Visuaaliset ohjausjärjestelmät ovat tärkeä osa johtamista jokaisessa tuotanto- ja toimistotyöpisteessä, mikä mahdollistaa välitettävän tiedon nopean tunnistamisen tehokkuuden ja selkeyden lisäämiseksi. Kun ihmiset kokoontuvat yhteen suorittamaan tehtäviä ja tuottamaan lisäarvoa tuotteillesi tai palveluillesi, on löydettävä keinoja kommunikoida selkeästi ja tehokkaasti keskenään. Tässä tarkastelemme, miksi tarvitsemme visuaalista ohjausta osana johtamisstrategiaamme, tunnistamme visuaalisen ohjauksen perustyypit ja miten voimme ottaa ne käyttöön.
Miksi tarvitsemme visuaalista ohjausta
Visuaalisen ohjauksen avulla voimme kommunikoida ilman sanoja ja jakaa tietoa ilman keskeytyksiä. Se auttaa saamaan kaikki työskentelemään yhdessä antamalla selkeän käsityksen siitä, mitä kulloinkin tarvitaan. Visuaaliset kontrollit edistävät jokaisen prosessin hallintaa tavalla, johon yksilöt eivät yksin pysty, osoittamalla, missä esiintyy poikkeamia. Kuten monien Lean Enterprise -periaatteiden kohdalla, meidän on otettava käyttöön järjestelmiä, joiden avulla voimme helposti tunnistaa, milloin asiat sujuvat hyvin, jotta meidän ei tarvitse huolehtia niistä. Näin me ja johtoryhmämme pystymme helposti arvioimaan tilannetta koko tehtaalla ja tietämään, milloin meidän on toimittava, kun asiat eivät ole hallinnassa tai asianmukaista reaktiota ei toteuteta.
John Shook toteaa artikkelissaan ”Visuaalinen johtaminen – hyvä, paha ja ruma”: ”Jos näen sen, voin korjata sen”. – Tohtori Thoralf Sundt Mayo Clinicistä. Käänteisenkin täytyy pitää paikkansa – on vaikea korjata sitä, mitä ei näe. On tärkeää, että kaikki johto-, tuotanto- ja tukitiimissämme pystyvät näkemään, mitä tapahtuu, ja tietämään, onko se hyvää vai huonoa. Visuaalisen valvonnan toteuttaminen, sen säännöllinen tarkistaminen ja ylläpitäminen auttaa johtamisprosessissa.
Lean enterprise -periaatteita sovelletaan monilla eri toimialoilla. Visuaalisesta valvonnasta ja visuaalisesta johtamisesta on monia hienoja esimerkkejä, joista voimme oppia ja joita voimme ottaa käyttöön näiltä muilta toimialoilta omalla työpaikallamme.
Visuaalisen ohjauksen perustyypit
Tarkoituksena on varmistaa, että voimme nähdä minkä tahansa prosessin, osan tai henkilön tilan ja päättää yhdellä silmäyksellä, onko se hyvä vai huono.
Visuaalisen ohjauksen monia erilaisia kahta pääryhmää; näyttöryhmiä ja valvontaryhmiä.
Visuaalisen ohjauksen ryhmiä tai sijainninohjausta ovat muun muassa lattialla olevat viivat, värikoodaukset ja varjonäyttökilviä useissa prosesseissa. Niiden tarkoituksena on ohjata ryhmämme toimintaa. Nämä perustyyppiset visuaaliset kontrollit tarvitsevat hyvin vähän selitystä siitä, mitä ne tarkoittavat ja mitä toimia vaaditaan. Näiden tarkastusten haasteena on varmistaa, että kaikki tiimimme jäsenet noudattavat niitä. Tämäntyyppisten kontrollien etuna on tietysti se, että aivomme ovat valmiiksi ohjelmoitu noudattamaan sääntöjä, jolloin oikea teko on ainoa oikea teko.
Mittarit ja kaaviot ovat näyttökontrolleja, jotka antavat tietoa ja palautetta useiden elementtien suorituskyvystä. Parhaat esimerkit näistä ovat erittäin helppotajuisia. Jokaisessa kaaviossa ja jokaisella liiketoimintamme alueella on johdonmukaisuus, mikä helpottaa alueiden välillä liikkuvia ihmisiä ymmärtämään tilan ja tietämään, miten heidän on reagoitava.
Miten visuaalisia kontrolleja otetaan käyttöön
Aloittaessamme visuaalisen hallinnan ja kontrollien käyttöönoton on otettava huomioon useita asioita.
Kysymys 1 ”Mitä minun on tiedettävä?”
Kysymys 2 ”Mitä minun on jaettava?”
Kysymys 3 Mitä kysymyksiä minulta usein kysytään?
Kun kysymme näitä kysymyksiä, meidän on mietittävä, mikä hattu meillä on päällämme; jos tarkastelet tuotantomittareita, varmista, että sinulla on päälläsi tuotantotiimin jäsenen hattu ja että pohdit näitä kysymyksiä heidän näkökulmastaan. Jos tarkastelemme tehdastason visuaalista valvontaa, meidän on otettava mukaan laajempi joukko ihmisiä, jotka pohtivat, miten he voivat vastata näihin kysymyksiin.
Missä tahansa Lean-toteutuksessa meidän on lähestyttävä jokaista elementtiä kokeiluna. Kokeillaan kahta tai kolmea visuaalista valvontaa kullakin alueella. Sitten voimme tarkistaa, kuinka hyvin olemme kouluttaneet viestineet niiden tarkoituksen tiimillemme ja seurata, kuinka hyvin niitä noudatetaan. Jos valvontakeinoistamme ei välitetä eikä niitä käytetä, emme ole joko viestineet niiden tarkoituksesta tarpeeksi selkeästi tai emme ole tehneet niistä tarpeeksi yksinkertaisia, jotta ne tulisivat osaksi jokapäiväisiä tehtäviä.
Haasteena on saada tasapaino kohdalleen. Liian monet visuaaliset ohjaimet voivat aiheuttaa sekaannusta tai luovaa visuaalista ylikuormitusta jotkut elementit saattavat jäädä huomiotta. Tutustu oppaaseemme loistavien visuaalisten johtotaulujen luomisesta.
Johtopäätös
Visuaalisten kontrollien sisällyttäminen on itsestäänselvyys; niiden hyvä toteuttaminen niin, että niitä noudatetaan ja käytetään työntekijöiden ja koko yrityksen eduksi, on haaste. Soita TXM:n Lean-konsultille, joka opastaa sinua visuaalisen valvonnan käyttöönotossa.