Types de contrats d’approvisionnement utilisés dans la gestion de projet

Aujourd’hui, nous allons discuter des différents types de contrats d’approvisionnement utilisés dans la gestion de projet.

Après un certain niveau, chaque organisation a besoin d’approvisionnement pour poursuivre sa croissance, mais cela n’est pas possible dans le vide. Les organisations ont besoin d’une aide extérieure pour atteindre la croissance. L’approvisionnement est une exigence pour les entreprises qui veulent survivre et se développer.

Un système de gestion des achats vous aide à sélectionner un contrat et un fournisseur appropriés pour acheter des biens ou louer des services.

Vous devez comprendre l’approvisionnement, que vous soyez un acheteur ou un vendeur. Toutes les organisations, qu’elles soient projectives, fonctionnelles ou matricielles, utilisent des contrats d’approvisionnement.

Qu’est-ce que l’approvisionnement ?

Selon Wikipédia:

« L’approvisionnement est l’acquisition de biens, de services ou de travaux auprès d’une source externe. Il est favorable que les biens, les services ou les travaux soient appropriés et qu’ils soient acquis au meilleur coût possible pour répondre aux besoins de l’acheteur en termes de qualité et de quantité, de temps et de lieu. »

Les organisations ont besoin de l’approvisionnement pour de nombreuses raisons:

• Elles n’ont pas l’expertise pour effectuer un certain travail.
• Elles sont occupées par d’autres responsabilités.
• L’approvisionnement est moins cher que de le faire soi-même.

Cependant, vous devez faire une analyse coûts-avantages avant de décider d’un contrat d’approvisionnement. Calculez le coût de la réalisation par vous-même et par le biais d’un marché public, puis choisissez une option rentable.

Si les avantages de l’externalisation l’emportent sur la réalisation par vous-même, vous devriez l’externaliser.

Par exemple, vous devez agrandir votre immeuble de bureaux, mais vous n’avez pas l’expertise pour les travaux d’électricité. Vous avez deux options pour réaliser le projet : le faire vous-même ou demander à quelqu’un de le faire pour vous.

Puisque vous n’avez pas d’expertise en interne, le deuxième choix vous fera économiser des efforts, de l’argent et du temps.

Avantages de l’approvisionnement

L’approvisionnement facilite les affaires des organisations. Elles peuvent se concentrer sur leur activité principale et externaliser le reste. Il aide les entreprises à partager les opportunités, à embaucher des experts et à acheter des biens ou des services.

Le temps est révolu où les organisations effectuaient tous les processus dont elles ont besoin à la maison. De nos jours, les organisations exécutent leurs fonctions de base et utilisent l’approvisionnement pour d’autres tâches.

Au début, Ford Motors cultivait du soja pour en extraire l’huile à utiliser dans la peinture. Aujourd’hui, aucun constructeur automobile ne fait cela. S’ils ont besoin de peinture, ils l’achètent sur le marché. De même pour d’autres composants comme les pneus, le verre, etc.

Il n’est pas pratique de s’impliquer dans tout ce dont une organisation a besoin. Il est très coûteux d’obtenir la bonne expertise et ensuite de la maintenir et cela peut même causer soit un produit de qualité inférieure, soit un produit trop cher. Dans les deux cas, c’est mauvais pour une organisation.

La gestion des achats est vitale pour les entreprises modernes. Elle vous aide à trouver le meilleur vendeur pour votre travail avec les bons termes et conditions. Elle vous permet de sélectionner le bon contrat d’approvisionnement en fonction de vos besoins.

Il existe de nombreux types de contrats d’approvisionnement et vous devez comprendre chacun d’entre eux afin de pouvoir sélectionner celui qui répond à vos besoins.

Avant d’examiner les types, nous devons d’abord comprendre le terme « contrat »

Le contrat

Un contrat est un accord contraignant entre un acheteur et un vendeur. Il est essentiel à la relation entre l’acheteur et le vendeur et il fournit un cadre pour la façon dont ils vont traiter l’un avec l’autre.

Contrat d’approvisionnement

Tout contrat entre deux ou plusieurs parties pour fournir des services ou des biens est un contrat d’approvisionnement. Vous pouvez diviser les contrats d’approvisionnement en trois catégories :

1. Contrat à prix fixe
2. Contrat à frais remboursables
3. Contrat à temps et matériel

En tant que gestionnaire de projet, il vous incombe de sélectionner un contrat qui répond à vos exigences.

Contrat à prix fixe

De nombreux experts appellent un contrat à prix fixe un contrat forfaitaire. Vous utilisez ce contrat lorsque l’étendue des travaux est fixe. Une fois le contrat signé, le vendeur est contractuellement tenu de réaliser la tâche dans le prix et le délai convenus. Par conséquent, le vendeur assume la majeure partie du risque. Il n’y a pas de renégociation du prix, sauf si l’étendue des travaux change.

Généralement, les contrats d’externalisation et d’approvisionnement clés en main sont à prix fixe. Ce contrat est utile avec une portée bien définie.

Puisque le coût ne peut pas changer, ce contrat convient pour contrôler les coûts.

Ici, le changement de portée est une affaire coûteuse. Les entrepreneurs obtiennent souvent le contrat en soumissionnant le prix le plus bas et essaient ensuite de générer des revenus supplémentaires à n’importe quelle occasion, comme une portée supplémentaire.

J’ai vu des entrepreneurs se quereller avec les gestionnaires de projet concernant la portée. Ils étaient d’accord au départ, mais se disputent ensuite sur de petites questions pour soulever la demande de changement.

Assurez-vous que la portée est bien définie et aussi détaillée que possible ; observez attentivement tout changement de portée.

Vous pouvez diviser un contrat à prix fixe en trois catégories :

1. Contrat à prix fixe ferme (FFP)
2. Contrat à prix fixe avec intéressement (FPIF)
3. Contrat à prix fixe avec ajustement économique des prix (FP-EPA)

Contrat à prix fixe ferme (FFP)

C’est le type de contrat d’approvisionnement le plus simple. Le vendeur doit réaliser le travail dans un montant et un délai convenus. Le vendeur est responsable de toute augmentation du coût et il est légalement tenu d’accomplir la tâche dans le cadre de l’accord.

Un contrat à prix fixe et ferme est surtout utilisé dans les contrats gouvernementaux ou semi-gouvernementaux où la portée du travail est définie avec beaucoup de détails.

Ce contrat est facile à lancer et à recevoir des offres, et il est évalué sur la base des coûts, ce qui est assez rapide.

Puisque le vendeur assume le risque, le coût est plus élevé. Si la portée n’est pas claire, le vendeur et l’acheteur peuvent avoir des différends. Tout écart par rapport à l’étendue initiale peut vous coûter cher.

Exemple : Le vendeur doit peindre l’ensemble du bâtiment pour 50 000 USD dans un délai de 18 mois.

Contrat d’honoraires incitatifs à prix fixe (FPIF)

Ici, bien que le prix soit fixe, le vendeur peut recevoir une incitation s’il est performant. Cette incitation diminue le risque du vendeur.

L’incitation peut être liée à n’importe quelle métrique du projet comme le coût, le temps ou la performance technique.

Exemple : Le contractant recevra une incitation de 10 000 USD s’il atteint le premier jalon dans les délais.

Contrats à prix fixe avec ajustement économique des prix (FP-EPA)

Vous utilisez un contrat à prix fixe avec ajustement économique des prix lorsque l’accord est pluriannuel. Ce contrat comporte une disposition spéciale qui protège le vendeur de l’inflation.

Exemple : Environ 3% du coût du projet augmentera après un certain temps en fonction de l’indice des prix à la consommation.

Commande d’achat (PO)

Ce contrat est utilisé pour acheter des marchandises.

Exemple : Acheter 10 000 boulons de tissu au coût de 1,00 USD.

Contrat à frais remboursables

De nombreux experts appellent ce contrat un contrat à frais déboursables.

Ici, le vendeur est remboursé pour les travaux achevés plus une commission représentant son profit. Souvent, les vendeurs obtiennent ces honoraires s’ils atteignent ou dépassent les objectifs sélectionnés du projet : terminer la tâche plus tôt ou économiser des coûts, etc.

Vous utilisez un contrat à frais remboursables lorsqu’il y a une incertitude dans la portée, ou si le risque est plus élevé. Dans ce contrat, le risque est sur l’acheteur car il paie tous les coûts.

Ce contrat vous permet de mieux contrôler les coûts lorsque vous n’avez pas une portée bien définie.

La dérive de la portée est un inconvénient inhérent au contrat à remboursement de coûts lorsque les exigences ne sont pas claires. Le vendeur peut essayer d’augmenter le coût pour augmenter les frais ou le remboursement.

Vous pouvez minimiser cela par une surveillance adéquate ou en plafonnant le profit. Par exemple, le profit maximum est de 10% du coût total.

Vous pouvez diviser les contrats à frais remboursables en quatre catégories :

1. Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF)

Ici, le vendeur est payé pour tous les coûts encourus plus un honoraire fixe, indépendamment de sa performance. L’acheteur assume le risque.

Les organisations utilisent ce contrat avec des projets à haut risque où les soumissionnaires ne sont pas intéressés à concourir.

Les contrats CPFF mettent le vendeur à l’abri des risques.

Exemple : Coût total plus 25 000 USD d’honoraires.

Contrat de frais d’incitation au coût plus (CPIF)

Dans un contrat de frais d’incitation au coût plus, le vendeur sera remboursé de tous les coûts plus une incitation basée sur la réalisation de certains objectifs de performance mentionnés dans le contrat. Cette incitation sera calculée à l’aide d’une formule convenue.

Dans ce cas, le risque incombe à l’acheteur ; toutefois, il est moins élevé que dans le contrat Cost Plus Fixed Fee.

Dans un contrat CPIF, l’incitation est un facteur de motivation pour le vendeur.

Généralement, l’incitation est un pourcentage des économies que l’acheteur et le vendeur partagent.

Exemple : Si le projet est réalisé en dessous du budget, le vendeur recevra 25% des économies.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Ici, le vendeur est payé pour ses coûts plus un award fee. Ce supplément sera basé sur l’obtention de la satisfaction selon des objectifs de performance spécifiés décrits dans le contrat.

Note : Il y a une différence entre une commission incitative et une commission d’attribution. Un incentive fee est calculé sur la base d’une formule définie dans le contrat et constitue une évaluation objective. Un award fee dépend de la satisfaction du client et est évalué de manière subjective. Un honoraire d’adjudication n’est pas sujet à un appel.

Exemple : Si le vendeur accomplit la tâche en respectant ou en dépassant les normes de qualité basées sur sa performance, l’acheteur peut donner un prix jusqu’à 10 000 USD.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Ici, le vendeur est payé pour tous les coûts encourus plus un pourcentage de ces coûts. Souvent, les acheteurs ne préfèrent pas ce type de contrat car le vendeur pourrait augmenter artificiellement les coûts pour obtenir un bénéfice plus élevé.

Exemple : Coût total plus 15 % du coût comme frais pour l’entrepreneur.

Contrat temps et matériaux

C’est un hybride des contrats à prix fixe et des contrats à frais remboursables. Ici, les deux parties partagent le risque.

On utilise un contrat temps et matériel lorsque le livrable est constitué d' »heures de travail ». Ici, le chef de projet énonce les qualifications et l’expérience requises au vendeur qui fournira le personnel.

Ce contrat est utilisé pour engager des experts ou un soutien extérieur.

Dans ce contrat, l’acheteur peut spécifier le taux horaire avec une limite « à ne pas dépasser ».

Exemple : Vous paierez un technicien 20 USD par heure.

Summary

Le choix d’un contrat d’approvisionnement est une partie importante d’un projet, car il détermine votre relation avec le vendeur. Vous souhaitez sélectionner un contrat qui offre le meilleur rapport qualité-prix en termes de temps et d’argent et qui peut protéger votre projet contre les risques. Choisissez un contrat à prix fixe si l’étendue des travaux est bien définie. Cependant, le contrat à frais remboursables est un bon choix si l’étendue des travaux n’est pas fixe. Le type temps et matériel est bon pour embaucher des consultants ou un soutien extérieur.