Hogyan írjunk nagyszerű e-mail aláírást [+ profi példák]

Az átlagos irodai dolgozó naponta 40 e-mailt küld. Ez 40 lehetőséget jelent arra, hogy Önt és vállalkozását reklámozza azokban az egyes e-mailekben, amelyeket elküld, minden egyes nap.

Sokan úgy kezelik az e-mail aláírásukat, mint egy utólagos gondolatot, ami egy igazi elszalasztott lehetőséget jelent. Ezek az aláírások lehetőséget adnak arra, hogy világossá tegye, ki Ön, megkönnyítse az emberek számára, hogy elérjék Önt, és adjon egy helyet, ahol az emberek többet tudhatnak meg – akár Önről, akár a vállalkozásáról, akár valamiről, amin éppen dolgozik.

Ha tehát csak a nevét és egy-két elérhetőséget tesz az aláírásába, akkor nem használja ki teljes mértékben a lehetőséget, hogy kapcsolatba lépjen és kapcsolatba lépjen azokkal, akiknek e-mailt küld. (Bár nem akarod túlzásba vinni sem. Az aláírásodat linkekkel és információkkal telezsúfolni egyszerűen csak spammelés és önreklámozás.)

Mi kerüljön tehát az aláírásodba? Ez nagyban függ a személyes preferenciáktól, a szervezeted márkájától és kultúrájától, sőt, még az iparágtól is, amelyben tevékenykedsz. Íme azonban néhány javaslat a saját aláírásod megalkotásához:

Vezeték- és utónév

Mint a csigaposta levelezésnél, az Ön nevét mindig fel kell tüntetni, hogy az üzenet címzettje tudja, kitől érkezett az üzenet. Ez az e-mail aláírásában nyilvánul meg, gyakran a szöveg első sorában.

Kapcsolati adatok (például munkakör és osztály)

A neve után szorosan a kapcsolati adatoknak kell következniük. A hovatartozása magában foglalhatja a munkakörét, a vállalatát vagy szervezetét és/vagy akár a tanszékét is. A nevednek végül természetesen önmagában is vonzónak kell lennie, ahogyan kapcsolatot építesz a címzettel, de ezeknek az információknak a megadása több kontextust biztosít a beszélgetésről és az abban betöltött szerepedről. Ráadásul egy nagyobb szervezethez való tartozás nagyobb hitelességet kölcsönöz Önnek, különösen, ha ez egy felismerhető szervezet. Ez segít az olvasók figyelmének felkeltésében, hogy komolyan vegyék az üzenetét.

Második elérhetőség

A második elérhetőség is fontos, hogy a címzett tudja, hogyan léphet még kapcsolatba Önnel. A másodlagos információk közé tartozhat a telefon, a fax vagy bármilyen más kommunikációs módszer, amelyet hangsúlyozni szeretne. Azokban a helyzetekben, amikor nem akarja kiköhögni a közvetlen vonalát, megragadhatja ezt az alkalmat személyes webhelyének népszerűsítésére — ez egy passzív módja annak, hogy megnyissa a kommunikációs vonalakat anélkül, hogy elárasztaná magát elérhetőségekkel, ha nem akarja.

Szociális profil ikonok

A közösségi média jelenléte a személyes márkájának fontos része, mert segít abban, hogy követői legyenek a saját területén, és megmutatja az embereknek, hogy mi érdekli. Sokat elárul egy emberről az, hogy mit posztol, és hogyan mutatja be magát.”

Ez az oka annak, hogy remek ötlet, ha az e-mail aláírásodban linkeket helyezel el a közösségi médiaoldalaidra. Ez nem csak a személyes márkáját erősíti, de segít az embereknek abban is, hogy új utakat találjanak az Önnel való kapcsolatfelvételre és követésre.

Még jobb? Segíthet az online tartalmaid látogatottságának növelésében, ha a közösségi oldalakon linkeket teszel közzé az adott tartalomra. Ha tehát közösségi ikonokat teszel az aláírásodba, győződj meg róla, hogy naprakészen tartod a közösségi profiljaidat, és tele vagy érdekes, releváns tartalommal. (Más szóval, ha hat hónapja nem tweetelt, akkor a Twittert érdemes kihagynia.)

Miért használjon közösségi média ikonokat egyszerű szöveges linkek helyett? Mert az ikonok könnyebben felismerhetőek az aláírásodat átfutó emberek számára – és kiemelkednek a többi szöveg közül. A NeoMam Studios kutatása szerint a színesben megjelenített vizuális elemek 80%-kal növelik az ember hajlandóságát arra, hogy elolvassa a tartalom többi részét. Ez hatalmas előny. Ráadásul az ikonok nagy helytakarékosságot jelentenek egy olyan helyen, ahová sok információt pakolhatsz.

Még ha sok közösségi médiaoldalon vagy jelen, akkor is próbáld meg öt-hat ikonra korlátozni az ikonok számát. Koncentráljon azokra a fiókokra, amelyek a legfontosabbak vállalkozása növekedése vagy személyes márkája építése szempontjából.

Ha mégis sok közösségi média ikont tartalmaz, legalább próbálja meg visszaszorítani a többi tartalmat, ha lehetséges, hogy a design ne legyen túl zsúfolt. Nézze meg az alábbi példát, amelyet a HubSpot Email Signature Generator segítségével készítettünk.

Call to Action

Az egyik legokosabb dolog, amit tehet az e-mail aláírásában, hogy tartalmaz egy felhívást a cselekvésre. A legjobb e-mail aláírás CTA-k egyszerűek, naprakészek, nem tolakodóak, és összhangban vannak az e-mail stílusával, így inkább utószövegnek, és kevésbé értékesítési felhívásnak tűnnek. Válasszon olyan CTA-t, amely összhangban van az aktuális üzleti céljai egyikével, és frissítse, amikor ezek a célok változnak.

Példa

Itt egy remek példa a HubSpot korábbi közösségi média menedzserétől, Chelsea Hunersentől. Ő az aktuális közösségi média céljaitól függően változtatja a szöveges CTA-ját. Néhány hónappal ezelőtt arra használta, hogy az embereket a HubSpot Twitter-fiókjára irányítsa.

Amikor létrehozott egy egyedi Slack-csatornát az inbound marketingesek számára, megváltoztatta az e-mail aláírás CTA-ját, hogy az embereket inkább oda irányítsa.

A videókra mutató linkek különösen feltűnőek lehetnek, mivel egyes e-mail kliensekben, például a Gmailben a videó miniatűrje az aláírás alatt jelenik meg. Íme egy példa arra, hogy ez hogyan néz ki a mi Emily MacIntyre-nktől:

Foglalási linkek

Ha azon kapod magad, hogy oda-vissza e-mailezel kollégákkal és ügyfelekkel, akik találkozókat szeretnének lefoglalni veled, könnyítsd meg a dolgukat azzal, hogy közvetlenül az e-mail aláírásodba teszel egy naptárfoglalási linket. Íme egy példa a mi Bryan Lowrynktól, az alábbiakban.

Példa

Sok olyan eszköz létezik, amely segít az embereknek időpontot foglalni. Bryan a fenti példából a HubSpot megosztható, személyre szabott foglalási linkjét használja. Ha a HubSpot Sales ügyfele vagy, megoszthatod a személyre szabott időpontfoglalási linkedet bárkivel, akivel szeretnél találkozót foglalni, és hagyhatod, hogy a rendelkezésre álló időpontok közül válasszon. Ha szeretné, beállíthatja, hogy a HubSpot CRM automatikusan új kapcsolati rekordot hozzon létre bárki számára, aki lefoglal egy találkozót, ha még nem létezik.

Ha nem HubSpot-ügyfél, az egyik nagyszerű találkozóeszköz a Calendly, amely ingyenes az alapszintű használathoz, és lehetővé teszi a Google vagy az Office 365 naptárának integrálását. Ha a Calendly alternatíváját keresi, a YouCanBook.me egy másik foglalási eszköz, amely naptáranként és havonta 7 dollárba kerül.

Iparági nyilatkozat vagy jogi követelmények

Egyes iparágaknak, például a jogi, pénzügyi és biztosítási iparágaknak speciális irányelveik vannak az e-mail használatra és az etikettre vonatkozóan, hogy megvédjék a magánjellegű információk továbbítását. Emiatt érdemes utánanézni, hogy az adott iparágban milyen előírások vannak érvényben, és az aláírásába beilleszteni egy, az e-mailtovábbításra vonatkozó nyilatkozatot. A Mail-Signatures számos példát kínál az e-mailes nyilatkozatra, köztük ezt:

“Az e-mail tartalma bizalmas, és csak az üzenetben megadott címzettnek szól. Szigorúan tilos az üzenet bármely részét harmadik féllel megosztani a feladó írásbeli hozzájárulása nélkül. Ha tévedésből kapta ezt az üzenetet, kérjük, válaszoljon erre az üzenetre, és kövesse annak törlését, hogy a jövőben ne fordulhasson elő ilyen hiba.”

Fotó vagy logó

Egy kép remek választás az e-mail aláírásának feldobására. Ha személyes jelleget szeretne, hogy a címzettek, akikkel még sosem találkozott, összekapcsolhassák a nevét az arcával, fontolja meg egy professzionális fénykép használatát az aláírásában. Alternatív megoldásként használhatja a vállalat logóját is, hogy még ismertebbé tegye az e-mailt.

Névmások

Noha nem annyira gyakori az e-mail aláírásokban, és természetesen nem is kötelező, az Ön által preferált névmások hozzáadása az aláíráshoz hasznos, különösen akkor, ha olyan személyeknek küld e-mailt, akikkel még nem találkozott. Azt a kétértelműséget is megszünteti, ha az Ön neve nemsemlegesnek tekinthető.

Most, hogy már tudja, milyen elemeket kell tartalmaznia, hogyan néz ki egy jó e-mail aláírás? Íme néhány tipp a hasznos és professzionális aláírások létrehozásához, néhány nagyszerű példával együtt. Használhatja a HubSpot ingyenes e-mail aláírás-generátorát is, hogy elkészítse saját professzionális e-mail aláírás sablonját, és könnyen hozzáadhassa az e-mail klienséhez.

Hangsúlyozza nevét, hovatartozását és másodlagos elérhetőségét.

Amint sejthető, a neve az első helyen áll. Szorosan a neve után azonban a hovatartozásának kell következnie, valamint annak, hogy hol érhetik el Önt az emberek.

A hovatartozása jelentheti a munkakörét, a cégét, az iskoláját vagy egy hasonló szervezetet, amelyet fontosnak tart a címzettek számára. A nevednek végül persze önmagában is vonzónak kell lennie, de egy népszerűbb márkanév – és akár annak logója – használata biztosítja, hogy felkeltsd az olvasók figyelmét, és komolyan vegyék az üzenetedet.

A másodlagos elérhetőségek is fontosak. Lehet, hogy nem akarja a személyes telefonszámát támogatni, de megragadhatja ezt az alkalmat arra, hogy népszerűsítse a személyes weboldalát — ez egy passzív módja annak, hogy megnyissa a kommunikációs vonalakat anélkül, hogy elárasztaná magát olyan elérhetőségekkel, amelyeket nem szeretne.

Példa

Itt egy minta e-mail aláírás, amely mindhárom fent leírt dolgot szépen eltalálja. Kevin kereszt- és vezetékneve mellett szerepel a Connecticuti Egyetemhez való tartozása. Emellett a személyes weboldalát is népszerűsíti, így a címzetteknek van egy másik lehetőségük arra, hogy megnézzék a munkáját, és további információkért felvegyék vele a kapcsolatot.

Szeretne egy olyan aláírást létrehozni, mint az alábbi? Használja a HubSpot e-mail aláírás-generátorát.

Maradjanak egyszerűek és következetesek a színek.

A branding akkor a leghatékonyabb, ha következetes – és ez vonatkozik az e-mail aláírására is. Ha színt adsz az e-mail aláírásodhoz, az egy szép húzás, amely segít kiemelkedni az e-mail többi részéből. De ha úgy dönt, hogy színt használ, a sötét szöveg mellett maradjon egy vagy két színnél.

Példa

A logójához vagy márkajelzéséhez illeszkedő finom kiemeléseket használjon, ahogyan Brittany Hodak teszi az alábbi e-mail aláírásában. Figyelje meg, hogy a közösségi média ikonjai ugyanolyan kék árnyalatúak, mint a ZinePak logója.

Használja a tervezési hierarchiát.

A jó tervezés lényege az információk könnyen emészthető módon történő bemutatása. Mivel az e-mail aláírása valószínűleg inkább egy információlista, mint egy lebilincselő történet, érdemes hierarchiát használnia, hogy az olvasók szemét arra irányítsa, amit először el kell olvasniuk.

Példa

Nevét nagyobb betűtípussal méretezze, hogy az vonzza a legnagyobb figyelmet, akárcsak egy önéletrajzban. Ezután a fontosság alapján válassza ki a félkövérrel szedett és színezett információkat, hogy segítsen logikusan végigvezetni az emberek szemét a dizájnon, mint az alábbi példában.

Image Credit: Envato

Tegye nyomon követhetővé a linkeket.

Az e-mail aláírásban tehát elhelyez néhány linket, köztük a CTA-t és a közösségi média ikonokat. De vajon valóban kattint-e rájuk valaki?

Hogy kiderüljön, hogy az aláírásodban lévő linkek valóban vonzzák-e a kattintásokat és van-e hatásuk, követhetővé kell tenned ezeket a linkeket – ugyanúgy, mint bármely más linket az e-mailjeidben.

Az alábbi utasításokat követve könnyen készíthetsz egy olyan követési linket, amelynek segítségével a webhelyedre irányuló forgalmat az e-mail aláírásodhoz rendelheted. Időről időre változtathat az aláírás formátumán vagy az aláíráson belüli szövegezésen, hogy megnézze, mi váltja ki a legtöbb kattintást.

Használjon térelválasztókat.

Noha soha nem akarja túl sok információval megtömni az e-mail aláírását, vannak módszerek arra, hogy sok szöveg férjen el egy ilyen kompakt területen anélkül, hogy a dizájn rovására menne.

Ez hasznos a különböző típusú információk, például a név és az elérhetőségi adatok, a logó, az esetleges cselekvésre való felhívások vagy akár egy felelősségre vonás felosztásához.

Példa

A térelválasztók használata a designon belül, mint az alábbi példában, egy nagyszerű módja ennek. Használhat glifás elválasztókat is, ami a függőleges sáv szimbólum (pl. |.)

Image Credit:Venngage

Nemzetközi előtagot is feltüntethet az elérhetőségi számában.

Ha világszerte dolgozik emberekkel, ne felejtse el az ország kódjának előtagját, amikor az elérhetőségi telefonszámát felsorolja. Sokan figyelmen kívül hagyják ezt, ha ők maguk nem szoktak nemzetközi előhívószámokat tárcsázni, de nemzetközi kollégáid és ügyfeleid számára nagyon hasznos, ha ez ott szerepel. Itt van az országkódok listája, ha nem ismeri a sajátját.

Példa

Itt egy példa Kit Smith-től, a Brandwatch korábbi munkatársától, egy olyan cégtől, amely az Egyesült Államokban és Európában is rendelkezik irodákkal, és nemzetközi ügyfelekkel dolgozik. Az, hogy az Egyesült Államok országkódja szerepel náluk, segít abban, hogy a más országokban élő emberek könnyebben elérjék őt telefonon.

Tegye a designját mobilbarátnak.

A Litmus szerint 2018 júniusában az Apple iMobile az összes e-mail megnyitásának 46%-át tette ki. Nem csak ez, de a mobilfelhasználók háromszor gyakrabban ellenőrzik e-mailjeiket, mint a nem mobilfelhasználók.

Minél többen olvasnak e-maileket mobileszközökön, annál inkább a mobilfelhasználókra kell gondolnia, amikor e-maileket ír — beleértve az e-mail aláírását is.

Az e-mail aláírás mobilbaráttá tételének egyik legfontosabb módja, hogy az aláírás dizájnját könnyen olvashatóvá és kattinthatóvá tegye a mobilfelhasználók számára. Itt válik igazán fontossá a méretezés. Győződjön meg róla, hogy a szövege elég nagy ahhoz, hogy a kis mobil képernyőkön is olvasható legyen, és hogy a linkjei és gombjai elég nagyok – és elég távol vannak egymástól – ahhoz, hogy az emberek az ujjukkal rákattintsanak.

Példa

Nézze meg az alábbi példát, és figyelje meg, hogy mennyi hely van a különböző kattintható elemek, például a közösségi média ikonok között. Ezeket remekül lehet mobil képernyőn az ujjával koppintani, így a felhasználók nem koppintanak véletlenül a Facebook ikonra, amikor a Twitterre akartak menni.

Image Credit: Canva

Végezetül, mint az e-mail bármely részével, győződjön meg róla, hogy az aláírása olyan jól néz ki, mint amilyennek gondolja, tesztelve azt különböző e-mail kliensekkel. A Microsoft Outlook például nem ismeri fel a háttérképeket, ezért kerülje azok használatát. Más e-mail kliensek alapértelmezés szerint egyáltalán nem töltenek be képeket.

Ezekkel az e-mail aláírás legjobb gyakorlatokkal felvértezve létrehozhatja saját aláírását, amely illeszkedik a márkájához, és extra professzionalizmust kölcsönöz az e-mailjeinek.