Habilidades de comunicación empresarial para directivos

En esta era de la información, hay enormes cantidades de datos que procesar y un número igualmente impresionante de gráficos y tablas que puede utilizar para contar la historia de los datos. Estos son algunos de los gráficos más utilizados y los tipos de historias que pueden ayudarle a contar.

Gráficos de datos numéricos

Hablemos de algunos de los tipos más comunes de gráficos numéricos:

• Gráficos de barras
• Gráficos de líneas
• Gráficos de tartas
• Gráficos de comparación apilados

Gráficos de barras

Los gráficos de barras se utilizan para comparar categorías. El eje x (la línea horizontal en la parte inferior de un gráfico) suele utilizarse para mostrar las categorías: en este caso, los países con gasto sanitario universal para 2015. El eje Y (la línea vertical) no está marcado aquí, pero muestra claramente los dólares gastados en millones. Cuanto más alta es la barra, más dólares se gastaron. Este gráfico muestra claramente que Estados Unidos gasta más en sanidad por ciudadano que otros países. Esto se identifica claramente en este gráfico con barras de colores contrastados. No puede dejar de notarlo: rompe el patrón y es un color llamativo que atrae la atención.

Figura 1. Un ejemplo de gráfico de barras

Gráficos de líneas

Al igual que los gráficos de barras, los gráficos de líneas comparan categorías, pero se utilizan más a menudo para mostrar tendencias. Como el eje x suele mostrar el paso del tiempo, los puntos de datos graficados mostrarán una tendencia ascendente o descendente de las categorías en cuestión.

Figura 2. Ejemplo de gráfico lineal

El gráfico lineal anterior ilustra las tendencias de tráfico de los medios sociales. Cada organización de medios sociales está representada por una línea de diferente color. El eje de abscisas muestra el paso del tiempo, y el eje de ordenadas muestra el porcentaje de tráfico de medios que capta cada organización. El gráfico muestra que el tráfico de Facebook tiende a aumentar, mientras que Pinterest ha experimentado algunos altibajos. El tráfico de Twitter, en tercer lugar, es relativamente plano.

Gráficos circulares

Figura 3. Un ejemplo de gráfico circular

Los gráficos circulares muestran la composición de los datos, o las piezas de un conjunto. Puede ser tan sencillo como «el equipo de aquí está compuesto por un 50 por ciento de hombres y un 50 por ciento de mujeres» o «Nuestras ventas se componen de un 30 por ciento de libros de ficción y un 70 por ciento de no ficción».

En la figura 3, la tarta entera (el círculo entero) representa el total de productos vendidos en una tienda; los trozos de esa tarta te muestran el porcentaje de ventas que hizo cada departamento. Un gráfico como éste hace que sea muy fácil ver que los departamentos de ropa y accesorios constituyen la mayor parte de las ventas, y las fragancias la menor.

Algunos gráficos de comparación no tienen forma de círculo. A veces son rosquillas y otras veces se muestran en forma de barras, como veremos a continuación.

Gráficos de comparación apilados

Puede comparar categorías con un enfoque de «gráfico circular», incorporando el factor de composición de diversas maneras. Las categorías de este gráfico están representadas por barras, pero las propias barras son gráficos de composición. Cada barra tiene un valor del 100%, y los bloques de color representan diferentes niveles de propiedad de mascotas dentro de la población.

Figura 4. Un ejemplo de gráfico de barras apilado

De forma similar, el gráfico de líneas que aparece a continuación está «apilado» para mostrar el nivel de ventas en función del tipo de producto. Usted está viendo una tendencia así como una porción de un todo – comparando y viendo la composición.

Figura 5. Un ejemplo de gráfico de líneas apiladas

Gráficos de datos no numéricos

Los gráficos anteriores son muy prácticos cuando sus datos son numéricos. Pero hay gráficos para otros tipos de datos. Vamos a hablar de algunos de los tipos más comunes de gráficos no numéricos.

• Diagramas de Venn
• Diagramas de flujo
• Diagramas de Gantt
• Diagramas de organización
• Pictogramas
• Infografías

Diagramas de Venn

Un diagrama de Venn muestra una comparación de dos categorías diferentes y los elementos que tienen en común. El diagrama de la figura 6 nos muestra los diferentes tipos de imágenes que se pueden compartir con seguridad en Internet.

Figura 6. Un ejemplo de diagrama de Venn

Dondequiera que los círculos se superpongan representa una característica compartida. Por ejemplo, los archivos JPG y PNG tienen ambos una gran paleta de colores, por lo que se solapan en esa zona. «Web safe» es una característica compartida por los tres, así que está en el centro donde todos los círculos se superponen. Las áreas de cada círculo que no se superponen representan características únicas de cada tipo de archivo, algo que no comparten con ningún otro tipo de archivo representado.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo muestran un proceso. Los diagramas de flujo documentan una secuencia de eventos desde el principio hasta el final para que el proceso pueda ser documentado, seguido y gestionado.

El diagrama de flujo de la figura 7 muestra el proceso de cómo se crean, difunden y aceptan las teorías.

Figura 7. Un ejemplo de diagrama de flujo

Puedes ver que en la parte superior hay una idea que lleva a un experimento, y luego los resultados determinan qué camino se toma. Si el experimento tiene éxito o no, se elegirán diferentes caminos. A lo largo del camino del diagrama de flujo, se presentan todas las alternativas y se elige entre ellas. El ojo sigue el camino de principio a fin para cada parte del escenario.

Gráfico de Gantt

Un gráfico de Gantt es una línea de tiempo. Se pueden añadir múltiples proyectos a la línea de tiempo con fechas de inicio y finalización, y también se reflejan los hitos y los plazos. Este diagrama se utiliza para determinar la duración de un proyecto, los recursos necesarios y el orden en que deben completarse las tareas.

Figura 8. Ejemplo de diagrama de Gantt

En la figura 8, hay dos equipos diferentes que ejecutan un proyecto. El Equipo de Mercado (rojo) completa el estudio de mercado y define las especificaciones para la semana del 23 de julio (fecha del primer hito). A continuación, el equipo de planificación (azul) se encarga de la arquitectura general y la planificación del proyecto y es responsable de alcanzar el segundo hito el 6 de agosto. Como puede ver, los equipos de mercado y de planificación tienen trabajo adicional que aportar incluso después de haber alcanzado sus hitos, y el proyecto no estará completo hasta finales de noviembre.

Organigramas

Los organigramas (a veces llamados organigramas jerárquicos) muestran las personas de una organización y sus relaciones de dependencia. Por lo general, el organigrama tendrá un presidente o director general en la parte superior, seguido por un equipo de presidentes y vicepresidentes, y luego sus informes directos, y así sucesivamente. Un organigrama suele ser creado y mantenido por profesionales de recursos humanos que desean tener una visión de la estructura de su organización y de las relaciones jerárquicas para poder tomar mejores decisiones sobre el aprovechamiento del talento de la empresa.

El organigrama de la figura 8 muestra un presidente en la cima de la jerarquía y un director general, un líder de control de calidad y una secretaria que dependen directamente del presidente. Cada uno de esos subordinados directos tiene sus propios subordinados directos, y así sucesivamente.

Figura 9. Un ejemplo de organigrama

Pictogramas

Los pictogramas utilizan símbolos e imágenes para transmitir datos, información o ideas. Los pictogramas de la figura 9 son, en realidad, parte de un currículum vitae y señalan el tipo de información que se puede encontrar junto a cada pictograma (número de teléfono, dirección, nombre de Twitter y correo electrónico, respectivamente).

Figura 9. Cuatro ejemplos de pictogramas

Esto facilita a un reclutador ver y escoger la información de contacto necesaria. Otros pictogramas pueden transmitir procesos (como las instrucciones para construir los muebles de IKEA) o información (como cuando la aplicación del tiempo de tu teléfono te dice que va a llover hoy publicando una imagen de una nube de lluvia).

Infografías

De forma similar, las infografías utilizan imágenes, pero también incorporan datos y palabras, todo ello para explicar un único punto. Las infografías pueden utilizarse para hacer que un tema complejo sea un poco más sencillo de entender, sobre todo cuando hay más de dos o tres factores a tener en cuenta. También pueden utilizarse para comparar dos o más categorías y hacer que sus datos sean más interesantes y llamativos.

Esta infografía muestra cómo se relaciona el consumo de pollo con la Superbowl. Se puede ver cómo ha aumentado el consumo y el precio por libra de pollo a lo largo del tiempo. También describe cómo las alitas de pollo, en particular, se han hecho más populares con el tiempo, todo ello con una calidad llamativa y entretenida que resulta atractiva e interesante para el público.

Tablas

Un comunicador también puede utilizar tablas para mostrar datos. Las tablas pueden tener formato de palabras o de datos numéricos. Pueden utilizarse para comparar datos, o cuando un elemento tiene varios puntos de datos asociados a él.

La tabla 1 es una tabla simple de tres personas que corren carreras. George, Alana y Sebastián tienen cada uno cuatro puntos de datos asociados. Usando una tabla simple, puedes poner todos estos datos frente a tu audiencia. Pueden comparar los mejores tiempos y revisar las clasificaciones de cada corredor.

La tabla 2 es un poco más compleja, y por eso los datos no son tan accesibles para el lector. Pero los datos también son complejos, y si se van a mostrar para facilitar su revisión, esta parece una opción decente. La tabla 2 muestra los resultados de una encuesta en la que se pedía a los participantes que clasificaran a ocho hablantes (un hombre y una mujer de diferentes dialectos de la lengua inglesa) según su profesionalidad, inteligencia, educación, amabilidad y sociabilidad. Se muestran los porcentajes de respuesta de los hablantes masculinos y femeninos, y luego se calcula una media para cada dialecto.

Las tablas ayudan a gestionar conjuntos de datos más complejos. Una tabla se puede utilizar si se busca mostrar valores individuales, si se comparan valores, o si se van a mostrar datos y luego resumirlos. No transmitirán su historia al lector tan rápidamente como un gráfico, pero aún así estará transmitiendo una gran cantidad de información de una manera fácil de entender.

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