Modèle de politique d’Internet et de courrier électronique de l’entreprise

Une politique d’Internet et de courrier électronique efficace qui aide les employés à comprendre ce que l’on attend d’eux concernant la façon dont ils utilisent leurs appareils pour le travail est un must pour les employeurs et les employés. Vous voulez définir officiellement ce que les employés peuvent faire à partir des appareils fournis par le travail ou appartenant aux employés qui sont utilisés par ou impliquent vos employés, votre lieu de travail ou votre entreprise.

Avec près de 80 % des personnes aux États-Unis accédant aux médias sociaux, les directives sur ce que les employés peuvent dire et partager sont devenues plus importantes. La plupart des employés n’ont pas peur des directives car ils ne veulent pas agir de manière inappropriée ou franchir une ligne à l’improviste. Ainsi, l’élaboration d’une politique juste, compréhensible et sensée, accompagnée d’une formation approfondie, devrait être une priorité absolue.

Envisagez d’utiliser cet exemple de politique en matière d’internet et de courrier électronique pour fournir des orientations claires à vos employés sur ce qui constitue une utilisation appropriée d’internet et du courrier électronique au travail. Adaptez-le en fonction des besoins de votre culture et de l’environnement que vous souhaitez offrir aux employés au travail. Pour être sûr des légalités dans votre région et dans votre secteur d’activité, veuillez consulter un avocat.

Exemple de politique d’Internet et de courrier électronique pour les employés

La messagerie vocale, le courrier électronique et l’utilisation d’Internet attribués à l’ordinateur ou aux postes téléphoniques d’un employé sont uniquement destinés à la conduite des affaires de l’entreprise. Certaines responsabilités professionnelles au sein de l’entreprise nécessitent l’accès à Internet et l’utilisation de logiciels en plus de la suite de produits Microsoft Office.

Seules les personnes autorisées de manière appropriée, pour les besoins de l’entreprise, peuvent utiliser Internet pour accéder et télécharger des logiciels supplémentaires. Cette autorisation est généralement exclusive aux décisions que le département des technologies de l’information (TI) prend conjointement avec les ressources humaines.

Procédure d’accès aux logiciels

Les logiciels nécessaires en plus de la suite de produits Microsoft Office doivent être autorisés par votre responsable et téléchargés par le département TI. Si vous avez besoin d’accéder à des logiciels ou à des sites Web qui ne sont pas actuellement sur le réseau de l’entreprise, parlez-en à votre responsable et consultez le service informatique pour expliquer les retours que vous attendez du produit.

Toutes les demandes raisonnables qui ne sont pas considérées comme un risque pour le réseau seront prises en compte. L’objectif de cette politique n’est pas de restreindre l’accès des employés aux produits qui vous rendront plus productifs. L’objectif est plutôt de minimiser le risque pour le réseau de l’organisation.

Équipement appartenant à l’entreprise

Tout appareil ou ordinateur, y compris, mais sans s’y limiter, les téléphones de bureau, les smartphones, les tablettes, les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau et les iPads que l’entreprise met à votre disposition, doit être utilisé uniquement pour les affaires de l’entreprise. N’oubliez pas que l’entreprise est propriétaire des appareils et des informations qu’ils contiennent. Si vous quittez l’entreprise pour quelque raison que ce soit, l’entreprise exigera que vous rendiez l’équipement lors de votre dernier jour de travail.

Vous pouvez utiliser des appareils électroniques personnels qui ne sont pas connectés au réseau de l’entreprise pour accéder à tout site Internet approprié pendant les pauses et le déjeuner.

Utilisation d’Internet

L’utilisation d’Internet sur le temps de travail de l’entreprise ou à l’aide d’appareils appartenant à l’entreprise qui sont connectés au réseau de l’entreprise est autorisée uniquement pour mener les affaires de l’entreprise. Cela limite la possibilité de violation de la sécurité des informations confidentielles de l’entreprise.

L’utilisation d’Internet crée également la possibilité de contamination de notre système par des virus ou des logiciels espions. Les logiciels espions permettent à des personnes non autorisées, extérieures à l’entreprise, d’accéder potentiellement aux mots de passe de l’entreprise et à d’autres informations confidentielles.

La suppression de tels programmes du réseau de l’entreprise exige du personnel informatique qu’il investisse du temps et de l’attention qu’il serait préférable de consacrer aux progrès technologiques. Pour cette raison, et pour assurer une utilisation appropriée du temps de travail, nous demandons aux membres du personnel de limiter l’utilisation d’Internet.

En outre, en aucun cas, les ordinateurs ou autres équipements électroniques appartenant à l’entreprise, y compris les appareils appartenant à l’employé, ne peuvent être utilisés sur le temps de travail de l’entreprise pour obtenir, visualiser ou atteindre des sites Internet pornographiques ou autrement immoraux, contraires à l’éthique ou non liés aux affaires. Cela peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Médias sociaux

Votre employeur comprend qu’une partie de ce que vous faites dans les médias sociaux est une sensibilisation qui permet de recruter de nouveaux employés et d’améliorer la marque de notre entreprise. De nombreux employés ont même des responsabilités en matière de médias sociaux dans leur description de poste, notamment les spécialistes du marketing des médias sociaux, le support technique et les recruteurs.

Votre employeur comprend également que la relation de nos employés avec un monde en ligne dans lequel vous passez du temps 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, peut entraîner un flou entre le temps de travail et le temps hors travail. Nous vous encourageons fortement à limiter l’utilisation des médias sociaux au contenu et à la sensibilisation liés au travail pendant les heures de travail.

De plus, il vous est interdit de partager des informations confidentielles ou protégées qui appartiennent ou concernent l’entreprise. Vous êtes fortement encouragé à ne pas partager des informations dénigrantes qui placent votre entreprise ou vos collègues sous un jour défavorable.

La réputation et la marque de l’entreprise doivent être protégées par tous les employés. La vie et les actions de vos collègues de travail ne doivent jamais être partagées en ligne. Veuillez noter les préférences de vos collègues de travail – par exemple, obtenez la permission de ceux qui sont parents avant d’utiliser le nom de leurs enfants en ligne.

Dans la participation aux médias sociaux à partir des appareils de travail ou pendant les heures de travail, le contenu des médias sociaux qui est discriminatoire à l’égard de toute classification protégée, y compris l’âge, la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, le handicap ou les informations génétiques, est interdit.

C’est la politique de notre entreprise d’inclure également la préférence sexuelle, l’identité de genre et le poids dans la protection contre la discrimination. Tout employé qui participe aux médias sociaux et qui enfreint cette politique sera traité conformément à la politique de harcèlement de l’entreprise.

Utilisation du courrier électronique au sein de l’entreprise

Le courrier électronique doit être utilisé uniquement pour les affaires de l’entreprise. Les informations confidentielles de l’entreprise ne doivent pas être partagées en dehors de l’entreprise, sans autorisation, à tout moment. Vous ne devez pas non plus conduire des affaires personnelles en utilisant l’ordinateur ou le courrier électronique de l’entreprise.

Veuillez garder cela à l’esprit, également, lorsque vous envisagez de transférer des courriels non professionnels à des associés, de la famille ou des amis. Les courriels non liés aux affaires font perdre du temps et de l’attention à l’entreprise.

La consultation de pornographie, ou l’envoi de blagues ou d’histoires pornographiques par courriel, est considérée comme du harcèlement sexuel et sera traitée conformément à notre politique de harcèlement sexuel. Le licenciement immédiat est la mesure disciplinaire la plus fréquente que l’entreprise peut prendre dans ces cas.

Courriers électroniques qui discriminent

Tout contenu de courrier électronique qui discrimine l’une des classifications protégées mentionnées précédemment est interdit. Tout employé qui envoie un courriel qui enfreint cette politique sera traité conformément à la politique sur le harcèlement.

Ces courriels sont interdits dans l’entreprise. L’envoi ou le transfert de courriels discriminatoires entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

L’entreprise est propriétaire des courriels des employés

Ne perdez pas de vue que l’entreprise est propriétaire de toute communication envoyée par courriel ou qui est stockée sur l’équipement de l’entreprise. La direction et les autres employés autorisés ont le droit d’accéder à tout moment à tout matériel contenu dans votre courriel ou sur votre ordinateur d’entreprise. Veuillez ne pas considérer que votre communication, votre stockage ou votre accès électronique sont privés s’ils sont créés ou stockés sur des systèmes de travail.