Uma política eficaz de Internet e email que ajuda os empregados a compreender o que se espera deles em relação à forma como utilizam os seus dispositivos para o trabalho é uma obrigação para empregadores e empregados. Você quer ficar registrado para definir o que os funcionários podem fazer a partir de dispositivos fornecidos pelo trabalho ou de propriedade dos funcionários que são usados por ou envolvem seus funcionários, seu local de trabalho ou sua empresa.
Com quase 80% das pessoas nos EUA acessando as mídias sociais, a orientação sobre o que os funcionários podem dizer e compartilhar se tornou mais importante. A maioria dos funcionários não se importa com as diretrizes porque eles não querem agir de forma inadequada ou cruzar uma linha de forma não intencional. Portanto, o desenvolvimento de uma política justa, compreensível e sensata, juntamente com um treinamento completo, deve ser a principal prioridade.
Consulte usando este exemplo de política de internet e e-mail para fornecer orientações claras aos seus funcionários sobre o que constitui o uso apropriado de internet e e-mail no trabalho. Adapte-a de acordo com as necessidades da sua cultura e do ambiente que você deseja oferecer aos seus funcionários no trabalho. Para ter certeza de legalidades em sua área e em seu setor, consulte um advogado.
Modelo de política de Internet e e-mail para funcionários
Correio eletrônico, e-mail e uso da Internet atribuídos ao computador ou ramais telefônicos de um funcionário são exclusivamente para fins de condução de negócios da empresa. Algumas responsabilidades na empresa requerem acesso à Internet e o uso de software além do conjunto de produtos do Microsoft Office.
Apenas pessoas devidamente autorizadas, para fins da empresa, podem usar a Internet para acessar e fazer download de software adicional. Esta autorização é geralmente exclusiva para decisões que o departamento de tecnologia da informação (TI) toma em conjunto com os recursos humanos.
Procedimento de Acesso a Software
O software necessário além do conjunto de produtos Microsoft Office deve ser autorizado pelo seu gerente e baixado pelo departamento de TI. Se você precisar de acesso a software ou sites que não estejam atualmente na rede da empresa, fale com seu gerente e consulte o departamento de TI para explicar quais retornos você espera receber do produto.
Todas as solicitações razoáveis que não sejam consideradas risco de rede serão consideradas. O objetivo desta política não é restringir o acesso dos funcionários a produtos que o tornarão mais produtivo. O objetivo é minimizar o risco para a rede da organização.
Equipamentos da empresa
Qualquer dispositivo ou computador incluindo, mas não limitado a, telefones de mesa, smartphones, tablets, laptops, computadores de mesa e iPads que a empresa fornece para seu uso, deve ser usado apenas para os negócios da empresa. Tenha em mente que a empresa possui os dispositivos e as informações sobre esses dispositivos. Se você sair da empresa por qualquer motivo, a empresa exigirá que você devolva o equipamento no seu último dia de trabalho.
Você pode usar dispositivos eletrônicos pessoais que não estão conectados à rede da empresa para acessar qualquer site apropriado da Internet durante os intervalos e almoços.
Uso da Internet
Uso da Internet no horário da empresa ou usando dispositivos da empresa que estão conectados à rede da empresa está autorizado a conduzir negócios somente para a empresa. Isto limita a possibilidade de violações da segurança de informações confidenciais da empresa.
O uso da Internet também cria a possibilidade de contaminação do nosso sistema através de vírus ou spyware. Spyware permite que pessoas não autorizadas fora da empresa tenham acesso potencial a senhas e outras informações confidenciais da empresa.
Remover tais programas da rede da empresa requer que a equipe de TI invista tempo e atenção que é melhor dedicada a fazer progresso tecnológico. Por este motivo, e para assegurar o uso apropriado do tempo de trabalho, pedimos aos funcionários que limitem o uso da Internet.
Adicionalmente, sob nenhuma circunstância os computadores da empresa ou outros equipamentos eletrônicos, incluindo dispositivos de propriedade do funcionário, podem ser usados no tempo de trabalho da empresa para obter, visualizar ou alcançar qualquer site de Internet pornográfico, ou de outra forma imoral, antiético ou não relacionado a negócios. Fazer isso pode levar a ações disciplinares até e incluindo demissão.
Mídias Sociais
Seu empregador entende que parte do que você faz nas mídias sociais é um trabalho de divulgação que recruta novos funcionários e melhora a marca da nossa empresa. Muitos funcionários têm até mesmo responsabilidades nas redes sociais em suas descrições de trabalho, incluindo os profissionais de marketing, suporte técnico e recrutadores.
Seu empregador também entende que o relacionamento de nossos funcionários com um mundo online que você passa 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode levar ao embaçamento do tempo de trabalho e do tempo fora do trabalho. Nós encorajamos fortemente que você limite o uso das mídias sociais ao conteúdo relacionado ao trabalho e ao alcance durante o horário de trabalho.
Adicionalmente, você está proibido de compartilhar qualquer informação confidencial ou protegida que pertença ou seja sobre a empresa. Você é fortemente encorajado a não compartilhar informações depreciativas que colocam sua empresa ou colegas de trabalho sob uma luz desfavorável.
A reputação e a marca da empresa devem ser protegidas por todos os funcionários. As vidas e ações de seus colegas de trabalho nunca devem ser compartilhadas online. Observe as preferências dos colegas de trabalho – por exemplo, obtenha permissão daqueles que são pais antes de usar o nome de seus filhos online.
Na participação em redes sociais a partir de dispositivos de trabalho ou durante o horário de trabalho, é proibido conteúdo de redes sociais que discrimine qualquer classificação protegida, incluindo idade, raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, deficiência ou informação genética.
É política da nossa empresa incluir também preferência sexual, identidade de gênero e peso sob proteção contra discriminação. Qualquer funcionário que participe de redes sociais e viole esta política será tratado de acordo com a política de assédio da empresa.
Utilização de e-mail na empresa
Email deve ser usado somente para negócios da empresa. As informações confidenciais da empresa não devem ser compartilhadas fora da empresa, sem autorização, a qualquer momento. Você também não deve conduzir negócios pessoais usando o computador ou e-mail da empresa.
Por favor, tenha isso em mente, também, como você considera o encaminhamento de e-mails não comerciais para associados, familiares ou amigos. E-mails não relacionados a negócios perdem tempo e atenção da empresa.
Ver pornografia, ou enviar piadas ou histórias pornográficas por e-mail, é considerado assédio sexual e será tratado de acordo com nossa política de assédio sexual. O cancelamento imediato é a ação disciplinar mais freqüente que a empresa pode tomar nestes casos.
E-Mails que Discriminam
É proibido qualquer conteúdo de e-mail que discrimine qualquer uma das classificações protegidas anteriormente mencionadas. Qualquer funcionário que enviar um e-mail que viole esta política será tratado de acordo com a política de assédio.
Esses e-mails são proibidos na empresa. O envio ou encaminhamento de e-mails discriminatórios resultará em ação disciplinar que pode levar à rescisão do contrato de trabalho.
Email do funcionário da empresa
Cuidado de que a empresa é proprietária de qualquer comunicação enviada por e-mail ou que esteja armazenada em equipamentos da empresa. A gerência e outros funcionários autorizados têm o direito de acessar qualquer material em seu e-mail ou no computador da empresa a qualquer momento. Por favor, não considere sua comunicação eletrônica, armazenamento ou acesso como privado se ele for criado ou armazenado em sistemas de trabalho.