Icident reports are crucial to establish safety for employees as well as established best practices in the workplace.All rights reserved. インシデントを適切に文書化することで、職場環境における危険を特定し、人々を危険にさらす可能性のある状況を回避することができます。 最も重要なことは、よく書かれた事故報告書は、あなたの会社が政府の労働規制や基準に準拠していることを確認するのに役立つということです。 インシデント・レポートを提出する際には、会社ごとに独自のガイドラインがあります。 ある組織の日常的な運営方法は、あなたの会社の運営方法とは異なる場合がほとんどです。 その企業の書式やテンプレートをそのままコピーする必要はありません。 その代わりに、あなたの会社のシステムと手順を示すガイドラインを考えてください。 しかし、構造と本質的な内容は同じです。
Basic Information
The incident report must be factual and complete.インシデントレポートは、事実と完全でなければなりません。 含むべきである。
- 関係者の氏名と役職
- 目撃者の氏名
- 事件の正確な場所および/または住所
- 発生の正確な時間と日付
- 何が正確に起こったかの詳細かつ明確な記述
- 負傷者の記述
どの情報も欠けてはならないからである。 一刻も早く書き始めることが重要です。 時間が経てば経つほど、事件の詳細を正確に記録することが難しくなる可能性があります。 事件の記憶がまだ新しいうちに書き上げるのがベストです。
Accuracy
文書は正確で、文法やスペルの間違いがあってはなりません。 特に手書きの場合は、訂正がないのが理想的です。 修正が必要な場合、削除または追加されたすべての単語に、証人のイニシャルが必要な場合があります。 報告書がさまざまに解釈されることは、最も避けたいことです。 報告書を何度も読み、埋めるべきギャップがないかを確認する。 ストーリーに欠けている部分はありませんか？ ストーリーの一部をさらに明確にすることは可能でしょうか？
Objectivity
感情的な言葉や、感情を表すような文章は使わないようにしましょう。 報告書は事実に基づき、皮肉や見下したような発言、決めつけのような発言は避けなければならない。 報告書の担当者は、純粋に事実に依拠し、個人的な偏見や意見を見抜き、それを避けることができることが期待される。
Legal Considerations
これらは警察や裁判所が事件を捜査するために利用する可能性のある法的文書であることを忘れてはならない。 以下のいずれかに関するものかどうか、明確に記述しておく必要があります。
- 身体的損傷
- 暴行
- 財産の破壊
- 仕事
- 窃盗または強盗
- 攻撃的行動
- 重病
- 急死
- 違法および犯罪行為
- 混乱状態
のいずれかについてかどうかを明記する。事故
通報が必要かどうか迷った場合。 転ばぬ先の杖」という知恵を考えてみましょう。”. 事件が極端な場合は、すぐに警察に連絡するのがよいかもしれません。
Cause of Incident
最初の調査の後、事件の正確な原因が未確定の場合、報告書にそのように明記されていれば、仮説を共有しても問題ないでしょう。 可能な限り、目撃者の証言、スケッチ、写真などを含める。
Supervisor Signature
完成した報告書には、事件の際に担当したスーパーバイザーまたはマネージャーによる署名が必要である。 承認された署名者として、彼または彼女は報告書を読み、それが明確で、読みやすく、正確であること、および事故報告に関する会社のガイドラインに厳密に従ったことを確認しなければならない。
Confidentiality
報告は、ほとんどの場合、社員の健康問題など敏感で機密の情報を含むため、事故報告は関係者のプライバシーを考慮して行われなければならない。
Best Practices for Filling Out Incident Report Forms
Every company must have a protocol for incident reporting.
Best Practices for Filling Out Incident Report Forms
Every company must have a protocol for incident reporting. この文書には、権限のある人だけがアクセスできるようにすべきです。 彼らは、不幸な出来事の記録、リスクの管理、および法律で義務付けられた安全対策の作成にこれを使用できます。
- 危機感をもって記入すること。
- 報告書に記入し、24時間以内に提出する。
- 報告書の情報を上司が確認する。
- 事故に直接関わった人だけが記入できる。
- 修正を避け、徹底する。
- 校正をする。
- 読み手が一般的な文章を理解すると思わないこと
- 秘密を守り、権限のない人に情報を読ませないこと
- 終わったら文書に署名する
- 必要に応じて警察や医療専門家に知らせる
会社の社員全員が、職場での事故の処理に関してセミナーやトレーニングを受けた方がよいでしょう。 そうすることで、何かあったときにどのように報告すればよいかがわかるからです。 最後に、ペーパーレス化は、重要な書類の紛失を防ぐのに役立ちます。 下記の無料テンプレートのようなデジタルフォームは、昔ながらのペーパーワークの素晴らしい代替品です
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