Best Practices for vedligeholdelse af udstyr

Alle, der tager vedligeholdelse af udstyr alvorligt, er konstant på udkig efter måder at forbedre den på.
Der er en simpel ting lige foran næsen på dig, og som sjældent bruges til sit fulde potentiale – en vedligeholdelseslog for udstyr.
I denne artikel vil vi se på fordelene ved at have en præcis udstyrsvedligeholdelseslog og diskutere de bedste metoder til at holde den sådan.

Hvad er en udstyrsvedligeholdelseslog?

Udstyrsvedligeholdelsesloggen er et simpelt dokument, der viser alle vedligeholdelseshandlinger, der er blevet udført på et bestemt aktiv.
Selv om de oplysninger, den indeholder, varierer afhængigt af den pågældende type udstyr/aktiv, er en standard vedligeholdelseslog for udstyr ofte opdelt i 2 forskellige afsnit:

1. Generelle oplysninger, der bruges til at identificere aktivet
2. Liste over udførte vedligeholdelseshandlinger på aktivet og hvem der har udført dem

Generelle oplysninger dækker normalt:

• Navn på udstyret
• Model
• Serienummer
• Sted
• Lokalitet

I nogle tilfælde vil de generelle oplysninger også omfatte købsdato og købspris.
Liste over udførte handlinger omfatter normalt følgende oplysninger:

• Dato (hvornår en bestemt handling blev udført)
• Beskrivelse af handling (hvad der blev gjort)
• Person, der udførte de nævnte handlinger (hvem der udførte den)

Der findes forskellige gratis skabeloner til vedligeholdelsesjournaler for udstyr, som du kan downloade, hvis du stadig bruger pen og papir til at spore dine vedligeholdelsesregistre.
Her er et par eksempler på sådanne skabeloner til udstyrsvedligeholdelseslogfiler:

Billedkilde

Billedkilde
Som du kan se, kan de sporede oplysninger variere en hel del. Hvis du mener, at dine teknikere er i stand til flittigt at spore omfattende detaljer, kan ingen forhindre dig i at bruge komplekse vedligeholdelseslogbøger for udstyr. Når det er sagt, skal du huske på, at jo flere oplysninger, de skal spore, jo mindre tid har de til at udføre det egentlige vedligeholdelsesarbejde.
Detaljerede logfiler kan fremskynde den tid, du bruger på den overordnede vedligeholdelse, men at spore unødvendige ting vil sænke produktiviteten og føre til frustration. Derfor bør du altid forsøge at finde en balance ved at identificere de ting, der faktisk er nyttige at spore.
Som vedligeholdelseskoordinator, hvordan vurderer du så, om noget er nyttigt?? Spørg dig selv, om de data, du ønsker at spore, er en del af en vedligeholdelsesrapport, og om du havde brug for at kende dem for at træffe en vigtig beslutning i de sidste 3-6 måneder.

Hvis svaret er NEJ, så er det sandsynligvis spild af alles tid at spore dem.

Fordelene ved at bruge CMMS til at registrere vedligeholdelsesarbejde

Der er mange grunde til at bruge et edb-baseret vedligeholdelsesstyringssystem, og vedligeholdelsesloggen for udstyr er en af dem.
Ved sammenligning med papirregistreringer er her de største fordele ved at bruge et moderne CMMS til at spore, hvad der sker med dine aktiver:

1. Uovertruffen dataadgang. Så længe du har en internetforbindelse, kan du til enhver tid og fra ethvert sted få adgang til dine vedligeholdelseslogfiler for udstyr.
2. Automatiseret dataregistrering. Når du tilføjer en manuel indtastning, genkender CMMS automatisk, hvornår og hvem der indtaster dataene, da du skal være logget ind for at foretage indtastningen. Hvis den udførte vedligeholdelseshandling var en del af en forebyggende vedligeholdelsesplan, ville du ikke skulle bruge tid på at indtaste dataene i din logbog. Dette skyldes, at en vedligeholdelseslogbog for udstyr automatisk udfyldes med de afsluttede arbejdsordrer og PM’er.
3. Bedre ansvarlighed. Selv om du stadig kan lave nogle fiflerier som indtastning af data på et senere tidspunkt, er alle opgaver forbundet med vedligeholdelseskalenderen, så det er lettere at bemærke, hvem der har gjort hvad, hvor lang tid det tog, og hvilke dele der er blevet brugt. Det gør det meget nemmere at løse en eventuel tvist og se, om nogle teammedlemmer trækker mere end andre.
4. Mindre plads til menneskelige fejl. Da CMMS automatiserer en del af registreringsprocessen, er der mindre chance for, at teknikere indtaster forkerte data (Ansvarsfraskrivelse: Nogle CMMS-softwareprogrammer er komplicerede og ikke særlig brugervenlige, hvilket skader nøjagtigheden af dine vedligeholdelsesregistreringer. Derfor har vi arbejdet ekstra hårdt for at gøre vores CMMS så intuitivt som muligt.)
5. Væsentligt bedre oversigt over vedligeholdelseshistorikken. Kan du foretage en søgning eller filtrere vedligeholdelseshandlingerne efter kilde, dato eller tekniker ved hjælp af papirregistreringer? Kan du se på aktivets historik, mens du er på farten? Kan du slå oplysninger om et hvilket som helst aktiv op på blot få sekunder? Hvis du har et mobilt CMMS, kan du det.
6. Det er næsten umuligt at “miste” eller beskadige logfilerne. Optegnelser er blevet tabt og forlagt fra den dag, vi begyndte at bruge det. Derudover er papiret ikke det mest holdbare materiale derude, så det er ikke sjældent; det bliver beskadiget. Dataene er meget mere sikre, når de er gemt i skyen.
7. Mindre papirarbejde. Ingen kan lide at bære rundt på en stak papir, uanset hvor de går. Med moderne CMMS har du kun brug for en mobiltelefon. Derudover sparer du nogle udgifter til papir og hjælper miljøet – en win-win-situation.
8. Mulighed for at vedhæfte billeder/videoer. Nogle ting er bare meget nemmere at beskrive med et billede eller en kort video – og vi vil gerne se nogen vedhæfte en video til et papir. Det er på tide at bruge alle de megapixel på vores mobiltelefoner til noget nyttigt arbejde.

På billedet nedenfor kan du se, hvordan en logbog for vedligeholdelse af udstyr ser ud i Limble:

Hvordan vedligeholdelse af udstyr nyder godt af nøjagtig vedligeholdelseshistorik

Lad os først tage fat på ordet “nøjagtig”. Hvis du ikke er villig til at investere en vis indsats for at sikre, at dataene i dine vedligeholdelseslogbøger for udstyr er korrekte og tilgængelige, når der er brug for dem, hvorfor så overhovedet føre en sådan journal? Hvad nytter det at basere dine beslutninger på ukorrekte data?
Hvis du skal gøre noget, så gør det rigtigt.
Her er et par fordele ved at have en nøjagtig vedligeholdelseshistorik:

• Nemmere tid til at planlægge forebyggende vedligeholdelsesarbejde. Du kan sammenligne listen over specifikke nedbrud, som et aktiv har oplevet, med hvor ofte du udfører forebyggende vedligeholdelsesopgaver, der har til formål at forhindre disse nedbrud.

Hvis du f.eks. har en ugentlig PM til at smøre lejerne, og du stadig skal udskifte dem oftere, end det anbefales i OEM-retningslinjerne, skal du sandsynligvis planlægge denne opgave hver femte dag i stedet for en gang om ugen.

• Hurtigere fejldiagnosticering og reparationsproces. Udstyrets vedligeholdelseslog giver dig et hurtigt indblik i al den dokumentation og det arbejde, der allerede er blevet udført på det pågældende aktiv. Dette er især nyttigt for nyere teknikere, der endnu ikke har et indgående kendskab til alle aktiver, så de ved, hvilke fejlårsager de skal kontrollere først.
• Nemmere tid til at beslutte, hvornår aktivet skal udskiftes. En del af vedligeholdelse af udstyr er at vurdere, om et aktiv stadig er værd at reparere. Ud over at se på de fulde reparationsomkostninger og eksponeringen fra potentiel nedetid kan udstyrsvedligeholdelsesloggen give dig nyttige oplysninger i form af en oversigt over typen og hyppigheden af alle de nedbrud, som aktivet har oplevet.
• Reducerede lager- og driftsomkostninger. Det er ligegyldigt, om vi taler om et uventet nedbrud eller planlagt nedetid, hvis du har brug for mindre tid til at reparere et kritisk aktiv, kan du spare et væld af penge, som du ellers ville miste ved ikke at kunne nå dine produktionstal. Desuden kan logbøger over vedligeholdelse af udstyr være nyttige til at beslutte, hvilke og hvor mange reservedele du bør bestille og have på lager.

Hvis du bruger et moderne CMMS, spores reservedelsbeholdningen automatisk. I dette tilfælde kan du bruge vedligeholdelsesloggen for udstyr til at følge op på eventuelle uregelmæssigheder. Hvis du f.eks. bemærker, at du er begyndt at bestille et usædvanligt højt antal oliefiltre, kan du tjekke udstyrets vedligeholdelseslogfiler for at se, hvilke(t) aktiv(er) der bruger dem så hurtigt og hvorfor.

Så længe du ikke går over gevind med de ting, du ønsker at spore, vil det være en stor hjælp for dig at udvikle en effektiv vedligeholdelsesafdeling, hvis du har rene vedligeholdelsesregistre.

Hvordan holder du din vedligeholdelseslogbog for udstyr ajour?

Hvis du bruger et CMMS, skal du sørge for, at alle ved, hvordan værktøjet fungerer, og hvem de kan henvende sig til, hvis de skal indtaste noget, der ikke er omfattet af standardprocedurerne.
I et moderne CMMS er dine data sammenkoblet, hvilket betyder, at selv om du kun skal indtaste data én gang, bruges disse data flere steder. For at sikre, at filtrerings- og søgefunktionerne giver dig de mest præcise resultater, er det en god idé altid at indtaste data i det samme format.
Hvis du bruger pen og papir, er her nogle ting, som du måske ønsker at definere for at holde din vedligeholdelseslogbog for udstyr så nøjagtig som muligt:

• udarbejd en standardiseret skabelon for hvert aktiv, du ønsker at spore, og prøv at holde disse skabeloner så ens som muligt
• har et udpeget sted for, hvor optegnelserne opbevares
• definer, hvordan vedligeholdelsesjournalerne for udstyr skal udveksle hænder under vagtskifte

Den sidste ting, vi vil nævne her, som er vigtig, uanset de førnævnte tilgange, er behovet for at kommunikere vigtigheden af nøjagtig dataindtastning til dine teknikere.
Vedligeholdelsesteknikere arbejder ofte under mindre end ideelle forhold. At tilbringe timer på benene, mens det er varmt/koldt/vådt, kan være fysisk og mentalt drænende. I sådanne situationer er det ikke en prioritet at være ekstra omhyggelig med at skrive detaljerede og nøjagtige rapporter om dit udførte arbejde. For at ændre det skal du tage dig lidt ekstra tid til at fordoble betydningen af disse optegnelser. Forklar, hvordan falske oplysninger kan påvirke deres daglige arbejdsgang samt organisationen som helhed.

Lær af historien, så du ikke gentager den

Det siges ikke om noget, at historien er den bedste lærer.
Vi håber, at vi var i stand til at vise dig, at fordelene ved at have en logbog for vedligeholdelse af udstyr opvejer den ekstra tid, du skal bruge på at skrive de nødvendige data ned.
Med et CMMS er næsten alt arbejdet gjort for dig, så i dette scenarie bør dit fokus være på at have nøjagtige data i din vedligeholdelseslogbog for udstyr og faktisk bruge dem til at forbedre forskellige aspekter af vedligeholdelsen af udstyret. For et dybdegående kig på CMMS kan du læse vores guide Hvad er et CMMS-system, og hvordan fungerer det.
Hvis du er interesseret i at lære om andre måder, hvorpå Limble CMMS kan forenkle dine vedligeholdelsesaktiviteter, så tøv ikke med at tage kontakt.

Skrevet af

Bryan Christiansen

Del:

Nice post.

Micheal Well February 27, 2020, 7:00 am

Hy Bryan,
Equipment Maintenance Schedule or log update. Det er meget vigtigt, at praksis har en tidsplan for vedligeholdelse og overvågning af alt deres vigtigste kliniske udstyr. Udstyr, der kræver kalibrering, eller som er elektrisk eller batteridrevet, skal vedligeholdes regelmæssigt for at sikre, at det er og bliver ved med at være i god stand.
Denne praksis får dig til at føle dig godt tilpas med dit udstyr, da du foretager vedligeholdelse regelmæssigt, da det er meget god praksis, at de fleste professionelle mennesker følger disse trin.