Hændelsesrapporter er afgørende for at skabe sikkerhed for medarbejderne og for at etablere bedste praksis på arbejdspladsen. Korrekt dokumentation af hændelser hjælper med at identificere farer i arbejdsmiljøet og undgå situationer, der potentielt kan bringe mennesker i fare. Vigtigst af alt kan en velskrevet hændelsesrapport være med til at sikre, at din virksomhed overholder de statslige arbejdsregler og standarder. Hver virksomhed har unikke retningslinjer for indgivelse af hændelsesrapporter. Hvordan en organisation opererer på daglig basis er højst sandsynligt forskellig fra den måde, som din virksomhed opererer på. Du behøver ikke at kopiere deres nøjagtige format eller skabelon. Find i stedet på en retningslinje, der afspejler din virksomheds systemer og procedurer. Men strukturen og de væsentlige medtagelser er nøjagtig de samme.
Grundlæggende oplysninger
Hændelsesrapporten skal være faktuel og fuldstændig. Den skal indeholde følgende:
- navne og stillinger på de involverede personer
- navne på eventuelle vidner
- det nøjagtige sted og/eller den nøjagtige adresse for hændelsen
- det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for hændelsen
- en detaljeret og klar beskrivelse af, hvad der præcist skete
- en beskrivelse af skaderne
Der må ikke udelades nogen oplysninger, er det vigtigt at begynde at skrive rapporten så hurtigt som muligt. Jo længere du venter, jo vanskeligere kan det være at dokumentere detaljerne om hændelsen nøjagtigt. Det er bedst at lave opskriften, når alles hukommelse om hændelsen stadig er frisk.
Nøjagtighed
Dokumentet skal være nøjagtigt og fri for grammatiske eller stavefejl. Ideelt set bør der ikke være nogen rettelser – især ikke, hvis det er håndskrevet. Hvis der skal foretages rettelser, kan det være nødvendigt, at hvert slettet eller tilføjet ord skal paraferes af vidnerne. Det sidste, du ønsker, er, at rapporten skal kunne fortolkes på forskellige måder. Læs rapporten flere gange, og se efter eventuelle huller, der skal udfyldes. Er der en manglende del af historien? Kunne en del af historien præciseres yderligere? Husk at medtage ikke kun den faktiske hændelse, men også de begivenheder, der fandt sted før og efter.
Objektivitet
Undgå at bruge følelsesmæssige ord og udsagn, der beskriver følelser. Rapporten skal være saglig og være fri for sarkasme, nedladende udtalelser og fordømmende bemærkninger. Det forventes, at den person, der er ansvarlig for den skriftlige rapportering, udelukkende baserer sig på fakta og er i stand til at opdage og undgå personlige fordomme og holdninger. For at det kan ske, må han eller hun ikke tillade tidligere eller eksterne oplysninger at påvirke rapporten.
Retlige overvejelser
Husk, at der er tale om juridiske dokumenter, som politiet og domstolene kan anvende til at undersøge hændelsen. Det skal tydeligt angives, om det drejer sig om noget af følgende:
- Fysisk skade
- Overfald
- Forsøg af ejendom
- Forsøg af ejendom
- Arbejde-relaterede ulykker
- Styveri eller røveri
- Aggressiv adfærd
- Svær alvorlig sygdom
- Hængende død
- Illegale og kriminelle handlinger
- Forstyrrende situationer
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt det er nødvendigt at foretage en anmeldelse, så tænk på visdommen om at “hellere være sikker end ked af det”.”. Hvis hændelsen er ekstrem, kan det være en god idé at ringe til politiet med det samme. Endelig skal du altid tjekke dit lands arbejdsmarkedsregler for at sikre, at din virksomhed overholder reglerne fuldt ud.
Orsag til hændelsen
Hvis den nøjagtige årsag til hændelsen fortsat er ubestemt efter den indledende undersøgelse, er det i orden at dele hypoteser, så længe de er klart identificeret på den måde i rapporten. Medtag vidneudsagn, skitser og fotos, når det er muligt. Hvis de er tilgængelige, skal der også henvises til sikkerhedsoptagelser.
Supervisors underskrift
Den udfyldte rapport skal underskrives af den supervisor eller leder, der havde ansvaret på tidspunktet for hændelsen. Som autoriseret underskriver skal han eller hun læse rapporten og sikre, at den er klar, læselig og nøjagtig, og at virksomhedens retningslinjer for indberetning af hændelser er blevet nøje overholdt.
Fortrolighed
Da rapporter næsten altid indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, f.eks. om en medarbejders helbredsproblemer, skal indberetning af hændelser ske med de involverede parters privatliv i tankerne. Kun autoriseret personale bør kunne gennemgå detaljerne i rapporten.
Bedste praksis for udfyldelse af formularer til indberetning af hændelser
Alle virksomheder skal have en protokol for indberetning af hændelser. Kun personer med autoritet bør have adgang til dette dokument. De kan bruge det til dokumentation af uheldige hændelser, styring af risici og udarbejdelse af sikkerhedsforanstaltninger som foreskrevet af loven. Følgende bedste praksis bør iagttages, når formularen udfyldes:
- Praktiser en følelse af hastende karakter. Udfyld rapportformularen og indsend den inden for 24 timer.
- Inddrag små detaljer og alle relevante data.
- Lederen bør verificere oplysningerne i rapporten.
- Kun den person, der er direkte involveret i hændelsen, kan udfylde formularen.
- Vær grundig og undgå at foretage rettelser.
- Proofread.
- Antag ikke, at læseren vil forstå generelle udsagn.
- Hold det fortroligt, og lad ikke uautoriserede personer læse oplysningerne.
- Underskriv dokumentet, når det er færdigt.
- Informer politiet eller sundhedspersonale, hvis det er nødvendigt.
Alle medarbejdere i din virksomhed bør gennemgå et seminar eller en uddannelse med hensyn til håndtering af en hændelse på arbejdspladsen. På denne måde vil de vide, hvordan de skal rapportere en hændelse, når der sker noget. Endelig kan det at blive papirløs hjælpe dig med at undgå at miste vigtige dokumenter. Digitale formularer, som f.eks. den gratis skabelon nedenfor, er et godt alternativ til gammeldags papirarbejde.