7 hack a munkahelyi hatékonyság javításához 2020-ban

A munkahelyi hatékonyság javítása arról szól, hogy az alkalmazottak okosabban, nem pedig keményebben dolgozzanak. Az sem elég, ha “lecsapunk” a dolgozók hatékonyságára.

Nem elég, ha a dolgozók termelékenységét befolyásoló összes tényezőt, például a munkakörnyezetet, a munkával való elégedettséget és a hatékony vezetést átfogóan szemléljük. Az alábbi hét hackünk segít megtalálni a megfelelő eszközöket és stratégiákat a munkavállalói morál és elkötelezettség fokozásához, valamint a hatékonyság növeléséhez a vállalatnál.

Ezzel a cikkel foglalkozunk:

• Megengedi a rugalmas munkaidőt
• Folyamatok feltérképezése
• A csapatépítés ösztönzése
• Boldog munkakörnyezet kialakítása
• Elhagyni a megbeszélési őrületet
• Elégedett munkakörnyezet kialakítása
• Megállítani a megbeszélési őrületet
• Találjon módot az automatizálásra

Megengedi a rugalmas munkaidőt

A rugalmas munkaidő lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak akkor dolgozzanak, amikor a legtermékenyebbek és leghatékonyabbak – legyen az késő este vagy kora reggel. Ha megadja a munkavállalóknak a munkaidő megválasztásának lehetőségét, akkor boldogabbak lesznek, és nagyobb valószínűséggel ragaszkodnak a munkával kapcsolatos feladatokhoz, amikor a munkahelyükön vannak.

Még azt is megfontolhatja, hogy csapatát teljesen távmunkára állítsa át, vagy legalábbis több otthoni munkavégzéssel töltött napot kínáljon. Az Entrepreneur szerint a távoli csapat 13 százalékkal javítja a termelékenységet.

Nem lenne egyedül; az olyan startupok és online vállalkozások, mint a Zapier és a Groove teljesen távoli csapatokkal rendelkeznek. Az ingázás megszüntetése rengeteg időt takarít meg az alkalmazottaknak, és kényelmesebb helyet biztosít számukra a munkavégzéshez.

Tipp: Ha azt gyanítja, hogy az otthonról végzett munka termelékenysége csökken, próbálja meg, hogy az alkalmazottak olyan időnyilvántartó eszközt használjanak, mint a Time Doctor.

Forrás a technológiához

Kutassa fel a technológiai fejlesztéseket az iparágában, és vezessen be olyanokat, amelyek növelik a munka hatékonyságát. Ha iPadeket vásárol alkalmazottai számára, az segíthet nekik a mobil munkavégzésben, különösen, ha otthonról dolgoznak. Vagy használjon iPad-rendszert a recepción, amely segít a csomagok fogadásában, és gyorsan és egyszerűen értesíti az alkalmazottakat a vendégekről.

Tipp: Próbálja ki a virtuális táblát, például a Jamboardot a Google-tól a konferenciahívások során. Fontolja meg, hogy fejhallgatót adjon a dolgozóknak, hogy koncentrálni tudjanak.

Folyamatok feltérképezése

A nem hatékony munkahelyi folyamatok frusztrált, nem produktív dolgozókká tehetik az általában hatékony dolgozókat. Térképezze fel folyamatait, hogy kiderítse, van-e valami felesleges, ami lassítja a termelékenységet. Változtasson ezeken a folyamatokon, vagy szüntesse meg őket teljesen.

Tipp: Próbálja meg egy megbeszélésen öntapadós jegyzetekkel feltérképezni a munkahelyi folyamatokat, mielőtt egy olyan programban, mint a Microsoft Visio, rögzítené azokat. Adja be a felülvizsgált és új folyamatokat az olyan projektmenedzsment szoftverekbe, mint az Asana, hogy az egész csapat a fedélzeten legyen.

Bátorítsa a csapatépítést

A munkatermelékenység nő, ha az alkalmazottak megtanulnak jobban kommunikálni. Találjon módot arra, hogy az alkalmazottak csoportosan dolgozzanak együtt a projekteken vagy a különböző részlegek számára, hogy javuljon az információáramlásuk. A csapatépítő tevékenységek vagy a telephelyen kívüli kalandok nagyszerű módjai annak, hogy az alkalmazottak megtanuljanak kommunikálni és együtt dolgozni.

Még jobb, ha ezeket a csapatépítő erőfeszítéseket olyan módokkal kombinálja, amelyekkel az alkalmazottakat aktív mozgásra ösztönzi vagy ápolja általános egészségüket – mind fizikailag, mind mentálisan. Az egészséges alkalmazottak kevesebb betegszabadságot vesznek ki, és termelékenyebbek. Ráadásul az ilyen típusú tevékenységek stresszmentes, szórakoztató módon segítik a dolgozókat, ami növeli a morált és javítja az elkötelezettséget, mondja a ProofHub.

Tipp: Szervezzen jótékonysági futást, sportnapot vagy fitneszversenyt. Vegye rá a dolgozókat, hogy önkénteskedjenek egy egész napon át egy jótékonysági akcióban. Vagy szponzoráljon egy wellness-napot jógával, masszázsokkal és workshopokkal, valamint egészséges ebéddel és harapnivalókkal.

Foster a Happy Work Environment

A munkahelyen boldog dolgozók hatékonyabban bánnak az idejükkel, jobban végzik a munkájukat és összességében produktívabbak. Emellett hajlamosak az adott feladatra koncentrálni, ahelyett, hogy nem a munkán kívüli feladatokkal, például a személyes közösségi média fiókok ellenőrzésével terelnék el a figyelmüket.

A ProofHub ajánlása szerint kezdje az irodahelyiség elemzésével. Milyen a világítás? Fektessen be jobb megvilágításba a szem megerőltetésének csökkentése érdekében, valamint az ablakokra szerelt redőnyökbe, hogy az alkalmazottak beállíthassák, mennyi természetes fényt szeretnének.

Kérdezze meg az alkalmazottakat a munkaterületükről – elég kényelmesek a székeik? Fel tudnak-e szerelni néhány álló asztalt? Mi a helyzet az alkalmi helyiségekkel, hogy az alkalmazottak a kanapén is dolgozhassanak?

Tipp: Az iroda elrendezésének gyors megváltoztatása energiával töltheti fel az alkalmazottakat. Szervezzen kezdeményezést a lomtalanításra és a bútorok áthelyezésére (előbb kérje meg a dolgozókat, hogy működjenek együtt). Vásároljon növényeket vagy új művészeti alkotásokat, vagy díszítse fel egy-egy ünnep alkalmából.

Hagyjon fel a tárgyalási őrülettel

Az Entrepreneur szerint az amerikai vállalatok évente több mint 35 milliárd dollárt költenek megbeszélésekre, és az alkalmazottak átlagosan idejük 37 százalékát értekezleteken töltik. Gondolja végig, ha a cégénél túl sok értekezlet van – időt és pénzt is pazarolhat, arról nem is beszélve, hogy ez kihat az alkalmazottai boldogságára.

A megfelelő projektmenedzsment eszközökkel kiküszöbölheti a sok értekezlet szükségességét. Természetesen mindig szükség lesz személyes megbeszélésekre, de talán nem olyan sokra.

Tipp: A Slack, az Asana és a Basecamp mind nagyszerű kommunikációs és projektmenedzsment-eszközök, amelyeket a megbeszélések helyettesíthetnek.

Találjon módot az automatizálásra

A multitasking valójában árt a termelékenységnek. A különböző feladatok közötti állandó váltogatás miatt az alkalmazottak termelékenységük 40 százalékát veszíthetik el – állítja a Wrike. Itt van az a pont, ahol a technológia ragyoghat, és átveheti a kisebb, kevésbé fontos feladatokat. Próbálja meg automatizálni a közösségi média kampányait, használjon olyan e-mail marketing szolgáltatásokat, amelyek automatizált e-mail kampányokat küldenek, és automatizálja az értékesítési és leadgeneráló munkáját.

Tipp: A LinkedIn már rendelkezik Lead Gen Forms űrlapokkal, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy automatikusan kitöltött űrlapokat küldjenek be. A Hootsuite és a TubeMogul olyan eszközök, amelyek segítenek automatizálni a közösségi média kampányait.

Az emberek azt is kérdezik:

• Hogyan dolgozhatok okosabban és nem keményebben?
• Hogyan lehet egy vállalkozás hatékonyabb?
• Hogyan lehet javítani a csapat teljesítményét?

Hogyan tudok okosabban és nem keményebben dolgozni?

Itt van néhány javaslat, hogy okosabban és nem keményebben dolgozzunk:

1. Kövesse nyomon az idejét: Használj egy olyan alkalmazást, mint a Rescue Time, hogy pontosan lásd, mire fordítod az idődet minden nap.
2. Csináld két percben: Ha látsz egy feladatot, amit két perc alatt vagy annál rövidebb idő alatt el tudsz végezni, tedd meg most. Több időt vesz igénybe, ha később térsz vissza rá.
3. Javasolj állandó megbeszéléseket: Csökkentse a megbeszélésekre fordított időt, és növelje az elkötelezettséget az állandó megbeszélésekkel.
4. Felejtse el a tökéletességet: A tökéletesség a kész ellensége, ez különösen igaz a munkahelyen.
5. Ne oltsd el a tüzet: Tervezzen meg egy meghatározott napszakot az e-mailek és üzenetek megválaszolására.
6. Szépítse meg a munkaterületét: Adjon hozzá növényeket, gyertyákat, képeket vagy bármi mást, ami boldoggá teszi. Az Inc. szerint egy esztétikusan kellemes munkaterület 15 százalékkal növelheti a termelékenységet.
7. Dolgozzon 90 percig: Egyszerre legfeljebb 90 percig dolgozzon, majd tartson szünetet, hogy elmenjen kávézni vagy sétálni, sétáljon egyet az irodában, vagy beszélgessen egy munkatárssal. Kutatások szerint a csúcsteljesítők hatékonyabbak, ha egyszerre legfeljebb 90 percet dolgoznak.

Hogyan lehet egy vállalkozás hatékonyabb?

A fenti hét tippet, hogyan lehet egy vállalkozás hatékonyabb, fontolja meg.

Hogyan javíthatja a csapat teljesítményét?

Íme hat tipp a csapatteljesítmény javítására:

1. Állítson fel csapatszabályokat: például ne használjon mobiltelefont vagy laptopot a megbeszéléseken, és tartsa tiszteletben a munkaidőn kívüli időpontokat
2. Legyen világos a cél: mindig legyen világos egy projekt vagy cél célja, és hogy miért tesz lépéseket az elérés érdekében
3. Jutalmazza a jó munkát: extra szabadságnapok, bónuszok, vállalati e-mailek és személyes gratulációk mind jó módszerek a csapatteljesítmény javítására
4. Ösztönözze az együttműködési terek használatát: az alkalmazottaknak látniuk kell, hogy a felsővezetők használják ezeket az informális tereket
5. Tervezzen informális beszélgetéseket: hozzon kávét és süteményt, és tartson egy gyors reggeli megbeszélést, vagy vigyen el mindenkit egy délutáni kávéra
6. Koncentráljon az erősségekre, ne a gyengeségekre: azonosítsa minden csapattag erősségeit, és használja ki őket. Ez hatékonyabb, mint a gyengeségekre összpontosítani.