Como pagar imposto sobre vendas para pequenas empresas

Se você é como a maioria dos proprietários de pequenas empresas, então os relatórios sobre o imposto sobre vendas provavelmente o jogaram em um ataque de raiva em um momento ou outro.

Não estamos surpresos. O cálculo exato do imposto sobre vendas pode ser um processo incrivelmente complexo. O que é pior, cometer um erro como não registar ou não pagar os seus impostos a tempo pode ter sérias consequências financeiras (e por vezes legais).

Para piorar a situação, todos os estados e algumas localidades dentro dos estados têm as suas próprias exigências fiscais. No total, existem 45 estados e milhares de regiões menores (pense em cidades ou municípios) nos EUA que cobram impostos sobre vendas. Cada um é diferente em relação à quantia que você precisa cobrar quando precisa arquivar e o tipo de registros que você precisa manter.

É o suficiente para fazer você repensar porque você decidiu começar um negócio em primeiro lugar. Mas nunca tenha medo. Neste artigo, vamos tentar desmistificar o assunto e mostrar-lhe como pagar o imposto sobre vendas para pequenos negócios.

Vamos saltar em.

O que é o imposto sobre vendas?

Antes de começarmos, vamos ter a certeza de que estamos todos na mesma página. Segundo a Investopedia, “um imposto sobre vendas é um imposto sobre o consumo imposto imposto pelo governo sobre a venda de bens e serviços”. Um imposto convencional sobre vendas é cobrado no ponto de venda, cobrado pela empresa e repassado ao governo”

Você é responsável pelo pagamento de impostos sobre vendas a qualquer localidade (que cobra um imposto sobre vendas) em que sua empresa tenha um nexo fiscal. Nexus é uma palavra extravagante que basicamente significa presença. Dependendo dos regulamentos da localidade, esta pode ser uma presença física como uma loja ou escritório, um empregado, uma filial, ou alguma outra existência. Se a sua empresa tem um nexo em diferentes localidades, isto pode se complicar rapidamente. Nessas situações, recomendamos trabalhar com um profissional de impostos ou software fiscal para ajudar a resolver o seu caso particular.

É importante notar que ao contrário de outras nações, nos EUA, não há imposto federal sobre vendas, por isso tudo é cobrado a nível estadual e local. Candidato, é por isso que o processo é complicado. Em muitos casos, não é tão simples como aumentar um imposto estadual sobre vendas. Sua empresa também pode precisar recolher impostos a nível local, normalmente para uma cidade ou município, e às vezes para ambos.

Deixe-me explicar. Se um comerciante está localizado na cidade de Nova York, o total do imposto sobre vendas que ele deve recolher é de 8,875%. No entanto, essa taxa total é composta por três taxas menores:

• New York City local use and tax rate – 4,5%
• New York State sales and use tax rate – 4%
• Metropolitan Commuter Transportation District surcharge – .375%

Remember, o acima é apenas um exemplo. Como já dissemos antes, cada estado e cada localidade é diferente. Você precisará trabalhar com as autoridades fiscais do seu estado e localidade para identificar a taxa de imposto que sua empresa deve recolher.

Como eu começo a recolher o imposto sobre vendas?

Nesta seção, nós o acompanharemos através dos passos significativos necessários para recolher e pagar o imposto sobre vendas para sua pequena empresa.

Abter a sua autorização de imposto sobre vendas
Na maioria dos casos, a primeira coisa que você vai querer fazer é ir ao site do Departamento de Receita do seu estado ou agência tributária e registrar-se para a sua autorização de imposto sobre vendas. Este documento é o que legalmente lhe permite cobrar, informar e pagar impostos sobre vendas no seu estado e em outras localidades. Você deve completar este passo antes de começar a fazer negócios dentro de um estado.

Para completar este processo, você também precisará do seu número de identificação do empregador federal, bem como outras informações essenciais sobre o seu negócio e seus proprietários. Poupe algum tempo, confirmando e reunindo as informações que você precisará para obter sua autorização de imposto sobre vendas antes de iniciar o processo de aplicação.

Figure Out Your Sales Tax Rate
O próximo passo é determinar a taxa real de imposto que seu negócio precisará cobrar dos clientes. Você também deve ser capaz de obter esta informação do Departamento de Receita do seu estado ou agência fiscal. É importante notar que estas taxas mudam frequentemente, por isso é algo que você precisará ficar por cima. Caso contrário, você corre o risco de cobrar muito pouco ou muito imposto sobre vendas, o que fará com que você tenha problemas.

Se seu negócio tem uma presença física em vários estados e localidades, você quase certamente precisará cobrar imposto sobre vendas para cada um deles. Novamente, se você está neste tipo de situação, você quer trabalhar com um profissional de impostos ou software de contabilidade como o QuickBooks, no mínimo. Fazendo isso, a sua vida será muito mais fácil.

Determine Which Products Are Taxable
Há uma boa chance de que nem todos os produtos que a sua empresa vende sejam tributáveis, nem todos são provavelmente tributados à mesma taxa. Além disso, e isto varia de estado para estado, mas muitas vezes, os itens “necessários para a sobrevivência” não são tributados ou têm regras fiscais diferentes das compras normais. Os itens necessários para a sobrevivência normalmente incluem mercearias, medicamentos prescritos e, em alguns estados, roupas. Novamente, certifique-se de verificar as regras para o seu estado, pois é provável que haja alguma nuance nisso. Muitas vezes esses itens são simplesmente tributados a uma taxa mais baixa, ou apenas itens abaixo de um valor específico não são tributados.

Se você vende para revendedores, essas vendas também são frequentemente isentas de impostos. No entanto, você precisará garantir que o cliente tenha um certificado ou licença de revendedor válida. Você também precisará manter registros precisos dessas transações, incluindo fotocópias de todos os certificados de revendedor, para se proteger no caso de uma auditoria.

Iniciar a cobrança do imposto sobre vendas
A partir do momento em que seu negócio for estabelecido com seu Departamento de Receita ou autoridade fiscal, você está pronto para começar a cobrar o imposto sobre vendas. Você vai querer confirmar que a sua caixa registadora, POS e/ou outros sistemas estão configurados com a(s) taxa(s) de imposto apropriada(s). A maioria dos estados também exige que você mostre aos clientes o valor do imposto que eles estão pagando em uma linha separada do recibo. Como isto é tão comum, a maioria dos registradores e sistemas POS vêm configurados para fazer isto fora da caixa, mas você vai querer confirmar que isto está funcionando executando algumas transações de teste.

Para ajudar com relatórios, e pagar impostos sobre vendas, é recomendado que você mantenha uma conta bancária separada para os impostos que você coletou. Isso o ajudará a manter o controle da quantidade de dinheiro que você deve ao governo. Também coloca em prática um controle que irá garantir que o dinheiro do imposto sobre vendas não seja usado acidentalmente para pagar outra despesa comercial. Também ajuda a prevenir roubos, particularmente se você limitar o acesso à conta.

Registos e Relatórios de Impostos sobre Vendas
A maioria dos estados exigirá que sua empresa tenha alguma forma de manutenção de registros, sejam físicos ou digitais. Esses registros devem acompanhar cada transação de venda e anotar informações essenciais como o valor da venda, bem como o valor do imposto sobre vendas que você coletou. Dependendo dos requisitos de manutenção de registros de seu estado ou localidade, você também pode ser solicitado a manter cópias originais de recibos, fita de caixa registradora ou outros documentos originais de vendas.

Embora esses requisitos possam parecer rigorosos, eles o ajudarão com outra obrigação comum: informar sobre impostos. Muitos estados exigem que você informe periodicamente sobre o imposto sobre vendas que você coletou, além de realmente pagar esse imposto para o estado e/ou localidade. Felizmente, registros detalhados podem simplificar este processo e prevenir a probabilidade de um erro ou discrepância.

Pagar imposto sobre vendas
A última peça do quebra-cabeça é submeter uma declaração e pagar seus impostos sobre vendas. Em muitos estados, você precisa pagar trimestralmente no mínimo, mas se você fizer transações em um volume suficientemente alto, você pode ser obrigado a pagar mensalmente. Assim como o seu imposto de renda pessoal, é essencial que você arquive e faça pagamentos a tempo para evitar penalidades.

Como funciona o imposto sobre vendas com ShopKeep

Agora que você entenda o básico de como funciona o imposto sobre vendas, vamos rever como você iria configurar e pagar o imposto sobre vendas com ShopKeep.

Configure sua taxa de imposto
A primeira coisa que você vai querer fazer depois de descobrir a sua taxa de imposto sobre vendas é inseri-lo no ShopKeep como sua taxa padrão. É um processo rápido e fácil que leva apenas alguns segundos. Você tem que cobrar impostos a taxas diferentes para itens diferentes? Não há problema! Você pode criar diferentes grupos de impostos e atribuir um para cada um dos seus itens. Em comparação com a contabilidade manual ou usando uma caixa registradora, isso torna a cobrança do imposto sobre vendas muito mais fácil para o proprietário do negócio, especialmente quando você precisa cobrar impostos a taxas diferentes.

Organize seus produtos em grupos de impostos
Agora que você adicionou sua taxa de imposto padrão, e criou grupos de impostos adicionais se você precisar cobrar taxas diferentes para itens diferentes, a próxima coisa que você vai querer fazer é adicionar itens ao grupo de imposto apropriado. Isso garante que a taxa de imposto correta seja aplicada quando um caixa adiciona um item a um pedido, prevenindo qualquer erro. Se você estiver trabalhando neste processo para um grande número de itens, você também pode atribuí-los em massa através de um arquivo CSV.

A partir do momento em que seus itens forem corretamente atribuídos, você pode descansar tranquilo. O imposto sobre vendas que você selecionou para cada item é automaticamente aplicado a cada venda desse item, sem trabalho adicional de sua parte.

Relatório de imposto sobre vendas com ShopKeep
Para facilitar sua vida, ShopKeep agora inclui um Relatório de Vendas por Grupo de Imposto. Esse relatório facilita a visualização do total de vendas tributáveis, vendas não tributáveis, uma estimativa do imposto devido e uma repartição dos impostos estimados por Grupo de imposto para o seu negócio em qualquer período de tempo.

Em vez do proprietário do negócio ter que calcular manualmente essas informações para o seu relatório e devoluções, agora você tem disponível em um instante. Isto torna muito mais fácil estimar os impostos. Se você precisar de mais granularidade, você pode filtrar o relatório por intervalo de datas, ou por grupo de imposto para chegar aos dados que você quer ver. Você também pode exportá-lo como um arquivo CSV para análise posterior com software de planilha eletrônica.

É importante ter em mente que, independentemente de qual software ou outros métodos você usa para manter o controle do imposto coletado e do imposto devido, no final do dia você é responsável pelo pagamento do imposto com base nas suas vendas tributáveis e na(s) taxa(s) definida(s) pela sua autoridade fiscal. É comum que o valor do imposto sobre vendas que você recolheu seja um pouco mais ou menos do que o que você calcula com base no total de suas vendas tributáveis. Isto não é um erro, mas apenas um artefato de diferenças de arredondamento entre a soma de um imposto sobre transações individuais e o cálculo do seu total para o mês, ano ou trimestre.

Finalmente, observe que este relatório é apenas tão preciso quanto as taxas que você configurou nas configurações do Grupo de Imposto no BackOffice. As taxas de imposto mudam frequentemente, e recomendamos que você verifique os valores antes de declarar qualquer imposto à sua autoridade fiscal.

Como o imposto sobre vendas é calculado no ShopKeep
Para ajudá-lo a compreender melhor este relatório, também queremos dar-lhe alguma visão de como o imposto sobre vendas é calculado no ShopKeep.

ShopKeep calcula o imposto sobre vendas no nível do item e depois arredonda esse valor para duas casas decimais. Com base em extensa pesquisa, estamos confiantes que esta é a forma mais precisa de calcular impostos para os nossos comerciantes. Para saber mais, confira este artigo que reunimos no nível de item vs. imposto de transação.

Vale notar que o ShopKeep também se integra com o QuickBooks. Esta integração também pode ajudá-lo com os relatórios de impostos sobre vendas, especialmente se você tiver vários locais em várias localidades diferentes, resultando em diferentes taxas de impostos para cada um.

Summing it Up

É tudo o que você precisa saber sobre como cobrar, relatar e pagar impostos sobre vendas como um proprietário de uma pequena empresa. Além disso, agora você entende a eficiência e precisão que alavancar um sistema POS como o ShopKeep pode acrescentar ao seu negócio, especialmente quando é hora de cobrar e pagar seu imposto sobre vendas.