Podniky vedou pokladní knihu, do které zaznamenávají jak hotovostní, tak i bankovní transakce. Pokladní kniha má sloupec hotovost, ve kterém je uvedena hotovost, kterou má podnik k dispozici, a sloupec banka, ve kterém je uvedena hotovost v bance. banka také vede ve svém účetnictví účet pro každého zákazníka. Všechny vklady se zaznamenávají na kreditní straně účtu zákazníka a výběry na debetní straně jeho účtu. Banka pravidelně zasílá zákazníkům výpis z účtu. někdy se zůstatky v pokladní knize a na bankovním výpisu neshodují. V případě, že se zůstatek dostupný v vkladní knížce neshoduje s bankovním sloupcem v peněžním deníku, měl by podnik zjistit důvody této skutečnosti. Pro odsouhlasení zůstatků uvedených v peněžní knize a vkladní knížce se připravuje odsouhlasovací výkaz známý jako výpis z bankovního účtu (Bank Reconciliation Statement nebo BRS). Jinými slovy, BRS je výkaz, který se připravuje pro odsouhlasení rozdílů mezi zůstatky podle bankovního sloupce pokladní knihy a vkladní knížky k danému datu.
Proč připravovat BRS?
Není povinné připravovat BRS a není stanoveno žádné pevné datum pro přípravu BRS. BRS se připravuje pravidelně pro kontrolu, zda jsou transakce související s bankou správně zaznamenány v bankovním sloupci pokladní knihy a také bankou v jejích účetních knihách. BRS pomáhá odhalit chyby v evidenci transakcí a určit přesný zůstatek banky k určitému datu.
Jak připravit BRS
- Prvním krokem je porovnání počátečních zůstatků jak bankovního sloupce pokladní knihy, tak bankovního výpisu; ty se mohou lišit z důvodu nepřipsaných nebo nepředložených šeků z předchozího období.
- Nyní porovnáme kreditní stranu bankovního výpisu s debetní stranou bankovního sloupce pokladní knihy a debetní stranu bankovního výpisu s kreditní stranou bankovního sloupce pokladní knihy. Zaškrtněte všechny položky, které se objevují v obou záznamech.
- Analyzujte záznamy jak v bankovním sloupci pokladní knihy, tak v průkazní knize a vyhledejte záznamy, které byly opomenuty zaúčtovat v bankovním sloupci pokladní knihy. Sestavte seznam takových zápisů a proveďte potřebné úpravy v pokladní knize.
- Popravte, pokud se v pokladní knize objeví nějaké chyby nebo omyly.
- Vypočítejte opravený a revidovaný zůstatek bankovního sloupce pokladní knihy.
- Nyní spusťte výpis bankovního odsouhlasení s aktualizovaným zůstatkem pokladní knihy.
- Přičtěte nepředložené šeky (šeky, které obchodní firma vystavila svým věřitelům nebo dodavatelům, ale nepředložila je k proplacení – Výdaje) a odečtěte neproplacené šeky (šeky zaplacené do banky, ale dosud nevyzvednuté – Příjmy).
- Provedete všechny potřebné úpravy o chyby banky. V případě, že výpis z bankovního odsouhlasení začíná debetním zůstatkem podle bankovního sloupce pokladní knihy, přičtěte všechny částky chybně připsané bankou a odečtěte všechny částky chybně připsané bankou. V případě, že začíná kreditním zůstatkem, postupujte opačně.
- Výsledný údaj se musí rovnat zůstatku podle bankovního výpisu.
Přínosy sestavení BRS
Účetní chyby mohou vést k okolnostem, které jsou více než trapné, když šeky propadnou nebo firmy začnou dostávat nepříjemné výzvy od věřitelů či dodavatelů za již uvolněné platby. Bankovní odsouhlasení vám pomůže odhalit podvody a snížit riziko transakcí, které by mohly způsobit penále a poplatky z prodlení. BRS nabízí podniku několik výhod, mezi které patří:
Odhalení chyb: Bankovní odsouhlasení vám pomůže při odhalování účetních chyb, které jsou běžné v každém podniku. Mezi tyto chyby patří chyby, jako je sčítání a odečítání, chybějící platby a dvojí platby.
Sledování úroků a poplatků: Banky mohou na váš účet připisovat platby úroků, poplatky nebo penále. Měsíční odsouhlasení banky vám umožní tyto částky v účetnictví přičíst nebo odečíst.
Detekce podvodů: Nemusíte být schopni zabránit tomu, aby vám zaměstnanci ukradli peníze jednou, můžete tomu však zabránit v budoucnu. Výpis z bankovních výpisů vám pomůže při odhalování a odhalování podvodných transakcí. Je vhodné zaměstnat nezávislou osobu, která bude provádět odsouhlasení, abyste zabránili tomu, že zaměstnanec účtárny bude falšovat vaše účetnictví a odsouhlasení.
Sledování pohledávek:
Tipy pro zajištění efektivního systému BRS
1. Zjistěte, zda máte v pořádku všechny účtenky, které jste vložili do systému BRS, a zda jste je vložili do systému BRS. 2. Zjistěte, zda máte v pořádku všechny účtenky, které jste vložili do systému BRS. Zaprvé je nezbytné mít po ruce všechny požadované dokumenty a informace. To znamená, že pokud máte k dispozici veškerou požadovanou dokumentaci a informace, získáte lepší přehled. 2. Vyvarujte se běžných chyb, jako jsou:
a. Chyby týkající se duplicitních záznamů.
b. Nezaúčtování transakce, která by způsobila rozdíl rovnající se chybějící částce
c. Chyby při zadávání čárek a teček, které způsobují rozdíly, které, by mohly mít významnou hodnotu. Například místo zadání částky 2 401,30 INR zadání částky 240,13 INR
d. Chyby v transpozici při zadávání číselných údajů v účetních knihách. Například místo zadání 221 200 INR zadání 212 200 INR.
3. Chyby mohou dělat i banky: Je možné, že se chyby dopustila i vaše banka. Mohla by z vašeho účtu odepsat nesprávné částky nebo připsat vklady, které vám nepatří. Proto v případě, že zjistíte chyby, pro které nenajdete žádné vysvětlení, nebo o kterých máte pochybnosti, je nejlepší se poradit se svou bankou. 4. Srovnávání položek: Vypsání rozdílů a jejich odsouhlasení a následné zapomenutí je možné. V případě, že by se rozdíly neustále hromadily, aniž byste podnikli nějaké kroky, vaše bankovní odsouhlasení by ztratilo smysl. Je potřeba, aby se odsouhlasené transakce neustále kontrolovaly, aby se správně promítly do bankovního sloupce pokladní knihy a do bankovního výpisu.