7 tricks til forbedring af effektiviteten på arbejdspladsen i 2020

Forbedring af effektiviteten på arbejdspladsen handler om, at dine medarbejdere skal arbejde smartere, ikke hårdere. Det er heller ikke nok at “slå hårdt ned” på medarbejdernes effektivitet.

Det er vigtigt at se på alle de faktorer, der påvirker medarbejdernes produktivitet, som f.eks. arbejdsmiljøet, arbejdsglæde og effektiv ledelse. Vores syv hacks nedenfor vil hjælpe dig med at finde de rigtige værktøjer og strategier til at øge medarbejdernes moral og engagement og øge effektiviteten i din virksomhed.

I denne artikel vil vi dække:

• Giv mulighed for fleksible arbejdstider
• opdatér din teknologi
• Kortlæg processer
• Opmuntrer til teambuilding
• Skab et godt arbejdsmiljø
• Stop med mødevanviddet
• Find måder at automatisere på

Giv mulighed for fleksible arbejdstider

Fleksible arbejdstider giver medarbejderne mulighed for at arbejde, når de er mest produktive og effektive – uanset om det er sent på aftenen eller tidligt på dagen. Hvis du giver medarbejderne mulighed for at vælge deres arbejdstider, bliver de også gladere og mere tilbøjelige til at holde sig til arbejdsrelaterede opgaver, når de er på arbejde.

Du kan endda overveje at gøre dit team helt fjernstyret eller i det mindste tilbyde flere dage med arbejde hjemmefra. At have et fjernteam forbedrer produktiviteten med 13 procent, ifølge Entrepreneur.

Du ville ikke være alene; startups og onlinevirksomheder som Zapier og Groove har fuldt ud fjernteams. Ved at undgå pendling sparer medarbejderne masser af tid, og de får et mere behageligt sted at udføre deres arbejde.

Tip: Hvis du har mistanke om, at produktiviteten ved hjemmearbejde er faldende, kan du prøve at få medarbejderne til at bruge et tidsregistreringsværktøj som Time Doctor.

opdatér din teknologi

Research den teknologiske udvikling i din branche, og indfør alle de teknologier, der kan øge arbejdseffektiviteten. Hvis du køber iPads til dine medarbejdere, kan du hjælpe dem med at arbejde på farten, især hvis de arbejder hjemmefra. Eller brug et iPad-system i din reception til at hjælpe med at modtage pakker og give de ansatte besked om gæster hurtigt og nemt.

Tip: Prøv et virtuelt whiteboard som Jamboard fra Google under dine telefonmøder. Overvej at give medarbejderne et tilskud til hovedtelefoner, så de kan koncentrere sig.

Kortlæg processer

Ineffektive arbejdspladsprocesser kan gøre normalt effektive medarbejdere til frustrerede, uproduktive medarbejdere. Kortlæg dine processer for at se, om der er noget unødvendigt, der bremser produktiviteten. Ændr disse processer eller fjern dem helt.

Tip: Prøv at kortlægge en arbejdsplads-proces på et møde med klistermærker, før du overfører den til et program som Microsoft Visio. Indtast reviderede og nye processer i projektstyringssoftware som Asana, så hele dit team er med på vognen.

Opmuntrer til teambuilding

Arbejdsproduktiviteten øges, når medarbejderne lærer at kommunikere bedre. Find måder at få medarbejderne til at arbejde sammen som en gruppe på projekter eller for forskellige afdelinger for at forbedre deres informationsstrøm. Teambuilding-aktiviteter eller oplevelser uden for huset er gode måder, hvorpå medarbejderne kan lære at kommunikere og arbejde sammen.

Det er endnu bedre, hvis du kombinerer disse teambuilding-aktiviteter med måder at tilskynde medarbejderne til at være aktive eller pleje deres generelle sundhed – både fysisk og mentalt. Sunde medarbejdere tager færre sygedage og er mere produktive. Desuden hjælper disse typer af aktiviteter med at knytte bånd mellem medarbejderne på en stressfri og sjov måde, hvilket øger moralen og forbedrer engagementet, siger ProofHub.

Tip: Organiser et velgørenhedsløb, en sportsdag eller en fitnesskonkurrence. Få medarbejderne til at melde sig frivilligt til en velgørenhedsindsats i en hel dag. Eller sponsorér en wellness-dag med yoga, massage og workshops samt en sund frokost og snacks.

Skab et glad arbejdsmiljø

Medarbejdere, der er glade på arbejdet, er mere effektive med deres tid, udfører deres arbejde bedre og er generelt mere produktive. De har også en tendens til at fokusere på opgaven i stedet for at blive distraheret af opgaver uden for arbejdet, som f.eks. at tjekke personlige konti på sociale medier.

Start med at analysere dit kontorlokale, anbefaler ProofHub. Hvordan er belysningen? Invester i bedre belysning for at reducere øjenbelastning samt persienner til vinduerne, så medarbejderne kan justere, hvor meget naturligt lys de ønsker.

Inspørg medarbejderne om deres arbejdsområder – er deres stole komfortable nok? Kan du installere et par stående skriveborde? Hvad med afslapningsområder, så medarbejderne kan arbejde på sofaen?

Tip: En hurtig ændring af kontorets indretning kan give medarbejderne mere energi. Organiser et initiativ til at rydde op og flytte rundt på møblerne (bed medarbejderne om at samarbejde først). Køb planter eller ny kunst, eller pynt op til en højtid.

Stop med mødevanviddet

USA’s virksomheder bruger over 35 milliarder dollars på møder hvert år, og medarbejderne bruger i gennemsnit 37 procent af deres tid på møder, ifølge Entrepreneur. Overvej, om din virksomhed har for mange møder – du kan spilde både tid og penge, for ikke at nævne at det påvirker dine medarbejderes trivsel.

Hvis du har de rigtige projektstyringsværktøjer, kan du eliminere behovet for mange møder. Selvfølgelig vil der altid være behov for personlige møder, men måske ikke så mange af dem.

Tip: Slack, Asana og Basecamp er alle gode kommunikations- og projektstyringsværktøjer, der kan bruges i stedet for møder.

Find måder at automatisere på

Multitasking skader faktisk produktiviteten. At rotere mellem forskellige opgaver konstant kan få medarbejderne til at miste 40 procent af deres produktivitet, siger Wrike. Her er det, hvor teknologien kan brillere og overtage små opgaver, der ikke er så vigtige. Prøv at automatisere dine kampagner på sociale medier, brug e-mailmarkedsføringstjenester, der sender automatiserede e-mailkampagner, og automatiser dit arbejde med salg og leadgenerering.

Tip: LinkedIn har nu Lead Gen Forms, der giver brugerne mulighed for at indsende automatisk udfyldte formularer. Hootsuite og TubeMogul er værktøjer, der hjælper dig med at automatisere dine kampagner på de sociale medier.

Mennesker spørger også:

• Hvordan kan jeg arbejde smartere og ikke hårdere?
• Hvordan kan en virksomhed blive mere effektiv?
• Hvordan kan man forbedre teamets præstationer?

Hvordan kan jeg arbejde smartere og ikke hårdere?

Her er nogle forslag til at arbejde smartere og ikke hårdere:

1. Spor din tid: Brug en app som Rescue Time til at se præcis, hvad du bruger din tid på hver dag.
2. Gør det på to minutter: Hvis du ser en opgave, du kan udføre på to minutter eller mindre, så gør det nu. Det vil tage mere tid at gøre, hvis du vender tilbage til den senere.
3. Foreslå stående møder: Skær ned på mødetiden, og øg engagementet med stående møder.
4. Glem alt om perfektion: Perfekt er fjenden af gjort er især sandt på arbejdspladsen.
5. Stop med at slukke brande: Planlæg et bestemt tidspunkt på dagen til at besvare e-mails og beskeder.
6. Forskønn dit arbejdsområde: Tilføj planter, stearinlys, billeder, eller hvad der ellers gør dig glad. Inc. siger, at et æstetisk tiltalende arbejdsområde kan øge produktiviteten med 15 procent.
7. Arbejd i 90 minutter: Arbejd ikke mere end 90 minutter ad gangen, og hold derefter en pause for at tage en kop kaffe eller gå en tur, gå rundt på kontoret eller få en hurtig snak med en kollega. Forskning har vist, at de bedste medarbejdere er mere effektive, når de arbejder i højst 90 minutter ad gangen.

Hvordan kan en virksomhed blive mere effektiv?

For at få tips til, hvordan en virksomhed kan blive mere effektiv, kan du overveje vores syv hacks ovenfor.

Hvordan forbedrer du teamets præstationer?

Her er seks tips til at forbedre teamets præstationer:

1. Fastsæt teamregler: f.eks. ingen mobiltelefoner eller bærbare computere til møder og respekt uden for kontortid
2. Vær klar over formålet: Vær altid klar over formålet med et projekt eller mål, og hvorfor du tager de skridt, du tager for at nå dertil
3. Beløn godt arbejde: Ekstra feriedage, bonusser, e-mails til hele virksomheden og personlige lykønskninger er alle gode måder at forbedre teamets præstationer på
4. Opmuntre til brug af samarbejdsrum: Medarbejderne har brug for at se de øverste ledere bruge disse uformelle rum
5. Planlæg uformelle samtaler: Hent kaffe og kager og hold et hurtigt morgenmøde, eller tag alle med ud til en eftermiddagskaffe
6. Fokuser på styrker, ikke svagheder: Identificer de enkelte teammedlemmers styrker, og udnyt dem. Det er mere effektivt end at fokusere på svagheder.