Les appels d’offres peuvent demander beaucoup de travail pour les préparer, mais de nombreux freelances comptent sur eux pour obtenir de nouveaux travaux, en particulier les métiers et les entreprises créatives, selon Fast Company. De nombreuses entreprises, qu’il s’agisse d’organismes à but non lucratif, d’agences gouvernementales ou de grandes sociétés, envoient aux fournisseurs potentiels des demandes de propositions (DP). Les fournisseurs doivent ensuite renvoyer une proposition ou une offre.
Dans cet article, nous couvrirons :
- Décider si vous voulez le projet
- Préparer une réunion avec le client
- Calculer les coûts
- Vérifier les marges bénéficiaires
- Envoyez et présentez votre offre
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- Décidez si vous voulez le projet
- Prévoir une réunion avec le client
- Pourquoi nous avez-vous demandé de soumettre une offre ?
- Combien d’entreprises avez-vous demandé de soumissionner pour ce travail ?
- Pourquoi ce projet et pourquoi maintenant ?
- Calculer les coûts
- Vérifiez les marges de profit
- Envoyez et présentez votre offre
- Comment faire une offre?
- Comment fonctionne l’appel d’offres pour la construction ?
Décidez si vous voulez le projet
Ce n’est pas parce que vous recevez une demande de propositions ou qu’un client potentiel vous demande de faire une offre pour un travail, cela ne signifie pas que vous devez le faire. Une soumission est un document qui demande beaucoup de travail et vous ne devriez pas en soumettre une à moins d’être vraiment intéressé par le projet, d’avoir des chances de remporter le travail et d’avoir l’expertise pour bien faire le travail.
Fast Company recommande de ne soumissionner sur un travail que si l’une des trois situations suivantes est vraie :
- Vous êtes un initié. Vous connaissez quelqu’un dans l’entreprise ou vous avez aidé l’entreprise à rédiger la demande de propositions.
- Votre expertise unique correspond au travail. Cela signifie que vous êtes le choix le plus logique pour le travail.
- Vous avez besoin de l’argent et vous n’avez pas de projets en cours.
C’est également idéal si vous trouvez réellement le projet intéressant.
- Par exemple, un graphiste qui se spécialise dans l’industrie de la construction est un bon choix pour soumissionner sur un travail de marque avec un entrepreneur général. De plus, le designer connaît le propriétaire et c’est un projet intéressant parce que c’est une occasion de faire un ensemble complet de branding qui comprend un logo, des cartes de visite, des polices de caractères, des couleurs, du papier à lettres, une signature électronique et un branding sur les médias sociaux.
Le Houston Chronicle recommande de dire non aux types de projets suivants :
- Projets où l’accès est difficile
- Projets qui nécessitent trop de déplacements
- Projets avec des environnements dangereux, des environnements trop chauds ou trop froids ou des travaux qui nécessitent des matériaux difficiles
Prévoir une réunion avec le client
Lisez à nouveau la demande de propositions et notez toutes les questions que vous avez pour le client potentiel. Il est maintenant temps d’organiser une réunion avec le client.
Pas toutes les entreprises voudront vous rencontrer. Mais il est dans votre intérêt de voir si le projet vaut vraiment la peine que vous y consacriez du temps, d’expliquer votre expérience et d’établir une relation de travail avec le client pour améliorer vos chances de remporter le travail.
Une réunion en personne est préférable, selon Fast Company. Mais une téléconférence ou un appel téléphonique peuvent également fonctionner. Envoyez un courriel pour demander une réunion et promettez de la faire rapidement. Si le client potentiel ne veut pas se rencontrer, vous n’obtiendrez probablement pas le travail. Au moins, vous le savez.
Pendant la réunion, posez les questions suivantes :
Pourquoi nous avez-vous demandé de soumettre une offre ?
Si le client potentiel dit qu’il vous a choisi pour soumissionner parce qu’il vous a trouvé sur Google, ce n’est pas bon signe. Mais s’il dit que quelqu’un vous a recommandé ou qu’il a entendu parler de votre bon travail sur un autre projet, vos chances sont bien meilleures.
Demandez également pourquoi vous pensez que votre expertise correspondra au travail (et n’hésitez pas à vendre ce point, également).
Combien d’entreprises avez-vous demandé de soumissionner pour ce travail ?
Et demandez ensuite : qui d’autre soumissionne activement pour ce travail ? S’il n’y a pas trop de concurrents et que les entreprises choisies sont des entreprises de qualité, c’est bon signe.
Pourquoi ce projet et pourquoi maintenant ?
Cette question vous aide à comprendre ce que le client attend du projet. Elle vous donne également l’occasion de poser des questions sur les spécificités qui montrent votre expertise. Posez également des questions sur les délais. Si un projet important a un calendrier serré, il sera plus pressé de sélectionner une offre.
Il est normal de dire au client que vous ne pensez pas que le projet vous convienne. Le fait d’être franc (et poli en le faisant) est professionnel et fait bonne impression.
Calculer les coûts
Une estimation correcte des coûts vous met sur la voie du succès en vous assurant que vous faites des profits sur la route. Si vous ne savez pas comment estimer les coûts, cet article énumère les cinq meilleures techniques d’estimation que vous pouvez utiliser, ainsi qu’une liste d’applications, de logiciels et de calculateurs de soumission pour vous faciliter la tâche.
En bref, vous devez dresser la liste de tous les matériaux dont vous aurez besoin pour le travail ou les services requis. Obtenez leurs prix et ajoutez 10 à 15 % pour les frais de service.
Puis multipliez votre taux horaire par le nombre d’heures que vous estimez que le travail prendra. Dans ce cas, il est vraiment utile de se baser sur le temps que des projets similaires vous ont pris dans le passé, selon le Houston Chronicle.
Ajoutez les coûts des matériaux aux coûts de la main-d’œuvre. Ajoutez ensuite un pourcentage pour prendre en compte le transport, l’assurance et les autres frais généraux, le cas échéant. C’est aussi une bonne idée d’ajouter une marge au cas où quelque chose irait mal.
Le montant final devrait correspondre au budget du client et avoir du sens pour vous. Si ce n’est pas le cas, augmentez ou diminuez-le.
Vérifiez les marges de profit
Simplement facturer les coûts de matériel et de main-d’œuvre va vous mettre dans le rouge. Vous devez ajouter un pourcentage en plus de ces coûts pour tenir compte des frais généraux et de toute surprise, selon Capterra.
Les frais généraux pourraient inclure tous les outils que vous devez acheter et le marketing que vous devez faire pour le projet, bien que vous puissiez également radier ces coûts.
La façon dont vous majorez vos coûts dépend de l’industrie. Par exemple, les constructeurs majorent généralement leurs coûts de 15 à 25 %.
La pire chose que vous puissiez faire est de sous-évaluer votre service. Vous pouvez gagner une offre si vous sous-enchérissez vos concurrents, mais cela ne vous aidera pas à gérer une entreprise rentable et durable à l’avenir.
Envoyez et présentez votre offre
Ne vous contentez pas d’envoyer votre offre par courriel ou par la poste, dit Capterra. Vous devez la présenter, pas seulement l’envoyer. Demandez au client si vous pouvez lui présenter votre offre en personne, ou au moins par téléphone. Vous devez être en mesure d’expliquer les services énumérés, les coûts, leurs montants et pourquoi vos chiffres peuvent être plus ou moins élevés que ceux de votre concurrent.
Parler de l’offre permet également d’éviter les erreurs de communication et donne au client potentiel la possibilité de vous poser des questions. De plus, cela permet d’ajouter un élément personnel au document d’offre.
Les gens demandent aussi:
- Comment faire une offre?
- Comment fonctionne une offre de construction?
Comment faire une offre?
Pour faire une offre, vous devez faire un document d’offre. Il est plus facile de le faire en utilisant un modèle existant.
MS Office a un modèle d’offre de construction que vous pouvez télécharger gratuitement pour Excel. Template.net a également des modèles de soumission qui vous aideront à faire des offres pour des travaux de nettoyage, de construction, d’aménagement paysager, de peinture et plus encore.
Si votre client ne cherche que des chiffres approximatifs, vous pouvez faire une estimation en utilisant le logiciel d’estimation FreshBooks. Ou s’il veut beaucoup de détails et d’informations sur votre entreprise, vous pouvez utiliser FreshBooks pour faire une proposition et l’envoyer facilement à votre client en ligne.
Comment fonctionne l’appel d’offres pour la construction ?
Le processus d’appel d’offres est particulièrement courant dans l’industrie de la construction. Voici les étapes courantes de l’appel d’offres pour les travaux de construction, selon Bizfluent :
- Le client potentiel soumet un dossier de soumission aux entrepreneurs potentiels. Ce dossier peut comprendre des plans de projet, des échéanciers, des spécifications, des informations sur les conditions du site ou du bâtiment et plus encore. Les appels d’offres privés signifient que le client n’envoie le dossier qu’à certains fournisseurs. Les offres publiques peuvent être annoncées et n’importe qui peut soumissionner pour le travail.
- Les entrepreneurs utilisent des logiciels ou des applications d’estimation pour déterminer les coûts de main-d’œuvre et de matériel (cet article énumère les outils que vous pouvez utiliser) plus les ressources nécessaires.
- Organisez une visite du site pour avoir une idée des problèmes potentiels, comme l’accès limité au site.
- Posez des questions au client sur les problèmes potentiels ou les problèmes que vous découvrez.
- Soumettez votre document d’offre à la date requise. Certaines entreprises choisissent le soumissionnaire le plus bas, d’autres le meilleur entrepreneur pour le travail, peu importe le prix. Une soumission peut être rejetée si elle n’a pas fourni tous les documents et renseignements demandés dans le dossier de soumission.
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