Eine wirksame Internet- und E-Mail-Richtlinie, die den Mitarbeitern hilft zu verstehen, was von ihnen hinsichtlich der Nutzung ihrer Geräte für die Arbeit erwartet wird, ist ein Muss für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie sollten festlegen, was die Mitarbeiter mit den von der Arbeit zur Verfügung gestellten oder im Besitz der Mitarbeiter befindlichen Geräten tun dürfen, die von Ihren Mitarbeitern, Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrem Unternehmen genutzt werden oder an denen sie beteiligt sind.
Da fast 80 % der Menschen in den USA Zugang zu sozialen Medien haben, sind Richtlinien darüber, was Mitarbeiter sagen und teilen dürfen, immer wichtiger geworden. Die meisten Mitarbeiter haben nichts gegen Richtlinien, weil sie nicht unangemessen handeln oder unabsichtlich eine Grenze überschreiten wollen. Daher sollte die Entwicklung einer fairen, verständlichen und vernünftigen Richtlinie zusammen mit einer gründlichen Schulung oberste Priorität haben.
Verwenden Sie dieses Muster für eine Internet- und E-Mail-Richtlinie, um Ihren Mitarbeitern klare Leitlinien für eine angemessene Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz zu geben. Passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihrer Kultur und das Umfeld an, das Sie Ihren Mitarbeitern am Arbeitsplatz bieten wollen. Um sicherzugehen, dass die rechtlichen Bestimmungen in Ihrem Gebiet und in Ihrer Branche eingehalten werden, wenden Sie sich bitte an einen Anwalt.
Muster für Internet- und E-Mail-Richtlinien für Mitarbeiter
Die Nutzung von Voicemail, E-Mail und Internet, die dem Computer oder den Telefonanschlüssen eines Mitarbeiters zugewiesen sind, dient ausschließlich dem Zweck, Geschäfte des Unternehmens zu tätigen. Einige Aufgaben im Unternehmen erfordern den Zugang zum Internet und die Nutzung von Software zusätzlich zu den Microsoft Office-Produkten.
Nur Personen, die für Unternehmenszwecke entsprechend autorisiert sind, dürfen das Internet nutzen, um auf zusätzliche Software zuzugreifen und diese herunterzuladen. Diese Genehmigung ist im Allgemeinen ausschließlich Entscheidungen vorbehalten, die die IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung trifft.
Verfahren für den Software-Zugang
Software, die zusätzlich zu den Microsoft Office-Produkten benötigt wird, muss von Ihrem Vorgesetzten genehmigt und von der IT-Abteilung heruntergeladen werden. Wenn Sie Zugang zu Software oder Websites benötigen, die derzeit nicht im Unternehmensnetz vorhanden sind, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und wenden Sie sich an die IT-Abteilung, um zu erläutern, welchen Nutzen Sie von dem Produkt erwarten.
Alle angemessenen Anfragen, die nicht als Netzwerkrisiko betrachtet werden, werden berücksichtigt. Der Zweck dieser Richtlinie besteht nicht darin, den Mitarbeitern den Zugang zu Produkten zu verwehren, die sie produktiver machen. Ziel ist es vielmehr, das Risiko für das Unternehmensnetzwerk zu minimieren.
Firmeneigene Geräte
Jedes Gerät oder jeder Computer, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Tischtelefone, Smartphones, Tablets, Laptops, Desktop-Computer und iPads, die das Unternehmen Ihnen zur Verfügung stellt, sollte nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Denken Sie daran, dass das Unternehmen Eigentümer der Geräte und der darauf befindlichen Informationen ist. Wenn Sie das Unternehmen aus irgendeinem Grund verlassen, wird das Unternehmen verlangen, dass Sie die Geräte an Ihrem letzten Arbeitstag zurückgeben.
Sie dürfen persönliche elektronische Geräte, die nicht mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, verwenden, um in den Pausen und während der Mittagspause auf geeignete Internetseiten zuzugreifen.
Internetnutzung
Die Nutzung des Internets während der Arbeitszeit oder mit firmeneigenen Geräten, die mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, ist nur für die Abwicklung von Unternehmensgeschäften gestattet. Dies schränkt die Möglichkeit ein, die Sicherheit vertraulicher Unternehmensdaten zu verletzen.
Die Internetnutzung schafft auch die Möglichkeit, unser System durch Viren oder Spyware zu infizieren. Spyware ermöglicht unbefugten Personen außerhalb des Unternehmens den potenziellen Zugang zu Firmenkennwörtern und anderen vertraulichen Informationen.
Die Entfernung solcher Programme aus dem Unternehmensnetz erfordert von den IT-Mitarbeitern Zeit und Aufmerksamkeit, die besser für den technologischen Fortschritt eingesetzt werden sollte. Aus diesem Grund und um eine angemessene Nutzung der Arbeitszeit zu gewährleisten, bitten wir die Mitarbeiter, die Internetnutzung einzuschränken.
Außerdem dürfen firmeneigene Computer oder andere elektronische Geräte, einschließlich der Geräte, die dem Mitarbeiter gehören, unter keinen Umständen während der Arbeitszeit genutzt werden, um pornografische oder anderweitig unmoralische, unethische oder nicht geschäftsbezogene Internetseiten zu erhalten, anzusehen oder zu erreichen. Dies kann zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Soziale Medien
Ihr Arbeitgeber ist sich bewusst, dass ein Teil Ihrer Aktivitäten in den sozialen Medien dazu dient, neue Mitarbeiter zu rekrutieren und die Marke unseres Unternehmens zu stärken. Viele Mitarbeiter haben sogar Aufgaben in den sozialen Medien in ihren Stellenbeschreibungen, wie z. B. Social-Media-Vermarkter, technischer Support und Personalvermittler.
Ihr Arbeitgeber ist sich auch darüber im Klaren, dass die Beziehung unserer Mitarbeiter zu einer Online-Welt, in der Sie sich rund um die Uhr aufhalten, dazu führen kann, dass Arbeitszeit und arbeitsfreie Zeit verschwimmen. Wir fordern Sie nachdrücklich auf, die Nutzung sozialer Medien auf arbeitsbezogene Inhalte und Kontakte während der Arbeitszeit zu beschränken.
Außerdem ist es Ihnen untersagt, vertrauliche oder geschützte Informationen zu teilen, die dem Unternehmen gehören oder das Unternehmen betreffen. Sie werden nachdrücklich aufgefordert, keine verunglimpfenden Informationen weiterzugeben, die Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter in ein ungünstiges Licht rücken.
Der Ruf und die Marke des Unternehmens sollten von allen Mitarbeitern geschützt werden. Das Leben und die Handlungen Ihrer Mitarbeiter sollten niemals online geteilt werden. Beachten Sie die Vorlieben Ihrer Kollegen – holen Sie beispielsweise die Erlaubnis der Eltern ein, bevor Sie den Namen ihrer Kinder online verwenden.
Bei der Teilnahme an sozialen Medien von Arbeitsgeräten aus oder während der Arbeitszeit sind Inhalte in sozialen Medien, die eine geschützte Klassifizierung wie Alter, Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationale Herkunft, Behinderung oder genetische Informationen diskriminieren, verboten.
Es gehört zu den Unternehmensrichtlinien, dass auch sexuelle Vorlieben, Geschlechtsidentität und Gewicht unter den Diskriminierungsschutz fallen. Jeder Mitarbeiter, der sich an sozialen Medien beteiligt und gegen diese Richtlinie verstößt, wird gemäß der Unternehmensrichtlinie zur Belästigung behandelt.
E-Mail-Nutzung im Unternehmen
E-Mails dürfen nur für Unternehmensangelegenheiten verwendet werden. Vertrauliche Unternehmensinformationen dürfen zu keinem Zeitpunkt ohne Genehmigung außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. Sie dürfen auch keine persönlichen Angelegenheiten über den Firmencomputer oder die E-Mail abwickeln.
Bitte bedenken Sie dies auch, wenn Sie erwägen, nicht geschäftliche E-Mails an Mitarbeiter, Familie oder Freunde weiterzuleiten. Nicht dienstliche E-Mails verschwenden Zeit und Aufmerksamkeit des Unternehmens.
Das Betrachten von Pornografie oder das Versenden von pornografischen Witzen oder Geschichten per E-Mail gilt als sexuelle Belästigung und wird gemäß unserer Richtlinie über sexuelle Belästigung geahndet. Die sofortige Kündigung ist die häufigste Disziplinarmaßnahme, die das Unternehmen in diesen Fällen ergreifen kann.
Diskriminierende E-Mails
Jeder E-Mail-Inhalt, der eine der oben genannten geschützten Klassifizierungen diskriminiert, ist verboten. Jeder Mitarbeiter, der eine E-Mail sendet, die gegen diese Richtlinie verstößt, wird gemäß der Richtlinie über Belästigung behandelt.
Diese E-Mails sind im Unternehmen verboten. Das Versenden oder Weiterleiten diskriminierender E-Mails führt zu Disziplinarmaßnahmen, die bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen können.
Eigentum des Unternehmens an den E-Mails der Mitarbeiter
Denken Sie daran, dass das Unternehmen Eigentümer jeglicher Kommunikation ist, die per E-Mail verschickt oder auf Unternehmensgeräten gespeichert wird. Die Geschäftsleitung und andere befugte Mitarbeiter haben das Recht, jederzeit auf alle Inhalte in Ihrer E-Mail oder auf Ihrem Firmencomputer zuzugreifen. Betrachten Sie Ihre elektronische Kommunikation, die Speicherung oder den Zugriff darauf nicht als privat, wenn sie auf Arbeitssystemen erstellt oder gespeichert wird.