Tipuri de contracte de achiziții utilizate în managementul proiectelor

Astăzi vom discuta despre diferite tipuri de contracte de achiziții utilizate în managementul proiectelor.

După un anumit nivel, fiecare organizație are nevoie de achiziții pentru a se dezvolta în continuare, dar acest lucru nu este posibil în vid. Organizațiile au nevoie de ajutor extern pentru a realiza creșterea. Achizițiile reprezintă o cerință pentru afacerile care doresc să supraviețuiască și să se dezvolte.

Un sistem de management al achizițiilor vă ajută să selectați un contract și un furnizor potrivit pentru cumpărarea de bunuri sau contractarea de servicii.

Trebuie să înțelegeți achizițiile indiferent dacă sunteți un cumpărător sau un vânzător. Fiecare organizație, fie că este proiectată, funcțională sau matriceală, utilizează contracte de achiziții.

Ce este achiziția?

Potrivit Wikipedia:

„Achiziția este achiziția de bunuri, servicii sau lucrări dintr-o sursă externă. Este favorabil ca bunurile, serviciile sau lucrările să fie adecvate și ca acestea să fie achiziționate la cel mai bun cost posibil pentru a satisface nevoile cumpărătorului în ceea ce privește calitatea și cantitatea, timpul și locația.”

Organizațiile au nevoie de achiziții din mai multe motive:

• Nu au expertiza necesară pentru a finaliza o anumită lucrare.
• Sunt ocupate cu alte responsabilități.
• Achiziția este mai ieftină decât să o faci tu însuți.

Cu toate acestea, trebuie să faceți o analiză cost-beneficiu înainte de a decide asupra unui contract de achiziție. Calculați costul de a face acest lucru pe cont propriu și prin achiziții publice, apoi selectați o opțiune rentabilă.

Dacă beneficiile externalizării sunt mai mari decât dacă o faceți dumneavoastră, ar trebui să o externalizați.

De exemplu, trebuie să vă extindeți clădirea de birouri, dar nu aveți expertiza necesară pentru lucrările electrice. Aveți două opțiuni pentru a finaliza proiectul: să o faceți dvs. sau să o facă cineva pentru dvs.

Din moment ce nu aveți expertiză internă, a doua alegere vă va economisi efort, bani și timp.

Beneficii ale achizițiilor publice

Achizițiile publice ușurează afacerile pentru organizații. Acestea se pot concentra pe activitatea lor principală și pot externaliza restul. Ajută companiile să împărtășească oportunități, să angajeze experți și să cumpere bunuri sau servicii.

S-au dus zilele în care organizațiile făceau fiecare proces de care aveau nevoie în casă. În aceste zile, organizațiile își îndeplinesc funcțiile de bază și folosesc achizițiile pentru alte sarcini.

La început, Ford Motors obișnuia să cultive soia pentru a extrage uleiul pe care îl folosea la vopsea. În zilele noastre, niciun producător auto nu mai face acest lucru. Dacă au nevoie de vopsea, o cumpără de pe piață. La fel și pentru alte componente, cum ar fi anvelopele, sticla, etc.

Este nepractic să te implici în tot ceea ce are nevoie o organizație. Este foarte costisitor să obții expertiza potrivită și apoi să o menții, iar acest lucru poate chiar să cauzeze fie un produs de calitate inferioară, fie un produs supraevaluat. În ambele cazuri, este rău pentru o organizație.

Managementul achizițiilor este vital pentru întreprinderile moderne. Acesta vă ajută să găsiți cel mai bun vânzător pentru treaba dvs. cu termenii și condițiile potrivite. Vă permite să selectați contractul de achiziții corect, în funcție de cerințele dumneavoastră.

Există mai multe tipuri de contracte de achiziții și trebuie să înțelegeți fiecare dintre ele, astfel încât să îl puteți selecta pe cel care vă îndeplinește cerințele.

Înainte de a analiza tipurile, mai întâi trebuie să înțelegem termenul „contract.”

Contractul

Un contract este un acord obligatoriu între un cumpărător și un vânzător. Este esențial pentru relația dintre cumpărător și vânzător și oferă un cadru pentru modul în care aceștia vor trata unul cu celălalt.

Contractul de achiziție publică

Care contract între două sau mai multe părți pentru furnizarea de servicii sau bunuri este un contract de achiziție publică. Puteți împărți contractele de achiziții în trei categorii:

1. Contract cu preț fix
2. Contract cu costuri rambursabile
3. Contract de timp și materiale

În calitate de manager de proiect, este sarcina dumneavoastră să selectați un contract care să vă satisfacă cerințele.

Contract cu preț fix

Mulți experți numesc contractul cu preț fix un contract cu sumă fixă. Folosiți acest contract atunci când domeniul de aplicare al lucrării este fix. Odată ce contractul este semnat, vânzătorul este obligat prin contract să finalizeze sarcina în limita prețului și a timpului convenit. Prin urmare, vânzătorul suportă cea mai mare parte a riscului. Nu există o renegociere a prețului, cu excepția cazului în care domeniul de aplicare a lucrării se modifică.

În general, contractele de externalizare și de achiziții la cheie sunt cu preț fix. Acest contract este util cu un domeniu de aplicare bine definit.

Din moment ce costul nu se poate modifica, acest contract este potrivit pentru controlul costurilor.

În acest caz, modificarea domeniului de aplicare este o afacere costisitoare. Antreprenorii obțin adesea contractul prin oferirea celui mai mic preț și apoi încearcă să genereze venituri suplimentare cu orice ocazie, cum ar fi o extindere a domeniului de aplicare.

Am văzut antreprenori certându-se cu managerii de proiect cu privire la domeniul de aplicare. Aceștia au fost de acord inițial, dar ulterior s-au certat pe mici aspecte pentru a ridica cererea de modificare.

Asigurați-vă că domeniul de aplicare este bine definit și cât mai detaliat posibil; observați cu atenție orice modificare a domeniului de aplicare.

Puteți împărți un contract cu preț fix în trei categorii:

1. Contractul cu preț fix (FFP)
2. Contractul cu preț fix cu taxă de stimulare (FPIF)
3. Contractul cu preț fix cu ajustare economică a prețului (FP-EPA)

Contractul cu preț fix (FFP)

Este cel mai simplu tip de contract de achiziții publice. Vânzătorul trebuie să finalizeze lucrarea într-o sumă de bani și timp convenite. Vânzătorul este responsabil pentru orice creștere a costurilor și este obligat din punct de vedere legal să finalizeze sarcina în cadrul acordului.

Un contract cu preț fix ferm este utilizat în principal în contractele guvernamentale sau semi-guvernamentale în care domeniul de aplicare al lucrării este definit cu un nivel ridicat de detaliu.

Acest contract este ușor de lansat și de primit oferte și este evaluat pe baza costurilor, ceea ce este destul de rapid.

Din moment ce vânzătorul suportă riscul, costul este mai mare. Dacă domeniul de aplicare nu este clar, vânzătorul și cumpărătorul pot avea dispute. Orice abatere de la domeniul de aplicare inițial vă poate costa foarte mult.

Exemplu: Vânzătorul trebuie să zugrăvească întreaga clădire pentru 50.000 USD în termen de 18 luni.

Contract cu preț fix și taxă de stimulare (FPIF)

Aici, deși prețul este fix, vânzătorul poate primi un stimulent dacă are performanțe bune. Acest stimulent scade riscul vânzătorului.

Incentivul poate fi legat de orice măsurători ale proiectului, cum ar fi costul, timpul sau performanța tehnică.

Exemplu: Antreprenorul va primi un stimulent de 10.000 USD dacă realizează prima etapă de referință la timp.

Contracte cu preț fix cu ajustare economică a prețului (FP-EPA)

Utilizați un contract cu preț fix cu ajustare economică a prețului atunci când acordul este multianual. Acest contract are o dispoziție specială care protejează vânzătorul de inflație.

Exemplu: Aproximativ 3% din costul proiectului va crește după o anumită perioadă de timp, pe baza indicelui prețurilor de consum.

Ordine de cumpărare (PO)

Acest contract este utilizat pentru a cumpăra mărfuri.

Exemplu: Cumpărarea a 10.000 de șuruburi de pânză la un cost de 1,00 USD.

Contract cu costuri rambursabile

Mulți experți numesc acest contract contract un contract cu costuri rambursabile.

În acest caz, vânzătorul este rambursat pentru lucrările finalizate plus o taxă reprezentând profitul său. Adesea, vânzătorii primesc acest onorariu dacă îndeplinesc sau depășesc obiectivele selectate ale proiectului: finalizarea sarcinii mai devreme sau economisirea costurilor etc.

Utilizați un contract cu cost rambursabil atunci când există incertitudine în domeniul de aplicare sau dacă riscul este mai mare. În acest contract, riscul este în sarcina cumpărătorului, deoarece acesta plătește toate costurile.

Acest contract vă oferă un control mai bun al costurilor atunci când nu aveți un domeniu de aplicare bine definit.

Scope Creep este un dezavantaj inerent al unui contract de rambursare a costurilor atunci când cerințele sunt neclare. Vânzătorul poate încerca să crească costurile pentru a mări onorariul sau rambursarea.

Puteți minimiza acest lucru printr-o monitorizare adecvată sau prin plafonarea profitului. De exemplu, profitul maxim este de 10% din costul total.

Puteți împărți contractele cu rambursare a costurilor în patru categorii:

1. Cost plus comision fix (CPFF)
2. Cost plus comision de stimulare (CPIF)
3. Cost plus comision de atribuire (CPAF)
4. Cost plus procentaj din cost (CPPC)

Contract cu cost plus comision fix (CPFF)

Aici, vânzătorul este plătit pentru toate costurile suportate plus o taxă fixă, indiferent de performanța sa. Cumpărătorul suportă riscul.

Organizațiile utilizează acest contract în cazul proiectelor cu risc ridicat în care ofertanții nu sunt interesați să concureze.

ContracteleCPFF îl țin pe vânzător la adăpost de riscuri.

Exemplu: Cost total plus 25.000 USD ca onorariu.

Contract de cost plus onorariu stimulativ (CPIF)

Într-un contract de cost plus onorariu stimulativ, vânzătorul va fi rambursat pentru toate costurile plus un onorariu stimulativ bazat pe atingerea anumitor obiective de performanță menționate în contract. Acest stimulent va fi calculat folosind o formulă convenită de comun acord.

În acest caz, riscul revine cumpărătorului; cu toate acestea, el este mai mic decât în cazul contractului Cost Plus Fixed Fee.

Într-un contract CPIF, stimulentul este un factor de motivare pentru vânzător.

În general, un stimulent este un procent din economiile pe care cumpărătorul și vânzătorul le împart.

Exemplu: În cazul în care proiectul este finalizat sub buget, vânzătorul va primi 25% din economii.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

În acest caz, vânzătorul este plătit pentru costurile sale plus o taxă de atribuire. Acest supliment se va baza pe obținerea satisfacției în conformitate cu obiectivele de performanță specificate, descrise în contract.

Nota: Există o diferență între o taxă de stimulare și o taxă de atribuire. O taxă de stimulare este calculată pe baza unei formule definite în contract și reprezintă o evaluare obiectivă. Un onorariu de atribuire depinde de satisfacția clientului și este evaluat în mod subiectiv. Un onorariu de atribuire nu face obiectul unei căi de atac.

Exemplu: Dacă vânzătorul finalizează sarcina îndeplinind sau depășind standardele de calitate pe baza performanțelor sale, cumpărătorul poate acorda un premiu de până la 10.000 USD.

Cost plus procentaj din cost (CPPC)

Aici, vânzătorul este plătit pentru toate costurile suportate plus un procent din aceste costuri. Adesea, cumpărătorii nu preferă acest tip de contract deoarece vânzătorul ar putea crește în mod artificial costurile pentru a obține un profit mai mare.

Exemplu: Costul total plus 15% din cost ca onorariu pentru contractant.

Contractul de timp și materiale

Este un hibrid al contractelor cu preț fix și al celor cu costuri rambursabile. Aici, ambele părți împart riscul.

Utilizați un contract de timp și materiale atunci când livrabilul este reprezentat de „ore de muncă”. Aici, managerul de proiect va preciza calificările și experiența necesare vânzătorului care va furniza personalul.

Acest contract este folosit pentru a angaja experți sau sprijin extern.

În acest contract, cumpărătorul poate specifica tariful orar cu o limită „fără a depăși”.

Exemplu: Veți plăti un tehnician 20 USD pe oră.

Rezumat

Selectarea unui contract de achiziție publică este o parte importantă a unui proiect, deoarece determină relația dumneavoastră cu vânzătorul. Doriți să selectați un contract care oferă cea mai bună valoare pentru timp și bani și care vă poate proteja proiectul de riscuri. Selectați un contract cu preț fix dacă domeniul de aplicare al lucrării este bine definit. Cu toate acestea, Costul rambursabil este o alegere bună dacă domeniul de aplicare al lucrării nu este fixat. Tipul Timp și material este bun pentru angajarea de consultanți sau sprijin extern.