Bäst Practices för underhållslogg för utrustning

Alla som menar allvar med underhåll av utrustning är ständigt på utkik efter hur man kan förbättra det.
Det finns en enkel sak som du har framför näsan och som sällan används till sin fulla potential – en loggbok för underhåll av utrustning.
I den här artikeln kommer vi att titta på fördelarna med att ha en korrekt underhållslogg för utrustning och diskutera de bästa metoderna för att hålla den på det sättet.

Vad är en underhållslogg för utrustning?

Underhållsloggen för utrustning är ett enkelt dokument som visar alla underhållsåtgärder som har utförts på en specifik tillgång.
Och även om informationen som den innehåller varierar beroende på vilken typ av utrustning/tillgång det rör sig om, är en standard underhållslogg för utrustning ofta uppdelad i två olika avsnitt:

1. Allmän information som används för att identifiera tillgången
2. Lista över utförda underhållsåtgärder på tillgången och vem som utfört dem

Den allmänna informationen omfattar vanligtvis följande:

1. Lista över utförda underhållsåtgärder på tillgången och vem som utfört dem

Allmän information:

• Apparatens namn
• Modell
• Serienummer
• Ställe

I vissa fall omfattar den allmänna informationen även inköpsdatum och inköpspris.
Lista över utförda åtgärder omfattar vanligtvis följande information:

• Datum (när en viss åtgärd utfördes)
• Åtgärdsbeskrivning (vad som gjordes)
• Person som utförde nämnda åtgärder (vem som utförde den)

Det finns olika kostnadsfria mallar för underhållsloggar för utrustning som du kan ladda ner om du fortfarande använder penna och papper för att föra dina underhållsrapporter.
Här är ett par exempel på sådana mallar för underhållsloggar för utrustning:

Bildkälla

Bildkälla
Som du kan se kan den spårade informationen variera mycket. Om du tror att dina tekniker är kapabla att flitigt spåra omfattande detaljer kan ingen hindra dig från att använda komplexa underhållsloggar för utrustning. Med det sagt, tänk på att ju mer information de behöver spåra, desto mindre tid har de att utföra det faktiska underhållsarbetet.
Detaljerade loggar kan påskynda den tid du spenderar på övergripande underhåll, men att spåra onödiga saker kommer att sänka produktiviteten och leda till frustration. Därför bör du alltid försöka hitta en balans genom att identifiera de saker som faktiskt är användbara att spåra.
Som underhållssamordnare, hur utvärderar du om något är användbart?? Fråga dig själv, är de uppgifter du vill spåra en del av någon underhållsrapport, och behövde du känna till dem för att fatta ett viktigt beslut under de senaste 3-6 månaderna.

Om svaret är NEJ, är det förmodligen slöseri med allas vår tid att spåra dem.

Fördelarna med att använda CMMS för att registrera underhållsarbete

Det finns många skäl att använda ett datoriserat underhållshanteringssystem, och underhållsloggen för utrustning är ett av dem.
Jämfört med pappersregister är här de största fördelarna med att använda ett modernt CMMS för att spåra vad som händer med dina tillgångar:

1. Oöverträffad tillgång till data. Så länge du har en internetanslutning kan du få tillgång till dina underhållsloggar för utrustning när som helst och var som helst.
2. Automatiserad dataregistrering. När du lägger till en manuell inmatning känner CMMS automatiskt igen när och vem som matar in data eftersom du måste vara inloggad för att göra inmatningen. Om den utförda underhållsåtgärden var en del av en förebyggande underhållsplan skulle du inte behöva lägga ner någon tid på att skriva in uppgifterna i din logg. Detta beror på att en underhållslogg för utrustning automatiskt fylls på med dess avslutade arbetsorder och förebyggande underhållsplaner.
3. Bättre ansvarsskyldighet. Även om du fortfarande kan göra vissa knep som att skriva in data vid ett senare tillfälle, är alla uppgifter sammankopplade med underhållskalendern, så det är lättare att märka vem som har gjort vad, hur lång tid det tog och vilka delar som har använts. Detta gör det mycket lättare att lösa en eventuell tvist och se om vissa lagmedlemmar drar mer än andra.
4. Mindre utrymme för mänskliga fel. Eftersom CMMS automatiserar en del av registreringsprocessen finns det mindre chans för tekniker att skriva in felaktiga uppgifter (Ansvarsfriskrivning: Vissa CMMS-program är komplicerade och inte särskilt användarvänliga, vilket skadar noggrannheten i dina underhållsjournaler. Därför har vi arbetat extra hårt för att göra vår CMMS så intuitiv som möjligt.)
5. Mycket bättre översikt över underhållshistoriken. Kan du utföra en sökning eller filtrera underhållsåtgärderna efter källa, datum eller tekniker med hjälp av pappersjournaler? Kan du titta på tillgångshistorik när du är på väg? Kan du söka information om vilken tillgång som helst på bara några sekunder? Om du har ett mobilt CMMS kan du det.
6. Det är nästan omöjligt att loggböckerna ”tappas bort” eller skadas. Journaler har försvunnit och förkommit från den dag vi började använda det. Dessutom är pappret inte det mest hållbara materialet där ute, så det är inte ovanligt; det skadas. Uppgifterna är mycket säkrare när de lagras i molnet.
7. Mindre pappersarbete. Ingen tycker om att bära med sig en hög med papper vart de än går. Med modern CMMS behöver du bara en mobiltelefon. Dessutom minskar du vissa kostnader för papper och hjälper miljön – en win-win-situation.
8. Möjlighet att bifoga bilder/videor. Vissa saker är helt enkelt mycket lättare att beskriva med en bild eller en kort video – och vi skulle gärna se att någon bifogar en video till ett papper. Det är dags att använda alla megapixlar i våra mobiltelefoner till något användbart arbete.

På bilden nedan kan du se hur en loggbok för underhåll av utrustning ser ut i Limble:

Hur underhåll av utrustning gynnas av en noggrann underhållshistorik

Låt oss först ta itu med ordet ”noggrann”. Om du inte är villig att anstränga dig för att se till att uppgifterna i din underhållslogg är korrekta och tillgängliga när de behövs, varför då överhuvudtaget föra loggbok? Vad är det för nytta med att basera dina beslut på felaktiga uppgifter?
Om du ska göra något, gör det rätt.
Här är några fördelar med att ha en korrekt underhållshistorik:

• Lättare att planera förebyggande underhållsarbete. Du kan jämföra listan över specifika haverier som en tillgång har drabbats av med hur ofta du utför förebyggande underhållsåtgärder som syftar till att förhindra dessa haverier.

Om du till exempel har ett veckovisa PM för att smörja lagren och du ändå behöver byta ut dem oftare än vad som rekommenderas i OEM-riktlinjerna, måste du troligen schemalägga den uppgiften var femte dag i stället för en gång i veckan.

• Snabbare diagnostisering av fel och reparationsprocess. Utrustningens underhållslogg ger dig en snabb inblick i all dokumentation och allt arbete som redan har utförts på den tillgången. Detta är särskilt användbart för nyare tekniker som ännu inte känner till alla tillgångar, så att de vet vilka felorsaker de ska kontrollera först.
• Lättare att bestämma när tillgången ska bytas ut. En del av underhållet av utrustning är att utvärdera om en tillgång fortfarande är värd att reparera. Förutom att titta på den totala reparationskostnaden och exponeringen från potentiell stilleståndstid kan underhållsloggen ge dig användbar information i form av en översikt över typen och frekvensen av alla haverier som tillgången har drabbats av.
• Minskade lager- och driftskostnader. Det spelar ingen roll om vi talar om ett oväntat haveri eller planerad driftstopp, att behöva mindre tid för att reparera en kritisk tillgång kan spara massor av pengar som du annars skulle förlora genom att inte kunna nå dina produktionssiffror. Dessutom kan underhållsloggar för utrustning vara till hjälp när det gäller att bestämma vilka och hur många reservdelar du bör beställa och hålla i lager.

Om du använder ett modernt CMMS spåras reservdelslagret automatiskt. I det här fallet kan du använda underhållsloggen för utrustning för att följa upp eventuella avvikelser. Om du till exempel märker att du har börjat beställa ett ovanligt stort antal oljefilter kan du kontrollera underhållsloggarna för utrustning för att se vilka tillgångar som förbrukar dem så snabbt och varför.

Så länge du inte överdriver med saker som du vill spåra, kommer det att hjälpa dig att utveckla en effektiv underhållsavdelning om du har rena underhållsjournaler.

Hur du håller din underhållslogg för utrustning uppdaterad?

Om du använder ett CMMS måste du se till att alla vet hur verktyget fungerar och till vem de kan vända sig om de behöver skriva in något som inte täcks av standardprocedurerna.
I ett modernt CMMS är dina data sammankopplade, vilket innebär att även om du bara behöver skriva in data en gång, så används dessa data på flera ställen. För att se till att filtrerings- och sökfunktionerna ger dig de mest exakta resultaten är det en bra idé att alltid ange data i samma format.
Om du använder penna och papper är här några saker som du kanske vill definiera för att hålla din underhållslogg för utrustning så korrekt som möjligt:

• Gör en standardiserad mall för varje tillgång du vill spåra och försök att hålla dessa mallar så lika som möjligt
• Har en utsedd plats för var registren förvaras
• Definierar hur utrustningsunderhållsloggar ska byta hand vid skiftbyte

Den sista saken som vi vill nämna här och som är viktig, oavsett de ovan nämnda tillvägagångssätten, är behovet av att kommunicera vikten av noggrann datainsamling till dina tekniker.
Underhållstekniker arbetar ofta under mindre bra förhållanden. Att tillbringa timmar på fötterna samtidigt som det är varmt/kallt/våt kan vara fysiskt och mentalt utmattande. I sådana situationer är det inte prioriterat att vara extra noga med att skriva detaljerade och korrekta rapporter om det utförda arbetet. För att ändra på detta måste du ta dig lite extra tid för att dubbla vikten av dessa rapporter. Förklara hur falsk information kan påverka deras dagliga arbetsflöde samt organisationen som helhet.

Lär av historien så att du inte upprepar den

Det sägs inte för någonting att historien är den bästa läraren.
Vi hoppas att vi kunde visa dig att fördelarna med att ha en loggbok för underhåll av utrustning uppväger den extra tid du behöver lägga ner på att skriva ner de nödvändiga uppgifterna.
Med ett CMMS görs nästan allt arbete åt dig, så i det här scenariot bör ditt fokus ligga på att ha korrekta data i din underhållslogg för utrustning och faktiskt använda dem för att förbättra olika aspekter av underhållet av utrustningen. För en djupgående titt på CMMS, kolla in vår guide Vad är ett CMMS-system och hur fungerar det.
Om du är intresserad av att lära dig mer om andra sätt som Limble CMMS kan förenkla din underhållsverksamhet, tveka inte att ta kontakt.

Skrivet av

Bryan Christiansen

Dela:

2 kommentarer

• 

  Maksud November 25, 2019, 7:45 am

Nice post.

Micheal Well February 27, 2020, 7:00 am

Hy Bryan,
Equipment Maintenance Schedule or log update. Det är mycket viktigt att praktiken har ett schema för underhåll och övervakning av all viktig klinisk utrustning. Utrustning som kräver kalibrering, eller som är elektrisk eller batteridriven, måste underhållas regelbundet för att säkerställa att den är och fortsätter att vara i gott skick.
Denna praktik får dig att känna dig nöjd med din utrustning eftersom du gör underhåll regelbundet, eftersom det är en mycket bra praktik och de flesta professionella människor följer dessa steg.