Klíčové rozdíly mezi ERP systémem a účetním softwarem – definice a význam

Software pro plánování podnikových zdrojů (ERP) je přesně to. Jedná se o komplexní řídicí software, který integruje funkce jednotlivých složek podniku. Což znamená, že všechna oddělení vaší organizace jsou vzájemně propojena tak, že výstupy z jedné části se mohou stát vstupy pro jiný systém, čímž se automatizuje mnoho procesů v podniku, které se pravidelně vyskytují. Například sdílení denních údajů o prodeji jednotlivých produktových řad s výrobním a nákupním oddělením za účelem definování výrobních potřeb. Ve většině případů je účetní systém ERP pouze dílčí součástí systému ERP. Folio3 Microsoft Dynamics Partner nastínil některé rozdíly klíčových slov v tomto průvodci erp vs účetní systémy.

Aktualizace: Pokud hledáte srovnání ERP vs crm, podívejte se na tohoto kompletního průvodce.

Definice a význam účetního softwaru

Účetní software má specifičtější funkci a charakter. Účetní informační systém (AIS) se zabývá finanční stránkou organizace a jejími procesy tím, že zaznamenává obchodní transakce, tj. pohledávky / závazky, zápisy do účetního deníku a hlavní knihy, které se používají k vytváření potřebných finančních výkazů, jako jsou výkazy zisků a ztrát a rozvahy. Kvůli tomuto omezenému zaměření není účetní software schopen dosáhnout stejné úrovně integrace jako účetní software ERP.

Většina účetních softwarů vám dokáže poskytnout okamžitý přehled o vaší společnosti, ale kvůli nedostatečné integraci, jako je tomu u účetního softwaru ERP, nemůže předvídat a pomoci vám plánovat zítřek. Proto bez tohoto prognózování založeného na datech zakládají společnosti svá obchodní rozhodnutí především na předpokladech a odhadech při předvídání nabídky a poptávky, což může vést k nedostatku peněz.

Co je účetní systém ERP?

Většina dnes nabízených produktů ERP je dodávána s účetním softwarem jako základním (kancelářským) balíkem známým jako účetní systém ERP. Jakmile se vaše firma rozroste a zvýší se potřeba automatizace složitějších procesů zaznamenávání a vykazování dat, můžete přidat další komponenty specifické pro jednotlivé procesy; tím se účetní software změní na ERP.

Typický účetní software například nabízí jako základní balík funkce pro správu financí, plánování a rozpočtování. Do stejné krabice však lze integrovat i další podnikové operace, jako je řízení projektů a dodavatelského řetězce, výkaznictví a analýzy a řízení lidských zdrojů. V některých případech lze přidat i modul pro řízení informačních technologií. Mějte na paměti, že každý modul je obvykle licencován samostatně.

ERP vs účetní software – hlavní rozdíly

Aby bylo možné plně demonstrovat, jak se liší účetní software a systémy ERP, je třeba se podívat na funkčnost erp vs účetní software z hlediska rozsahu služeb a velikosti dopadu. Účetní software, jak naznačuje jeho název, vnímá podnikání z hlediska účetních transakcí. To zahrnuje takové aspekty podnikání, jako jsou mzdy, pohledávky, závazky a zkušební bilance. Mezi nejběžnější moduly, které jsou součástí účetního softwaru, patří fakturace, prodejní objednávky, nákupní objednávky, hlavní kniha, timesheet, výdaje a elektronické platby.

Na druhou stranu, i když se základní funkce účetního softwaru a ERP do jisté míry překrývají, stále se jedná o dva odlišné systémy. Software ERP je systém pro správu zdrojů, který sleduje hmotný a nehmotný majetek, materiál, lidské zdroje a finanční zdroje. Přestože se účetním softwarem zabývají finance, účetní software ERP propojí finance s konceptem kauzality, tj. často zohlední nehmotný majetek, který má vliv na finanční výkonnost, jako jsou hodiny lidské práce, životní cykly výrobků, jednotky výkonu a vztahy se zákazníky.

Nejlepší účetní systém ERP od společnosti Microsoft

Microsoft je považován za lídra na trhu v oblasti vývoje softwaru ERP a systémové integrace. Je tomu tak především proto, že společnost vyvinula širokou škálu systémů a dílčích komponent, které řeší všechny podnikové potřeby. Některé z nejznámějších účetních systémů ERP, které společnost Microsoft nabízí, jsou uvedeny níže:

Účetní systém ERP#1: Microsoft Dynamics 365 Finance & Provoz

Společnost Microsoft začala svou cestu v oblasti profesionálního účetního softwaru ERP v systému Dynamics AX již v roce 2006. Od té doby se v roce 2016 systém přejmenoval na Microsoft Dynamics 365 for Operations a v roce 2017 pak dosáhl svého konečného cíle Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. Mezi základní moduly obsažené v systému Dynamics AX patří např:

1. Hlavní kniha – funkce hlavní knihy, daně z obratu, měny a dlouhodobého majetku
2. Bankovní správa – příjem a výplata hotovosti
3. Řízení vztahů se zákazníky (CRM) – kontaktování a udržování obchodních vztahů (zákazníci, dodavatelé a potenciální zákazníci)
4. Příjemci – zadávání objednávek, expedice a fakturace
5. Závazky – objednávky, zboží přijaté na sklad
6. Skladové hospodářství – správa a oceňování zásob, např. dynamics shopify
7. Master Planning (zdroje) – plánování nákupu a výroby
8. Výroba – kusovníky, sledování výroby
9. Product Builder – tvorba a údržba režimu produktu
10. Human Resources – informace o zaměstnancích
11. Project Accounting – tvorba a sledování projektů (především z účetního hlediska)
12. Basic – konfigurace a integrace dat, například magento dynamics.
13. Administrativní modul – konfigurace systému
14. Obstarávání a zásobování
15. Prodej a marketing
16. Ukládání, správa a interpretace dat

Z hlediska funkčnosti a základního účelu se toho v průběhu let příliš nezměnilo. Záměrem bylo spojit všechny samostatné moduly a komponenty pod jeden kompletní produkt. Samotný produkt pak bude mít několik různých modulů, které si bude moci nákupní organizace libovolně vybírat. Druhou možností je samozřejmě zakoupení celého produktu a všech zvonků a píšťalek, které k němu patří.

Přečtěte si našeho podrobného průvodce: Co je to dynamics 365?“

Použití tohoto účetního softwaru ERP může být velmi dobře jedním z lepších rozhodnutí, které pro svou společnost uděláte.

1. Sjednotit globální finance a operace a umožnit tak rychlé a informované rozhodování,
2. Rychle a efektivně se přizpůsobit měnícím se požadavkům trhu a podpořit rychlý růst firmy.
3. Zlepšit finanční výkonnost na zcela novou úroveň tím, že vám umožní rychleji uzavírat účetní knihy, poskytovat spolehlivé výkazy, zvýšit ziskovost pomocí business intelligence a zajistit globální shodu s předpisy.
4. Provozujte chytřejší operace, protože do výroby vnesete agilitu a efektivitu propojením, a tím i optimalizací plánování výroby, rozvrhování, provozu a řízení nákladů.
5. Automatizujte, zefektivněte a modernizujte svůj dodavatelský řetězec pomocí jednotného, pokročilého řízení skladů a zásob, abyste zlepšili plnění, zásobování materiálem a logistiku.

Účetní systém ERP#2: Microsoft Dynamics NAV

V mnoha ohledech funguje Dynamics NAV stejně jako mnoho nástrojů Microsoft Office, které už možná znáte. Díky bezproblémové spolupráci s aplikacemi Outlook, Word a Excel vám Dynamics Nav pomůže plnit každodenní úkoly přímo z vaší schránky. Stejně výkonné dovednosti získáte na platformách Android, iOS a Windows pro konzistentní a bezpečné prostředí na počítači, notebooku i mobilním zařízení. Tímto způsobem vyřídíte věci kdekoli a kdykoli potřebujete pracovat.

Folio3 nabízí následující řešení navigačních konektorů:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Mezi klíčové funkce patří např:

1. Provádět finanční řízení i účetnictví,
2. Efektivně a bezpečně spravovat hotovost, majetek a bankovnictví,
3. Řídit výrobu, provoz a dodavatelský řetězec prostřednictvím jednoho softwaru,
4. Spravovat a sledovat dodavatele, objednávky, zásoby a výrobu,
5. Podporovat prodej a zlepšovat poskytování služeb,
6. Spravovat kontakty, obchodní příležitosti, a servisní smlouvy,
7. Efektivně spravujte projekty,
8. Vytvářejte odhady, sledujte projekty a spravujte kapacity,
9. Pružné, ale rychlé nasazení v lokálním prostředí nebo v cloudu, podle toho, který model nejlépe vyhovuje vašemu podnikání,
10. Business intelligence s reportingem
11. Celostní přístup k vašemu podnikání
12. Konkurujte globálně s využitím více měn a jazyků.

Výhody používání ERP oproti účetnímu softwaru

Nejvýznamnější výhoda využití účetního softwaru ERP oproti standardnímu účetnímu softwaru spočívá v tom, kolik toho můžete s ERP udělat. Mnoho různých modulů, které produkt Dynamics 365 zahrnuje, vám dává možnost efektivně vytvářet strategie a řídit organizaci tak, jak chcete.

Přečtěte si našeho podrobného průvodce: Konzultant ERP, definice a povinnosti

Systémy ERP, dokonce i účetní systémy ERP, jsou přínosem pro každou organizaci. Díky nim vaše podnikání funguje rovnoměrně, protože shromažďují a zabezpečují informace prostřednictvím automatizovaných procesů a vytvářejí snadno pochopitelné vzory. Díky těmto a mnoha dalším kompetencím zefektivňují přínosy systémů ERP v organizaci váš každodenní provoz i dlouhodobé plánování. Níže uvádíme několik nejvýznamnějších výhod ERP při implementaci tohoto typu softwaru:

1. Soustředění nákladů na IT
   1. Sjednocení nákladů na IT a zvýšení efektivity namísto vynakládání prostředků na více systémů
2. Úplný přehled
   1. Kompletní pochopení každého kritických procesů ve vašem podniku díky snadnému zpřístupnění dat
3. Pokročilé plánování a reportování
   1. Použití stejné sady ERP napříč odděleními znamená, že vaše organizace má jednotný, jednotný systém výkaznictví pro každý proces
4. IQMS ERP
   1. Funkce Business Intelligence umožňuje podnikům získat hlubší analytický přehled o jejich činnosti.
5. Kompletní přizpůsobení
   1. Mnoho dodavatelů ERP nabízí více aplikací, které lze implementovat společně podle potřeb podniku. Vyšší efektivita
6. Snížení nákladů na IT a školení, času a úsilí
   1. Vhodně implementovaný ERP může výrazně snížit nebo odstranit opakující se manuální procesy
7. Obsluha zákazníků
   1. Protože jsou informace o klientech centralizované a zjednodušené, váš obchodní tým se bude moci soustředit na budování a udržování vztahů se zákazníky namísto vedení tabulek.
8. Zabezpečení a kvalita dat
   1. Jednou z nejvýznamnějších výhod systému ERP je bezpečnost dat. Vždyť základem každé koncepce ERP jsou data.
   2. Jediné úložiště informací pomáhá zlepšit přesnost, konzistenci a bezpečnost dat vaší společnosti.
9. Zlepšená spolupráce a pracovní postupy
   1. Platforma ERP zefektivňuje proces spolupráce s ostatními tím, že poskytuje zaměstnancům přístup k datům tak, jak a kdy je potřebují.
10. Standardizované podnikové procesy
    1. Ověřené procesy přinášejí podnikům všech velikostí významné výhody.
11. Zjednodušené dodržování předpisů
    1. ERP pomáhají při dodržování předpisů díky bezpečným a ověřeným datům v kombinaci se zabudovanými výkazy.
12. Zlepšené řízení dodavatelského řetězce
    1. Systém ERP zlepšuje dodavatelský řetězec tím, že zkracuje dodací lhůty, pomáhá dodávat včas a přináší mnoho dalších výhod, které zlepší celkový provoz a úspěch vašeho podniku.
13. Vyšší škálovatelnost
    1. Zavedení systému, který se dokáže elegantně a efektivně přizpůsobit růstu vaší společnosti, je nesmírně důležité a správný systém ERP vám to usnadní.

Závěr

Ať už rozšiřujete svou zákaznickou základnu; vstupujete na nové trhy; zavádíte nové procesy, oddělení nebo produkty; nebo jinak rozšiřujete své podnikání, přidávání nových funkcí do platformy ERP je se správným dodavatelem softwaru pohodlné. Ačkoli i ten nejpokročilejší účetní software vám umožní simulovat fungování ERP, skutečný účetní software ERP toho dokáže mnohem více. Integrované řízení každého aspektu podnikání podle toho, jak by se s ním mělo zacházet, je efektivnější. Často se stává, že společnosti, které používají účetní software jako ERP, nakonec spíše formují svůj styl správy a řízení tak, aby vyhovoval softwaru, než naopak. Proto, pokud můžete, je vždy lepší zvolit účetní software ERP, například Dynamics 365.

Prosím, podělte se o své cenné názory a nezapomeňte sdílet průvodce erp vs účetní systémy.