Cómo pagar el impuesto sobre las ventas para las pequeñas empresas

Si usted es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, es probable que la presentación de informes sobre el impuesto sobre las ventas le haya provocado un ataque de ira en algún momento.

No nos sorprende. Calcular con precisión el impuesto sobre las ventas puede ser un proceso increíblemente complejo. Y lo que es peor, cometer un error como no declarar o no pagar los impuestos a tiempo puede tener graves consecuencias financieras (y a veces legales).

Para empeorar las cosas, cada estado y algunas localidades dentro de los estados tienen sus propios requisitos fiscales. En total, hay 45 estados y miles de regiones más pequeñas (piense en ciudades o condados) en Estados Unidos que cobran impuestos sobre las ventas. Cada uno de ellos es diferente en cuanto a la cantidad que hay que recaudar, cuándo hay que presentar la declaración y el tipo de registros que hay que llevar.

Es suficiente para que te replantees por qué decidiste montar un negocio en primer lugar. Pero no tema. En este artículo, vamos a tratar de desmitificar el tema y mostrarle cómo pagar el impuesto sobre las ventas para las pequeñas empresas.

Saltemos al ruedo.

¿Qué es el impuesto sobre las ventas?

Antes de empezar, asegurémonos de que todos estamos en la misma página. Según Investopedia, «un impuesto sobre las ventas es un impuesto sobre el consumo impuesto por el gobierno sobre la venta de bienes y servicios. Un impuesto sobre las ventas convencional se recauda en el punto de venta, es recaudado por el negocio y se transfiere al gobierno»

Usted es responsable de pagar los impuestos sobre las ventas a cualquier localidad (que recauda un impuesto sobre las ventas) en la que su negocio tiene un nexo fiscal. Nexus es una palabra elegante que básicamente significa presencia. Dependiendo de las regulaciones de la localidad, esto podría ser una presencia física como una tienda u oficina, un empleado, una filial, o alguna otra existencia. Si su empresa tiene un nexo en diferentes localidades, esto puede complicarse rápidamente. En esas situaciones, se recomienda trabajar con un profesional de los impuestos o un software de impuestos para ayudar a precisar su caso particular.

Es importante tener en cuenta que, a diferencia de otras naciones, en los EE.UU., no hay impuesto federal sobre las ventas, por lo que todo se recauda a nivel estatal y local. Sinceramente, por eso el proceso es complicado. En muchos casos, no es tan sencillo como recaudar un impuesto estatal sobre las ventas. Su negocio también puede necesitar recaudar el impuesto a nivel local, normalmente para una ciudad o condado, y a veces para ambos.

Déjeme explicarle. Si un comerciante se encuentra en la ciudad de Nueva York, el impuesto total sobre las ventas que debe recaudar es del 8,875%. Sin embargo, ese tipo total se compone de tres tipos más pequeños:

• Tipo de impuesto y uso local de la ciudad de Nueva York – 4,5%
• Tipo de impuesto sobre ventas y uso del Estado de Nueva York – 4%
• Recargo del Distrito Metropolitano de Transporte de Cercanías – 0,375%

Recuerde que lo anterior es sólo un ejemplo. Como hemos dicho antes, cada estado y localidad es diferente. Tendrá que trabajar con las autoridades fiscales de su estado y localidad para identificar el tipo impositivo que su negocio debe recaudar.

¿Cómo empiezo a recaudar el impuesto sobre las ventas?

En esta sección, le guiaremos a través de los pasos significativos necesarios para recaudar y pagar el impuesto sobre las ventas para su pequeña empresa.

Obtenga su permiso de impuesto sobre las ventas
En la mayoría de los casos, lo primero que querrá hacer es ir al sitio web del Departamento de Ingresos de su estado o de la agencia tributaria y registrarse para obtener su permiso de impuesto sobre las ventas. Este documento es el que le permite legalmente recaudar, informar y pagar el impuesto sobre las ventas en su estado y en otras localidades. Debe completar este paso antes de empezar a hacer negocios dentro de un estado.

Para completar este proceso, también necesitará su Número de Identificación Patronal Federal, así como otra información esencial sobre su negocio y sus propietarios. Ahórrese algo de tiempo confirmando y reuniendo la información que necesitará para obtener su permiso de impuesto sobre las ventas antes de comenzar el proceso de solicitud.

Descubra su tasa de impuesto sobre las ventas
El siguiente paso es determinar la tasa de impuesto real que su negocio tendrá que cobrar a los clientes. Usted también debe ser capaz de obtener esta información del Departamento de Ingresos de su estado o de la agencia tributaria. Es importante tener en cuenta que estas tasas cambian con frecuencia, por lo que es algo que deberá tener en cuenta. De lo contrario, se arriesga a recaudar demasiado o muy poco impuesto sobre las ventas, lo que le causará problemas en el futuro.

Si su negocio tiene una presencia física en varios estados y localidades, es casi seguro que tendrá que recaudar el impuesto sobre las ventas para cada uno. Una vez más, si usted está en este tipo de situación, usted quiere trabajar con un profesional de impuestos o software de contabilidad como QuickBooks, por lo menos. Hacerlo le hará la vida mucho más fácil.

Determine qué productos están sujetos a impuestos
Hay muchas posibilidades de que no todos los productos que vende su negocio estén sujetos a impuestos, ni tampoco es probable que todos estén gravados a la misma tasa. Además, y esto varía de un estado a otro, pero muchas veces, los artículos «necesarios para la supervivencia» no están gravados o tienen normas fiscales diferentes a las de las compras estándar. Los artículos necesarios para la supervivencia suelen incluir comestibles, medicamentos recetados y, en algunos estados, ropa. De nuevo, asegúrese de comprobar las normas de su estado, ya que es probable que haya algún matiz al respecto. Muchas veces estos artículos están simplemente gravados con una tasa más baja, o sólo los artículos por debajo de un valor específico no están gravados.

Si usted vende a revendedores, esas ventas también suelen estar exentas de impuestos. Sin embargo, tendrá que asegurarse de que el cliente tiene un certificado o licencia de revendedor válido. También tendrá que mantener registros precisos de estas transacciones, incluyendo fotocopias de todos los certificados de revendedor, para protegerse en caso de una auditoría.

Comienza a recaudar el impuesto sobre las ventas
Una vez que su negocio está configurado con su Departamento de Ingresos o autoridad fiscal, está listo para comenzar a recaudar el impuesto sobre las ventas. Usted querrá confirmar que su caja registradora, TPV, y / o otros sistemas están configurados con la tasa de impuesto apropiado (s). La mayoría de los estados también requieren que muestre a los clientes la cantidad de impuestos que están pagando en una línea separada del recibo. Debido a que esto es tan común, la mayoría de las cajas registradoras y los sistemas de punto de venta vienen configurados para hacer esto fuera de la caja, pero usted querrá confirmar que esto está funcionando mediante la ejecución de algunas transacciones de prueba.

Para ayudar con la presentación de informes, y el pago de impuestos sobre las ventas, se recomienda que mantenga una cuenta bancaria separada para los impuestos que ha recaudado. Hacerlo le ayudará a llevar un control de la cantidad de dinero que debe al gobierno. También pone un control que garantizará que el dinero del impuesto sobre las ventas no se utilice accidentalmente para pagar otro gasto del negocio. También ayuda a prevenir el robo, sobre todo si se limita el acceso a la cuenta.

Manteniendo registros y reportando el impuesto sobre las ventas
La mayoría de los estados requerirán que su negocio tenga algún tipo de registro, ya sea físico o digital. Estos registros deben hacer un seguimiento de cada transacción de ventas, y anotar la información esencial como el importe de la venta, así como la cantidad de impuesto sobre las ventas que ha recaudado. Dependiendo de los requisitos de mantenimiento de registros de su estado o localidad, también se le puede exigir que conserve copias originales de los recibos, la cinta de la caja registradora u otros documentos originales de las ventas.

Aunque estos requisitos pueden parecer estrictos, le ayudarán con otra obligación común: informar sobre los impuestos. Muchos estados requieren que usted informe periódicamente sobre el impuesto de ventas que ha recaudado, además de pagar realmente ese impuesto al estado y/o a la localidad. Afortunadamente, los registros detallados pueden agilizar este proceso y evitar la probabilidad de un error o discrepancia.

Pago del impuesto sobre las ventas
La última pieza del rompecabezas es la presentación de una declaración y el pago de sus impuestos sobre las ventas. En muchos estados, debe pagar trimestralmente como mínimo, pero si realiza un volumen de transacciones lo suficientemente alto, es posible que tenga que pagar mensualmente. Al igual que sus impuestos sobre la renta personal, es esencial que usted presente y hacer los pagos a tiempo para evitar multas.

Cómo funciona el impuesto sobre las ventas con ShopKeep

Ahora que usted entiende los conceptos básicos de cómo el impuesto sobre las ventas, funciona vamos a revisar cómo se podría configurar y pagar el impuesto sobre las ventas con ShopKeep.

Configurar su tasa de impuestos
La primera cosa que usted querrá hacer después de averiguar su tasa de impuesto sobre las ventas se introdujo en ShopKeep como su tasa predeterminada. Es un proceso rápido y sencillo que sólo lleva unos segundos. Tienes que cobrar el impuesto a diferentes tasas para diferentes artículos? No hay problema. Puede crear diferentes grupos de impuestos y asignar uno a cada uno de sus artículos. En comparación con la contabilidad manual o el uso de una caja registradora, esto hace que la recaudación de impuestos sobre las ventas sea mucho más fácil para el propietario del negocio, especialmente cuando se necesita cobrar impuestos a diferentes tasas.

Organice sus productos en grupos de impuestos
Ahora que ha añadido su tasa de impuestos por defecto, y ha creado grupos de impuestos adicionales si necesita cobrar diferentes tasas para diferentes artículos, lo siguiente que querrá hacer es añadir artículos al grupo de impuestos apropiado. Esto asegura que el tipo impositivo correcto se aplica cuando un cajero añade un artículo a un pedido, evitando cualquier error. Si está trabajando a través de este proceso para un gran número de artículos, también puede asignarlos en masa a través de un archivo CSV.

Una vez que sus artículos están correctamente asignados, puede estar tranquilo. El impuesto sobre las ventas que ha seleccionado para cada artículo se aplica automáticamente a cada venta de ese artículo, sin ningún trabajo adicional por su parte.

Informe sobre el impuesto sobre las ventas con ShopKeep
Para hacerle la vida más fácil, ShopKeep incluye ahora un informe de ventas por grupo de impuestos. Este informe facilita la visualización de las ventas totales sujetas a impuestos, las ventas no sujetas a impuestos, una estimación del impuesto sobre las ventas adeudado y un desglose de los impuestos estimados por grupo impositivo para su negocio en cualquier periodo de tiempo.

En lugar de que el propietario del negocio tenga que calcular manualmente esta información para sus informes y declaraciones, ahora la tiene disponible en un instante. Esto hace que sea mucho más fácil estimar los impuestos. Si necesita una mayor granularidad, puede filtrar el informe por rango de fechas, o por grupo de impuestos para llegar a los datos que desea ver. También puede exportarlo como un archivo CSV para su posterior análisis con un software de hoja de cálculo.

Es importante tener en cuenta que, independientemente del software u otros métodos que utilice para realizar un seguimiento de los impuestos recaudados y los impuestos adeudados, al final del día usted es responsable de pagar los impuestos sobre la base de sus ventas gravables y la tasa (s) establecida por su autoridad fiscal. Es habitual que el importe del impuesto sobre las ventas que ha recaudado sea un poco más o menos de lo que ha calculado basándose en el total de sus ventas imponibles. Esto no es un error, sino simplemente un artefacto de las diferencias de redondeo entre la suma de un impuesto sobre las transacciones individuales y el cálculo de su total para el mes, el año o el trimestre.

Por último, tenga en cuenta que este informe es tan preciso como las tasas que ha configurado en la configuración del Grupo de impuestos en el BackOffice. Los tipos impositivos cambian con frecuencia, y le recomendamos que verifique los valores antes de presentar cualquier impuesto a su autoridad fiscal.

Cómo se calcula el impuesto sobre las ventas en ShopKeep
Para ayudarle a entender mejor este informe, también queríamos darle una idea de cómo se calcula el impuesto sobre las ventas en ShopKeep.

ShopKeep calcula el impuesto sobre las ventas a nivel de artículo y luego redondea esa cantidad a dos decimales. Basándonos en una amplia investigación, estamos seguros de que esta es la forma más precisa de calcular los impuestos para nuestros comerciantes. Para obtener más información, consulte este artículo que hemos elaborado sobre los impuestos a nivel de artículo frente a los impuestos a nivel de transacción.

Cabe destacar que ShopKeep también se integra con QuickBooks. Esta integración puede ayudarle con la presentación de informes de impuestos sobre las ventas, así, especialmente si usted tiene varias ubicaciones a través de varias localidades diferentes, lo que resulta en diferentes tipos de impuestos para cada uno.

Resumiendo

Ahí lo tienes, todo lo que necesita saber acerca de cómo recoger, informar y pagar el impuesto sobre las ventas como propietario de una pequeña empresa. Además, ahora entiende la eficiencia y la precisión que el aprovechamiento de un sistema de punto de venta como ShopKeep puede añadir a su negocio, especialmente cuando es el momento de recoger y pagar su impuesto sobre las ventas.