Wie man die Umsatzsteuer für kleine Unternehmen zahlt

Wenn Sie wie die meisten Kleinunternehmer sind, dann hat die Berichterstattung über die Umsatzsteuer Sie wahrscheinlich schon einmal in einen Wutanfall versetzt.

Wir sind nicht überrascht. Die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer kann ein unglaublich komplexer Prozess sein. Noch schlimmer ist, dass ein Fehler wie das Versäumnis, die Steuererklärung abzugeben oder die Steuern nicht rechtzeitig zu zahlen, schwerwiegende finanzielle (und manchmal auch rechtliche) Folgen haben kann.

Zu allem Überfluss haben jeder Staat und einige Gemeinden innerhalb der Staaten ihre eigenen Steueranforderungen. Insgesamt gibt es in den USA 45 Bundesstaaten und Tausende kleinerer Regionen (z. B. Städte oder Landkreise), die Umsatzsteuer erheben. Jeder Staat unterscheidet sich in Bezug auf den Betrag, den Sie erheben müssen, wann Sie ihn einreichen müssen und die Art der Aufzeichnungen, die Sie führen müssen.

Das reicht aus, um Sie darüber nachdenken zu lassen, warum Sie überhaupt ein Unternehmen gründen wollten. Aber keine Angst. In diesem Artikel werden wir versuchen, das Thema zu entmystifizieren und Ihnen zeigen, wie Sie Umsatzsteuer für kleine Unternehmen zahlen.

Lassen Sie uns einsteigen.

Was ist Umsatzsteuer?

Bevor wir anfangen, lassen Sie uns sicherstellen, dass wir alle auf der gleichen Seite sind. Laut Investopedia ist „eine Umsatzsteuer eine Verbrauchssteuer, die vom Staat auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Eine herkömmliche Umsatzsteuer wird am Verkaufsort erhoben, vom Unternehmen eingezogen und an den Staat abgeführt.“

Sie sind für die Zahlung von Umsatzsteuern an jede Gemeinde (die eine Umsatzsteuer erhebt) verantwortlich, in der Ihr Unternehmen einen steuerlichen Nexus hat. Nexus ist ein schickes Wort, das im Grunde Präsenz bedeutet. Je nach den Vorschriften des jeweiligen Ortes kann es sich dabei um eine physische Präsenz wie ein Geschäft oder ein Büro, einen Mitarbeiter, eine Tochtergesellschaft oder eine andere Existenz handeln. Wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Orten einen „Nexus“ hat, kann das schnell kompliziert werden. In solchen Fällen empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem Steuerfachmann oder einer Steuersoftware, um Ihren speziellen Fall zu klären.

Es ist wichtig zu wissen, dass es in den USA im Gegensatz zu anderen Ländern keine Bundesumsatzsteuer gibt, so dass alles auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene erhoben wird. Aus diesem Grund ist das Verfahren so kompliziert. In vielen Fällen reicht es nicht aus, nur eine bundesstaatliche Umsatzsteuer zu erheben. Ihr Unternehmen muss möglicherweise auch auf lokaler Ebene Steuern erheben, in der Regel für eine Stadt oder einen Bezirk, manchmal auch für beide.

Lassen Sie mich das erklären. Wenn ein Händler in New York City ansässig ist, muss er insgesamt 8,875 % Umsatzsteuer erheben. Dieser Gesamtsatz setzt sich jedoch aus drei kleineren Sätzen zusammen:

• New York City lokaler Nutzungs- und Steuersatz – 4,5 %
• New York State Verkaufs- und Nutzungssteuersatz – 4 %
• Metropolitan Commuter Transportation District Zuschlag – 0,375 %

Denken Sie daran, dass dies nur ein Beispiel ist. Wie wir bereits gesagt haben, ist jeder Staat und jede Gemeinde anders. Sie müssen mit den Steuerbehörden Ihres Staates und Ihrer Gemeinde zusammenarbeiten, um den Steuersatz zu ermitteln, den Ihr Unternehmen erheben muss.

Wie beginne ich mit der Erhebung der Umsatzsteuer?

In diesem Abschnitt führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte, die für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer für Ihr kleines Unternehmen erforderlich sind.

Beschaffen Sie sich eine Genehmigung für die Umsatzsteuer
In den meisten Fällen müssen Sie als Erstes die Website des Finanzministeriums oder der Steuerbehörde Ihres Landes besuchen und eine Genehmigung für die Umsatzsteuer beantragen. Mit diesem Dokument sind Sie rechtlich befugt, in Ihrem Bundesstaat und in anderen Gemeinden Umsatzsteuer zu erheben, zu melden und abzuführen. Sie müssen diesen Schritt abschließen, bevor Sie Ihre Geschäftstätigkeit in einem Bundesstaat aufnehmen.

Um diesen Vorgang abzuschließen, benötigen Sie außerdem Ihre Bundes-Arbeitgeber-Identifikationsnummer sowie weitere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen und seine Eigentümer. Sparen Sie sich etwas Zeit, indem Sie die Informationen, die Sie für die Erteilung Ihrer Umsatzsteuergenehmigung benötigen, vor Beginn des Antragsverfahrens bestätigen und zusammenstellen.

Bestimmen Sie Ihren Umsatzsteuersatz
Der nächste Schritt besteht darin, den tatsächlichen Steuersatz zu bestimmen, den Ihr Unternehmen von den Kunden erheben muss. Diese Informationen erhalten Sie vom Finanzministerium oder der Steuerbehörde Ihres Landes. Es ist wichtig zu wissen, dass sich diese Steuersätze häufig ändern, so dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben müssen. Andernfalls riskieren Sie, zu wenig oder zu viel Umsatzsteuer zu erheben, was Ihnen später Probleme bereiten kann.

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Staaten und Gemeinden präsent ist, müssen Sie mit ziemlicher Sicherheit für jeden Staat Umsatzsteuer erheben. Auch in diesem Fall sollten Sie zumindest mit einem Steuerberater oder einer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks zusammenarbeiten. Das wird Ihnen das Leben sehr erleichtern.

Bestimmen Sie, welche Produkte steuerpflichtig sind
Es ist gut möglich, dass nicht alle Produkte, die Ihr Unternehmen verkauft, steuerpflichtig sind, und dass auch nicht alle zum gleichen Satz besteuert werden. Außerdem – und das ist von Bundesland zu Bundesland verschieden – werden „überlebenswichtige“ Produkte oft nicht besteuert oder unterliegen anderen Steuervorschriften als normale Einkäufe. Zu den überlebensnotwendigen Artikeln gehören in der Regel Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente und in einigen Staaten auch Kleidung. Auch hier sollten Sie sich über die Vorschriften in Ihrem Land informieren, da es hier wahrscheinlich einige Nuancen gibt. In vielen Fällen werden diese Artikel einfach zu einem niedrigeren Satz besteuert, oder nur Artikel unter einem bestimmten Wert sind steuerfrei.

Wenn Sie an Wiederverkäufer verkaufen, sind diese Verkäufe oft ebenfalls von der Steuer befreit. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass der Kunde über ein gültiges Wiederverkäuferzertifikat oder eine Lizenz verfügt. Außerdem müssen Sie genaue Aufzeichnungen über diese Transaktionen führen, einschließlich Fotokopien aller Wiederverkäufer-Zertifikate, um sich im Falle einer Prüfung zu schützen.

Beginnen Sie mit der Erhebung der Umsatzsteuer
Wenn Ihr Unternehmen bei Ihrem Finanzministerium oder Ihrer Steuerbehörde eingerichtet ist, können Sie mit der Erhebung der Umsatzsteuer beginnen. Sie sollten sich vergewissern, dass Ihre Registrierkasse, Ihr Kassensystem und/oder andere Systeme mit dem/den entsprechenden Steuersatz/en eingerichtet sind. In den meisten Ländern müssen Sie den Kunden den zu zahlenden Steuerbetrag in einer separaten Zeile auf dem Kassenbon ausweisen. Da dies so üblich ist, sind die meisten Registrierkassen und Kassensysteme so konfiguriert, dass sie dies von Haus aus tun, aber Sie sollten sich durch einige Testtransaktionen vergewissern, dass dies funktioniert.

Um die Berichterstattung und die Zahlung der Umsatzsteuer zu erleichtern, wird empfohlen, ein separates Bankkonto für die eingenommenen Steuern zu führen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über den Betrag, den Sie dem Staat schulden. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass die Umsatzsteuergelder nicht versehentlich für andere Geschäftsausgaben verwendet werden. Es hilft auch, Diebstahl zu verhindern, vor allem, wenn Sie den Zugang zum Konto beschränken.

Aufzeichnungen führen und Umsatzsteuer melden
Die meisten Staaten verlangen, dass Ihr Unternehmen in irgendeiner Form Aufzeichnungen führt, sei es physisch oder digital. In diesen Aufzeichnungen sollte jede Verkaufstransaktion festgehalten werden, und es sollten wichtige Informationen wie der Betrag des Verkaufs sowie die Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer vermerkt werden. Je nach den Aufzeichnungsanforderungen Ihres Staates oder Ihrer Gemeinde müssen Sie möglicherweise auch Originalkopien von Quittungen, Kassenbändern oder anderen Original-Verkaufsunterlagen aufbewahren.

Diese Anforderungen mögen zwar streng erscheinen, aber sie helfen Ihnen bei einer anderen allgemeinen Verpflichtung: der Berichterstattung über Steuern. Viele Staaten verlangen, dass Sie regelmäßig über die von Ihnen eingenommene Umsatzsteuer Bericht erstatten und diese Steuer auch tatsächlich an den Staat und/oder die Gemeinde abführen. Zum Glück können detaillierte Aufzeichnungen diesen Prozess vereinfachen und die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers oder einer Diskrepanz verhindern.

Zahlung der Umsatzsteuer
Das letzte Teil des Puzzles ist die Abgabe der Steuererklärung und die Zahlung der Umsatzsteuer. In vielen Staaten müssen Sie mindestens vierteljährlich zahlen, aber wenn Sie ein hohes Transaktionsvolumen haben, kann es sein, dass Sie auf monatlicher Basis zahlen müssen. Genau wie bei der Einkommenssteuer ist es wichtig, dass Sie Ihre Unterlagen rechtzeitig einreichen und Zahlungen leisten, um Strafen zu vermeiden.

Wie die Umsatzsteuer mit ShopKeep funktioniert

Nun, da Sie die Grundlagen der Umsatzsteuer verstehen, lassen Sie uns überprüfen, wie Sie die Umsatzsteuer mit ShopKeep einrichten und bezahlen würden.

Setzen Sie Ihren Steuersatz
Das erste, was Sie tun möchten, nachdem Sie Ihren Umsatzsteuersatz herausgefunden haben, ist, ihn in ShopKeep als Ihren Standardsatz einzugeben. Das ist ein schneller und einfacher Prozess, der nur Sekunden dauert. Müssen Sie für verschiedene Artikel unterschiedliche Steuersätze berechnen? Das ist kein Problem! Sie können verschiedene Steuergruppen erstellen und jedem Ihrer Artikel eine zuweisen. Im Vergleich zur manuellen Buchführung oder der Verwendung einer Registrierkasse wird die Erhebung der Umsatzsteuer für den Unternehmer dadurch wesentlich einfacher, vor allem, wenn Sie unterschiedliche Steuersätze berechnen müssen.

Produkte in Steuergruppen organisieren
Nachdem Sie Ihren Standardsteuersatz hinzugefügt und zusätzliche Steuergruppen erstellt haben, wenn Sie für verschiedene Artikel unterschiedliche Steuersätze berechnen müssen, müssen Sie als Nächstes die Artikel den entsprechenden Steuergruppen hinzufügen. So wird sichergestellt, dass der richtige Steuersatz angewendet wird, wenn ein Kassierer einen Artikel zu einer Bestellung hinzufügt, und Fehler vermieden werden. Wenn Sie diesen Prozess für eine große Anzahl von Artikeln durchführen, können Sie diese auch über eine CSV-Datei zuordnen.

Wenn Ihre Artikel korrekt zugeordnet sind, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Die Umsatzsteuer, die Sie für jeden Artikel ausgewählt haben, wird automatisch auf jeden Verkauf dieses Artikels angewandt, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen.

Berichterstattung über die Umsatzsteuer mit ShopKeep
Um Ihnen das Leben zu erleichtern, enthält ShopKeep jetzt einen Bericht über die Verkäufe nach Steuerklassen. Mit diesem Bericht können Sie den gesamten steuerpflichtigen Umsatz, den nicht steuerpflichtigen Umsatz, eine Schätzung der fälligen Umsatzsteuer und eine Aufschlüsselung der geschätzten Steuern nach Steuerklassen für Ihr Unternehmen über einen beliebigen Zeitraum hinweg einsehen.

Anstatt dass der Geschäftsinhaber diese Informationen für die Berichterstattung und die Steuererklärungen manuell berechnen muss, haben Sie sie jetzt sofort zur Hand. Das macht es viel einfacher, Steuern zu schätzen. Wenn Sie mehr Granularität benötigen, können Sie den Bericht nach Datumsbereich oder nach Steuerkennzeichen filtern, um die gewünschten Daten zu erhalten. Sie können den Bericht auch als CSV-Datei exportieren, um ihn mit einer Tabellenkalkulationssoftware weiter zu analysieren.

Es ist wichtig zu bedenken, dass Sie unabhängig von der Software oder anderen Methoden, die Sie verwenden, um Ihre eingenommenen und fälligen Steuern im Auge zu behalten, letztendlich für die Zahlung der Steuern auf der Grundlage Ihrer steuerpflichtigen Umsätze und des/der von Ihrer Steuerbehörde festgelegten Steuersatzes/Sätze verantwortlich sind. Es kommt häufig vor, dass der von Ihnen eingenommene Umsatzsteuerbetrag etwas höher oder niedriger ist als der Betrag, den Sie auf der Grundlage Ihrer gesamten steuerpflichtigen Umsätze berechnet haben. Dies ist kein Fehler, sondern lediglich ein Artefakt der Rundungsdifferenzen zwischen dem Aufsummieren der Steuer auf einzelne Transaktionen und dem Berechnen der Gesamtsumme für den Monat, das Jahr oder das Quartal.

Schließlich beachten Sie bitte, dass dieser Bericht nur so genau ist wie die Steuersätze, die Sie in den Einstellungen der Steuergruppe in BackOffice konfiguriert haben. Die Steuersätze ändern sich häufig, und wir empfehlen Ihnen, die Werte zu überprüfen, bevor Sie eine Steuererklärung bei Ihrer Steuerbehörde einreichen.

Wie die Umsatzsteuer in ShopKeep berechnet wird
Zum besseren Verständnis dieses Berichts möchten wir Ihnen auch einen Einblick geben, wie die Umsatzsteuer in ShopKeep berechnet wird.

ShopKeep berechnet die Umsatzsteuer auf Artikelebene und rundet diesen Betrag dann auf zwei Dezimalstellen. Auf der Grundlage umfangreicher Untersuchungen sind wir zuversichtlich, dass dies die genaueste Methode zur Berechnung der Steuern für unsere Händler ist. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel, den wir über die Steuer auf Artikelebene im Vergleich zur Transaktionssteuer verfasst haben.

Es ist erwähnenswert, dass ShopKeep auch mit QuickBooks integriert werden kann. Diese Integration kann Ihnen auch bei der Umsatzsteuerberichterstattung helfen, vor allem, wenn Sie mehrere Standorte in verschiedenen Orten haben, für die jeweils unterschiedliche Steuersätze gelten.

Zusammenfassend

Hier haben Sie alles, was Sie über die Erhebung, Meldung und Zahlung der Umsatzsteuer als Kleinunternehmer wissen müssen. Außerdem verstehen Sie jetzt die Effizienz und Genauigkeit, die ein POS-System wie ShopKeep Ihrem Unternehmen verleihen kann, insbesondere wenn es an der Zeit ist, die Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen.