Sådan skriver du en god e-mail-signatur [+ professionelle eksempler]

Den gennemsnitlige kontormedarbejder sender 40 e-mails om dagen. Det er 40 muligheder for at markedsføre dig selv og din virksomhed i de enkelte e-mails, du sender, hver eneste dag.

Meget mange mennesker behandler deres e-mail-signaturer som en eftertanke, hvilket gør det til en reel forspildt mulighed. Disse signaturer er en chance for dig til at gøre det klart, hvem du er, gøre det nemt for folk at nå dig, og give folk et sted at gå hen for at finde ud af mere – enten om dig, om din virksomhed eller om noget, du arbejder på.

Så hvis du bare skriver dit navn og et punkt eller to med kontaktoplysninger i din signatur, udnytter du ikke fuldt ud muligheden for at komme i kontakt og engagere dig med de mennesker, du sender e-mails til. (Selv om du heller ikke ønsker at gå overbord. At fylde din signatur med links og oplysninger er simpelthen spammy og selvpromoverende.)

Så hvad skal der stå i din signatur? Meget af dette vil afhænge af personlige præferencer, din organisations brand og kultur og endda den branche, du er i. Her er dog nogle forslag, når du opretter din egen:

Før- og efternavn

Sådan som med sneglepostkorrespondance, skal dit navn altid være med, så modtageren af din besked ved, hvem den er fra. Dette kommer til udtryk i e-mail-signaturen, ofte som den første linje i teksten.

Informationer om tilknytning (f.eks. stillingsbetegnelse og afdeling)

Tæt efter dit navn bør der være oplysninger om din tilknytning. Dine tilknytninger kan omfatte din stillingsbetegnelse, din virksomhed eller organisation og/eller endda din afdeling. Dit navn bør naturligvis i sidste ende være en selvstændig tegning, efterhånden som du opbygger et forhold til modtageren, men ved at give disse oplysninger giver du mere kontekst om samtalen og din rolle i den. Desuden giver det dig større troværdighed at tilknytte dig selv til en større organisation, især hvis der er tale om en genkendelig organisation. Det hjælper dig med at få dine læseres opmærksomhed, så de tager dit budskab alvorligt.

Sekundære kontaktoplysninger

Sekundære kontaktoplysninger er også vigtige, så modtageren ved, hvordan han/hun ellers kan kontakte dig. Sekundære oplysninger kan omfatte telefon, fax eller enhver anden kommunikationsmetode, som du ønsker at fremhæve. I situationer, hvor du ikke ønsker at hoste op med din direkte linje, kan du benytte lejligheden til at promovere dit personlige websted – en passiv måde at åbne kommunikationslinjerne på uden at oversvømme dig selv med henvendelser, hvis du ikke ønsker det.

Ikoner for sociale profiler

Din tilstedeværelse på sociale medier er en vigtig del af dit personlige brand, fordi den hjælper dig med at få en følgerskare i dit område og viser folk, hvad du går op i. Du kan fortælle meget om en person ud fra, hvad de poster, og hvordan de portrætterer sig selv.

Det er derfor en god idé at inkludere links til dine sider på de sociale medier i din e-mail-signatur. Det styrker ikke kun dit personlige brand, men det hjælper også folk med at finde nye måder at kontakte og følge dig på.

Et endnu bedre? Det kan være med til at skabe trafik til dit onlineindhold, hvis du lægger links til dette indhold på sociale medier. Så hvis du medtager sociale ikoner i din signatur, skal du sørge for at holde dine sociale profiler opdateret og fyldt med interessant og relevant indhold. (Med andre ord, hvis du ikke har tweetet i seks måneder, bør du måske udelade Twitter.)

Hvorfor bruge ikoner for sociale medier i stedet for blot tekstlinks? Fordi ikoner er lettere at genkende for folk, der skimmer din signatur – og de vil skille sig ud fra resten af teksten derinde. Ifølge forskning fra NeoMam Studios øger visuelle elementer, der vises i farver, en persons villighed til at læse resten af indholdet med 80 %. Det er en kæmpe fordel. Desuden er ikoner meget pladsbesparende på et sted, hvor du måske pakker en masse information.

Selv om du er til stede på mange sociale medier, skal du dog forsøge at begrænse antallet af ikoner til fem eller seks. Fokuser på de konti, der har størst betydning for væksten i din virksomhed eller opbygningen af dit personlige brand.

Hvis du medtager mange ikoner for sociale medier, så prøv i det mindste at skære ned på det øvrige indhold, hvis det er muligt, så dit design ikke er for travlt. Se eksemplet nedenfor, som er lavet ved hjælp af HubSpot’s Email Signature Generator.

Kald til handling

En af de smarteste ting, du kan gøre i din e-mail-signatur, er at inkludere et kald til handling. De bedste CTA’er i e-mail-signaturen er enkle, opdaterede, ikke-pushy og i tråd med din e-mail-stil, hvilket får dem til at fremstå mere som efterskrift og mindre som en salgstale. Vælg en CTA, der stemmer overens med et af dine nuværende forretningsmål, og opdater den, når disse mål ændres.

Eksempel

Her er et godt eksempel fra HubSpot’s tidligere Social Media Manager, Chelsea Hunersen. Hun ændrer sin tekst CTA afhængigt af hendes aktuelle mål for sociale medier. For et par måneder siden brugte hun den til at lede folk til HubSpots Twitter-konto.

Når hun oprettede en unik Slack-kanal for indgående marketingfolk, ændrede hun sin CTA i e-mailsignaturen for at henvise folk dertil i stedet.

Link til videoer kan være særligt mærkbare, fordi en videos miniaturebillede vises under din signatur i nogle e-mail-klienter som Gmail. Her er et eksempel på, hvordan det ser ud fra vores egen Emily MacIntyre:

Booking Links

Hvis du oplever at sende e-mails frem og tilbage med kolleger og kunder, der ønsker at booke møder med dig, så gør det nemt for dem ved at inkludere et link til at booke din kalender direkte i din e-mail-signatur. Her er et eksempel fra vores egen Bryan Lowry nedenfor.

Exempel

Der findes mange værktøjer derude, der hjælper folk med at booke aftaler. Bryan fra eksemplet ovenfor bruger HubSpot’s delbare personlige bookinglink, der kan deles. Hvis du er kunde hos HubSpot Sales, kan du dele dit personlige møde-link med alle, som du ønsker at booke et møde med, og lade dem vælge mellem dine tilgængelige tider. Hvis du vil, kan du gøre det sådan, at HubSpot CRM automatisk opretter en ny kontaktpost for alle, der booker et møde, hvis der ikke allerede findes en.

Hvis du ikke er HubSpot-kunde, er et godt mødeværktøj Calendly, som er gratis for Basic, og som giver dig mulighed for at integrere din Google- eller Office 365-kalender. Hvis du leder efter et Calendly-alternativ, er YouCanBook.me et andet bookingværktøj, der koster 7 dollars pr. kalender pr. måned.

Industriel ansvarsfraskrivelse eller juridiske krav

Som i visse brancher, f.eks. juridiske, finansielle og forsikringsbrancher, findes der specifikke retningslinjer for brug af e-mail og etikette for at beskytte private oplysninger mod at blive overført. Derfor bør du måske undersøge, hvilke regler din branche har indført, og inkludere en ansvarsfraskrivelse i din signatur om e-mailoverførsler. Mail-Signatures tilbyder en række eksempler på ansvarsfraskrivelse i e-mails, herunder denne:

“Indholdet af denne e-mail er fortroligt og kun beregnet til den modtager, der er angivet i meddelelsen. Det er strengt forbudt at dele nogen del af denne meddelelse med nogen tredjepart uden skriftligt samtykke fra afsenderen. Hvis du har modtaget denne meddelelse ved en fejltagelse, bedes du svare på denne meddelelse og følge op med at slette den, så vi kan sikre, at en sådan fejltagelse ikke sker i fremtiden.”

Foto eller logo

Et billede er et godt valg til at pifte din e-mail-signatur op. Hvis du ønsker et personligt præg, så modtagere, som du aldrig har mødt, kan forbinde dit navn med dit ansigt, kan du overveje at bruge et professionelt foto i din signatur. Alternativt kan du bruge virksomhedens logo for at tilføje mere brand awareness til e-mailen.

Pronouns

Selv om det ikke er så almindeligt i e-mailsignaturer og bestemt ikke er påkrævet, er det nyttigt at tilføje dine foretrukne pronominer til din signatur, især når du sender e-mails til personer, du aldrig har mødt. Det fjerner også tvetydigheden, hvis du har et navn, der opfattes som kønsneutralt.

Nu da du ved, hvilke elementer du bør medtage, hvordan ser en god e-mail-signatur så ud? Her er nogle tips til at skabe signaturer, der er nyttige og professionelle, herunder et par gode eksempler. Du kan også bruge HubSpot’s gratis e-mail-signaturgenerator til at lave din egen professionelle e-mail-signaturskabelon og nemt tilføje den til din e-mail-klient.

Hæv dit navn, dit tilhørsforhold og dine sekundære kontaktoplysninger.

Som du nok kan gætte, kommer dit navn først. Tæt efter dit navn bør dog dit tilhørsforhold stå, og hvor folk ellers kan få fat i dig.

Dit tilhørsforhold kan være din stillingsbetegnelse, din virksomhed, din skole eller en lignende organisation, som du anser for vigtig for dine modtagere. Dit navn skal selvfølgelig i sidste ende være sit eget trækplaster, men ved at bruge et mere populært varemærke – og endda dets logo – sikrer du, at du får dine læseres opmærksomhed, og at de tager dit budskab alvorligt.

Sekundære kontaktoplysninger er også vigtige. Du ønsker måske ikke at støtte dit personlige telefonnummer, men du kan benytte lejligheden til at promovere dit personlige websted – en passiv måde at åbne kommunikationslinjerne på uden at oversvømme dig selv med outreach, som du ikke ønsker.

Eksempel

Her er et eksempel på en e-mail-signatur, der rammer alle tre ting, der er beskrevet ovenfor, fint. Kevin’s for- og efternavn er ledsaget af hans tilknytning til University of Connecticut. Han reklamerer også for sit personlige websted, så modtagerne har endnu en mulighed for at se hans arbejde og kontakte ham for at få flere oplysninger.

Vil du oprette en signatur som den nedenfor? Brug HubSpot’s e-mail-signaturgenerator.

Hold farverne enkle og konsekvente.

Branding er mest effektivt, når det er konsekvent – og det gælder også din e-mail-signatur. At tilføje farve til din e-mail-signatur er en fin detalje, der hjælper den med at skille sig ud fra resten af din e-mail. Men hvis du vælger at bruge farver, skal du sørge for at holde dig til en eller to ud over den mørke tekst.

Eksempel

Brug subtile fremhævninger for at matche dit logo eller branding, som Brittany Hodak gør det i sin e-mail-signatur, herunder. Bemærk, hvordan hendes ikoner for sociale medier har den samme blå nuance som ZinePak-logoet.

Brug designhierarki.

Godt design handler om at præsentere dine oplysninger på en let fordøjelig måde. Da din e-mail-signatur sandsynligvis mere er en liste med oplysninger end en overbevisende historie, skal du bruge hierarki for at lede læsernes øjne til det, de skal læse først.

Eksempel

Skalér dit navn op til en større skrifttype, så det tiltrækker mest opmærksomhed, ligesom du ville gøre det på et cv. Vælg derefter oplysninger til fed og farve baseret på vigtighed, så du kan hjælpe med at lede folks øjne logisk gennem designet, som i eksemplet nedenfor.

Image Credit: Envato

Gør links sporbare.

Så du sætter et par links i din e-mail-signatur, herunder din CTA og dine ikoner for sociale medier. Men er der faktisk nogen, der klikker på dem?

For at finde ud af, om linkene i din signatur rent faktisk tiltrækker klik og har en effekt, skal du gøre disse links sporbare – ligesom du ville gøre det med alle andre links i dine e-mails.

Følg disse instruktioner for nemt at lave et sporingslink, der hjælper dig med at henføre trafik til dit websted til din e-mailsignatur. Fra tid til anden kan du ændre formatet af din signatur eller ordlyden i din signatur for at se, hvad der giver flest klik.

Brug rumdelere.

Selv om du aldrig ønsker at fylde din e-mail-signatur med for mange oplysninger, er der måder at få plads til en masse tekst i et kompakt område som dette uden at gå på kompromis med designet.

Dette er nyttigt til at opdele forskellige typer oplysninger, f.eks. dit navn og dine kontaktoplysninger, dit logo, eventuelle opfordringer til handling eller endda en ansvarsfraskrivelse.

Eksempel

Det er en god måde at gøre dette på ved at bruge rumdelere i dit design, som i eksemplet nedenfor. Du kan også bruge glyph dividers, som er det lodrette streg-symbol (dvs. |.)

Image Credit:Venngage

Inkluder et internationalt præfiks i dit kontaktnummer.

Hvis du arbejder med folk rundt om i verden, må du ikke glemme præfikset for dit lands kode, når du angiver dit kontakttelefonnummer. Mange overser dette, hvis de ikke selv er vant til at ringe op til internationale præfikser, men det er virkelig nyttigt for dine internationale kolleger og kunder at have det med på listen. Her er en liste over landekoder, hvis du ikke kender din.

Eksempel

Her er et eksempel fra Kit Smith, tidligere fra Brandwatch, en virksomhed, der har kontorer i både USA og Europa og arbejder med internationale kunder. At have USA’s landekode på deres er med til at gøre det nemmere for folk i andre lande at få fat i ham pr. telefon.

Gør dit design mobilvenligt.

I henhold til Litmus tegnede Apples iMobile sig for 46 % af alle åbninger af e-mails i juni 2018. Ikke nok med det, men mobilbrugere tjekker deres e-mail tre gange oftere end ikke-mobilbrugere.

Desto flere mennesker, der læser e-mail på mobile enheder, desto mere vil du gerne have mobilbrugere i tankerne, når du skriver e-mails – herunder din e-mailsignatur.

En vigtig måde at gøre din e-mailsignatur mobilvenlig på er at gøre din signaturs design letlæseligt og klikbart for mobilbrugere. Det er her, at skalaen bliver rigtig vigtig. Sørg for, at din tekst er stor nok til at kunne læses på små mobilskærme, og at dine links og knapper er store nok – og placeret med tilstrækkelig afstand – til, at folk kan trykke på dem med fingrene.

Eksempel

Kig på eksemplet nedenfor, og bemærk, hvor meget plads der er mellem forskellige elementer, der kan klikkes på, f.eks. ikonerne for sociale medier. Disse er gode til at trykke med fingeren på en mobilskærm, så brugerne ikke ved et uheld trykker på Facebook-ikonet, når de ville gå til Twitter.

Image Credit: Canva

Sluttelig skal du, som med alle andre dele af en e-mail, sikre dig, at din signatur ser lige så godt ud, som du tror, ved at teste den med forskellige e-mail-klienter. Microsoft Outlook kan f.eks. ikke genkende baggrundsbilleder, så undgå at bruge dem. Andre e-mail-klienter indlæser slet ikke billeder som standard.

Med disse bedste praksis for e-mail-signaturer kan du oprette din egen signatur, der passer til dit brand og giver dine e-mails et ekstra strejf af professionalisme.