5 einfache Schritte für erfolgreiche Angebote: Tipps für kleine Unternehmen

Ausschreibungen können arbeitsintensiv sein, aber viele Freiberufler sind auf sie angewiesen, um neue Aufträge zu erhalten, vor allem Handwerks- und Kreativunternehmen, so Fast Company. Viele Unternehmen, von gemeinnützigen Organisationen über Behörden bis hin zu Großunternehmen, senden potenziellen Lieferanten Ausschreibungen (RFPs). Die Anbieter müssen dann einen Vorschlag oder ein Angebot zurückschicken.

In diesem Artikel werden wir behandeln:

• Entscheiden Sie, ob Sie das Projekt wollen
• Setzen Sie ein Treffen mit dem Kunden an
• Kosten kalkulieren
• Gewinnspannen prüfen
• Senden Sie Ihr Angebot

Entscheiden Sie, ob Sie das Projekt wollen

Nur weil Sie eine Ausschreibung erhalten oder ein potenzieller Kunde Sie bittet, ein Angebot für einen Auftrag abzugeben, heißt das nicht, dass Sie es tun müssen. Ein Angebot ist ein arbeitsintensives Dokument, und Sie sollten nur dann ein Angebot abgeben, wenn Sie wirklich an dem Projekt interessiert sind, wenn Sie den Auftrag wahrscheinlich gewinnen werden und wenn Sie über das nötige Fachwissen verfügen, um den Auftrag gut auszuführen.

Fast Company empfiehlt, nur dann ein Angebot für einen Auftrag abzugeben, wenn eine der drei folgenden Situationen zutrifft:

• Sie sind ein Insider. Sie kennen jemanden in dem Unternehmen oder Sie haben dem Unternehmen bei der Erstellung der Ausschreibung geholfen.
• Ihre einzigartigen Fachkenntnisse passen zu der Aufgabe. Das bedeutet, dass Sie die logischste Wahl für den Job sind.
• Sie brauchen das Geld und haben keine aktuellen Projekte am Laufen.

Es ist auch ideal, wenn Sie das Projekt tatsächlich interessant finden.

• Ein Grafikdesigner, der sich auf das Baugewerbe spezialisiert hat, ist zum Beispiel ein guter Kandidat für einen Branding-Auftrag bei einem Generalunternehmer. Außerdem kennt der Designer den Bauherrn und es ist ein interessantes Projekt, weil es die Gelegenheit bietet, ein komplettes Branding-Paket zu erstellen, das ein Logo, Visitenkarten, Schriftarten, Farben, Briefpapier, E-Mail-Signatur und Social Media Branding umfasst.

Der Houston Chronicle empfiehlt, bei den folgenden Arten von Projekten nein zu sagen:

• Projekte, bei denen der Zugang schwierig ist
• Projekte, die zu lange Anfahrtswege erfordern
• Projekte mit unsicheren Umgebungen, zu heißen oder kalten Umgebungen oder Aufträge, die schwierige Materialien erfordern

Setzen Sie ein Treffen mit dem Kunden an

Lesen Sie die Ausschreibung noch einmal durch und notieren Sie alle Fragen, die Sie an den potenziellen Kunden haben. Jetzt ist es an der Zeit, einen Termin mit dem Kunden zu vereinbaren.

Nicht alle Unternehmen werden sich mit Ihnen treffen wollen. Aber es ist in Ihrem Interesse, herauszufinden, ob das Projekt wirklich Ihre Zeit wert ist, Ihre Erfahrung zu erläutern und eine Arbeitsbeziehung mit dem Kunden aufzubauen, um Ihre Chancen auf den Auftrag zu verbessern.

Laut Fast Company ist ein persönliches Treffen am besten. Aber auch eine Telefonkonferenz oder ein Telefonanruf kann funktionieren. Senden Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Treffen und versprechen Sie, es schnell zu machen. Wenn der potenzielle Kunde sich nicht treffen möchte, werden Sie den Auftrag wahrscheinlich nicht bekommen. Zumindest wissen Sie das.

Stellen Sie während des Treffens die folgenden Fragen:

Warum haben Sie uns gebeten, ein Angebot abzugeben?

Wenn der potenzielle Kunde sagt, dass er Sie ausgewählt hat, weil er Sie bei Google gefunden hat, ist das kein gutes Zeichen. Wenn sie aber sagen, dass jemand Sie empfohlen hat oder sie von Ihrer guten Arbeit bei einem anderen Projekt gehört haben, stehen Ihre Chancen viel besser.

Fragen Sie auch, warum Sie glauben, dass Ihr Fachwissen für die Aufgabe geeignet ist (und verkaufen Sie auch diesen Punkt).

Wie viele Unternehmen haben Sie gebeten, für diese Aufgabe zu bieten?

Und dann fragen Sie: Wer bietet noch aktiv für diese Aufgabe? Wenn es nicht zu viele Konkurrenten gibt und die ausgewählten Unternehmen qualitativ hochwertig sind, ist das ein gutes Zeichen.

Warum dieses Projekt und warum jetzt?

Diese Frage hilft Ihnen zu verstehen, was der Kunde von dem Projekt erwartet. Sie gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Fragen zu den Besonderheiten zu stellen, die Ihr Fachwissen zeigen. Fragen Sie auch nach den Fristen. Wenn ein wichtiges Projekt einen engen Zeitrahmen hat, wird der Kunde es eher eilig haben, ein Angebot abzugeben.

Es ist in Ordnung, dem Kunden zu sagen, dass Sie nicht glauben, dass das Projekt für Sie geeignet ist. Offen zu sein (und dabei höflich zu bleiben) ist professionell und macht einen guten Eindruck.

Kosten berechnen

Eine korrekte Kostenkalkulation ist die Grundlage für Ihren Erfolg, denn sie stellt sicher, dass Sie später einen Gewinn erzielen. Wenn Sie nicht wissen, wie man Kosten schätzt, finden Sie in diesem Artikel die fünf besten Schätztechniken, die Sie anwenden können, sowie eine Liste von Angebots-Apps, Software und Rechnern, die Ihnen die Aufgabe erleichtern.

Zusammenfassend sollten Sie alle Materialien auflisten, die Sie für die Arbeit oder die benötigten Dienstleistungen benötigen. Holen Sie die Preise dafür ein und schlagen Sie 10 bis 15 Prozent als Servicegebühr auf.

Multiplizieren Sie dann Ihren Stundensatz mit der Anzahl der Stunden, die Sie für die Arbeit benötigen. In diesem Fall ist es wirklich hilfreich, sich daran zu orientieren, wie lange Sie in der Vergangenheit für ähnliche Projekte gebraucht haben, so der Houston Chronicle.

Zählen Sie die Materialkosten zu den Arbeitskosten hinzu. Fügen Sie dann noch einen Prozentsatz hinzu, um Transport-, Versicherungs- und andere Gemeinkosten zu berücksichtigen, falls zutreffend. Es ist auch eine gute Idee, eine Marge einzuplanen, falls etwas schief geht.

Der endgültige Betrag sollte in das Budget des Kunden passen und für Sie sinnvoll sein. Wenn nicht, erhöhen oder senken Sie ihn.

Prüfen Sie die Gewinnspanne

Wenn Sie einfach nur die Material- und Arbeitskosten in Rechnung stellen, werden Sie in die roten Zahlen kommen. Laut Capterra müssen Sie einen Prozentsatz auf diese Kosten aufschlagen, um die Gemeinkosten und eventuelle Überraschungen zu berücksichtigen.

Zu den Gemeinkosten gehören auch die Werkzeuge, die Sie kaufen müssen, und die Marketingmaßnahmen, die Sie für das Projekt ergreifen müssen, obwohl Sie diese Kosten auch abschreiben können.

Wie hoch Sie Ihre Kosten aufschlagen, hängt von der Branche ab. Zum Beispiel schlagen Bauunternehmer in der Regel 15 bis 25 Prozent auf.

Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, Ihre Leistung unterzubewerten. Sie können ein Angebot gewinnen, wenn Sie Ihre Konkurrenten unterbieten, aber das wird Ihnen nicht helfen, ein rentables, nachhaltiges Geschäft in der Zukunft zu führen.

Senden und präsentieren Sie Ihr Angebot

Senden Sie Ihr Angebot nicht einfach per E-Mail oder Post, sagt Capterra. Sie müssen es anpreisen, nicht nur verschicken. Fragen Sie den Kunden, ob Sie das Angebot persönlich oder zumindest am Telefon durchgehen können. Sie sollten in der Lage sein, die aufgeführten Leistungen, Kosten und Beträge zu erläutern und zu erklären, warum Ihre Zahlen höher oder niedriger sind als die der Konkurrenz.

Das Gespräch über das Angebot verhindert auch Missverständnisse und gibt dem potenziellen Kunden die Möglichkeit, Ihnen Fragen zu stellen. Außerdem verleiht es dem Angebot ein persönliches Element.

Die Leute fragen auch:

• Wie macht man ein Angebot?
• Wie funktioniert eine Bauausschreibung?

Wie macht man ein Angebot?

Um ein Angebot zu machen, müssen Sie ein Angebotsdokument erstellen. Dies ist einfacher, wenn Sie eine vorhandene Vorlage verwenden.

MS Office hat eine Vorlage für Bauangebote, die Sie kostenlos für Excel herunterladen können. Template.net hat auch Angebotsvorlagen, die Ihnen helfen, Angebote für Reinigungsarbeiten, Bauarbeiten, Landschaftsbau, Malerarbeiten und vieles mehr abzugeben.

Wenn Ihr Kunde nur ungefähre Zahlen benötigt, können Sie einen Kostenvoranschlag mit der FreshBooks Kalkulationssoftware erstellen. Oder wenn Ihr Kunde viele Details und Informationen über Ihr Unternehmen wünscht, können Sie mit FreshBooks einen Kostenvoranschlag erstellen und diesen einfach online an Ihren Kunden senden.

Wie funktioniert eine Ausschreibung im Baugewerbe?

Der Ausschreibungsprozess ist besonders in der Baubranche üblich. Laut Bizfluent sind die folgenden Schritte bei der Ausschreibung von Bauaufträgen üblich:

• Der potenzielle Kunde legt den potenziellen Auftragnehmern ein Angebotspaket vor. Dieses Paket kann Projektpläne, Zeitpläne, Spezifikationen, Informationen über die Standort- oder Gebäudebedingungen und mehr enthalten. Bei privaten Ausschreibungen sendet der Auftraggeber das Paket nur an bestimmte Anbieter. Öffentliche Angebote können ausgeschrieben werden, und jeder kann ein Angebot abgeben.
• Bauunternehmer verwenden Kalkulationssoftware oder Apps, um die Arbeits- und Materialkosten (in diesem Artikel finden Sie eine Liste der Tools, die Sie verwenden können) sowie die erforderlichen Ressourcen zu ermitteln.
• Organisieren Sie eine Besichtigung der Baustelle, um ein Gefühl für potenzielle Probleme zu bekommen, wie z. B. eingeschränkten Zugang zur Baustelle.
• Bieten Sie dem Kunden Fragen zu potenziellen Problemen oder Fragen, die Sie entdecken.
• Senden Sie Ihr Angebotsdokument bis zum vorgeschriebenen Termin. Manche Unternehmen entscheiden sich für den niedrigsten Bieter, andere für den besten Auftragnehmer, egal zu welchem Preis. Ein Angebot kann abgelehnt werden, wenn es nicht alle im Angebotspaket geforderten Unterlagen und Informationen enthält.