En effektiv internet- og e-mail-politik, der hjælper medarbejderne med at forstå, hvad der forventes af dem med hensyn til, hvordan de bruger deres enheder til arbejdet, er et must for arbejdsgivere og medarbejdere. Du ønsker at gå i gang med at definere, hvad medarbejderne kan gøre fra arbejdsleverede eller medarbejderejede enheder, der bruges af eller involverer dine medarbejdere, din arbejdsplads eller din virksomhed.
Med næsten 80 % af befolkningen i USA, der har adgang til sociale medier, er vejledning om, hvad medarbejderne kan sige og dele, blevet vigtigere. De fleste medarbejdere har ikke noget imod retningslinjer, fordi de ikke ønsker at handle uhensigtsmæssigt eller overskride en grænse uden at vide det. Så udviklingen af en retfærdig, forståelig og fornuftig politik sammen med grundig uddannelse bør være en topprioritet.
Overvej at bruge dette eksempel på en internet- og e-mail-politik for at give dine medarbejdere klar vejledning om, hvad der er passende internet- og e-mail-brug på arbejdspladsen. Tilpas den, så den passer til behovene i din kultur og det miljø, du ønsker at give dine medarbejdere på arbejdspladsen. For at være sikker på lovmæssigheder i dit område og i din branche skal du kontakte en advokat.
Eksempel på internet- og e-mail-politik for medarbejdere
Voicemail, e-mail og internetbrug, der er tildelt en medarbejders computer eller telefonudvidelser, er udelukkende beregnet til at udføre virksomhedens forretninger. Nogle af virksomhedens arbejdsopgaver kræver adgang til internettet og brug af software ud over Microsoft Office-produktpakken.
Kun personer, der er behørigt autoriseret til virksomhedens formål, må bruge internettet til at få adgang til og downloade yderligere software. Denne autorisation er generelt udelukkende beslutninger, som informationsteknologiafdelingen (IT-afdelingen) træffer i samarbejde med personaleafdelingen.
Procedure for adgang til software
Software, der er nødvendig ud over Microsoft Office-pakken af produkter, skal godkendes af din leder og downloades af IT-afdelingen. Hvis du har brug for adgang til software eller websteder, der ikke i øjeblikket er på virksomhedens netværk, skal du tale med din leder og rådføre dig med it-afdelingen for at forklare, hvilket udbytte du forventer at få af produktet.
Alle rimelige anmodninger, der ikke anses for at udgøre en netværksrisiko, vil blive taget i betragtning. Formålet med denne politik er ikke at begrænse medarbejdernes adgang til produkter, der vil gøre dig mere produktiv. Målet er snarere at minimere risikoen for organisationens netværk.
Virksomhedsejet udstyr
Alle enheder eller computere, herunder, men ikke begrænset til, bordtelefoner, smartphones, tablets, bærbare computere, stationære computere og iPads, som virksomheden stiller til rådighed til dit brug, bør kun bruges til virksomhedens forretninger. Husk, at virksomheden ejer enhederne og oplysningerne på disse enheder. Hvis du forlader virksomheden af en eller anden grund, vil virksomheden kræve, at du afleverer udstyret tilbage på din sidste arbejdsdag.
Du må bruge personlige elektroniske enheder, der ikke er forbundet til virksomhedens netværk, til at få adgang til et passende internetsted i pauser og frokostpauser.
Internetbrug
Internetbrug i virksomhedens tid eller ved hjælp af virksomhedsejede enheder, der er forbundet til virksomhedens netværk, er kun tilladt til at udføre virksomhedens forretninger. Dette begrænser muligheden for brud på sikkerheden for fortrolige virksomhedsoplysninger.
Internetbrug skaber også mulighed for forurening af vores system via virus eller spyware. Spyware giver uautoriserede personer uden for virksomheden potentiel adgang til virksomhedens adgangskoder og andre fortrolige oplysninger.
Fjernelse af sådanne programmer fra virksomhedens netværk kræver, at it-medarbejdere investerer tid og opmærksomhed, som bedre kan bruges til at gøre teknologiske fremskridt. Af denne grund og for at sikre en hensigtsmæssig brug af arbejdstiden beder vi medarbejderne om at begrænse brugen af internettet.
Det er desuden under ingen omstændigheder tilladt at bruge virksomhedsejede computere eller andet elektronisk udstyr, herunder enheder, der ejes af medarbejderen, i arbejdstiden på arbejdspladsen til at indhente, se eller nå pornografiske eller på anden måde umoralske, uetiske eller ikke-forretningsrelaterede internetsider. Hvis du gør det, kan det føre til disciplinære foranstaltninger op til og med opsigelse af ansættelsen.
Sociale medier
Din arbejdsgiver forstår, at en del af det, du gør på sociale medier, er opsøgende arbejde, der rekrutterer nye medarbejdere og styrker vores virksomheds brand. Mange medarbejdere har endda ansvar for sociale medier i deres jobbeskrivelse, herunder markedsføringsfolk for sociale medier, teknisk support og rekrutteringsfolk.
Din arbejdsgiver forstår også, at vores medarbejderes forhold til en onlineverden, som du bruger tid i 24/7, kan føre til, at arbejdstid og fritid udviskes. Vi opfordrer kraftigt til, at du begrænser brugen af sociale medier til arbejdsrelateret indhold og opsøgende arbejde i arbejdstiden.
Det er desuden forbudt at dele fortrolige eller beskyttede oplysninger, der tilhører eller handler om virksomheden. Du opfordres kraftigt til ikke at dele nedsættende oplysninger, der sætter din virksomhed eller dine kolleger i et ugunstigt lys.
Selskabets omdømme og brand bør beskyttes af alle medarbejdere. Dine medarbejderes liv og handlinger bør aldrig deles online. Vær opmærksom på kollegernes præferencer – få f.eks. tilladelse fra dem, der er forældre, før du bruger navnet på deres børn online.
I forbindelse med deltagelse i sociale medier fra arbejdsudstyr eller i arbejdstiden er indhold på sociale medier, der diskriminerer mod enhver beskyttet klassificering, herunder alder, race, hudfarve, religion, køn, national oprindelse, handicap eller genetiske oplysninger, forbudt.
Det er vores virksomhedspolitik også at inkludere seksuel præference, kønsidentitet og vægt under beskyttelse mod diskrimination. Enhver medarbejder, der deltager i sociale medier og overtræder denne politik, vil blive behandlet i henhold til virksomhedens politik om chikane.
Brug af e-mail i virksomheden
E-mail må kun bruges til virksomhedens forretninger. Fortrolige virksomhedsoplysninger må ikke deles uden for virksomheden uden tilladelse på noget tidspunkt. Du må heller ikke udføre personlige forretninger ved hjælp af virksomhedens computer eller e-mail.
Hold også dette i tankerne, når du overvejer at videresende ikke-forretningsrelaterede e-mails til medarbejdere, familie eller venner. Ikke-forretningsrelaterede e-mails spilder virksomhedens tid og opmærksomhed.
At se pornografi eller sende pornografiske vittigheder eller historier via e-mail betragtes som seksuel chikane og vil blive behandlet i henhold til vores politik om seksuel chikane. Umiddelbar opsigelse er den hyppigste disciplinære foranstaltning, som virksomheden kan træffe i disse tilfælde.
E-mails, der diskriminerer
Et e-mailindhold, der diskriminerer mod en af de tidligere nævnte beskyttede klassifikationer, er forbudt. Enhver medarbejder, der sender en e-mail, som overtræder denne politik, vil blive behandlet i henhold til chikanepolitikken.
Disse e-mails er forbudt i virksomheden. Afsendelse eller videresendelse af diskriminerende e-mails vil resultere i disciplinære foranstaltninger, der kan føre til afskedigelse.
Selskabet ejer medarbejdernes e-mail
Husk, at virksomheden ejer al kommunikation, der sendes via e-mail, eller som er gemt på virksomhedens udstyr. Ledelsen og andre autoriserede medarbejdere har til enhver tid ret til at få adgang til alt materiale i din e-mail eller på din virksomhedscomputer. Du skal ikke betragte din elektroniske kommunikation, lagring eller adgang som privat, hvis den er oprettet eller gemt på arbejdssystemer.