Az incidensjelentések kulcsfontosságúak a munkavállalók biztonságának megteremtéséhez, valamint a legjobb gyakorlatok kialakításához a munkahelyen. Az incidensek megfelelő dokumentálása segít azonosítani a munkakörnyezetben rejlő veszélyeket, és elkerülni az olyan helyzeteket, amelyek potenciálisan veszélyeztethetik az embereket. A legfontosabb, hogy egy jól megírt incidensjelentés segíthet biztosítani, hogy cége megfeleljen a kormányzati munkaügyi szabályozásoknak és szabványoknak. Minden vállalatnak egyedi iránymutatásai vannak az incidensjelentések benyújtására vonatkozóan. Az, ahogyan egy szervezet nap mint nap működik, nagy valószínűséggel eltér attól, ahogyan az Ön vállalata működik. Nem kell pontosan lemásolnia az ő formátumukat vagy sablonjukat. Ehelyett találjon ki egy olyan irányelvet, amely az Ön vállalati rendszereit és eljárásait tükrözi. De a struktúra és az alapvető tartalmi elemek ugyanolyanok.
Az alapinformációk
Az incidensjelentésnek tényszerűnek és teljesnek kell lennie. Tartalmaznia kell:
- az érintett személyek nevét és beosztását
- az esetleges szemtanúk nevét
- az esemény pontos helyét és/vagy címét
- az esemény pontos időpontját és dátumát
- a pontos és egyértelmű leírását annak, hogy pontosan mi történt
- a sérülések leírását
Mert semmilyen információt nem szabad kihagyni, döntő fontosságú, hogy a jelentés megírását minél hamarabb elkezdjük. Minél tovább vár, annál nehezebb lehet pontosan dokumentálni az eset részleteit. A legjobb, ha akkor készítjük el az írást, amikor még mindenkinek friss az emlékezete az esetről.
Pontosság
A dokumentumnak pontosnak, nyelvtani és helyesírási hibáktól mentesnek kell lennie. Ideális esetben nem lehetnek benne javítások – különösen, ha kézzel íródott. Ha bármilyen javítást kell végezni, akkor minden törölt vagy hozzáadott szót a tanúknak alá kell írniuk. Az utolsó dolog, amit szeretne, hogy a jelentés többféleképpen is értelmezhető legyen. Olvassa el többször is a jelentést, és keressen minden olyan hiányosságot, amelyet ki kell tölteni. Van-e hiányzó rész a történetből? Lehetne a történet valamelyik darabját tovább pontosítani? Ne feledje, hogy ne csak a tényleges eseményt, hanem az előtte és utána történt eseményeket is tartalmazza.
Objektivitás
Kerülje az érzelmes szavak és az érzéseket leíró kijelentések használatát. A beszámolónak tényszerűnek kell lennie, és mentesnek kell lennie a szarkazmustól, a lekezelő kijelentésektől és az ítélkező megjegyzésektől. Az írásbeli beszámolót készítő személytől elvárják, hogy tisztán a tényekre támaszkodjon, képes legyen felismerni és elkerülni a személyes elfogultságokat és véleményeket. Ennek érdekében nem engedheti meg, hogy korábbi vagy külső információk befolyásolják a jelentést.
Jogi megfontolások
Ne feledje, hogy ezek olyan jogi dokumentumok, amelyeket a rendőrség és a bíróságok felhasználhatnak az eset kivizsgálásához. Egyértelműen fel kell tüntetni, ha az alábbiak bármelyikéről van szó:
- Fizikai sérülés
- Támadás
- Vagyonrongálás
- Munkahelyi…munkabalesetek
- Lopás vagy rablás
- Agresszív viselkedés
- Súlyos betegség
- Veszélyes halál
- Legális és bűncselekmények
- Zavaró helyzetek
Ha nem biztos benne, hogy szükség van-e bejelentésre, fontolja meg a “jobb félni, mint megijedni” bölcsességét.”. Ha az incidens szélsőséges, lehet, hogy jó, ha azonnal hívja a rendőrséget. Végezetül mindig ellenőrizze az országa munkaügyi szabályait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy cége teljes mértékben megfelel a követelményeknek.
Az incidens oka
Ha az incidens pontos oka a kezdeti vizsgálat után is meghatározatlan marad, nem baj, ha megosztja a hipotéziseket, amennyiben a jelentésben egyértelműen így jelölik meg azokat. Lehetőség szerint csatolja a szemtanúk vallomásait, vázlatokat és fényképeket. Ha rendelkezésre állnak, a biztonsági felvételekre is hivatkozni kell.
Felügyelő aláírása
A kitöltött jelentést az incidens időpontjában illetékes felügyelőnek vagy vezetőnek kell aláírnia. Az aláírásra jogosult személyként el kell olvasnia a jelentést, és meg kell győződnie arról, hogy az világos, olvasható és pontos, és hogy az incidensek jelentésére vonatkozó vállalati irányelveket szigorúan betartották.
Titoktartás
Mivel a jelentések szinte mindig érzékeny és bizalmas információkat tartalmaznak, például a munkavállaló egészségügyi problémáit, az incidensek jelentését az érintett felek magánéletét szem előtt tartva kell elkészíteni. A jelentés részleteit csak az arra felhatalmazott személyzet tekintheti át.
Az incidensjelentő űrlapok kitöltésének legjobb gyakorlata
Minden vállalatnak rendelkeznie kell egy protokollal az incidensek jelentésére. Ehhez a dokumentumhoz csak a hatáskörrel rendelkező személyeknek kell hozzáférést biztosítani. Ők használhatják a szerencsétlen események dokumentálására, a kockázatok kezelésére és a törvény által előírt biztonsági intézkedések létrehozására. A nyomtatvány kitöltésekor a következő legjobb gyakorlatokat kell betartani:
- Sürgősségérzetet kell gyakorolni. Töltse ki a bejelentő űrlapot, és 24 órán belül nyújtsa be.
- Foglaljon bele apró részleteket és minden lényeges adatot.
- A felettesnek ellenőriznie kell a jelentésben szereplő információkat.
- A nyomtatványt csak az a személy töltheti ki, aki közvetlenül érintett az eseményben.
- Legyen alapos, és kerülje a javításokat.
- Lapozzon.
- Ne feltételezze, hogy az olvasó megérti az általános kijelentéseket.
- Tartsák bizalmasan, és ne engedjék, hogy illetéktelenek olvassák az információkat.
- Az elkészült dokumentumot írják alá.
- Szükség esetén tájékoztassák a rendőrséget vagy az egészségügyi szakembereket.
Vállalatuk minden alkalmazottjának részt kell vennie egy szemináriumon vagy képzésen a munkahelyi incidens kezelésével kapcsolatban. Így tudni fogják, hogyan kell jelenteniük egy incidenst, ha valami történik. Végezetül, a papírmentessé válás segíthet elkerülni a fontos dokumentumok elvesztését. A digitális űrlapok, mint például az alábbi ingyenes sablon, remek alternatívát jelentenek a régimódi papírmunka helyett.