Miten maksaa liikevaihtoveroa pienyrityksille

Jos olet kuten useimmat pienyritysten omistajat, liikevaihtoveron raportointi on todennäköisesti saanut sinut raivon partaalle joskus.

Me emme ole yllättyneitä. Myyntiveron tarkka laskeminen voi olla uskomattoman monimutkainen prosessi. Mikä pahempaa, jos tekee virheen, kuten jättää ilmoittamatta tai ei maksa veroja ajoissa, sillä voi olla vakavia taloudellisia (ja joskus myös oikeudellisia) seurauksia.

Lisäksi jokaisella osavaltiolla ja joillakin osavaltioiden sisällä olevilla paikkakunnilla on omat verovaatimuksensa. Yhdysvalloissa on yhteensä 45 osavaltiota ja tuhansia pienempiä alueita (ajatelkaa kaupunkeja tai piirikuntia), jotka perivät liikevaihtoveroa. Jokainen niistä on erilainen sen suhteen, kuinka paljon veroa on kerättävä, milloin se on ilmoitettava ja millaista kirjanpitoa on pidettävä.

Sitä riittää, että miettii uudelleen, miksi ylipäätään päätti perustaa yrityksen. Mutta älä koskaan pelkää. Tässä artikkelissa yritämme demystifioida asiaa ja näyttää, miten maksat liikevaihtoveroa pienyrityksille.

Hyppäämme mukaan.

Mitä on liikevaihtovero?

Ennen kuin pääsemme alkuun, varmistetaan, että olemme kaikki samalla sivulla. Investopedian mukaan ”liikevaihtovero on kulutusvero, jonka valtio määrää tavaroiden ja palveluiden myynnistä. Perinteinen liikevaihtovero peritään myyntipaikalla, yritys kerää sen ja siirtää sen valtiolle.”

Olet velvollinen maksamaan liikevaihtoveroja kaikille paikkakunnille (jotka keräävät liikevaihtoveroa), joissa yritykselläsi on verovelvollisuus. Nexus on hieno sana, joka tarkoittaa periaatteessa läsnäoloa. Paikkakunnan säännöksistä riippuen tämä voi olla fyysinen läsnäolo, kuten myymälä tai toimisto, työntekijä, tytäryhtiö tai jokin muu olemassaolo. Jos yritykselläsi on verovelvollisuus eri paikkakunnilla, tilanne voi muuttua nopeasti monimutkaiseksi. Näissä tilanteissa suosittelemme työskentelemään veroalan ammattilaisen tai vero-ohjelmiston kanssa, joka auttaa selvittämään tapauksesi.

On tärkeää huomata, että toisin kuin muissa maissa, Yhdysvalloissa ei ole liittovaltion liikevaihtoveroa, joten kaikki kerätään osavaltio- ja paikallistasolla. Suoraan sanottuna tämän vuoksi prosessi on monimutkainen. Monissa tapauksissa se ei ole niin yksinkertaista kuin yhden osavaltion liikevaihtoveron korottaminen. Yrityksesi saattaa joutua keräämään veroa myös paikallistasolla, tyypillisesti kaupungille tai piirikunnalle ja joskus molemmille.

Sallikaa minun selittää. Jos kauppias sijaitsee New Yorkissa, hänen on kerättävä yhteensä 8,875 prosentin liikevaihtovero. Tämä kokonaisveroprosentti koostuu kuitenkin kolmesta pienemmästä veroprosentista:

• New York Cityn paikallinen käyttö- ja veroprosentti – 4,5 %
• New Yorkin osavaltion myynti- ja käyttöveroprosentti – 4 %
• Metropoliittisen lähiliikenteen piirin (Metropolitan Commuter Transportation District) lisäveroprosentti – 0,375 %

Muistathan, että edellä oleva on vain esimerkki. Kuten olemme sanoneet aiemminkin, jokainen osavaltio ja paikkakunta on erilainen. Sinun on tehtävä yhteistyötä osavaltiosi ja paikkakuntasi veroviranomaisten kanssa selvittääksesi verokannan, joka yrityksesi on kerättävä.

Miten pääsen alkuun liikevaihtoveron keräämisessä?

Tässä osiossa käymme läpi merkittävät vaiheet, joita tarvitaan liikevaihtoveron keräämiseen ja maksamiseen pienyrityksellesi.

Hanki myyntiverolupa
Useimmissa tapauksissa ensimmäinen asia, jonka haluat tehdä, on mennä osavaltiosi verohallinnon tai veroviraston verkkosivustolle ja rekisteröityä myyntiverolupaa varten. Tämän asiakirjan avulla voit laillisesti kerätä, raportoida ja maksaa myyntiveroa osavaltiossasi ja muilla paikkakunnilla. Sinun on suoritettava tämä vaihe ennen kuin aloitat liiketoiminnan harjoittamisen osavaltiossa.

Voidaksesi suorittaa tämän prosessin loppuun tarvitset myös liittovaltion työnantajanumerosi sekä muita tärkeitä tietoja yrityksestäsi ja sen omistajista. Säästä aikaa varmistamalla ja keräämällä tiedot, joita tarvitset liikevaihtoverolupasi saamiseksi, ennen kuin aloitat hakemusprosessin.

Määritä liikevaihtoveroprosenttisi
Seuraavana askeleena on määrittää todellinen veroprosentti, joka yrityksesi on kerättävä asiakkailta. Sinun pitäisi myös saada nämä tiedot osavaltiosi verohallinnosta tai verovirastosta. On tärkeää huomata, että nämä verokannat muuttuvat usein, joten sinun on pysyttävä ajan tasalla. Muuten vaarana on, että keräät liian vähän tai liikaa liikevaihtoveroa, mikä aiheuttaa ongelmia myöhemmin.

Jos yrityksesi on fyysisesti läsnä useissa osavaltioissa ja paikkakunnilla, sinun on lähes varmasti kerättävä liikevaihtoveroa jokaisesta osavaltiosta. Jälleen kerran, jos olet tällaisessa tilanteessa, haluat työskennellä veroalan ammattilaisen tai vähintäänkin kirjanpito-ohjelmiston, kuten QuickBooksin, kanssa. Se tekee elämästäsi paljon helpompaa.

Määritä, mitkä tuotteet ovat veronalaisia
On hyvin mahdollista, että kaikki yrityksesi myymät tuotteet eivät ole veronalaisia, eivätkä kaikki todennäköisesti myöskään ole veronalaisia samalla verokannalla. Lisäksi, ja tämä vaihtelee osavaltioittain, mutta monesti ”selviytymisen kannalta välttämättömiä” tuotteita ei veroteta tai niihin sovelletaan erilaisia verosääntöjä kuin tavallisiin ostoksiin. Selviytymisen kannalta välttämättömiä tavaroita ovat tyypillisesti elintarvikkeet, reseptilääkkeet ja joissakin osavaltioissa vaatteet. Muista tarkistaa oman osavaltiosi säännöt, sillä tähän liittyy todennäköisesti joitakin vivahteita. Monesti näitä tuotteita verotetaan yksinkertaisesti alemmalla verokannalla tai vain tietyn arvon alittavat tuotteet ovat verottomia.

Jos myyt jälleenmyyjille, myös nämä myynnit ovat usein verovapaita. Sinun on kuitenkin varmistettava, että asiakkaalla on voimassa oleva jälleenmyyjätodistus tai -lisenssi. Sinun on myös pidettävä tarkkaa kirjanpitoa näistä liiketoimista, mukaan lukien valokopiot kaikista jälleenmyyjätodistuksista, suojellaksesi itseäsi tilintarkastuksen varalta.

Aloita liikevaihtoveron kerääminen
Kun yrityksesi on rekisteröitynyt verovirastoon tai veroviranomaiseen, olet valmis aloittamaan liikevaihtoveron keräämisen. Varmista, että kassakoneesi, kassakoneesi ja/tai muut järjestelmät on määritetty asianmukaisia verokantoja varten. Useimmissa osavaltioissa edellytetään myös, että näytät asiakkaille heidän maksamansa veron määrän kuitin erillisellä rivillä. Koska tämä on niin yleistä, useimmat kassakoneet ja kassajärjestelmät ovat valmiiksi konfiguroituja tähän, mutta sinun kannattaa varmistaa, että tämä toimii suorittamalla muutama testitapahtuma.

Raportoinnin ja liikevaihtoveron maksamisen helpottamiseksi on suositeltavaa ylläpitää erillistä pankkitiliä keräämiäsi veroja varten. Se auttaa sinua pitämään kirjaa siitä, kuinka paljon rahaa olet velkaa valtiolle. Se myös varmistaa, että liikevaihtoverorahoja ei vahingossa käytetä muiden liiketoimintakulujen maksamiseen. Se auttaa myös ehkäisemään varkauksia, etenkin jos rajoitat tilille pääsyä.

Tallenteiden pitäminen ja liikevaihtoveron ilmoittaminen
Useimmissa osavaltioissa edellytetään, että yritykselläsi on jonkinlainen kirjanpito, joko fyysinen tai digitaalinen. Näissä rekistereissä olisi pidettävä kirjaa jokaisesta myyntitapahtumasta, ja niihin olisi merkittävä olennaiset tiedot, kuten myynnin määrä sekä perimäsi liikevaihtoveron määrä. Osavaltiosi tai paikkakuntasi kirjanpitovaatimuksista riippuen sinua saatetaan myös vaatia säilyttämään alkuperäiskopiot kuiteista, kassanauhasta tai muista alkuperäisistä myyntiasiakirjoista.

Vaikka nämä vaatimukset saattavat tuntua tiukoilta, ne auttavat sinua toisessa yleisessä velvoitteessa: veroraportoinnissa. Monet osavaltiot vaativat, että raportoit säännöllisesti keräämästäsi myyntiverosta sen lisäksi, että maksat veron osavaltiolle ja/tai paikkakunnalle. Onneksi yksityiskohtainen kirjanpito voi sujuvoittaa tätä prosessia ja estää virheiden tai ristiriitaisuuksien todennäköisyyden.

Myyntiveron maksaminen
Palapelin viimeinen osa on veroilmoituksen antaminen ja myyntiverojen maksaminen. Monissa osavaltioissa sinun on maksettava vähintään neljännesvuosittain, mutta jos liiketoimintasi on riittävän vilkasta, sinua saatetaan vaatia maksamaan kuukausittain. Aivan kuten henkilökohtaiset tuloverosi, on tärkeää, että jätät ja suoritat maksut ajoissa välttyäksesi seuraamuksilta.

Miten liikevaihtovero toimii ShopKeepin kanssa

Nyt kun ymmärrät perusteet siitä, miten liikevaihtovero toimii, tarkastellaanpa, miten asetat ja maksat liikevaihtoveron ShopKeepin avulla.

Verokannan asettaminen
Ensimmäinen asia, joka sinun kannattaa tehdä sen jälkeen, kun olet selvittänyt liikevaihtoveroprosenttisi, on syöttää se oletusarvoiseksi verokannaksesi ShopKeepin kanssa. Se on nopea ja helppo prosessi, joka vie vain sekunteja. Pitääkö sinun periä veroa eri verokannoilla eri tuotteista? Se ei ole ongelma! Voit luoda erilaisia veroryhmiä ja määrittää yhden jokaiselle tuotteellesi. Verrattuna manuaaliseen kirjanpitoon tai kassakoneen käyttöön tämä tekee liikevaihtoveron keräämisestä paljon helpompaa yrityksen omistajalle, erityisesti silloin, kun sinun on veloitettava veroa eri verokannoilla.

Tuotteiden järjestäminen veroryhmiin
Nyt kun olet lisännyt oletusverokannan ja luonut lisää veroryhmiä, jos sinun on veloitettava eri verokantoja eri tuotteilta, seuraava asia, joka sinun kannattaa tehdä, on lisätä kohteita sopivaan veroryhmään. Näin varmistetaan, että oikeaa verokantaa sovelletaan, kun kassatyöntekijä lisää tuotteen tilaukseen, ja estetään virheet. Jos tämä prosessi koskee suurta määrää nimikkeitä, voit määrittää ne myös massana CSV-tiedoston avulla.

Kun nimikkeet on määritetty oikein, voit levätä rauhassa. Kullekin nimikkeelle valitsemasi liikevaihtovero kohdistuu automaattisesti kaikkiin kyseisen nimikkeen myynteihin ilman lisätyötä.

Vaihtoveron raportointi ShopKeepin avulla
Leämäsi helpottamiseksi ShopKeep sisältää nyt Myynti veroryhmittäin -raportin. Tämän raportin avulla voit helposti nähdä verollisen myynnin kokonaismäärän, verottoman myynnin, arvion maksettavasta liikevaihtoverosta ja arvioitujen verojen erittelyn veroryhmittäin yrityksesi osalta millä tahansa ajanjaksolla.

Sen sijaan, että yrityksen omistajan pitäisi laskea nämä tiedot manuaalisesti raportointia ja veroilmoituksia varten, sinulla on ne nyt käytettävissäsi hetkessä. Tämä tekee verojen arvioinnista paljon helpompaa. Jos tarvitset enemmän tarkkuutta, voit suodattaa raportin päivämäärävälin tai veroryhmän mukaan saadaksesi haluamasi tiedot näkyviin. Voit myös viedä sen CSV-tiedostona, jotta voit analysoida sitä edelleen taulukkolaskentaohjelmalla.

On tärkeää pitää mielessä, että riippumatta siitä, mitä ohjelmistoa tai muita menetelmiä käytät kerättyjen ja maksettavien verojen seurantaan, olet loppujen lopuksi vastuussa verojen maksamisesta verovelvollisen myynnin ja veroviranomaisesi asettamien verokantojen perusteella. On tavallista, että keräämäsi liikevaihtoveron määrä on hieman suurempi tai pienempi kuin se, jonka olet laskenut verotettavan kokonaismyyntisi perusteella. Tämä ei ole virhe, vaan ainoastaan pyöristyseroista johtuva artefakti, joka syntyy yksittäisten tapahtumien veron yhteenlaskun ja kuukauden, vuoden tai vuosineljänneksen kokonaisveron laskemisen välillä.

Loppujen lopuksi huomioi, että tämä raportti on vain niin tarkka kuin BackOfficen Veroryhmä-asetuksissa määritetyt verokannat. Verokannat muuttuvat usein, ja suosittelemme, että tarkistat arvot ennen veroilmoituksen tekemistä veroviranomaiselle.

Miten liikevaihtovero lasketaan ShopKeepissä
Voidaksemme auttaa sinua ymmärtämään tätä raporttia paremmin, halusimme myös antaa sinulle jonkin verran tietoa siitä, miten liikevaihtovero lasketaan ShopKeepissä.

ShopKeep laskee liikevaihtoveron tuotetasolla ja pyöristää summan kahteen desimaaliin. Laajaan tutkimukseen perustuen olemme varmoja, että tämä on tarkin tapa laskea verot kauppiaillemme. Jos haluat lisätietoja, tutustu tähän artikkeliin, jonka olemme koonneet erätason ja transaktiotason veroista.

On syytä huomata, että ShopKeep integroituu myös QuickBooksin kanssa. Tämä integraatio voi auttaa sinua myös liikevaihtoveroraportoinnissa, varsinkin jos sinulla on useita toimipisteitä useilla eri paikkakunnilla, mikä johtaa erilaisiin verokantoihin kullakin paikkakunnalla.

Yhteenvetoa

Siinä kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää liikevaihtoveron keräämisestä, raportoinnista ja maksamisesta pienyrittäjänä. Lisäksi ymmärrät nyt sen tehokkuuden ja tarkkuuden, jota ShopKeepin kaltaisen POS-järjestelmän hyödyntäminen voi lisätä liiketoimintaasi, erityisesti kun on aika kerätä ja maksaa liikevaihtovero.