Tehokas Internet- ja sähköpostikäytäntö, joka auttaa työntekijöitä ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan sen suhteen, miten he käyttävät laitteitaan työssään, on välttämätöntä työnantajille ja työntekijöille. Haluat määritellä kirjallisesti, mitä työntekijät voivat tehdä työpaikan tarjoamilla tai työntekijän omistamilla laitteilla, joita työntekijäsi, työpaikkasi tai yrityksesi käyttävät tai joissa on mukana työntekijöitäsi, työpaikkaasi tai yritystäsi.
Koska lähes 80 prosenttia Yhdysvaltojen ihmisistä käyttää sosiaalista mediaa, ohjeistuksesta sen suhteen, mitä työntekijät voivat sanoa ja jakaa, on tullut entistä tärkeämpää. Useimmat työntekijät eivät välitä ohjeistuksesta, koska he eivät halua toimia epäsopivasti tai ylittää rajaa tietämättään. Oikeudenmukaisen, ymmärrettävän ja järkevän politiikan laatimisen sekä perusteellisen koulutuksen tulisi siis olla etusijalla.
Harkitse tämän malliesimerkin käyttämistä internet- ja sähköpostikäytäntöjen laatimiseen, jotta voit antaa työntekijöille selkeää ohjeistusta siitä, mikä on asianmukaista internetin ja sähköpostin käyttöä työpaikalla. Mukauta sitä kulttuurisi tarpeisiin ja siihen ympäristöön, jonka haluat tarjota työntekijöille työpaikalla. Jos haluat olla varma alueesi ja toimialasi lainalaisuuksista, ota yhteyttä lakimieheen.
Esimerkki Internet- ja sähköpostikäytännöstä työntekijöille
Sähköpostin, sähköpostin ja internetin käyttö, joka on määritetty työntekijän tietokoneelle tai puhelinliittymälle, on tarkoitettu yksinomaan yrityksen liiketoimien hoitamiseen. Jotkin työtehtävät yrityksessä edellyttävät pääsyä internetiin ja ohjelmistojen käyttöä Microsoft Office -tuotepaketin lisäksi.
Vain henkilöt, joilla on asianmukainen valtuutus yrityksen tarkoituksiin, voivat käyttää internetiä lisäohjelmistojen käyttämiseen ja lataamiseen. Tämä valtuutus koskee yleensä yksinomaan päätöksiä, jotka tietotekniikkaosasto (IT-osasto) tekee yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa.
Ohjelmistojen käyttöoikeuskäytäntö
Microsoft Office -tuotepaketin lisäksi tarvittavien ohjelmistojen käyttöön on saatava lupa esimieheltäsi ja niiden lataamiseen tietotekniikkaosastolta. Jos tarvitset pääsyä ohjelmistoihin tai verkkosivustoihin, jotka eivät tällä hetkellä ole yrityksen verkossa, keskustele esimiehesi kanssa ja konsultoi IT-osastoa selittääksesi, mitä tuottoja odotat saavasi tuotteesta.
Kaikki kohtuulliset pyynnöt, joita ei pidetä verkkoriskinä, otetaan huomioon. Tämän käytännön tarkoituksena ei ole rajoittaa työntekijöiden pääsyä tuotteisiin, jotka tekevät sinusta tuottavamman. Tavoitteena on pikemminkin minimoida organisaation verkkoon kohdistuva riski.
Yrityksen omistamat laitteet
Kaikkea laitetta tai tietokonetta, mukaan lukien muun muassa pöytäpuhelimet, älypuhelimet, tablettitietokoneet, kannettavat tietokoneet, pöytätietokoneet ja iPadit, jotka yritys tarjoaa käyttöösi, tulisi käyttää vain yrityksen liiketoimintaan. Muista, että yritys omistaa laitteet ja niissä olevat tiedot. Jos lähdet yrityksestä jostain syystä, yritys vaatii, että palautat laitteet viimeisenä työpäivänäsi.
Voit käyttää taukojen ja lounaan aikana henkilökohtaisia elektronisia laitteita, joita ei ole kytketty yritysverkkoon, tarkoituksenmukaisten internetsivujen käyttämiseen.
Internetin käyttö
Internetin käyttäminen yrityksen työaikana tai yrityksen omistamien laitteiden käyttäminen, jotka on kytketty yritysverkkoon, on sallittua vain yrityksen liiketoimien hoitamiseen. Tämä rajoittaa luottamuksellisten yritystietojen tietoturvaloukkausten mahdollisuutta.
Internetin käyttö luo myös mahdollisuuden saastuttaa järjestelmämme virusten tai vakoiluohjelmien kautta. Vakoiluohjelmat mahdollistavat yrityksen ulkopuolisille asiattomille henkilöille mahdollisen pääsyn yrityksen salasanoihin ja muihin luottamuksellisiin tietoihin.
Tällaisten ohjelmien poistaminen yrityksen verkosta vaatii IT-henkilöstöltä aikaa ja huomiota, joka olisi parempi käyttää tekniseen edistykseen. Tästä syystä ja työajan tarkoituksenmukaisen käytön varmistamiseksi pyydämme henkilökuntaa rajoittamaan internetin käyttöä.
Lisäksi, yrityksen omistamia tietokoneita tai muita elektronisia laitteita, mukaan lukien työntekijän omistamat laitteet, ei saa missään olosuhteissa käyttää yrityksen työajalla työpaikalla pornografisten tai muuten moraalittomien, epäeettisten tai liiketoimintaan liittymättömien internetsivustojen hankkimiseen, katseluun tai niihin pääsemiseen. Näin toimiminen voi johtaa kurinpitotoimiin aina työsuhteen irtisanomiseen asti.
Sosiaalinen media
Työnantajasi ymmärtää, että osa siitä, mitä teet sosiaalisessa mediassa, on ulospäin suuntautuvaa toimintaa, jolla rekrytoidaan uusia työntekijöitä ja parannetaan yrityksemme brändiä. Monilla työntekijöillä on jopa sosiaalisen median vastuualueet työnkuvassaan, kuten sosiaalisen median markkinoijilla, teknisellä tuella ja rekrytoijilla.
Työnantajasi ymmärtää myös, että työntekijöidemme suhde verkkomaailmaan, jossa vietät aikaa ympäri vuorokauden, voi johtaa työajan ja vapaa-ajan hämärtymiseen. Kehotamme sinua voimakkaasti rajoittamaan sosiaalisen median käytön työhön liittyvään sisältöön ja yhteydenpitoon työaikana.
Lisäksi sinua kielletään jakamasta luottamuksellisia tai suojattuja tietoja, jotka kuuluvat yritykselle tai koskevat yritystä. Sinua kehotetaan painokkaasti olemaan jakamatta halventavia tietoja, jotka asettavat yrityksesi tai työtoverisi epäsuotuisaan valoon.
Yhtiön mainetta ja brändiä tulisi suojella kaikkien työntekijöiden toimesta. Työtovereidesi elämää ja toimintaa ei tulisi koskaan jakaa verkossa. Huomioi työtovereiden mieltymykset – esimerkiksi pyydä lupa niiltä, jotka ovat vanhempia, ennen kuin käytät heidän lastensa nimeä verkossa.
Työlaitteilta tai työaikana tapahtuvassa osallistumisessa sosiaaliseen mediaan kielletään sosiaalisen median sisältö, joka syrjii mitä tahansa suojattua luokittelua, kuten ikää, rotua, ihonväriä, uskontoa, sukupuolta, kansallista alkuperää, vammaisuutta tai geneettisiä tietoja.
Yhtiömme toimintaperiaatteena on sisällyttää syrjintäsuojan piiriin myös sukupuolinen tai seksuaalisen mieltymyksen mukainen suuntautuneisuus, sukupuolinen identiteetti ja paino. Jokaista työntekijää, joka osallistuu sosiaaliseen mediaan ja rikkoo tätä käytäntöä, kohdellaan yrityksen häirintäkäytännön mukaisesti.
Sähköpostin käyttö yrityksessä
Sähköpostia saa käyttää vain yrityksen asioihin. Luottamuksellisia yritystietoja ei saa missään vaiheessa jakaa yrityksen ulkopuolelle ilman lupaa. Henkilökohtaisia asioita ei myöskään saa hoitaa yrityksen tietokoneen tai sähköpostin välityksellä.
Pitäkää tämä mielessä myös harkitessanne muiden kuin työasioihin liittyvien sähköpostiviestien välittämistä yhteistyökumppaneille, perheelle tai ystäville. Työasioihin liittymättömät sähköpostiviestit tuhlaavat yrityksen aikaa ja huomiota.
Pornografian katselu tai pornografisten vitsien tai tarinoiden lähettäminen sähköpostitse katsotaan seksuaaliseksi häirinnäksi, ja siihen puututaan seksuaalista häirintää koskevien käytäntöjemme mukaisesti. Välitön irtisanominen on yleisin kurinpitotoimi, johon yritys voi näissä tapauksissa ryhtyä.
Syrjivät sähköpostiviestit
Sähköpostin sisältö, joka syrjii jotakin aiemmin mainittua suojattua luokitusta, on kielletty. Kaikkia työntekijöitä, jotka lähettävät sähköpostia, joka rikkoo tätä käytäntöä, kohdellaan häirintää koskevan politiikan mukaisesti.
Tällaiset sähköpostit ovat yrityksessä kiellettyjä. Syrjivien sähköpostiviestien lähettäminen tai välittäminen johtaa kurinpitotoimiin, jotka voivat johtaa työsuhteen irtisanomiseen.
Yritys omistaa työntekijän sähköpostin
Pitäkää mielessä, että yritys omistaa kaiken sähköpostitse lähetetyn tai yrityksen laitteisiin tallennetun viestinnän. Johdolla ja muulla valtuutetulla henkilökunnalla on oikeus tutustua sähköpostissasi tai yrityksen tietokoneella olevaan aineistoon milloin tahansa. Älä pidä sähköistä viestintääsi, tallennustasi tai käyttöäsi yksityisenä, jos se on luotu tai tallennettu työjärjestelmiin.