Business Communication Skills for Managers

In questa epoca di informazioni, ci sono enormi quantità di dati da elaborare e un numero altrettanto impressionante di grafici e tabelle che puoi usare per raccontare la storia dei dati. Ecco alcuni dei grafici più comunemente usati e i tipi di storie che possono aiutarvi a raccontare.

Dati numerici

Parliamo di alcuni dei tipi più comuni di grafici numerici:

• Grafici a barre
• Grafici a linee
• Grafici a torta
• Grafici a confronto impilati

Grafici a barre

I grafici a barre sono usati per confrontare categorie. L’asse x (la linea orizzontale nella parte inferiore di un grafico) è di solito usato per mostrare le categorie: in questo caso, i paesi con spese sanitarie universali per il 2015. L’asse y (la linea verticale) non è segnata qui, ma mostra chiaramente i dollari spesi in milioni. Più alta è la barra, più dollari sono stati spesi. Questo grafico mostra chiaramente che gli Stati Uniti spendono di più in assistenza sanitaria per cittadino rispetto ad altri paesi. Questo è chiaramente identificato su questo grafico con barre in colori contrastanti. Non si può fare a meno di notarlo – rompe lo schema ed è un colore audace che attira l’occhio.

Figura 1. Un esempio di un grafico a barre

Grafici a linee

Come i grafici a barre, i grafici a linee confrontano categorie, ma sono più spesso usati per mostrare le tendenze. Con l’asse delle ascisse che spesso mostra il passare del tempo, i punti dei dati grafici mostreranno una tendenza verso l’alto o verso il basso delle categorie in questione.

Figura 2. Un esempio di grafico a linee

Il grafico a linee sopra illustra le tendenze del traffico dei social media. Ogni organizzazione di social media è rappresentata da una linea di colore diverso. L’asse x mostra il passaggio del tempo, e l’asse y mostra la percentuale di traffico dei media che ogni organizzazione sta catturando. Il grafico mostra che il traffico di Facebook è in crescita, mentre Pinterest ha sperimentato alcuni alti e bassi. Il terzo posto del traffico di Twitter è relativamente piatto.

Pie Charts

Figura 3. Un esempio di un grafico a torta

I grafici a torta mostrano la composizione dei dati, o i pezzi di un tutto. Può essere semplice come “la squadra qui è composta per il 50% da uomini e per il 50% da donne” o “le nostre vendite sono composte per il 30% da libri di narrativa e per il 70% da saggistica.”

Nella figura 3, la torta intera (il cerchio intero) rappresenta i prodotti totali venduti in un negozio; i pezzi di quella torta mostrano la percentuale di vendite di ogni reparto. Un grafico come questo rende molto facile vedere che i reparti di abbigliamento e accessori costituiscono la sezione più grande delle vendite, e i profumi la più piccola.

Alcuni grafici di confronto non hanno la forma di un cerchio. A volte sono a forma di ciambella, e altre volte sono mostrati a barre, come vedremo in seguito.

Carte di confronto impilate

Puoi confrontare le categorie con un approccio “a torta”, incorporando il fattore di composizione in una varietà di modi. Le categorie in questo grafico sono rappresentate da barre, ma le barre stesse sono grafici di composizione. Ogni barra è valutata al 100%, e i blocchi colorati rappresentano diversi livelli di proprietà di animali domestici nella popolazione.

Figura 4. Un esempio di grafico a barre impilate

Similmente, il grafico a linee qui sotto è “impilato” per mostrare il livello di vendite in base al tipo di prodotto. Stai vedendo una tendenza così come una porzione di un tutto – confrontando e visualizzando la composizione.

Figura 5. Un esempio di grafico a linee impilate

Carte di dati non numerici

I grafici di cui sopra sono molto utili quando i tuoi dati sono numerici. Ma ci sono grafici per altri tipi di dati. Parliamo di alcuni dei tipi più comuni di grafici non numerici.

• Diagrammi di Venn
• Diagrammi di flusso
• Diagrammi di Gantt
• Diagrammi organizzativi
• Pittografi
• Infografica

Diagrammi di Venn

Un diagramma di Venn mostra un confronto di due diverse categorie e gli elementi che hanno in comune. Il diagramma in figura 6 ci mostra i diversi tipi di immagini che possono essere condivise in sicurezza su Internet.

Figura 6. Un esempio di diagramma di Venn

Dove i cerchi si sovrappongono rappresenta una caratteristica condivisa. Per esempio, i file JPG e PNG hanno entrambi una grande tavolozza di colori, quindi si sovrappongono in quell’area. “Web safe” è una caratteristica condivisa da tutti e tre, quindi è nel mezzo dove tutti i cerchi si sovrappongono. Le aree di ogni cerchio che non si sovrappongono rappresentano caratteristiche uniche per ogni tipo di file, qualcosa che non condividono con nessun altro tipo di file rappresentato.

Cartelli di flusso

I diagrammi di flusso mostrano un processo. I diagrammi di flusso documentano una sequenza di eventi dall’inizio alla fine in modo che il processo possa essere documentato, seguito e gestito.

Il diagramma di flusso nella figura 7 mostra il processo di come le teorie vengono create, diffuse e accettate.

Figura 7. Un esempio di diagramma di flusso

Si può vedere che in cima c’è un’idea che porta ad un esperimento, e poi i risultati determinano quale strada viene presa. Se l’esperimento ha successo o non ha successo, verranno scelti percorsi diversi. Lungo il percorso del diagramma di flusso, vengono presentate tutte le alternative e si sceglie tra esse. L’occhio segue il percorso dall’inizio alla fine per ogni parte dello scenario.

Gantt Chart

Un Gantt chart è una linea temporale. Più progetti possono essere aggiunti alla timeline con date di inizio e fine, e si riflettono anche le pietre miliari e le scadenze. Questo grafico è usato per determinare quanto tempo un progetto richiederà, le risorse necessarie e l’ordine in cui i compiti devono essere completati.

Figura 8. Un esempio di un diagramma di Gantt

Nella Figura 8, hai due diversi team che gestiscono un progetto. Il Market Team (rosso) completa la ricerca di mercato e definisce le specifiche entro la settimana del 23 luglio (la data della prima pietra miliare). Poi, il team di pianificazione (blu) subentra con l’architettura generale e la pianificazione del progetto ed è responsabile del raggiungimento della seconda pietra miliare il 6 agosto. Come puoi vedere, i Team di Mercato e di Pianificazione hanno ulteriore lavoro da contribuire anche dopo che le loro pietre miliari sono state raggiunte, e il progetto non è completo fino alla fine di novembre.

Organigrammi

Gli organigrammi (a volte chiamati gerarchie) mostrano le persone in un’organizzazione e le loro relazioni. Di solito, l’organigramma avrà un presidente o un amministratore delegato in cima, seguito da una squadra di presidenti e vicepresidenti, e poi i loro rapporti diretti, e così via. Un organigramma è di solito creato e mantenuto da professionisti delle risorse umane che vogliono una visione visiva della struttura della loro organizzazione e delle relazioni di reporting in modo da poter prendere decisioni migliori sullo sfruttamento del talento dell’azienda.

L’organigramma in figura 8 mostra un presidente in cima alla gerarchia e un amministratore delegato, un leader del controllo qualità e un segretario che riportano direttamente al presidente. Ciascuna di queste relazioni dirette ha relazioni dirette proprie, e così via.

Figura 9. Un esempio di organigramma

Pittogrammi

I pittogrammi usano simboli e immagini per trasmettere dati, informazioni o idee. I pittogrammi nella Figura 9 sono in realtà parte di un curriculum e segnalano che tipo di informazioni si possono trovare accanto ad ogni pittogramma (rispettivamente numero di telefono, indirizzo, manico di Twitter ed e-mail).

Figura 9. Quattro esempi di pittogrammi

Questo rende più facile per un selezionatore visualizzare e scegliere le informazioni di contatto necessarie. Altri pittogrammi possono trasmettere processi (come le istruzioni per costruire mobili IKEA) o informazioni (come quando l’app del meteo sul tuo telefono ti dice che oggi pioverà pubblicando l’immagine di una nuvola di pioggia).

Infografiche

Similmente, le infografiche usano immagini, ma incorporano anche dati e parole, tutto per spiegare un singolo punto. Le infografiche possono essere utilizzate per rendere un argomento complesso un po’ più semplice da capire, in particolare quando ci sono più di due o tre fattori da considerare. Possono anche essere utilizzati per confrontare due o più categorie e rendere i tuoi dati più interessanti e accattivanti.

Questa infografica mostra come il consumo di pollo è legato al Superbowl. Si può vedere come il consumo e il prezzo per libbra di pollo è aumentato nel tempo. Descrive anche come le ali di pollo in particolare sono diventate più popolari nel tempo, il tutto con una qualità accattivante e divertente che è coinvolgente e interessante per il pubblico.

Tabelle

Un comunicatore può anche usare le tabelle per visualizzare i dati. Le tabelle possono essere formattate per parole o per dati numerici. Possono essere usate per confrontare i dati, o quando un elemento ha diversi punti dati associati ad esso.

La tabella 1 è una semplice tabella di tre persone che stanno correndo delle gare. George, Alana e Sebastián hanno ciascuno quattro punti dati associati a loro. Usando una semplice tabella, puoi mettere tutti questi dati davanti al tuo pubblico. Possono confrontare i tempi migliori e rivedere le classifiche di ogni corridore.

La tabella 2 è un po’ più complessa, e per questo i dati non sono altrettanto accessibili al lettore. Ma anche i dati sono complessi, e se devono essere visualizzati per facilità di revisione, questa sembra una scelta decente. La tabella 2 mostra i risultati di un sondaggio in cui è stato chiesto ai partecipanti di classificare otto parlanti (un uomo e una donna di diversi dialetti della lingua inglese) secondo la loro professionalità, intelligenza, istruzione, cordialità e socievolezza. I tassi di risposta sono mostrati per i parlanti maschi e femmine, e poi viene calcolata una media per ogni dialetto.

Le tabelle aiutano a gestire serie di dati più complesse. Una tabella può essere usata se stai cercando di mostrare valori individuali, se i valori vengono confrontati, o se i dati devono essere mostrati e poi riassunti. Non trasmetteranno la tua storia al lettore così velocemente come potrebbe fare un grafico, ma trasmetterai comunque una grande quantità di informazioni in un modo facile da capire.

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