Jak napsat skvělý e-mailový podpis [+ profesionální příklady]

Průměrný kancelářský pracovník odešle 40 e-mailů denně. To je 40 příležitostí, jak propagovat sebe a svou firmu v těchto jednotlivých e-mailech, které posíláte, každý den.

Mnoho lidí považuje svůj e-mailový podpis za nedomyšlený, což je skutečně promarněná příležitost. Tyto podpisy jsou příležitostí k tomu, abyste dali jasně najevo, kdo jste, usnadnili lidem kontakt s vámi a poskytli jim místo, kde se mohou dozvědět více – buď o vás, o vaší firmě, nebo o něčem, na čem pracujete.

Pokud tedy do podpisu uvádíte pouze své jméno a jeden nebo dva body kontaktních údajů, nevyužíváte plně příležitost navázat kontakt a navázat kontakt s lidmi, kterým posíláte e-maily. (I když to také nechcete přehánět. Zahlcení podpisu odkazy a informacemi je prostě spam a sebepropagace.“

Co by tedy mělo být v podpisu? Hodně bude záležet na osobních preferencích, značce a kultuře vaší organizace, a dokonce i na odvětví, ve kterém působíte. Nicméně zde je několik návrhů, jak si vytvořit svůj vlastní:

Jméno a příjmení

Stejně jako u korespondence zasílané klasickou poštou, by mělo být vždy uvedeno vaše jméno, aby příjemce zprávy věděl, od koho je. To se projevuje v podpisu e-mailu, často jako první řádek textu.

Informace o afiliaci (například název práce a oddělení)

Těsně za jménem by měly následovat informace o vaší afiliaci. Vaše afiliace může zahrnovat váš pracovní název, vaši společnost nebo organizaci a/nebo dokonce vaše oddělení. Vaše jméno by samozřejmě nakonec mělo být samostatným tahákem, protože si s příjemcem budujete vztah, ale poskytnutí těchto informací poskytuje více souvislostí o konverzaci a vaší roli v ní. Kromě toho vám přidružení k větší organizaci dodává větší důvěryhodnost, zejména pokud se jedná o rozpoznatelnou organizaci. To vám pomůže upoutat pozornost čtenářů, aby vaši zprávu brali vážně.

Další kontaktní údaje

Další kontaktní údaje jsou důležité i proto, aby příjemce věděl, jak vás může dále kontaktovat. Sekundární informace mohou zahrnovat telefon, fax nebo jiný způsob komunikace, který chcete zdůraznit. V situacích, kdy se nechcete kasat přímou linkou, můžete využít této příležitosti k propagaci svých osobních webových stránek – je to pasivní způsob, jak otevřít komunikační linky, aniž byste se zahltili oslovováním, pokud nechcete.

Ikony sociálních profilů

Vaše přítomnost na sociálních sítích je důležitou součástí vaší osobní značky, protože vám pomáhá získat příznivce ve vašem prostoru a ukazuje lidem, na čem vám záleží. Podle toho, co člověk zveřejňuje a jak se prezentuje, se o něm dá hodně poznat.

Proto je skvělý nápad uvádět odkazy na své stránky na sociálních sítích v podpisu e-mailu. Nejenže to posílí vaši osobní značku, ale také to lidem pomůže najít nové způsoby, jak vás kontaktovat a sledovat.

Ještě lepší? Může to pomoci zvýšit návštěvnost vašeho online obsahu, pokud odkazy na tento obsah zveřejníte na sociálních sítích. Pokud tedy do svého podpisu zahrnete ikony sociálních sítí, ujistěte se, že své profily na sociálních sítích udržujete aktuální a plné zajímavého a relevantního obsahu. (Jinými slovy, pokud jste půl roku netweetovali, možná byste měli Twitter vynechat.)

Proč používat ikony sociálních médií místo prostých textových odkazů? Protože ikony jsou pro lidi, kteří si prohlížejí váš podpis, snáze rozpoznatelné – a budou se odlišovat od ostatního textu v něm. Podle výzkumu společnosti NeoMam Studios zvyšují barevně zobrazené vizuály ochotu člověka přečíst si zbytek obsahu o 80 %. To je obrovská výhoda. Ikony navíc výrazně šetří místo na místě, kam můžete nacpat spoustu informací.

I když však máte zastoupení na mnoha sociálních sítích, snažte se omezit počet ikon na pět nebo šest. Zaměřte se na účty, které jsou pro rozvoj vašeho podnikání nebo budování vaší osobní značky nejdůležitější.

Pokud budete uvádět hodně ikon sociálních sítí, snažte se pokud možno alespoň omezit ostatní obsah, aby váš design nebyl příliš rušný. Podívejte se na níže uvedený příklad vytvořený pomocí generátoru e-mailových podpisů HubSpot.

Výzva k akci

Jednou z nejchytřejších věcí, které můžete v e-mailovém podpisu udělat, je zahrnout výzvu k akci. Nejlepší CTA v e-mailovém podpisu jsou jednoduché, aktuální, nevtíravé a v souladu se stylem vašeho e-mailu, takže působí spíše jako postesknutí a méně jako prodejní nabídka. Vyberte si CTA, která je v souladu s jedním z vašich aktuálních obchodních cílů, a aktualizujte ji, když se tyto cíle změní.

Příklad

Tady je skvělý příklad od bývalé manažerky sociálních médií společnosti HubSpot, Chelsea Hunersenové. Ta mění svůj textový CTA v závislosti na aktuálních cílech v sociálních médiích. Před několika měsíci ji používala k tomu, aby přivedla lidi na účet HubSpot na Twitteru.

Když vytvořila jedinečný kanál Slack pro inbound marketéry, změnila svůj CTA v e-mailovém podpisu tak, aby místo toho odkazoval lidi tam.

Odkazy na videa mohou být obzvlášť nápadné, protože v některých e-mailových klientech, jako je Gmail, se miniatura videa zobrazí pod vaším podpisem. Zde je příklad, jak to vypadá od naší Emily MacIntyre:

Odkazy na rezervace

Pokud se vám stává, že si posíláte e-maily sem a tam s kolegy a klienty, kteří si s vámi chtějí rezervovat schůzky, usnadněte jim to tím, že přímo do svého e-mailového podpisu vložíte odkaz na rezervační kalendář. Níže uvádíme příklad od našeho kolegy Bryana Lowryho.

Příklad

Existuje mnoho nástrojů, které lidem pomohou rezervovat schůzky. Bryan z výše uvedeného příkladu používá sdílený personalizovaný rezervační odkaz společnosti HubSpot. Pokud jste zákazníkem HubSpot Sales, můžete svůj personalizovaný odkaz na schůzku sdílet s kýmkoli, s kým si chcete schůzku rezervovat, a nechat ho vybrat si z vašich dostupných časů. Pokud chcete, můžete nastavit, aby systém HubSpot CRM automaticky vytvořil nový záznam kontaktu pro každého, kdo si schůzku rezervuje, pokud ještě žádný neexistuje.

Jestliže nejste zákazníkem HubSpot, jedním ze skvělých nástrojů pro schůzky je Calendly, který je pro základní verzi zdarma a umožňuje integrovat váš kalendář Google nebo Office 365. Pokud hledáte alternativu ke službě Calendly, dalším nástrojem pro rezervace je YouCanBook.me, který stojí 7 dolarů za kalendář měsíčně.

Odmítnutí odpovědnosti v odvětví nebo právní požadavky

Některá odvětví, například právní, finanční a pojišťovací, mají specifické pokyny týkající se používání e-mailů a etikety, které chrání před přenosem soukromých informací. Z tohoto důvodu se možná budete chtít podívat, jaké předpisy platí ve vašem odvětví, a do svého podpisu zahrnout prohlášení o vyloučení odpovědnosti týkající se přenosu e-mailů. Služba Mail-Signatures nabízí řadu příkladů prohlášení o vyloučení odpovědnosti v e-mailu, včetně tohoto:

„Obsah tohoto e-mailu je důvěrný a je určen pouze pro příjemce uvedeného ve zprávě. Je přísně zakázáno sdílet jakoukoli část této zprávy s jakoukoli třetí stranou bez písemného souhlasu odesílatele. Pokud jste tuto zprávu obdrželi omylem, odpovězte prosím na tuto zprávu a následuje její vymazání, abychom mohli zajistit, že k takovému omylu v budoucnu nedojde.“

Obrázek nebo logo

Obrázek je skvělou volbou pro zpestření podpisu e-mailu. Pokud chcete působit osobně, aby si příjemci, které jste nikdy neviděli, mohli spojit vaše jméno s vaší tváří, zvažte použití profesionální fotografie v podpisu. Případně můžete použít logo společnosti, abyste e-mailu dodali větší povědomí o značce.

Zájmena

Ačkoli to není v podpisech e-mailů tak běžné a rozhodně to není povinné, přidání preferovaných zájmen do podpisu je užitečné, zejména pokud posíláte e-mail osobám, které jste nikdy neviděli. Zbaví vás také dvojznačnosti, pokud máte jméno vnímané jako genderově neutrální.

Teď, když víte, jaké prvky byste měli zahrnout, jak vypadá skvělý e-mailový podpis? Zde je několik tipů, jak vytvořit užitečný a profesionální podpis, včetně několika skvělých příkladů. Můžete také použít bezplatný generátor e-mailových podpisů HubSpot a vytvořit si vlastní profesionální šablonu e-mailového podpisu a snadno ji přidat do e-mailového klienta.

Zdůrazněte své jméno, příslušnost a sekundární kontaktní údaje.

Jak asi tušíte, vaše jméno je na prvním místě. Těsně za vaším jménem by však měla následovat vaše afiliace a informace o tom, kde jinde vás mohou lidé zastihnout.

Vaše afiliace může znamenat vaši pracovní pozici, vaši společnost, vaši školu nebo podobnou organizaci, kterou považujete pro příjemce za důležitou. Vaše jméno by samozřejmě mělo být nakonec samo o sobě tahákem, ale použití názvu populárnější značky – a dokonce i jejího loga – zajistí, že upoutáte pozornost čtenářů a ti budou brát vaše sdělení vážně.

Důležité jsou také sekundární kontaktní údaje. Možná nebudete chtít podporovat své osobní telefonní číslo, ale můžete využít této příležitosti k propagaci svých osobních webových stránek – je to pasivní způsob, jak otevřít komunikační linky, aniž byste se zahltili oslovením, o které nestojíte.

Příklad

Tady je vzorový e-mailový podpis, který pěkně zasahuje všechny tři výše popsané věci. Ke Kevinovu jménu a příjmení je připojena jeho příslušnost k Connecticutské univerzitě. Propaguje také své osobní webové stránky, takže příjemci mají další možnost vidět jeho práci a kontaktovat ho pro další informace.

Chcete si vytvořit podpis, jako je ten níže? Použijte generátor e-mailových podpisů HubSpot.

Dbejte na jednoduché a konzistentní barvy.

Branding je nejúčinnější, když je konzistentní – a to se týká i vašeho e-mailového podpisu. Přidání barev do podpisu e-mailu je příjemný prvek, který mu pomůže vyniknout mezi ostatními e-maily. Pokud se však rozhodnete použít barvu, nezapomeňte se kromě tmavého textu držet jedné nebo dvou.

Příklad

Použijte jemné zvýraznění, které odpovídá vašemu logu nebo značce, jako to dělá Brittany Hodak ve svém e-mailovém podpisu níže. Všimněte si, že její ikony sociálních médií mají stejný modrý odstín jako logo ZinePak.

Používejte hierarchii designu.

Dobrý design spočívá v tom, že své informace prezentujete snadno stravitelným způsobem. Protože váš e-mailový podpis je pravděpodobně spíše seznamem informací než poutavým příběhem, budete chtít použít hierarchii, abyste nasměrovali oči čtenářů na to, co by měli číst jako první.

Příklad

Zvětšete své jméno na větší písmo, aby přitáhlo co nejvíce pozornosti, podobně jako v životopise. Pak si vyberte informace, které ztučníte a podbarvíte podle důležitosti, abyste lidem pomohli logicky vést oči designem, jako v příkladu níže.

Obrázek: Envato

Zajistěte, aby odkazy byly sledovatelné.

Do e-mailového podpisu umístíte několik odkazů, včetně CTA a ikon sociálních sítí. Ale kliká na ně skutečně někdo?“

Chcete-li zjistit, zda odkazy ve vašem podpisu skutečně přitahují kliknutí a mají nějaký dopad, budete chtít, aby tyto odkazy byly sledovatelné – stejně jako jakýkoli jiný odkaz v e-mailech.

Podle těchto pokynů snadno vytvoříte sledovací odkaz, který vám pomůže přiřadit návštěvnost vašich webových stránek k e-mailovému podpisu. Čas od času můžete změnit formát podpisu nebo znění uvnitř podpisu, abyste zjistili, co vyvolá nejvíce kliknutí.

Používejte oddělovače prostoru.

Ačkoli nikdy nechcete svůj e-mailový podpis zaplnit příliš velkým množstvím informací, existují způsoby, jak vměstnat velké množství textu do kompaktní plochy, jako je tato, aniž by to bylo na úkor designu.

To je užitečné pro rozdělení různých typů informací, jako je vaše jméno a kontaktní informace, logo, případné výzvy k akci nebo dokonce prohlášení o vyloučení odpovědnosti.

Příklad

Jedním ze skvělých způsobů, jak toho dosáhnout, je použití děličů prostoru v rámci designu, jako v příkladu níže. Můžete také použít glyfické oddělovače, což je symbol svislé čárky (tj. |.)

Obrázek Kredit:Venngage

Zařaďte do kontaktního čísla mezinárodní předvolbu.

Pracujete-li s lidmi z celého světa, nezapomeňte při uvádění kontaktního telefonního čísla na předvolbu kódu země. Mnoho lidí to přehlíží, pokud nejsou sami zvyklí vytáčet mezinárodní předvolby, ale pro vaše zahraniční kolegy a klienty je opravdu užitečné ji tam mít přímo uvedenou. Zde je seznam předvoleb zemí, pokud neznáte tu svou.

Příklad

Tady je příklad od Kita Smithe, bývalého zaměstnance společnosti Brandwatch, která má pobočky ve Spojených státech i v Evropě a pracuje s mezinárodními klienty. To, že má na svém kódu země USA, mu pomáhá usnadnit lidem v jiných zemích, aby se s ním spojili telefonicky.

Udělejte svůj design přátelský k mobilním zařízením.

Podle společnosti Litmus tvořil v červnu 2018 iMobile od společnosti Apple 46 % všech otevřených e-mailů. A nejen to, uživatelé mobilních zařízení kontrolují své e-maily třikrát častěji než uživatelé nemobilních zařízení.

Čím více lidí čte e-maily na mobilních zařízeních, tím více budete chtít při psaní e-mailů – včetně e-mailového podpisu – myslet na mobilní uživatele.

Jedním z hlavních způsobů, jak učinit svůj e-mailový podpis přívětivým pro mobilní zařízení, je zajistit, aby byl design podpisu snadno čitelný a klikatelný pro mobilní uživatele. Zde se rozsah stává opravdu důležitým. Ujistěte se, že váš text je dostatečně velký, aby byl čitelný na malých obrazovkách mobilních telefonů, a že vaše odkazy a tlačítka jsou dostatečně velké – a dostatečně rozmístěné – aby na ně lidé mohli klepnout prsty.

Příklad

Podívejte se na příklad níže a všimněte si, kolik místa je mezi různými klikacími prvky, jako jsou ikony sociálních sítí. Ty se skvěle hodí pro klepnutí prstem na obrazovce mobilního telefonu, aby uživatelé omylem neklepli na ikonu Facebooku, když chtěli přejít na Twitter.

Obrázek: Canva

Nakonec se stejně jako u každé části e-mailu ujistěte, že váš podpis vypadá tak dobře, jak si myslíte, a otestujte ho v různých e-mailových klientech. Například aplikace Microsoft Outlook nerozpozná obrázky na pozadí, takže se vyhněte jejich použití. Jiní e-mailoví klienti obrázky ve výchozím nastavení vůbec nenačítají.

Podle těchto osvědčených postupů pro e-mailové podpisy si můžete vytvořit vlastní podpis, který bude v souladu s vaší značkou a dodá vašim e-mailům na profesionalitě.

.