Differenze chiave tra sistema ERP e software di contabilità – Definizione e significato

Un software di pianificazione delle risorse d’impresa (ERP) è esattamente questo. È un software di gestione onnicomprensivo che integra la funzione di ogni componente del vostro business. Il che significa che tutti i dipartimenti della vostra organizzazione sono collegati in modo che gli output di una parte possono diventare input per un altro sistema, automatizzando così molti processi nel business che si verificano regolarmente. Per esempio, condividere i dati di vendita giornalieri per ogni linea di prodotto con i dipartimenti di produzione e di approvvigionamento per definire i bisogni di produzione. Nella maggior parte dei casi il sistema di contabilità ERP è solo una sotto-componente di un ERP. Folio3 Microsoft Dynamics Partner ha delineato alcune differenze di parole chiave in questa guida erp vs sistemi di contabilità.

Aggiornamento: Se stai cercando il confronto ERP vs crm, vedi questa guida completa.

Definizione e significato del software di contabilità

Il software di contabilità è più specifico in funzione e natura. Il Sistema d’Informazione Contabile (AIS) si occupa dell’aspetto finanziario dell’organizzazione e dei suoi processi registrando le transazioni di business, cioè i Crediti/Conti Pagabili, le voci del giornale e la contabilità generale che sono usati per produrre i rapporti finanziari necessari come i conti economici e i bilanci. A causa di questo focus limitato, il software di contabilità non è in grado di raggiungere lo stesso livello di integrazione di un software di contabilità ERP.

La maggior parte del software di contabilità sarà in grado di darvi una panoramica a colpo d’occhio della vostra azienda, ma a causa della mancanza di integrazione, come in un software di contabilità ERP, non può anticipare e aiutarvi a pianificare il domani. Pertanto, senza questa previsione guidata dai dati, le aziende basano le decisioni di business principalmente su supposizioni e congetture per prevedere la domanda e l’offerta, il che può portare a un deficit.

Che cos’è un sistema contabile ERP?

La maggior parte dei prodotti ERP offerti oggi sono dotati di software di contabilità come un pacchetto entry-level (impiegatizio) noto come sistema contabile ERP. Man mano che il vostro business cresce e il vostro bisogno di automatizzare processi più complessi di registrazione dei dati e di reporting aumenta, potete aggiungere più componenti specifici per i processi; convertendo così il vostro software di contabilità in un ERP.

Per esempio, il tipico software di contabilità offre funzioni di gestione finanziaria, pianificazione e budgeting come pacchetto base. Ma la stessa scatola può essere integrata con altre operazioni di business come la gestione dei progetti e della catena di approvvigionamento, il reporting e l’analisi, e la gestione delle risorse umane. In alcuni casi, può essere aggiunto anche un modulo di gestione informatica. Tenete a mente che ogni modulo è di solito concesso in licenza separatamente.

ERP Vs Accounting Software – Principali differenze

Per dimostrare pienamente come il software di contabilità e i sistemi ERP differiscono, c’è bisogno di guardare la funzionalità del software erp vs accounting in termini di gamma di servizi e grandezza dell’impatto. Il software di contabilità, come indicato dal suo nome, percepisce il business in termini di transazioni contabili. Questo include aspetti del business come il libro paga, i crediti, i debiti e i bilanci di prova. Alcuni dei moduli più comuni in bundle con il software di contabilità includono la fatturazione, l’ordine di vendita, l’ordine di acquisto, la contabilità generale, il foglio di lavoro, la spesa e il pagamento elettronico.

D’altra parte, mentre c’è qualche incrocio tra la funzionalità fondamentale del software di contabilità e un ERP, i due sono ancora diversi. Il software ERP è un sistema di gestione delle risorse, che traccia i beni materiali e immateriali, i materiali, le risorse umane e le risorse finanziarie. Anche se i dati finanziari sono affrontati da un software di contabilità, un software di contabilità ERP collegherà i dati finanziari con il concetto di causalità, cioè spesso inserendo fattori intangibili che influenzano le prestazioni finanziarie come le ore di lavoro umano, i cicli di vita del prodotto, le unità di prestazione e le relazioni con i clienti.

Il miglior sistema di contabilità ERP di Microsoft

Microsoft è considerato un leader di mercato nel campo dello sviluppo del software ERP e dell’integrazione dei sistemi. Questo è principalmente perché l’azienda ha sviluppato una vasta gamma di sistemi e sottocomponenti che affrontano tutte le esigenze aziendali. Alcuni dei più noti sistemi di contabilità ERP offerti da Microsoft sono elencati di seguito:

Sistema di contabilità ERP#1: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operation

Microsoft ha iniziato il suo viaggio nel software professionale di contabilità ERP in Dynamics AX nel lontano 2006. Da allora, nel 2016 il sistema è stato ribattezzato come Microsoft Dynamics 365 for Operations e poi ha raggiunto la sua destinazione finale di Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations nel 2017. Alcuni dei moduli principali inclusi in Dynamics AX includono:

1. General Ledger – funzioni di contabilità, imposte sulle vendite, valuta e immobilizzazioni
2. Gestione bancaria – riceve e paga i contanti
3. Customer Relationship Management (CRM) – contatto e mantenimento delle relazioni commerciali (clienti, fornitori e lead)
4. Conti attivi – inserimento ordini, spedizioni e fatturazione
5. Conti passivi – ordini di acquisto, merci ricevute in inventario
6. Gestione dell’inventario – gestione e valutazione dell’inventario come le dinamiche shopify
7. Master Planning (risorse) – pianificazione acquisti e produzione
8. Produzione – distinte base, monitoraggio della produzione
9. Product Builder – creazione e manutenzione della modalità di prodotto
10. Risorse umane – informazioni sui dipendenti
11. Contabilità dei progetti – creazione e monitoraggio dei progetti (principalmente da una prospettiva contabile)
12. Basic – configurazione e integrazione dei dati, come magento dynamics.
13. Modulo Amministrazione – configurazione del sistema
14. Approvvigionamento e Sourcing
15. Vendite e Marketing
16. Memorizzazione, gestione e interpretazione dei dati

Non è cambiato molto negli anni in termini di funzionalità e scopo fondamentale. L’idea era di riunire tutti i moduli e componenti separati sotto un unico prodotto completo. Il prodotto stesso avrà poi alcuni moduli diversi che possono essere selezionati a piacere dall’organizzazione di acquisto. L’altra possibilità, naturalmente, è quella di acquistare l’intero prodotto e tutte le campane e i fischietti che ne derivano.

Leggi la nostra guida dettagliata: cos’è dynamics 365?

Utilizzare questo software di contabilità ERP potrebbe benissimo essere una delle migliori decisioni che prendete per la vostra azienda.

1. Unificare le finanze e le operazioni globali per consentire un processo decisionale rapido e informato,
2. Adattarsi rapidamente ed efficacemente alle mutevoli esigenze del mercato e guidare la rapida crescita del business.
3. Migliorare le prestazioni finanziarie a un livello completamente nuovo, consentendo di chiudere i libri più velocemente, fornire report affidabili, aumentare la redditività con la business intelligence e garantire la conformità globale.
4. Gestisci operazioni più intelligenti portando agilità ed efficienza alla tua produzione collegando e quindi ottimizzando la pianificazione della produzione, la programmazione, le operazioni e la gestione dei costi.
5. Automatizzare, snellire e modernizzare la vostra catena di approvvigionamento con una gestione unificata e avanzata del magazzino e dell’inventario per migliorare l’adempimento, l’approvvigionamento dei materiali e la logistica.

Sistema di contabilità ERP#2: Microsoft Dynamics NAV

In molti modi, Dynamics NAV funziona proprio come i molti strumenti di Microsoft Office che vi sono già familiari. Lavorando senza soluzione di continuità con Outlook, Word ed Excel, Dynamics Nav vi aiuterà a completare le attività quotidiane direttamente dalla vostra casella di posta. Avrete le stesse potenti competenze sulle piattaforme Android, iOS e Windows per un’esperienza coerente e sicura su desktop, laptop e dispositivi mobili. In questo modo, puoi fare le cose dove e quando hai bisogno di lavorare.

Folio3 offre la seguente soluzione di connettori nav:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Alcune delle caratteristiche chiave includono:

1. Effettua sia la gestione finanziaria che la contabilità,
2. Gestisci i contanti, i beni e le banche in modo efficiente e sicuro,
3. Gestisci la tua produzione, le operazioni e la catena di fornitura attraverso un unico software,
4. Gestisci e rintraccia i venditori, gli ordini, l’inventario e la produzione,
5. Incoraggia le vendite e migliora la fornitura del servizio,
6. Gestisci i contatti, le opportunità di vendita, e contratti di servizio,
7. Gestire efficacemente i progetti,
8. Creare stime, tenere traccia dei progetti e gestire la capacità,
9. Distribuzione flessibile ma rapida in sede o nel cloud, il modello che meglio si adatta al vostro business,
10. Business intelligence con reporting
11. Un approccio olistico al vostro business
12. Competere a livello globale utilizzando più valute e lingue.

Benefici dell’utilizzo di un ERP rispetto al software di contabilità

Il vantaggio più significativo dell’utilizzo di un software di contabilità ERP rispetto ad un software di contabilità standard è quanto di più si può fare con un ERP. I molti moduli diversi che il prodotto Dynamics 365 copre vi danno il potere di strategizzare e gestire efficacemente la vostra organizzazione nel modo che desiderate.

Leggi la nostra guida dettagliata: Consulente ERP, definizione e responsabilità

I sistemi ERP, anche i sistemi contabili ERP, sono una risorsa per qualsiasi organizzazione. Fanno funzionare il vostro business in modo uniforme, raccogliendo e proteggendo le vostre informazioni attraverso processi automatizzati e producendo modelli facili da capire. Con queste e molte altre competenze, i benefici dei sistemi ERP in un’organizzazione rendono più efficienti le vostre operazioni quotidiane e la pianificazione a lungo termine. Di seguito sono riportati alcuni dei benefici ERP più significativi quando si implementa questo tipo di software:

1. Costi IT focalizzati
   1. Unificare i costi IT e migliorare l’efficienza invece di spendere risorse su più sistemi
2. Visibilità totale
   1. Completa comprensione di ogni comprensione completa di ogni processo critico del tuo business rendendo i dati facilmente accessibili
3. Pianificazione e reporting avanzati
   1. Impiegando la stessa suite ERP in tutti i reparti, la tua organizzazione ha un unico sistema di reporting unificato per ogni processo
4. IQMS ERP
   1. La funzionalità di Business Intelligence permette alle aziende di ottenere un livello più profondo di comprensione analitica delle loro operazioni.
5. Completa personalizzazione
   1. Molti venditori ERP offrono applicazioni multiple che possono essere implementate insieme secondo i bisogni del business. Miglioramento dell’efficienza
6. Riduzione dei costi IT e di formazione, del tempo e dello sforzo
   1. Applicato correttamente, un ERP può ridurre significativamente o eliminare processi manuali ripetitivi
7. Servizio clienti
   1. Perché le informazioni sui clienti sono centralizzate e semplificate, il vostro team di vendita potrà concentrarsi sulla costruzione e sul mantenimento delle relazioni con i clienti invece di tenere fogli elettronici.
8. Sicurezza e qualità dei dati
   1. Uno dei vantaggi più significativi di un sistema ERP è la sicurezza dei dati. Dopo tutto, al centro di ogni concetto ERP ci sono i dati.
   2. Un unico repository di informazioni aiuta a migliorare l’accuratezza, la coerenza e la sicurezza dei dati della vostra azienda.
9. Miglioramento della collaborazione e dei flussi di lavoro
   1. Una piattaforma ERP ottimizza il processo di cooperazione con gli altri, fornendo ai dipendenti l’accesso ai dati come e quando ne hanno bisogno.
10. Processi di business standardizzati
    1. Processi collaudati portano benefici significativi alle aziende di tutte le dimensioni.
11. Compliance normativa facilitata
    1. Gli ERP aiutano la conformità normativa attraverso dati sicuri e validati, combinati con report integrati.
12. Miglioramento della gestione della catena di fornitura
    1. Un ERP migliora la catena di fornitura riducendo i tempi di consegna, aiutando a consegnare in tempo e molti altri benefici che miglioreranno le operazioni generali e il successo della vostra azienda.
13. Superiore scalabilità
    1. Mettere in atto un sistema che possa accogliere in modo elegante ed efficiente la crescita della vostra azienda è della massima importanza, e il giusto sistema ERP lo rende facile.

Conclusione

Se state espandendo la vostra base di clienti; entrando in nuovi mercati; lanciando nuovi processi, dipartimenti o prodotti; o state comunque facendo crescere il vostro business, aggiungere nuove funzionalità a una piattaforma ERP è comodo con il giusto fornitore di software. Anche se anche il software di contabilità più avanzato vi permetterà di simulare il funzionamento di un ERP, un vero software di contabilità ERP farà molto di più. La gestione integrata di ogni aspetto del business secondo come dovrebbe essere gestito è più efficace. Spesso, le aziende che usano un software di contabilità come ERP finiscono per modellare il loro stile di amministrazione e gestione per adattarsi al software piuttosto che il contrario. Pertanto, se è possibile, è sempre un’idea migliore per andare per un software di contabilità ERP come Dynamics 365.

Si prega di condividere il vostro prezioso feedback e non dimenticare di condividere la guida erp vs sistemi di contabilità.