Arten von Beschaffungsverträgen im Projektmanagement

Heute werden wir verschiedene Arten von Beschaffungsverträgen im Projektmanagement besprechen.

Ab einem bestimmten Niveau braucht jede Organisation Beschaffung für weiteres Wachstum, aber dies ist nicht in einem Vakuum möglich. Organisationen brauchen Hilfe von außen, um Wachstum zu erzielen. Beschaffung ist eine Voraussetzung für Unternehmen, die überleben und wachsen wollen.

Ein Beschaffungsmanagementsystem hilft Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten Vertrags und Lieferanten für den Kauf von Waren oder die Beauftragung von Dienstleistungen.

Sie müssen die Beschaffung verstehen, unabhängig davon, ob Sie ein Käufer oder ein Verkäufer sind. Jede Organisation, egal ob sie projektorientiert, funktional oder matrixförmig ist, verwendet Beschaffungsverträge.

Was ist Beschaffung?

Laut Wikipedia:

„Beschaffung ist der Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von einer externen Quelle. Es ist günstig, dass die Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten geeignet sind und dass sie zu den bestmöglichen Kosten beschafft werden, um die Bedürfnisse des Käufers in Bezug auf Qualität und Quantität, Zeit und Ort zu erfüllen.“

Organisationen benötigen die Beschaffung aus vielen Gründen:

• Sie haben nicht das Fachwissen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.
• Sie sind mit anderen Aufgaben beschäftigt.
• Die Beschaffung ist billiger, als sie selbst zu erledigen.

Bevor Sie sich jedoch für einen Beschaffungsvertrag entscheiden, müssen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Berechnen Sie die Kosten der Eigenleistung und der Beschaffung und wählen Sie dann eine kostengünstige Option.

Wenn die Vorteile der Fremdvergabe die Eigenleistung überwiegen, sollten Sie die Arbeiten auslagern.

Sie müssen zum Beispiel Ihr Bürogebäude erweitern, haben aber nicht das Fachwissen für Elektroarbeiten. Sie haben zwei Möglichkeiten, das Projekt zu verwirklichen: Sie können es selbst machen oder jemanden damit beauftragen.

Da Sie nicht über eigene Fachkenntnisse verfügen, sparen Sie bei der zweiten Möglichkeit Mühe, Geld und Zeit.

Vorteile der Beschaffung

Die Beschaffung erleichtert den Unternehmen die Arbeit. Sie können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und den Rest auslagern. Es hilft den Unternehmen, Chancen zu nutzen, Experten einzustellen und Waren oder Dienstleistungen zu kaufen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen jeden Prozess, den sie benötigen, im eigenen Haus erledigten. Heutzutage führen Unternehmen ihre Kernfunktionen aus und nutzen die Beschaffung für andere Aufgaben.

In den Anfängen baute Ford Motors Soja an, um Öl für die Lackierung zu gewinnen. Heutzutage macht das kein Autohersteller mehr. Wenn sie Farbe brauchen, kaufen sie sie auf dem Markt. Das Gleiche gilt für andere Komponenten wie Reifen, Glas usw.

Es ist unpraktisch, sich mit allem zu befassen, was ein Unternehmen braucht. Es ist sehr kostspielig, sich das richtige Fachwissen anzueignen und es dann aufrechtzuerhalten, und dies kann sogar dazu führen, dass entweder ein minderwertiges oder ein überteuertes Produkt entsteht. In jedem Fall ist das schlecht für ein Unternehmen.

Beschaffungsmanagement ist für moderne Unternehmen unerlässlich. Es hilft Ihnen, den besten Verkäufer für Ihren Auftrag mit den richtigen Bedingungen zu finden. Es ermöglicht Ihnen, den richtigen Beschaffungsvertrag entsprechend Ihren Anforderungen auszuwählen.

Es gibt viele Arten von Beschaffungsverträgen, und Sie müssen jeden von ihnen verstehen, damit Sie denjenigen auswählen können, der Ihre Anforderungen erfüllt.

Bevor wir uns die Arten ansehen, müssen wir zunächst den Begriff „Vertrag“ verstehen.

Der Vertrag

Ein Vertrag ist eine verbindliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer. Er ist der Schlüssel zur Beziehung zwischen Käufer und Verkäufer und bildet den Rahmen für den Umgang der beiden Parteien miteinander.

Beschaffungskontakt

Jeder Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien über die Lieferung von Dienstleistungen oder Waren ist ein Beschaffungsvertrag. Sie können Beschaffungsverträge in drei Kategorien einteilen:

1. Festpreisvertrag
2. Kostenerstattungsvertrag
3. Zeit- und Materialvertrag

Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, einen Vertrag auszuwählen, der Ihre Anforderungen erfüllt.

Festpreisvertrag

Viele Fachleute nennen einen Festpreisvertrag einen Pauschalvertrag. Sie verwenden diesen Vertrag, wenn der Arbeitsumfang festgelegt ist. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, ist der Verkäufer vertraglich verpflichtet, die Aufgabe innerhalb des vereinbarten Preises und der vereinbarten Zeit zu erledigen. Daher trägt der Verkäufer den größten Teil des Risikos. Eine Neuverhandlung des Preises findet nicht statt, es sei denn, der Arbeitsumfang ändert sich.

In der Regel sind Outsourcing- und schlüsselfertige Beschaffungsverträge Festpreisverträge. Dieser Vertrag ist bei einem genau definierten Umfang sinnvoll.

Da sich die Kosten nicht ändern können, eignet sich dieser Vertrag zur Kostenkontrolle.

Hier ist eine Änderung des Umfangs eine kostspielige Angelegenheit. Die Auftragnehmer erhalten den Auftrag oft, indem sie den niedrigsten Preis bieten und dann versuchen, bei jeder Gelegenheit zusätzliche Einnahmen zu erzielen, z. B. durch eine Erweiterung des Auftragsumfangs.

Ich habe erlebt, dass Auftragnehmer mit Projektmanagern über den Auftragsumfang streiten. Sie stimmten anfangs zu, aber später stritten sie sich über Kleinigkeiten, um den Änderungsantrag zu stellen.

Stellen Sie sicher, dass der Umfang gut definiert und so detailliert wie möglich ist; beobachten Sie alle Änderungen des Umfangs sorgfältig.

Sie können einen Festpreisvertrag in drei Kategorien unterteilen:

1. Festpreisvertrag (FFP)
2. Festpreis-Incentive-Fee-Vertrag (FPIF)
3. Festpreisvertrag mit wirtschaftlicher Preisanpassung (FP-EPA)

Festpreisvertrag (FFP)

Dies ist die einfachste Art von Beschaffungsvertrag. Der Verkäufer muss den Auftrag innerhalb eines vereinbarten Geldbetrages und Zeitrahmens ausführen. Der Verkäufer ist für jede Kostensteigerung verantwortlich und rechtlich verpflichtet, die Aufgabe innerhalb der Vereinbarung zu erledigen.

Ein Vertrag mit festem Preis wird meist bei staatlichen oder halbstaatlichen Aufträgen verwendet, bei denen der Arbeitsumfang sehr detailliert festgelegt ist.

Dieser Vertrag lässt sich leicht ausschreiben und Angebote einholen, und er wird auf Kostenbasis bewertet, was ziemlich schnell geht.

Da der Verkäufer das Risiko trägt, sind die Kosten höher. Wenn der Umfang nicht klar ist, kann es zu Streitigkeiten zwischen Verkäufer und Käufer kommen. Jede Abweichung vom ursprünglichen Umfang kann Sie viel kosten.

Beispiel: Der Verkäufer muss das gesamte Gebäude für 50.000 USD innerhalb von 18 Monaten streichen.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Hier ist der Preis zwar festgelegt, aber der Verkäufer kann einen Anreiz erhalten, wenn er gute Leistungen erbringt. Dieser Anreiz senkt das Risiko des Verkäufers.

Der Anreiz kann an beliebige Projektkennzahlen wie Kosten, Zeit oder technische Leistung gebunden sein.

Beispiel: Der Auftragnehmer erhält einen Anreiz von 10.000 USD, wenn er den ersten Meilenstein pünktlich erreicht.

Festpreisverträge mit wirtschaftlicher Preisanpassung (FP-EPA)

Sie verwenden einen Festpreisvertrag mit wirtschaftlicher Preisanpassung, wenn der Vertrag mehrjährig ist. Dieser Vertrag enthält eine besondere Bestimmung, die den Verkäufer vor Inflation schützt.

Beispiel: Etwa 3 % der Kosten des Projekts werden nach einer bestimmten Zeit auf der Grundlage des Verbraucherpreisindexes erhöht.

Kaufvertrag (PO)

Dieser Vertrag wird für den Kauf von Waren verwendet.

Beispiel: Kauf von 10.000 Stoffballen zum Preis von 1,00 USD.

Cost Reimbursable Contract

Viele Fachleute nennen diesen Vertrag einen Cost Disbursable Contract.

Hier erhält der Verkäufer eine Vergütung für die geleistete Arbeit plus eine Gebühr, die seinen Gewinn darstellt. Häufig erhält der Auftragnehmer dieses Honorar, wenn er die ausgewählten Projektziele erreicht oder übertrifft: frühere Fertigstellung der Aufgabe, Kosteneinsparungen usw.

Der Vertrag mit Kostenerstattung wird verwendet, wenn der Umfang ungewiss ist oder wenn das Risiko höher ist. Bei diesem Vertrag liegt das Risiko beim Auftraggeber, da er für alle Kosten aufkommt.

Dieser Vertrag bietet Ihnen eine bessere Kostenkontrolle, wenn Sie keinen genau definierten Umfang haben.

Scope Creep ist ein inhärenter Nachteil eines Cost Reimbursement-Vertrags, wenn die Anforderungen unklar sind. Der Verkäufer kann versuchen, die Kosten zu erhöhen, um das Honorar oder die Erstattung zu steigern.

Sie können dies durch eine angemessene Überwachung oder eine Begrenzung des Gewinns minimieren. Zum Beispiel beträgt der maximale Gewinn 10 % der Gesamtkosten.

Sie können kostenerstattungsfähige Verträge in vier Kategorien unterteilen:

1. Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF)

Hier, wird der Verkäufer für alle anfallenden Kosten plus eine feste Gebühr bezahlt, unabhängig von seiner Leistung. Der Käufer trägt das Risiko.

Organisationen verwenden diesen Vertrag bei risikoreichen Projekten, bei denen die Bieter nicht an einem Wettbewerb interessiert sind.

CPFF-Verträge sichern den Verkäufer vor Risiken ab.

Beispiel: Gesamtkosten plus 25.000 USD als Honorar.

Cost Plus Incentive Fee Vertrag (CPIF)

Bei einem Cost Plus Incentive Fee Vertrag erhält der Verkäufer alle Kosten erstattet plus ein Anreizhonorar, das auf der Erreichung bestimmter, im Vertrag genannter Leistungsziele beruht. Dieser Anreiz wird anhand einer vereinbarten Formel berechnet.

Das Risiko liegt hier beim Käufer, ist aber geringer als beim Cost Plus Fixed Fee.

Bei einem CPIF-Vertrag ist der Anreiz ein Motivationsfaktor für den Verkäufer.

In der Regel ist ein Incentive ein Prozentsatz der Einsparungen, den sich Käufer und Verkäufer teilen.

Beispiel: Wenn das Projekt unter dem Budget abgeschlossen wird, erhält der Verkäufer 25 % der Einsparungen.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Hier wird der Verkäufer für seine Kosten plus eine Award Fee bezahlt. Dieser Zuschlag basiert auf der Erreichung bestimmter, im Vertrag beschriebener Leistungsziele.

Hinweis: Es gibt einen Unterschied zwischen einem Erfolgshonorar und einer Zuschlagsgebühr. Ein Erfolgshonorar wird auf der Grundlage einer im Vertrag festgelegten Formel berechnet und ist eine objektive Bewertung. Ein Erfolgshonorar hängt von der Zufriedenheit des Auftraggebers ab und wird subjektiv bewertet. Ein Erfolgshonorar ist nicht anfechtbar.

Beispiel: Wenn der Verkäufer die Aufgabe erfüllt, indem er die Qualitätsstandards aufgrund seiner Leistung einhält oder übertrifft, kann der Käufer eine Prämie von bis zu 10.000 USD zahlen.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Hier wird der Verkäufer für alle angefallenen Kosten plus einen Prozentsatz dieser Kosten bezahlt. Käufer bevorzugen diese Art von Vertrag oft nicht, weil der Verkäufer die Kosten künstlich erhöhen könnte, um einen höheren Gewinn zu erzielen.

Beispiel: Gesamtkosten plus 15% der Kosten als Honorar für den Auftragnehmer.

Zeit- und Materialvertrag

Dies ist eine Mischform aus Festpreis- und Kostenerstattungsvertrag. Hier teilen sich beide Parteien das Risiko.

Ein Zeit- und Materialvertrag wird verwendet, wenn die zu liefernde Leistung „Arbeitsstunden“ sind. In diesem Fall gibt der Projektleiter dem Verkäufer, der das Personal zur Verfügung stellt, die erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen an.

Dieser Vertrag wird verwendet, um Experten oder externe Unterstützung einzustellen.

In diesem Vertrag kann der Käufer den Stundensatz mit einem „Nicht-zu-überschreiten“-Limit angeben.

Beispiel: Sie zahlen einem Techniker 20 USD pro Stunde.

Zusammenfassung

Die Auswahl eines Beschaffungsvertrags ist ein wichtiger Teil eines Projekts, da er Ihre Beziehung zum Verkäufer bestimmt. Sie möchten einen Vertrag wählen, der das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und Ihr Projekt vor Risiken schützt. Wählen Sie einen Festpreisvertrag, wenn der Arbeitsumfang genau definiert ist. Wenn der Arbeitsumfang jedoch nicht festgelegt ist, ist ein Vertrag auf Kostenerstattungsbasis eine gute Wahl. Der Typ „Zeit und Material“ eignet sich gut für die Beauftragung von Beratern oder externer Unterstützung.