Le offerte possono essere laboriose da preparare, ma molti freelance fanno affidamento su di esse per ottenere nuovi lavori, soprattutto i commercianti e le imprese creative, secondo Fast Company. Molte aziende, dalle organizzazioni no-profit alle agenzie governative alle grandi aziende, inviano ai potenziali fornitori richieste di proposte (RFP). I fornitori devono poi inviare una proposta o un’offerta di ritorno.
In questo articolo, copriremo:
- Decidere se vuoi il progetto
- Fissare un incontro con il cliente
- Calcolare i costi
- Controllare i margini di profitto
- Invia e proponi la tua offerta
- Decidi se vuoi il progetto
- Imposta un incontro con il cliente
- Perché ci hai chiesto di presentare un’offerta?
- Quante aziende avete chiesto di fare offerte per questo lavoro?
- Perché questo progetto e perché ora?
- Calcolare i costi
- Controlla i margini di profitto
- Invia e presenta la tua offerta
- Come si fa un’offerta?
- Come funziona la gara d’appalto per la costruzione?
Decidi se vuoi il progetto
Solo perché ricevi un RFP o un potenziale cliente ti chiede di fare un’offerta per un lavoro, non significa che devi farlo. Un’offerta è un documento che richiede molto lavoro e non dovresti presentarne una a meno che tu non sia veramente interessato al progetto, che sia probabile che tu vinca il lavoro e che tu abbia l’esperienza per fare bene il lavoro.
Fast Company raccomanda di fare offerte per un lavoro solo se una delle tre seguenti situazioni è vera:
- Sei un insider. Conosci qualcuno nell’azienda o hai aiutato l’azienda a scrivere la RFP.
- La tua esperienza unica è adatta al lavoro. Questo significa che sei la scelta più logica per il lavoro.
- Hai bisogno di soldi e non hai nessun progetto in corso.
E’ anche ideale se trovi davvero interessante il progetto.
- Per esempio, un designer grafico specializzato nell’industria delle costruzioni è adatto a fare un’offerta per un lavoro di branding con un imprenditore generale. Inoltre, il designer conosce il proprietario ed è un progetto interessante perché è un’opportunità per fare un pacchetto completo di branding che include un logo, biglietti da visita, caratteri, colori, carta intestata, firma email e social media branding.
Lo Houston Chronicle raccomanda di dire no ai seguenti tipi di progetti:
- Progetti dove l’accesso è difficile
- Progetti che richiedono troppi spostamenti
- Progetti con ambienti non sicuri, ambienti troppo caldi o freddi o lavori che richiedono materiali difficili
Imposta un incontro con il cliente
Leggi di nuovo la RFP e scrivi qualsiasi domanda che hai per il potenziale cliente. Ora è il momento di organizzare un incontro con il cliente.
Non tutte le aziende vorranno incontrarti. Ma è nel tuo interesse vedere se il progetto vale davvero il tuo tempo, spiegare la tua esperienza e impostare un rapporto di lavoro con il cliente per migliorare le tue possibilità di vincere il lavoro.
Un incontro di persona è meglio, secondo Fast Company. Ma anche una teleconferenza o una telefonata può funzionare. Invia un’e-mail per richiedere un incontro e prometti di fare in fretta. Se il potenziale cliente non vuole incontrarsi, probabilmente non otterrai il lavoro. Almeno lo sai.
Durante l’incontro, fai le seguenti domande:
Perché ci hai chiesto di presentare un’offerta?
Se il potenziale cliente dice che ti ha scelto per fare un’offerta perché ti ha trovato su Google, questo non è un buon segno. Ma se hanno detto che qualcuno vi ha raccomandato o hanno sentito parlare del vostro buon lavoro su un altro progetto, le vostre possibilità sono molto migliori.
Inoltre, chiedete perché pensate che la vostra esperienza sia adatta al lavoro (e sentitevi liberi di vendere anche questo punto).
Quante aziende avete chiesto di fare offerte per questo lavoro?
E poi chiedete: chi altro sta facendo offerte per questo lavoro? Se non ci sono troppi concorrenti e le aziende scelte sono aziende di qualità, questo è un buon segno.
Perché questo progetto e perché ora?
Questa domanda ti aiuta a capire cosa vuole il cliente dal progetto. Ti dà anche la possibilità di fare domande sulle specifiche che mostrano la tua competenza. Chiedi anche delle scadenze. Se un progetto importante ha una scadenza stretta, avranno più fretta di selezionare un’offerta.
Va bene dire al cliente che non pensi che il progetto sia adatto a te. Essere diretti (e cortesi nel farlo) è professionale e fa una buona impressione.
Calcolare i costi
Stimare correttamente i costi ti permette di avere successo assicurandoti un profitto lungo la strada. Se non sai come stimare i costi, questo articolo elenca le cinque migliori tecniche di stima che puoi usare più una lista di applicazioni per le offerte, software e calcolatrici per rendere il compito ancora più facile.
In poche parole, dovresti elencare tutti i materiali di cui avrai bisogno per il lavoro o i servizi richiesti. Procuratevi i prezzi per loro e aggiungete dal 10 al 15 per cento come costo del servizio.
Poi moltiplicate la vostra tariffa oraria per il numero di ore che stimate che il lavoro richiederà. In questo caso, è davvero utile basarsi su quanto tempo ci sono voluti progetti simili in passato, secondo lo Houston Chronicle.
Aggiungi i costi dei materiali ai costi di lavoro. Poi aggiungete una percentuale per tenere conto del trasporto, dell’assicurazione e di altri costi generali, se applicabile. È anche una buona idea aggiungere un margine nel caso qualcosa vada storto.
L’importo finale dovrebbe rientrare nel budget del cliente e avere senso per voi. In caso contrario, alzalo o abbassalo.
Controlla i margini di profitto
Semplicemente addebitandoti i costi del materiale e della manodopera ti metterai in rosso. È necessario aggiungere una percentuale in cima a questi costi per tenere conto delle spese generali e di eventuali sorprese, secondo Capterra.
Le spese generali potrebbero includere tutti gli strumenti che è necessario acquistare e il marketing che è necessario fare per il progetto, anche se si potrebbe anche scrivere questi costi fuori.
Quanto si segna sui costi dipende dal settore. Per esempio, i costruttori di solito aumentano i loro costi dal 15 al 25 per cento.
La cosa peggiore che puoi fare è sottovalutare il tuo servizio. Puoi vincere un’offerta se sottovaluti i tuoi concorrenti, ma questo non ti aiuterà a gestire un’attività redditizia e sostenibile in futuro.
Invia e presenta la tua offerta
Non limitarti a inviare la tua offerta via e-mail o posta, dice Capterra. Devi proporla, non solo inviarla. Chiedi al cliente se puoi spiegargli l’offerta di persona, o almeno per telefono. Volete essere in grado di spiegare i servizi elencati, i costi, i loro importi e perché le vostre cifre possono essere più alte o più basse di quelle del vostro concorrente.
Parlare dell’offerta previene anche gli errori di comunicazione e permette al potenziale cliente di farvi domande. Inoltre, aiuta ad aggiungere un elemento personale al documento d’offerta.
La gente chiede anche:
- Come si fa un’offerta?
- Come funzionano le offerte di costruzione?
Come si fa un’offerta?
Per fare un’offerta, è necessario creare un documento d’offerta. È più facile farlo usando un modello esistente.
MS Office ha un modello di offerta di costruzione che puoi scaricare gratuitamente per Excel. Template.net ha anche modelli di offerta che ti aiuteranno a fare offerte per lavori di pulizia, lavori di costruzione, paesaggistica, pittura e altro.
Se il tuo cliente sta cercando solo numeri approssimativi puoi fare una stima usando il software di stima FreshBooks. Oppure, se vogliono molti dettagli e informazioni sulla tua azienda, puoi usare FreshBooks per fare una proposta e inviarla facilmente al tuo cliente online.
Come funziona la gara d’appalto per la costruzione?
Il processo di gara è particolarmente comune nel settore delle costruzioni. Ecco i passi comuni per fare offerte per lavori di costruzione, secondo Bizfluent:
- Il potenziale cliente presenta un pacchetto di offerte ai potenziali appaltatori. Questo pacchetto può includere i piani del progetto, i tempi, le specifiche, le informazioni sulle condizioni del sito o dell’edificio e altro. Le offerte private significano che il cliente invia il pacchetto solo a certi fornitori. Le offerte pubbliche possono essere pubblicizzate e chiunque può fare un’offerta per il lavoro.
- Gli appaltatori usano software di stima o applicazioni per determinare i costi della manodopera e dei materiali (questo articolo elenca gli strumenti che puoi usare) più le risorse necessarie.
- Organizza una visita in loco per farti un’idea dei potenziali problemi come l’accesso limitato al sito.
- Fai domande al cliente sui potenziali problemi o sulle questioni che scopri.
- Presenta il tuo documento di offerta entro la data richiesta. Alcune aziende scelgono l’offerente più basso, altre il miglior appaltatore per il lavoro, non importa il prezzo. Un’offerta può essere rifiutata se non ha fornito tutti i documenti e le informazioni richieste nel pacchetto d’offerta.