Unternehmen führen ein Kassenbuch, um sowohl die Bargeld- als auch die Banktransaktionen aufzuzeichnen. Ein Kassenbuch hat eine Bargeldspalte, die das im Unternehmen vorhandene Bargeld anzeigt, und eine Bankspalte, die das Bargeld bei der Bank anzeigt.Die Bank führt auch ein Konto für jeden Kunden in ihren Büchern. Alle Einzahlungen werden auf der Habenseite des Kundenkontos verbucht und Abhebungen auf der Sollseite des Kontos. Die Bank schickt den Kunden regelmäßig einen Kontoauszug. Manchmal stimmen die Kontostände laut Kassenbuch und Kontoauszug nicht überein. Wenn der Saldo im Sparbuch nicht mit der Bankspalte des Kassenbuchs übereinstimmt, sollte das Unternehmen die Gründe dafür ermitteln. Zur Abstimmung der im Kassenbuch und im Sparbuch ausgewiesenen Salden wird eine Abstimmungserklärung erstellt, die als Bankabstimmungserklärung oder BRS bekannt ist. Mit anderen Worten, BRS ist eine Erklärung, die für die Abstimmung der Differenz zwischen den Salden in der Bankenspalte des Kassenbuchs und dem Sparbuch zu einem bestimmten Datum erstellt wird.
Warum eine BRS vorbereiten?
Es ist nicht obligatorisch, eine BRS vorzubereiten, und es gibt kein festes Datum für die Vorbereitung der BRS. Der BRS wird in regelmäßigen Abständen erstellt, um zu prüfen, ob die bankbezogenen Transaktionen in der Bankspalte des Kassenbuchs und in den Büchern der Bank ordnungsgemäß erfasst wurden. BRS hilft, Fehler bei der Aufzeichnung von Transaktionen zu erkennen und den genauen Banksaldo zu einem bestimmten Datum zu bestimmen.
Wie man einen BRS vorbereitet
- Der erste Schritt besteht darin, die Eröffnungssalden sowohl der Bankspalte des Kassenbuchs als auch des Kontoauszugs zu vergleichen; diese könnten aufgrund nicht gutgeschriebener oder nicht vorgelegter Schecks aus einer früheren Periode unterschiedlich sein.
- Nun vergleichen Sie die Habenseite des Kontoauszugs mit der Sollseite der Bankspalte des Kassenbuchs und die Sollseite des Kontoauszugs mit der Habenseite der Bankspalte des Kassenbuchs. Kreuzen Sie alle Posten an, die in beiden Aufzeichnungen erscheinen.
- Analysieren Sie die Einträge sowohl in der Bankspalte des Kassenbuchs als auch im Passbuch und suchen Sie nach Einträgen, die nicht in der Bankspalte des Kassenbuchs gebucht wurden. Erstellen Sie eine Liste solcher Einträge und nehmen Sie die notwendigen Korrekturen im Kassenbuch vor.
- Korrigieren Sie, wenn Fehler im Kassenbuch auftauchen.
- Berechnen Sie den korrigierten und überarbeiteten Saldo der Bankspalte des Kassenbuchs.
- Starten Sie nun den Bankabgleich mit dem aktualisierten Kassenbuchsaldo.
- Hinzufügen sind die nicht eingereichten Schecks (Schecks, die von der Firma an ihre Gläubiger oder Lieferanten ausgestellt, aber nicht zur Zahlung vorgelegt wurden – Aufwand) und abzuziehen sind die nicht gutgeschriebenen Schecks (bei der Bank eingezahlte, aber noch nicht eingelöste Schecks – Ertrag).
- Machen Sie alle notwendigen Anpassungen für die Bankfehler. Falls der Bankabgleich mit dem Sollsaldo laut Bankspalte des Kassenbuchs beginnt, addieren Sie alle Beträge, die von der Bank fälschlicherweise gutgeschrieben wurden, und ziehen Sie alle Beträge ab, die von der Bank fälschlicherweise gutgeschrieben wurden. Umgekehrt beginnt man mit dem Habensaldo.
- Die sich daraus ergebende Zahl muss mit dem Saldo laut Kontoauszug übereinstimmen.
Vorteile der Erstellung eines BRS
Fehler in der Buchführung können zu Umständen führen, die mehr als nur peinlich sind, wenn Schecks platzen oder Unternehmen lästige Anrufe von Gläubigern oder Lieferanten für Zahlungen erhalten, die bereits freigegeben sind. Bankabstimmungen helfen Ihnen dabei, Betrug zu erkennen und das Risiko von Transaktionen zu verringern, die Strafen und Verzugszinsen verursachen könnten. BRS bietet einem Unternehmen mehrere Vorteile, darunter:
Fehler aufdecken: Ein Bankabgleich hilft Ihnen bei der Aufdeckung von Buchhaltungsfehlern, die in jedem Unternehmen vorkommen. Zu diesen Fehlern gehören Fehler wie Addition und Subtraktion, verpasste Zahlungen und Doppelzahlungen.
Verfolgung von Zinsen und Gebühren: Banken können Ihrem Konto Zinsen, Gebühren oder Strafen hinzufügen. Der monatliche Bankabgleich ermöglicht es Ihnen, solche Beträge in Ihren Büchern zu addieren oder zu subtrahieren.
Betrug aufdecken: Sie können vielleicht nicht verhindern, dass Mitarbeiter Ihr Geld stehlen, aber Sie können es in Zukunft verhindern. Ein Kontoauszug hilft Ihnen, betrügerische Transaktionen aufzudecken und zu entlarven. Es ist ratsam, eine unabhängige Person mit der Durchführung der Abstimmungen zu beauftragen, um zu verhindern, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung Ihre Bücher und Abstimmungen fälschen.
Forderungen verfolgen: BRS ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Einnahmen zu bestätigen, was Ihnen hilft, unangenehme Situationen zu vermeiden und auch Einträge für Einnahmen zu identifizieren, die Sie nicht eingereicht haben.
Tipps für ein effizientes BRS
1. Erstens ist es wichtig, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Hand haben. Das heißt, wenn man alle erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Verfügung hat, hat man einen besseren Überblick.2. Vermeiden von häufigen Fehlern, wie:
a. Fehler in Bezug auf doppelte Einträge.
b. Nichtberücksichtigung einer Transaktion, die eine Differenz in Höhe des fehlenden Betrags verursachen würde
c. Fehler bei der Eingabe von Kommas und Punkten, die zu Diskrepanzen führen, die von erheblichem Wert sein könnten. Zum Beispiel: Statt 2.401,30 INR werden 240,13 INR eingegeben.
d. Transpositionsfehler bei der Eingabe von Zahlen in die Bücher. Zum Beispiel, anstatt INR 221.200, INR 212.200.
3. Auch Banken können Fehler machen: Es ist möglich, dass Ihre Bank einen Fehler gemacht hat. Es kann sein, dass sie falsche Beträge von Ihrem Konto abbucht oder Einlagen gutschreibt, die Ihnen nicht gehören. Wenn Sie also Fehler finden, für die Sie keine Erklärung finden oder an denen Sie zweifeln, wenden Sie sich am besten an Ihre Bank.4. Abgleich der Posten: Es ist möglich, dass Sie Differenzen auflisten und abstimmen und es dann vergessen. Wenn sich die Differenzen immer weiter anhäufen, ohne dass etwas unternommen wird, wird Ihr Bankabgleich sinnlos. Die abgestimmten Transaktionen müssen ständig überprüft werden, damit sie in der Bankspalte des Kassenbuchs und im Kontoauszug richtig wiedergegeben werden.