Business Communication Skills for Managers

Im Informationszeitalter gibt es riesige Datenmengen, die verarbeitet werden müssen, und eine ebenso beeindruckende Anzahl von Grafiken und Diagrammen, mit denen Sie die Geschichte der Daten erzählen können. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Diagramme und die Arten von Geschichten, die sie Ihnen erzählen können.

Numerische Datendiagramme

Lassen Sie uns über einige der gebräuchlichsten Arten von numerischen Diagrammen sprechen:

• Balkendiagramme
• Liniendiagramme
• Kuchendiagramme
• Gestapelte Vergleichsdiagramme

Balkendiagramme

Balkendiagramme werden zum Vergleich von Kategorien verwendet. Die x-Achse (die horizontale Linie am unteren Ende eines Diagramms) wird normalerweise verwendet, um die Kategorien darzustellen: in diesem Fall die Länder mit universellen Gesundheitsausgaben für 2015. Die y-Achse (die vertikale Linie) ist hier nicht markiert, aber sie zeigt eindeutig die Ausgaben in Millionen Dollar an. Je höher der Balken ist, desto mehr Geld wurde ausgegeben. Dieses Diagramm zeigt deutlich, dass die Vereinigten Staaten pro Bürger mehr für die Gesundheitsversorgung ausgeben als andere Länder. Dies wird in diesem Diagramm durch Balken in kontrastierenden Farben deutlich gemacht. Man kann nicht umhin, es zu bemerken – es durchbricht das Muster und ist eine kräftige Farbe, die das Auge anzieht.

Abbildung 1. Ein Beispiel für ein Balkendiagramm

Liniendiagramme

Wie Balkendiagramme vergleichen auch Liniendiagramme Kategorien, aber sie werden am häufigsten verwendet, um Trends aufzuzeigen. Da die x-Achse häufig den Zeitverlauf anzeigt, zeigen die grafisch dargestellten Datenpunkte einen Aufwärts- oder Abwärtstrend der betreffenden Kategorien an.

Abbildung 2. Beispiel für ein Liniendiagramm

Das obige Liniendiagramm veranschaulicht die Entwicklung des Verkehrs in sozialen Medien. Jede Social-Media-Organisation wird durch eine andersfarbige Linie dargestellt. Die x-Achse zeigt den Zeitverlauf, und die y-Achse zeigt den prozentualen Anteil des Medienverkehrs, den jede Organisation erfasst. Die Grafik zeigt, dass der Facebook-Verkehr tendenziell steigt, während Pinterest einige Höhen und Tiefen erlebt hat. Der drittplatzierte Twitter-Verkehr ist relativ konstant.

Kuchendiagramme

Abbildung 3. Ein Beispiel für ein Kreisdiagramm

Kuchendiagramme zeigen die Zusammensetzung von Daten oder die Teile eines Ganzen. Das kann so einfach sein wie „Das Team hier besteht zu 50 Prozent aus Männern und zu 50 Prozent aus Frauen“ oder „Unsere Verkäufe setzen sich zu 30 Prozent aus Belletristik und zu 70 Prozent aus Sachbüchern zusammen.“

In Abbildung 3 stellt der ganze Kuchen (der ganze Kreis) die insgesamt in einem Geschäft verkauften Produkte dar; die Teile dieses Kuchens zeigen den prozentualen Anteil der einzelnen Abteilungen am Umsatz. Anhand eines solchen Diagramms lässt sich leicht erkennen, dass die Abteilungen Bekleidung und Accessoires den größten Teil des Umsatzes ausmachen und Parfüms den kleinsten.

Einige Vergleichsdiagramme haben nicht die Form eines Kreises. Manchmal handelt es sich um Donuts und manchmal um Balken, wie wir im Folgenden sehen werden.

Gestapelte Vergleichsdiagramme

Sie können Kategorien mit einem „Tortendiagramm“ vergleichen, das den Faktor Zusammensetzung auf verschiedene Weise berücksichtigt. Die Kategorien in diesem Diagramm werden durch Balken dargestellt, aber die Balken selbst sind Zusammensetzungsdiagramme. Jeder Balken hat einen Wert von 100 %, und die farbigen Blöcke stehen für die verschiedenen Stufen des Haustierbesitzes in der Bevölkerung.

Abbildung 4. Ein Beispiel für ein gestapeltes Balkendiagramm

Auch das nachstehende Liniendiagramm ist „gestapelt“, um die Höhe der Verkäufe je nach Produkttyp zu zeigen. Sie sehen sowohl einen Trend als auch einen Teil eines Ganzen – Sie vergleichen und betrachten die Zusammensetzung.

Abbildung 5. Ein Beispiel für ein gestapeltes Liniendiagramm

Nichtnumerische Datendiagramme

Die obigen Diagramme sind sehr praktisch, wenn Ihre Daten numerisch sind. Aber es gibt auch Diagramme für andere Arten von Daten. Im Folgenden werden einige der gebräuchlichsten Arten von nicht-numerischen Diagrammen beschrieben.

• Venn-Diagramme
• Flussdiagramme
• Gantt-Diagramme
• Organisationsdiagramme
• Piktogramme
• Infografiken

Venn-Diagramme

Ein Venn-Diagramm zeigt einen Vergleich von zwei verschiedenen Kategorien und den Elementen, die sie gemeinsam haben. Das Diagramm in Abbildung 6 zeigt uns die verschiedenen Arten von Bildern, die sicher im Internet geteilt werden können.

Abbildung 6. Ein Beispiel für ein Venn-Diagramm

Wo immer sich die Kreise überschneiden, handelt es sich um eine gemeinsame Eigenschaft. JPG- und PNG-Dateien haben zum Beispiel beide eine große Farbpalette, so dass sie sich in diesem Bereich überschneiden. „Web safe“ ist ein gemeinsames Merkmal aller drei, also liegt es in der Mitte, wo sich alle Kreise überschneiden. Die Bereiche der Kreise, die sich nicht überschneiden, stehen für die einzigartigen Merkmale jedes Dateityps – etwas, das sie mit keinem der anderen dargestellten Dateitypen gemeinsam haben.

Flussdiagramme

Flussdiagramme zeigen einen Prozess. Flussdiagramme dokumentieren eine Abfolge von Ereignissen von Anfang bis Ende, so dass der Prozess dokumentiert, verfolgt und verwaltet werden kann.

Das Flussdiagramm in Abbildung 7 zeigt den Prozess, wie Theorien erstellt, verbreitet und akzeptiert werden.

Abbildung 7. Ein Beispiel für ein Flussdiagramm

Wie man sieht, steht am Anfang eine Idee, die zu einem Experiment führt, und die Ergebnisse bestimmen dann, welcher Weg eingeschlagen wird. Wenn das Experiment erfolgreich oder nicht erfolgreich ist, werden andere Wege gewählt. Auf dem Weg des Flussdiagramms werden alle Alternativen vorgestellt, und es wird zwischen ihnen gewählt. Das Auge folgt dem Pfad von Anfang bis Ende für jeden Teil des Szenarios.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine Zeitleiste. Der Zeitleiste können mehrere Projekte mit Start- und Endterminen hinzugefügt werden, und auch Meilensteine und Fristen werden berücksichtigt. Anhand dieses Diagramms lässt sich feststellen, wie lange ein Projekt dauern wird, welche Ressourcen benötigt werden und in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden müssen.

Abbildung 8. Ein Beispiel für ein Gantt-Diagramm

In Abbildung 8 haben Sie zwei verschiedene Teams, die ein Projekt durchführen. Das Marktteam (rot) schließt die Marktforschung ab und definiert die Spezifikationen bis zur Woche des 23. Juli (dem Datum des ersten Meilensteins). Dann übernimmt das Planungsteam (blau) die Gesamtarchitektur und die Projektplanung und ist für die Erreichung des zweiten Meilensteins am 6. August verantwortlich. Wie Sie sehen, haben das Markt- und das Planungsteam auch nach Erreichen ihrer Meilensteine noch zusätzliche Arbeit zu leisten, und das Projekt ist erst Ende November abgeschlossen.

Organigramme

Organigramme (manchmal auch Hierarchiediagramme genannt) zeigen die Personen in einer Organisation und ihre Berichtsbeziehungen. In der Regel steht an der Spitze des Organigramms ein Vorstandsvorsitzender oder CEO, gefolgt von einem Team von Präsidenten und Vizepräsidenten und deren direkten Untergebenen, usw. Ein Organigramm wird in der Regel von Personalfachleuten erstellt und gepflegt, die einen visuellen Überblick über die Struktur ihres Unternehmens und die Berichtsbeziehungen wünschen, um bessere Entscheidungen über die Nutzung der Talente des Unternehmens treffen zu können.

Das Organigramm in Abbildung 8 zeigt einen Vorsitzenden an der Spitze der Hierarchie und einen Geschäftsführer, einen Leiter der Qualitätssicherung und eine Sekretärin, die direkt an den Vorsitzenden berichten. Jeder dieser Direktunterstellten hat seine eigenen Direktunterstellten und so weiter.

Abbildung 9. Ein Beispiel für ein Organigramm

Piktogramme

Piktogramme verwenden Symbole und Bilder, um Daten, Informationen oder Ideen zu vermitteln. Die Piktogramme in Abbildung 9 sind eigentlich Teil eines Lebenslaufs und zeigen an, welche Art von Informationen neben jedem Piktogramm zu finden sind (Telefonnummer, Adresse, Twitter-Handle bzw. E-Mail).

Abbildung 9. Vier Beispiele für Piktogramme

Das macht es für einen Personalverantwortlichen einfacher, die notwendigen Kontaktinformationen zu sehen und herauszusuchen. Andere Piktogramme können Prozesse (wie die Anleitung zum Aufbau von IKEA-Möbeln) oder Informationen vermitteln (z. B. wenn die Wetter-App auf Ihrem Telefon Ihnen mitteilt, dass es heute regnen wird, indem sie ein Bild einer Regenwolke anzeigt).

Infografiken

In ähnlicher Weise verwenden Infografiken Bilder, aber sie enthalten auch Daten und Wörter, um einen einzigen Punkt zu erklären. Infografiken können verwendet werden, um ein komplexes Thema etwas einfacher zu verstehen, besonders wenn es mehr als zwei oder drei Faktoren zu berücksichtigen gibt. Sie können auch verwendet werden, um zwei oder mehr Kategorien zu vergleichen und Ihre Daten interessanter und auffälliger zu machen.

Diese Infografik zeigt, wie der Hähnchenkonsum mit dem Superbowl zusammenhängt. Sie können sehen, wie der Verbrauch und der Preis pro Pfund Hähnchen im Laufe der Zeit gestiegen sind. Außerdem wird beschrieben, wie insbesondere Hähnchenflügel im Laufe der Zeit immer beliebter geworden sind, und das alles in einer auffälligen und unterhaltsamen Art und Weise, die das Publikum fesselt und interessiert.

Tabellen

Ein Kommunikator kann auch Tabellen verwenden, um Daten darzustellen. Tabellen können für Wörter oder für numerische Daten formatiert werden. Sie können verwendet werden, um Daten zu vergleichen, oder wenn ein Element mehrere Datenpunkte enthält.

Tabelle 1 ist eine einfache Tabelle mit drei Personen, die an einem Rennen teilnehmen. George, Alana und Sebastián haben jeweils vier Datenpunkte, die mit ihnen verbunden sind. Mit Hilfe einer einfachen Tabelle können Sie Ihrem Publikum all diese Daten vor Augen führen. Sie können die Bestzeiten vergleichen und die Platzierungen der einzelnen Läufer überprüfen.

Tabelle 2 ist etwas komplexer, und deshalb sind die Daten für den Leser nicht ganz so zugänglich. Aber die Daten sind auch komplex, und wenn sie zur leichteren Überprüfung angezeigt werden sollen, scheint dies eine gute Wahl zu sein. Tabelle 2 zeigt die Ergebnisse einer Umfrage, bei der die Teilnehmer gebeten wurden, acht Sprecher (ein Mann und eine Frau mit verschiedenen englischen Dialekten) nach ihrer Professionalität, Intelligenz, Bildung, Freundlichkeit und Kontaktfreudigkeit zu bewerten. Die Antwortquoten werden für männliche und weibliche Sprecher angegeben, und dann wird für jeden Dialekt ein Durchschnitt berechnet.

Tabellen helfen Ihnen, komplexere Datensätze zu verwalten. Eine Tabelle kann verwendet werden, wenn Sie einzelne Werte anzeigen wollen, wenn Werte verglichen werden oder wenn Daten angezeigt und dann zusammengefasst werden sollen. Sie vermitteln dem Leser Ihre Geschichte nicht so schnell wie ein Diagramm, aber Sie vermitteln dennoch eine große Menge an Informationen auf leicht verständliche Weise.

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