Deník údržby zařízení – osvědčené postupy

Každý, kdo to s údržbou zařízení myslí vážně, neustále hledá způsoby, jak ji zlepšit.
Přímo před nosem máte jednoduchou věc, která se málokdy využívá naplno – deník údržby zařízení.
V tomto článku se podíváme na výhody přesného deníku údržby zařízení a probereme nejlepší postupy, jak jej takto vést.

Co je to deník údržby zařízení?

Deník údržby zařízení je jednoduchý dokument, který zobrazuje všechny činnosti údržby, které byly provedeny na konkrétním majetku.
Ačkoli se informace, které obsahuje, liší v závislosti na typu daného zařízení/aktiva, standardní deník údržby zařízení se často dělí na 2 různé části:

1. Obecné informace sloužící k identifikaci aktiva
2. Seznam provedených úkonů údržby na aktivu a kdo je provedl

Obecné informace obvykle zahrnují:

• Název zařízení
• Model
• Sériové číslo
• Umístění

V některých případech obecné informace zahrnují také datum nákupu a nákupní cenu.
Seznam provedených úkonů obvykle zahrnuje následující informace:

• Datum (kdy byl určitý úkon proveden)
• Popis úkonu (co bylo provedeno)
• Osoba provádějící uvedené úkony (kdo je provedl)

Existují různé bezplatné šablony protokolů údržby zařízení, které si můžete stáhnout, pokud stále používáte tužku a papír pro sledování záznamů údržby.
Tady je několik příkladů takových šablon záznamů o údržbě zařízení:

Zdroj obrázku

Zdroj obrázku
Jak vidíte, sledované informace se mohou velmi lišit. Pokud si myslíte, že vaši technici jsou schopni pilně sledovat komplexní údaje, nikdo vám nemůže bránit v používání komplexních protokolů o údržbě zařízení. Přitom mějte na paměti, že čím více informací musí sledovat, tím méně času mají na skutečnou údržbu.
Podrobné protokoly mohou urychlit čas, který strávíte celkovou údržbou, ale sledování nepotřebných věcí sníží produktivitu a povede k frustraci. Proto byste se měli vždy snažit najít rovnováhu tím, že určíte věci, které je skutečně užitečné sledovat.
Jak jako koordinátor údržby vyhodnotíte, zda je něco užitečné? Zeptejte se sami sebe, zda jsou údaje, které chcete sledovat, součástí nějaké zprávy o údržbě a zda jste je potřebovali znát k přijetí důležitého rozhodnutí v posledních 3-6 měsících.
Pokud je odpověď NE, pak je jejich sledování pravděpodobně plýtváním času všech.

Výhody používání systému CMMS pro evidenci prací údržby

Existuje mnoho důvodů, proč používat počítačový systém řízení údržby, a deník údržby zařízení je jedním z nich.
V porovnání s papírovými záznamy jsou zde největší výhody používání moderního systému CMMS pro sledování toho, co se děje s vaším majetkem:

1. Bezkonkurenční přístup k datům. Pokud máte připojení k internetu, máte k záznamům o údržbě zařízení přístup kdykoli a odkudkoli.
2. Automatizovaný záznam dat. Při přidávání ručního záznamu systém CMMS automaticky rozpozná, kdy a kdo data zadává, protože k provedení záznamu musíte být přihlášeni. Pokud by provedená činnost údržby byla součástí plánu preventivní údržby, nemuseli byste zadáváním údajů do protokolu trávit žádný čas. Je to proto, že protokol údržby zařízení je automaticky naplněn jeho dokončenými pracovními příkazy a PM.
3. Lepší zodpovědnost. I když stále můžete provádět nějaké vylomeniny jako pozdější zadávání dat, všechny úkoly jsou propojeny s kalendářem údržby, takže je snazší si všimnout, kdo co udělal, jak dlouho to trvalo a které díly byly použity. Díky tomu je mnohem snazší řešit případné spory a zjistit, zda někteří členové týmu táhnou za jeden provaz více než ostatní.
4. Méně prostoru pro lidské chyby. Vzhledem k tomu, že systém CMMS automatizuje část procesu záznamů, je menší pravděpodobnost, že technici zadají nesprávné údaje (Upozornění: Některé softwary CMMS jsou složité a nepříliš uživatelsky přívětivé, což poškozuje přesnost záznamů o údržbě. Proto jsme se mimořádně snažili, aby náš systém CMMS byl co nejintuitivnější.“
5. Obrovsky lepší přehled o historii údržby. Můžete provádět vyhledávání nebo filtrovat akce údržby podle zdroje, data nebo technika pomocí papírových záznamů? Můžete se podívat na historii aktiv, když jste na cestách? Můžete vyhledat informace o libovolném aktivu během několika sekund? Pokud máte mobilní systém CMMS, můžete.
6. Záznamy je téměř nemožné „ztratit“ nebo poškodit. Záznamy se ztrácejí a ztrácejí ode dne, kdy jsme je začali používat. Navíc papír není zrovna nejodolnější materiál, takže se nezřídka; poškodí se. Data jsou mnohem bezpečnější, když jsou uložena v cloudu.
7. Méně papírování. Nikdo s sebou nerad nosí hromadu papírů, ať už jde kamkoli. S moderním systémem CMMS vám stačí mobilní telefon. Navíc snížíte některé náklady na papír a pomůžete životnímu prostředí – situace je výhodná pro všechny.
8. Možnost přikládat obrázky/videa. Některé věci se prostě mnohem lépe popisují pomocí obrázku nebo krátkého videa – a my bychom rádi viděli, kdyby někdo k papíru přiložil video. Je načase využít všechny ty megapixely našich mobilních telefonů k užitečné práci.

Na obrázku níže vidíte, jak vypadá protokol údržby zařízení v aplikaci Limble:

Jak údržba zařízení těží z přesné historie údržby

Nejprve se vypořádáme se slovem „přesná“. Pokud nejste ochotni vynaložit určité úsilí, abyste zajistili, že údaje v deníku údržby zařízení budou správné a dostupné v případě potřeby, proč se vůbec obtěžovat s vedením záznamů? K čemu je dobré zakládat svá rozhodnutí na nesprávných údajích?

Jestliže se chystáte něco udělat, udělejte to správně.
Zde je několik výhod přesné historie údržby:

• Snadnější plánování prací preventivní údržby. Můžete porovnat seznam konkrétních poruch, ke kterým u daného aktiva došlo, s tím, jak často provádíte úkony preventivní údržby, jejichž cílem je těmto poruchám předcházet.

Příklad pokud máte týdenní PM na mazání ložisek a přesto je musíte vyměňovat častěji, než je doporučeno ve směrnicích OEM, pravděpodobně budete muset tento úkol naplánovat každých pět dní místo jednou týdně.

• Rychlejší proces diagnostiky poruch a oprav. Deník údržby zařízení vám poskytne rychlý přehled o veškeré dokumentaci a práci, která již byla na daném prostředku provedena. To je užitečné zejména pro novější techniky, kteří ještě nejsou důvěrně obeznámeni se všemi aktivy, takže vědí, které příčiny poruch by měli zkontrolovat jako první.
• Snadnější rozhodování o tom, kdy by mělo být aktivum vyměněno. Součástí údržby zařízení je vyhodnocení, zda se aktivum ještě vyplatí opravovat. Kromě toho, že se podíváte na plné náklady na opravu a na riziko vyplývající z potenciálních odstávek, může protokol o údržbě zařízení poskytnout užitečné informace v podobě přehledu typu a četnosti všech poruch, které aktivum zaznamenalo.
• Snížení skladových a provozních nákladů. Nezáleží na tom, zda hovoříme o neočekávané poruše nebo plánované odstávce, potřeba kratšího času na opravu kritického aktiva vám může ušetřit spoustu peněz, o které byste jinak přišli tím, že byste nebyli schopni dosáhnout výrobních čísel. Záznamy o údržbě zařízení vám navíc mohou pomoci při rozhodování, které a kolik náhradních dílů byste měli objednat a mít na skladě.

Pokud používáte moderní systém CMMS, zásoby náhradních dílů se sledují automaticky. V takovém případě můžete pomocí protokolu o údržbě zařízení sledovat případné anomálie. Pokud si například všimnete, že jste začali objednávat neobvykle vysoký počet olejových filtrů, můžete zkontrolovat záznamy o údržbě zařízení a zjistit, které prostředky je tak rychle vypalují a proč.

Pokud to s věcmi, které chcete sledovat, nepřeženete, pomůže vám čistá evidence údržby vybudovat efektivní oddělení údržby.

Jak udržovat deník údržby zařízení v aktuálním stavu?“

Pokud používáte systém CMMS, musíte se ujistit, že všichni vědí, jak tento nástroj funguje a na koho se mohou obrátit, pokud potřebují zadat něco, co není zahrnuto ve standardních postupech.
V moderním systému CMMS jsou vaše data vzájemně propojena, což znamená, že sice stačí zadat údaje pouze jednou, ale tyto údaje se používají na více místech. Aby vám funkce filtrování a vyhledávání poskytovaly co nejpřesnější výsledky, je dobré zadávat data vždy ve stejném formátu.
Pokud používáte tužku a papír, zde je několik věcí, které byste mohli definovat, aby byl váš deník údržby zařízení co nejpřesnější:

• vyrobte si standardizovanou šablonu pro každé aktivum, které chcete sledovat, a snažte se, aby tyto šablony byly co nejpodobnější
• určete si místo, kde se budou záznamy uchovávat
• definujte si, jakým způsobem se mají protokoly o údržbě zařízení vyměňovat při střídání směn

Poslední věc, kterou zde chceme zmínit a která je důležitá bez ohledu na výše uvedené přístupy, je potřeba sdělit vašim technikům důležitost přesného zadávání údajů.
Technici údržby často pracují v ne zcela ideálních podmínkách. Trávit hodiny na nohou a zároveň být v horku/zimě/vlhkosti může být fyzicky i psychicky vyčerpávající. V takových situacích není prioritou věnovat zvýšenou pozornost psaní podrobných a přesných výkazů o provedené práci. Chcete-li to změnit, musíte věnovat nějaký čas navíc a zdvojnásobit důležitost těchto záznamů. Vysvětlete jim, jak mohou nepravdivé informace ovlivnit jejich každodenní práci i celou organizaci.

Učte se z historie, abyste ji neopakovali

Nic se neříká o tom, že historie je nejlepší učitel.
Doufáme, že se nám podařilo ukázat, že výhody vedení deníku údržby zařízení převažují nad časem navíc, který musíte věnovat zapisování potřebných údajů.
Se systémem CMMS je téměř veškerá práce odvedena za vás, takže v tomto případě byste se měli soustředit na to, abyste měli přesné údaje v deníku údržby zařízení a skutečně je využívali ke zlepšení různých aspektů údržby zařízení. Podrobný pohled na systém CMMS naleznete v našem průvodci Co je systém CMMS a jak funguje.
Pokud máte zájem dozvědět se o dalších způsobech, kterými může systém CMMS společnosti Limble zjednodušit vaši údržbu, neváhejte nás kontaktovat.

Napsal

Bryan Christiansen

Sdílet: