Come pagare l’imposta sulle vendite per le piccole imprese

Se siete come la maggior parte dei proprietari di piccole imprese, allora il rapporto sull’imposta sulle vendite vi ha probabilmente gettato in un impeto di rabbia in un momento o nell’altro.

Non siamo sorpresi. Calcolare accuratamente l’imposta sulle vendite può essere un processo incredibilmente complesso. Quel che è peggio, fare un errore come non riuscire a presentare o non pagare le tasse in tempo può avere serie conseguenze finanziarie (e a volte legali).

Per peggiorare le cose, ogni stato e alcune località all’interno degli stati hanno i loro requisiti fiscali. In totale, ci sono 45 stati e migliaia di regioni più piccole (pensate alle città o alle contee) negli Stati Uniti che applicano l’imposta sulle vendite. Ognuno di essi è diverso per quanto riguarda l’importo che è necessario raccogliere, quando è necessario archiviare e il tipo di record che è necessario tenere.

È abbastanza per farvi ripensare al motivo per cui avete deciso di avviare un business in primo luogo. Ma non temete. In questo articolo, cercheremo di demistificare la questione e vi mostreremo come pagare l’imposta sulle vendite per le piccole imprese.

Partiamo.

Che cos’è l’imposta sulle vendite?

Prima di iniziare, assicuriamoci di essere tutti sulla stessa pagina. Secondo Investopedia, “un’imposta sulle vendite è una tassa sul consumo imposta dal governo sulla vendita di beni e servizi. Un’imposta sulle vendite convenzionale è imposta nel punto di vendita, raccolta dal business e passata al governo.”

Si è tenuti a pagare le imposte sulle vendite a qualsiasi località (che raccoglie un’imposta sulle vendite) in cui la vostra azienda ha un nexus fiscale. Nexus è una parola di fantasia che significa fondamentalmente presenza. A seconda dei regolamenti della località, questo potrebbe essere una presenza fisica come un negozio o un ufficio, un dipendente, un affiliato, o qualche altra esistenza. Se il vostro business ha un nexus in diverse località, questo può diventare complicato velocemente. In queste situazioni, si consiglia di lavorare con un professionista delle tasse o un software fiscale per aiutare a definire il vostro caso particolare.

È importante notare che, a differenza di altre nazioni, negli Stati Uniti, non esiste un’imposta federale sulle vendite, quindi tutto viene raccolto a livello statale e locale. Candidamente, questo è il motivo per cui il processo è complicato. In molti casi, non è così semplice come aumentare un’imposta statale sulle vendite. Il vostro business potrebbe anche aver bisogno di raccogliere l’imposta a livello locale, in genere per una città o una contea, e talvolta per entrambe.

Lasciate che vi spieghi. Se un commerciante si trova a New York City, l’imposta totale sulle vendite che deve raccogliere è 8,875%. Tuttavia, quell’aliquota totale è composta da tre aliquote più piccole:

• Tasso d’uso e d’imposta locale di New York City – 4,5%
• Tasso d’imposta sulle vendite e l’uso dello Stato di New York – 4%
• Supplemento del Metropolitan Commuter Transportation District – .375%

Ricordo che quanto sopra è solo un esempio. Come abbiamo detto prima, ogni stato e località è diverso. Dovrete lavorare con le autorità fiscali del vostro stato e località per identificare l’aliquota d’imposta che il vostro business deve raccogliere.

Come posso iniziare a raccogliere l’imposta sulle vendite?

In questa sezione, vi guideremo attraverso i passi significativi necessari per raccogliere e pagare l’imposta sulle vendite per il vostro piccolo business.

Ottieni il tuo permesso per l’imposta sulle vendite
Nella maggior parte dei casi, la prima cosa che vorrai fare è andare al Dipartimento delle Entrate del tuo stato o al sito web dell’agenzia fiscale e registrare il tuo permesso per l’imposta sulle vendite. Questo documento è ciò che ti permette legalmente di raccogliere, segnalare e pagare l’imposta sulle vendite nel tuo stato e in altre località. È necessario completare questo passo prima di iniziare a fare affari all’interno di uno stato.

Per completare questo processo, avrete anche bisogno del vostro numero di identificazione federale del datore di lavoro, così come altre informazioni essenziali sulla vostra attività e i suoi proprietari. Risparmia un po’ di tempo confermando e raccogliendo le informazioni di cui avrai bisogno per ottenere il tuo permesso di vendita prima di iniziare il processo di applicazione.

Figura la tua aliquota d’imposta sulle vendite
Il passo successivo è quello di determinare l’aliquota d’imposta effettiva che il tuo business dovrà raccogliere dai clienti. Dovresti anche essere in grado di ottenere queste informazioni dal Dipartimento delle Entrate o dall’agenzia fiscale del tuo stato. È importante notare che queste aliquote cambiano frequentemente, quindi è qualcosa che dovrai tenere sotto controllo. Altrimenti, si rischia di raccogliere troppo o troppo poco l’imposta sulle vendite, che vi causerà problemi lungo la linea.

Se la vostra azienda ha una presenza fisica in più stati e località, sarà quasi certamente necessario raccogliere l’imposta sulle vendite per ciascuno. Ancora una volta, se siete in questo tipo di situazione, si vuole lavorare con un professionista fiscale o un software di contabilità come QuickBooks, come minimo. Fare questo renderà la tua vita molto più facile.

Determinare quali prodotti sono tassabili
C’è una buona probabilità che non tutti i prodotti che la tua azienda vende siano tassabili, né che siano tutti tassati allo stesso tasso. Inoltre, e questo varia da stato a stato, ma molte volte, gli articoli “necessari per la sopravvivenza” non sono tassati o hanno regole fiscali diverse dagli acquisti standard. Gli articoli necessari per la sopravvivenza includono tipicamente generi alimentari, farmaci da prescrizione e, in alcuni stati, abbigliamento. Anche in questo caso, assicurati di controllare le regole del tuo stato, perché è probabile che ci siano delle sfumature. Molte volte questi articoli sono semplicemente tassati ad un tasso inferiore, o solo gli articoli al di sotto di un valore specifico non sono tassati.

Se si vende a rivenditori, quelle vendite sono spesso esenti da tasse. Tuttavia, è necessario assicurarsi che il cliente abbia un certificato o una licenza di rivenditore valida. Dovrai anche tenere registrazioni accurate di queste transazioni, comprese le fotocopie di tutti i certificati di rivenditore, per proteggerti in caso di controllo.

Iniziare a raccogliere l’imposta sulle vendite
Una volta che la tua attività è impostata con il tuo Dipartimento delle entrate o autorità fiscale, sei pronto per iniziare a raccogliere l’imposta sulle vendite. Dovrai confermare che il tuo registratore di cassa, POS, e/o altri sistemi sono impostati con l’appropriata aliquota fiscale. La maggior parte degli stati richiede anche di mostrare ai clienti l’importo dell’imposta che stanno pagando su una riga separata della ricevuta. Poiché questo è così comune, la maggior parte dei registri e dei sistemi POS sono configurati per fare questo fuori dalla scatola, ma vorrete confermare che questo funziona eseguendo alcune transazioni di prova.

Per aiutare con la segnalazione e il pagamento dell’imposta sulle vendite, si raccomanda di mantenere un conto bancario separato per le tasse che avete raccolto. Fare questo vi aiuterà a tenere traccia della quantità di denaro che dovete al governo. Mette anche in atto un controllo che assicura che il denaro dell’imposta sulle vendite non sia accidentalmente usato per pagare un’altra spesa aziendale. Aiuta anche a prevenire i furti, in particolare se si limita l’accesso al conto.

Tenere i registri e segnalare l’imposta sulle vendite
La maggior parte degli stati richiede che la vostra azienda abbia una qualche forma di registrazione in atto, sia fisica che digitale. Questi registri dovrebbero tenere traccia di ogni transazione di vendita, e annotare informazioni essenziali come l’importo della vendita, così come l’importo dell’imposta sulle vendite raccolta. A seconda dei requisiti di registrazione del vostro stato o località, potrebbe anche essere richiesto di conservare le copie originali delle ricevute, il nastro del registratore di cassa, o altri documenti originali di vendita.

Mentre questi requisiti potrebbero sembrare rigorosi, vi aiuteranno con un altro obbligo comune: la segnalazione delle tasse. Molti stati richiedono che voi facciate periodicamente un rapporto sull’imposta sulle vendite che avete raccolto, oltre a pagare effettivamente l’imposta allo stato e/o alla località. Fortunatamente, registri dettagliati possono snellire questo processo e prevenire la probabilità di un errore o di una discrepanza.

Pagare l’imposta sulle vendite
L’ultimo pezzo del puzzle è la presentazione di una dichiarazione e il pagamento delle imposte sulle vendite. In molti stati, è necessario pagare almeno trimestralmente, ma se il volume delle transazioni è abbastanza alto, potrebbe essere richiesto di pagare su base mensile. Proprio come le tue imposte sul reddito personale, è essenziale che tu compili ed effettui i pagamenti in tempo per evitare sanzioni.

Come funziona l’imposta sulle vendite con ShopKeep

Ora che hai capito le basi di come funziona l’imposta sulle vendite, rivediamo come impostare e pagare l’imposta sulle vendite con ShopKeep.

Imposta la tua aliquota fiscale
La prima cosa che vorrai fare dopo aver capito la tua aliquota d’imposta sulle vendite è inserirla in ShopKeep come tasso predefinito. È un processo facile e veloce che richiede solo pochi secondi. Devi addebitare l’imposta a diverse aliquote per diversi articoli? Nessun problema! Può creare diversi gruppi fiscali e assegnarne uno a ciascuno dei suoi articoli. Rispetto alla contabilità manuale o all’uso di un registratore di cassa, questo rende la riscossione dell’imposta sulle vendite molto più facile per l’imprenditore, specialmente quando è necessario addebitare l’imposta a diverse aliquote.

Organizza i tuoi prodotti in gruppi fiscali
Ora che hai aggiunto la tua aliquota d’imposta predefinita, e creato ulteriori gruppi fiscali se hai bisogno di addebitare diverse aliquote per diversi articoli, la prossima cosa che vuoi fare è aggiungere articoli al gruppo fiscale appropriato. Questo assicura che l’aliquota fiscale corretta venga applicata quando un cassiere aggiunge un articolo a un ordine, evitando qualsiasi errore. Se stai lavorando a questo processo per un gran numero di articoli, puoi anche assegnarli in blocco tramite un file CSV.

Una volta che i tuoi articoli sono assegnati correttamente, puoi riposare tranquillo. L’imposta sulle vendite che hai selezionato per ogni articolo viene automaticamente applicata ad ogni vendita di quell’articolo, senza ulteriore lavoro da parte tua.

Rapporto sull’imposta sulle vendite con ShopKeep
Per rendere la tua vita più facile, ShopKeep ora include un rapporto vendite per gruppo d’imposta. Questo rapporto rende facile vedere le vendite totali imponibili, le vendite non imponibili, una stima dell’imposta sulle vendite dovuta, e una ripartizione delle imposte stimate per gruppo d’imposta per la vostra attività in qualsiasi periodo di tempo.

Invece di dover calcolare manualmente queste informazioni per i vostri rapporti e dichiarazioni, l’imprenditore le ha ora disponibili in un istante. Questo rende molto più facile stimare le tasse. Se hai bisogno di più granularità, puoi filtrare il rapporto per intervallo di date, o per gruppo fiscale per arrivare ai dati che vuoi vedere. Puoi anche esportarlo come file CSV per ulteriori analisi con un software di foglio di calcolo.

È importante tenere a mente che, indipendentemente dal software o dagli altri metodi che usi per tenere traccia delle tue tasse raccolte e di quelle dovute, alla fine della giornata sei responsabile del pagamento delle tasse in base alle tue vendite imponibili e al tasso(i) stabilito dalla tua autorità fiscale. È comune che l’importo dell’imposta sulle vendite che avete raccolto sia un po’ più o meno di quello che calcolate in base alle vostre vendite totali imponibili. Questo non è un errore, ma semplicemente un artefatto delle differenze di arrotondamento tra l’aggiunta di un’imposta sulle transazioni individuali e il calcolo dal tuo totale per il mese, l’anno o il trimestre.

Infine, nota che questo rapporto è accurato solo quanto le aliquote che hai configurato nelle impostazioni del gruppo fiscale in BackOffice. Le aliquote cambiano frequentemente, e ti raccomandiamo di verificare i valori prima di presentare qualsiasi imposta alla tua autorità fiscale.

Come viene calcolata l’imposta sulle vendite in ShopKeep
Per aiutarti a capire meglio questo rapporto, abbiamo anche voluto darti qualche informazione su come viene calcolata l’imposta sulle vendite in ShopKeep.

ShopKeep calcola l’imposta sulle vendite a livello di articolo e poi arrotonda tale importo a due cifre decimali. Sulla base di ampie ricerche, siamo sicuri che questo è il modo più accurato per calcolare le tasse per i nostri commercianti. Per saperne di più, dai un’occhiata a questo articolo che abbiamo messo insieme sull’imposta a livello di articolo rispetto a quella a livello di transazione.

Vale la pena notare che ShopKeep si integra anche con QuickBooks. Questa integrazione può aiutarvi anche con la rendicontazione dell’imposta sulle vendite, soprattutto se avete più sedi in diverse località, con conseguenti diverse aliquote fiscali per ciascuna.

Sommando il tutto

Ecco tutto quello che dovete sapere su come raccogliere, segnalare e pagare l’imposta sulle vendite come un piccolo imprenditore. Inoltre, ora capisce l’efficienza e la precisione che l’utilizzo di un sistema POS come ShopKeep può aggiungere alla sua attività, soprattutto quando è il momento di raccogliere e pagare l’imposta sulle vendite.