5 Passos Simples para Fazer Licitações com Sucesso: Dicas para Pequenas Empresas

Licitações podem ser trabalhosas para preparar, mas muitos freelancers dependem delas para conseguir novos trabalhos, especialmente negócios e negócios criativos, de acordo com Fast Company. Muitas empresas, desde organizações sem fins lucrativos a agências governamentais e grandes empresas, enviam pedidos de propostas a potenciais fornecedores (RFPs). Os fornecedores então precisam enviar uma proposta ou licitação de volta.

Neste artigo, vamos cobrir:

• Decidir se você quer o projeto
• Instaurar uma reunião com o cliente
• Calcular custos
• Checar margens de lucro
• Envie e Lance Seu Lance

Decida Se Você Quer o Projeto

Apenas porque você recebe um RFP ou um potencial cliente lhe pede para fazer um lance em um trabalho, não significa que tenhas de o fazer. Uma licitação é um documento de trabalho intensivo para criar e você não deve submeter um, a menos que você esteja realmente interessado no projeto, você provavelmente ganhará o trabalho e você tem a experiência para fazer o trabalho bem.

Fast Company recomenda licitação apenas se uma das três seguintes situações for verdadeira:

• Você é um informante interno. Você conhece alguém da empresa ou ajudou a empresa a escrever o RFP.
• Sua experiência única se encaixa no trabalho. Isto significa que você é a escolha mais lógica para o trabalho.
• Você precisa do dinheiro e não tem nenhum projeto em andamento.

É também ideal se você realmente achar o projeto interessante.

• Por exemplo, um designer gráfico especializado na indústria da construção é um bom ajuste para concorrer a um trabalho de marca com um empreiteiro geral. Além disso, o designer conhece o dono e é um projeto interessante porque é uma oportunidade de fazer um pacote completo de branding que inclui um logotipo, cartões de visita, fontes, cores, papel timbrado, assinatura de e-mail e branding de mídia social.

The Houston Chronicle recomenda dizer não aos seguintes tipos de projetos:

• Projetos de difícil acesso
• Projetos que requerem muito deslocamentos
• Projetos com ambientes inseguros, ambientes que são muito quentes ou frios ou trabalhos que requerem materiais difíceis

Instaurar uma Reunião com o Cliente

Ler novamente através do RFP e anotar quaisquer perguntas que você tenha para o cliente potencial. Agora é hora de marcar uma reunião com o cliente.

Nem todas as empresas vão querer se reunir com você. Mas é do seu interesse ver se o projeto realmente vale seu tempo, explicar sua experiência e estabelecer uma relação de trabalho com o cliente para melhorar suas chances de ganhar o trabalho.

Uma reunião presencial é o melhor, de acordo com a Fast Company. Mas uma teleconferência ou um telefonema também pode funcionar. Envie um e-mail para solicitar uma reunião e prometa ser rápido. Se o potencial cliente não quiser se encontrar, você provavelmente não conseguirá o trabalho. Pelo menos você sabe.

Durante a reunião, faça as seguintes perguntas:

Por que você nos pediu para enviar uma oferta?

Se o potencial cliente diz que escolheu você porque o encontrou no Google, isto não é um bom sinal. Mas se eles disseram que alguém o indicou ou ouviram falar do seu bom trabalho em outro projeto, suas chances são muito melhores.

Pergunte também porque você acha que sua experiência se encaixa no trabalho (e sinta-se livre para vender este ponto também).

How Many Companies Did You Ask to Bid on This Job?

E depois pergunte: quem mais está licitando ativamente neste trabalho? Se não há muitos concorrentes e as empresas escolhidas são empresas de qualidade, este é um bom sinal.

Porquê Este Projecto e Porquê Agora?

Esta pergunta ajuda-o a compreender o que o cliente quer do projecto. Também lhe dá a oportunidade de fazer perguntas sobre as especificidades que mostram a sua experiência. Pergunte também sobre os prazos. Se um projeto importante tem um cronograma apertado, eles terão mais pressa em selecionar uma oferta.

Não há problema em dizer ao cliente que você não acha que o projeto é um bom ajuste para você. Ser honesto (e educado ao fazê-lo) é profissional e causa uma boa impressão.

Calcular custos

Correctamente estimar os custos configura-o para o sucesso, certificando-se de que você vira um lucro para o fim do caminho. Se você não sabe como estimar custos, este artigo lista as cinco melhores técnicas de estimativa que você pode usar mais uma lista de aplicativos de licitação, software e calculadoras para tornar a tarefa ainda mais fácil.

Em poucas palavras, você deve listar todos os materiais que você vai precisar para o trabalho ou serviços necessários. Obter preços para eles e fazer uma tabela de 10 a 15% como taxa de serviço.

Em seguida, multiplique sua taxa horária pelo número de horas que você estima que o trabalho irá levar. Neste caso, é realmente útil basear isso em quanto tempo projetos similares levaram no passado, de acordo com o Houston Chronicle.

Adicionar os custos de material aos custos de mão-de-obra. Em seguida, adicionar uma porcentagem no topo para levar em conta os custos de transporte, seguro e outros custos indiretos, se aplicável. É também uma boa ideia adicionar uma margem no caso de algo correr mal.

O valor final deve caber dentro do orçamento do cliente e fazer sentido para si. Se não, aumente ou diminua.

Cheque Margens de Lucro

Simplesmente cobrar custos de material e mão-de-obra vai colocá-lo no vermelho. Você precisa adicionar uma porcentagem sobre esses custos para contabilizar as despesas gerais e quaisquer surpresas, de acordo com Capterra.

Overhead poderia incluir quaisquer ferramentas que você precisa comprar e marketing que você precisa fazer para o projeto, embora você também poderia escrever esses custos.

O quanto você marca seus custos depende da indústria. Por exemplo, os construtores normalmente marcam os seus custos em 15 a 25 por cento.

O pior que pode fazer é subestimar o seu serviço. Você pode ganhar uma licitação se você subvalorizar seus concorrentes, mas isso não o ajudará a gerir um negócio lucrativo e sustentável no futuro.

Envie e apresente sua licitação

Não se limite a enviar sua licitação por e-mail ou correio, diz Capterra. Você precisa lançá-lo, não apenas enviá-lo. Pergunte ao cliente se você pode acompanhá-los pessoalmente, ou pelo menos pelo telefone. Você quer ser capaz de explicar os serviços listados, custos, seus valores e porque seus valores podem ser maiores ou menores que os do seu concorrente.

Falar através da licitação também evita erros de comunicação e dá ao potencial cliente para lhe fazer perguntas. Além disso, ajuda a adicionar um elemento pessoal ao documento de licitação.

As pessoas também perguntam:

• Como se faz uma licitação?
• Como funciona uma licitação de construção?

Como se faz uma licitação?

Para fazer uma licitação, é necessário fazer um documento de licitação. É mais fácil fazer isso usando um modelo existente.

MS Office tem um modelo de lance de construção que você pode baixar gratuitamente para o Excel. O Template.net também tem modelos de lance que o ajudarão a apresentar lances para trabalhos de limpeza, construção, paisagismo, pintura e mais.

Se o seu cliente estiver procurando apenas números aproximados, você pode fazer uma estimativa usando o software de estimativa FreshBooks. Ou se eles querem muitos detalhes e informações sobre sua empresa, você pode usar FreshBooks para fazer uma proposta e enviá-la facilmente ao seu cliente online.

Como funciona o processo de licitação de construção?

O processo de licitação é especialmente comum na indústria da construção. Aqui estão os passos comuns para licitação de trabalhos de construção, de acordo com Bizfluent:

• O potencial cliente submete um pacote de licitação para potenciais empreiteiros. Este pacote pode incluir planos de projeto, cronogramas, especificações, informações sobre o local ou condições de construção e muito mais. Licitações privadas significam que o cliente só envia o pacote a determinados fornecedores. Licitações públicas podem ser anunciadas e qualquer um pode apresentar uma licitação para o trabalho.
• Os empreiteiros usam software de estimativa ou aplicativos para determinar custos de mão-de-obra e material (este artigo lista ferramentas que você pode usar) mais recursos necessários.
• Organize uma visita ao site para ter uma noção de problemas potenciais como acesso limitado ao site.
• Ask the client questions about potential problems or issues you discover.
• Submit your bid document by the required date. Algumas empresas escolhem o licitante mais baixo, outras o melhor empreiteiro para o trabalho, não importa o preço. Uma licitação pode ser rejeitada se não fornecer todos os documentos e informações solicitadas no pacote de licitações.