickBooks co najmniej. Doing so will make your life a lot easier.

Determine Which Products Are Taxable
There’s a good chance that not all of the products your business sells are taxable, nor are all likely taxed at the same rate. Dodatkowo, i to różni się w zależności od stanu, ale wiele razy, przedmioty „niezbędne do przetrwania” nie są opodatkowane lub mają inne zasady podatkowe niż standardowe zakupy. Przedmioty niezbędne do przeżycia zazwyczaj obejmują artykuły spożywcze, leki na receptę, a w niektórych stanach także odzież. Ponownie, upewnij się, że sprawdzisz zasady obowiązujące w twoim stanie, ponieważ prawdopodobnie są pewne niuanse w tej kwestii. Many times these items are simply taxed at a lower rate, or only items below a specific value are untaxed.

If you sell to resellers, those sales are also often exempt from taxes. Jednakże, będziesz musiał upewnić się, że klient posiada ważny certyfikat sprzedawcy lub licencję. Będziesz również musiał prowadzić dokładną dokumentację tych transakcji, w tym fotokopie wszystkich certyfikatów odsprzedaży, aby chronić się w przypadku kontroli.

Start Collecting Sales Tax
Gdy twoja firma jest skonfigurowana z twoim Departamentem Przychodów lub organem podatkowym, jesteś gotowy do rozpoczęcia pobierania podatku od sprzedaży. Będziesz chciał potwierdzić, że Twoja kasa fiskalna, POS, i/lub inne systemy są skonfigurowane z odpowiednią stawką (stawkami) podatkową. Większość stanów wymaga również, abyś pokazywał klientom kwotę podatku, którą płacą w osobnej linii na paragonie. Ponieważ jest to tak powszechne, większość rejestrów i systemów POS są skonfigurowane do tego po wyjęciu z pudełka, ale będziesz chciał potwierdzić, że to działa, wykonując kilka transakcji testowych.

Aby pomóc w raportowaniu i płaceniu podatku od sprzedaży, zaleca się, aby utrzymać oddzielne konto bankowe dla podatków, które zebrałeś. Pomoże Ci to śledzić ilość pieniędzy, które jesteś winien rządowi. Pozwoli to również na wprowadzenie kontroli, która zapewni, że pieniądze z podatku od sprzedaży nie zostaną przypadkowo wykorzystane na opłacenie innych wydatków biznesowych. Pomaga to również zapobiec kradzieży, zwłaszcza jeśli ograniczysz dostęp do konta.

Keeping Records and Reporting Sales Tax
Większość stanów będzie wymagać, aby Twoja firma posiadała jakąś formę prowadzenia dokumentacji, czy to fizycznej czy cyfrowej. Te zapisy powinny śledzić każdą transakcję sprzedaży i odnotowywać istotne informacje, takie jak kwota sprzedaży, jak również kwota podatku od sprzedaży, który został pobrany. W zależności od wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji w danym stanie lub miejscowości, możesz być również zobowiązany do przechowywania oryginalnych kopii paragonów, taśm z kasy fiskalnej lub innych oryginalnych dokumentów sprzedaży.

Wymagania te mogą wydawać się rygorystyczne, ale pomogą Ci w innym powszechnym obowiązku: raportowaniu podatków. Wiele stanów wymaga, abyś okresowo składał raporty dotyczące podatku od sprzedaży, który zebrałeś, oprócz faktycznego płacenia tego podatku do stanu i/lub miejscowości. Na szczęście, szczegółowe zapisy mogą usprawnić ten proces i zapobiec prawdopodobieństwu błędu lub rozbieżności.

Paying Sales Tax
Ostatnim elementem układanki jest złożenie deklaracji i zapłacenie podatku od sprzedaży. W wielu stanach, trzeba płacić kwartalnie co najmniej, ale jeśli transakcje w dużej objętości wystarczającej, może być wymagane do zapłaty na podstawie miesięcznej. Podobnie jak w przypadku podatku dochodowego, istotne jest, abyś złożył wniosek i dokonał płatności na czas, aby uniknąć kar.

How Sales Tax Works with ShopKeep

Teraz, gdy rozumiesz podstawy tego, jak podatek od sprzedaży, działa, przejrzyjmy, jak można skonfigurować i zapłacić podatek od sprzedaży z ShopKeep.

Set Up Your Tax Rate
Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić po ustaleniu stawki podatku od sprzedaży jest wprowadzenie jej do ShopKeep jako stawki domyślnej. Jest to szybki i łatwy proces, który trwa zaledwie kilka sekund. Czy musisz naliczać podatek według różnych stawek dla różnych pozycji? Nie ma problemu! Możesz stworzyć różne grupy podatkowe i przypisać jedną z nich do każdej pozycji. W porównaniu do ręcznej księgowości lub korzystania z kasy fiskalnej, to sprawia, że zbieranie podatku od sprzedaży jest o wiele łatwiejsze dla właściciela firmy, zwłaszcza gdy musisz naliczać podatek według różnych stawek.

Organizuj swoje produkty w grupy podatkowe
Teraz, gdy dodałeś swoją domyślną stawkę podatkową i stworzyłeś dodatkowe grupy podatkowe, jeśli musisz naliczać różne stawki dla różnych pozycji, następną rzeczą, którą chcesz zrobić jest dodanie pozycji do odpowiedniej grupy podatkowej. To gwarantuje, że prawidłowa stawka podatkowa zostanie zastosowana, gdy kasjer doda pozycję do zamówienia, co zapobiegnie wszelkim błędom. Jeśli pracujesz przez ten proces dla dużej liczby pozycji, możesz również przypisać je masowo poprzez plik CSV.

Gdy twoje pozycje są prawidłowo przypisane, możesz spać spokojnie. Podatek od sprzedaży, który wybrałeś dla każdej pozycji, jest automatycznie stosowany do każdej sprzedaży tej pozycji, bez dodatkowej pracy z Twojej strony.

Raportowanie podatku od sprzedaży w ShopKeep
Aby ułatwić Ci życie, ShopKeep zawiera teraz Raport sprzedaży według grup podatkowych. Raport ten ułatwia zobaczenie całkowitej sprzedaży opodatkowanej, sprzedaży nieopodatkowanej, oszacowanie należnego podatku od sprzedaży oraz podział szacunkowych podatków według grup podatkowych dla Twojej firmy w dowolnym przedziale czasowym.

Zamiast tego, że właściciel firmy musi ręcznie obliczać te informacje do raportowania i zwrotów, teraz masz je dostępne w jednej chwili. To sprawia, że znacznie łatwiej jest oszacować podatek. Jeśli potrzebujesz większej szczegółowości, możesz filtrować raport według zakresu dat lub według grupy podatkowej, aby dotrzeć do danych, które chcesz zobaczyć. Możesz również wyeksportować go jako plik CSV do dalszej analizy w arkuszu kalkulacyjnym.

Ważne jest, aby pamiętać, że niezależnie od oprogramowania lub innych metod, których używasz do śledzenia podatku zebranego i należnego, na koniec dnia jesteś odpowiedzialny za płacenie podatku na podstawie sprzedaży opodatkowanej i stawki (stawek) ustalonej przez władze podatkowe. Często zdarza się, że kwota podatku od sprzedaży, którą zebrałeś jest nieco wyższa lub niższa niż ta, którą obliczyłeś na podstawie całkowitej sprzedaży opodatkowanej. Nie jest to błąd, a jedynie artefakt wynikający z różnic w zaokrągleniu pomiędzy sumą podatku od poszczególnych transakcji a sumą podatku za miesiąc, rok lub kwartał.

Na koniec należy pamiętać, że ten raport jest tak dokładny, jak stawki skonfigurowane w ustawieniach grupy podatkowej w BackOffice. Stawki podatkowe często się zmieniają i zalecamy weryfikację wartości przed złożeniem jakiegokolwiek podatku w urzędzie skarbowym.

Jak obliczany jest podatek od sprzedaży w ShopKeep
Aby pomóc Państwu lepiej zrozumieć ten raport, chcieliśmy również dać Państwu wgląd w to, jak obliczany jest podatek od sprzedaży w ShopKeep.

ShopKeep oblicza podatek od sprzedaży na poziomie pozycji, a następnie zaokrągla tę kwotę do dwóch miejsc po przecinku. W oparciu o szeroko zakrojone badania, jesteśmy pewni, że jest to najdokładniejszy sposób obliczania podatków dla naszych sprzedawców. Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź ten artykuł, który stworzyliśmy razem na temat podatku na poziomie pozycji vs. podatku na poziomie transakcji.

Warto zauważyć, że ShopKeep integruje się również z QuickBooks. Ta integracja może pomóc w raportowaniu podatku od sprzedaży, jak również, zwłaszcza jeśli masz wiele lokalizacji w kilku różnych miejscowościach, co powoduje różne stawki podatkowe dla każdego z nich.

Podsumowanie

Masz to, wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak zbierać, raportować i płacić podatek od sprzedaży jako właściciel małej firmy. Ponadto, teraz rozumiesz wydajność i dokładność, jaką system POS, taki jak ShopKeep, może dodać do Twojej firmy, zwłaszcza gdy nadszedł czas zbierania i płacenia podatku od sprzedaży.