Una politica efficace di Internet e della posta elettronica che aiuta i dipendenti a capire cosa ci si aspetta da loro per quanto riguarda l’uso dei loro dispositivi per il lavoro è un must per datori di lavoro e dipendenti. Volete andare in archivio per definire ciò che i dipendenti possono fare dai dispositivi forniti dal lavoro o di proprietà dei dipendenti che vengono utilizzati da o coinvolgono i vostri dipendenti, il vostro posto di lavoro o la vostra azienda.
Con quasi l’80% delle persone negli Stati Uniti che accedono ai social media, la guida su ciò che i dipendenti possono dire e condividere è diventato più importante. La maggior parte dei dipendenti non si preoccupa delle linee guida perché non vogliono agire in modo inappropriato o attraversare una linea inconsapevole. Quindi, lo sviluppo di una politica equa, comprensibile e sensata insieme a una formazione completa dovrebbe essere una priorità assoluta.
Considerate l’utilizzo di questo esempio di politica su internet e sulla posta elettronica per fornire una guida chiara ai vostri dipendenti su ciò che costituisce un uso appropriato di internet e della posta elettronica sul lavoro. Adattatelo per soddisfare le esigenze della vostra cultura e l’ambiente che volete fornire ai dipendenti al lavoro. Per essere sicuri della legalità nella vostra zona e nel vostro settore, consultate un avvocato.
Esempio di politica di Internet e della posta elettronica per i dipendenti
La posta vocale, la posta elettronica e l’uso di Internet assegnati al computer o alle estensioni telefoniche di un dipendente hanno il solo scopo di condurre gli affari aziendali. Alcune responsabilità lavorative in azienda richiedono l’accesso a internet e l’uso di software oltre alla suite di prodotti Microsoft Office.
Solo le persone opportunamente autorizzate, per scopi aziendali, possono usare internet per accedere e scaricare software aggiuntivi. Questa autorizzazione è generalmente esclusiva delle decisioni che il dipartimento di tecnologia dell’informazione (IT) prende insieme alle risorse umane.
Procedura di accesso al software
Il software necessario oltre alla suite di prodotti Microsoft Office deve essere autorizzato dal tuo manager e scaricato dal dipartimento IT. Se hai bisogno di accedere a software o siti web che non sono attualmente sulla rete aziendale, parla con il tuo manager e consultati con il dipartimento IT per spiegare quali ritorni ti aspetti di ricevere dal prodotto.
Tutte le richieste ragionevoli che non sono considerate un rischio per la rete saranno considerate. Lo scopo di questa politica non è quello di limitare l’accesso dei dipendenti ai prodotti che vi renderanno più produttivi. Piuttosto, l’obiettivo è quello di ridurre al minimo il rischio per la rete dell’organizzazione.
Apparecchiature di proprietà dell’azienda
Tutti i dispositivi o computer inclusi, ma non limitati a, telefoni fissi, smartphone, tablet, computer portatili, computer desktop e iPad che l’azienda fornisce per l’uso, devono essere utilizzati solo per le attività aziendali. Tenga presente che l’azienda possiede i dispositivi e le informazioni su questi dispositivi. Se si lascia l’azienda per qualsiasi motivo, l’azienda richiederà di restituire l’attrezzatura l’ultimo giorno di lavoro.
È possibile utilizzare dispositivi elettronici personali che non sono collegati alla rete aziendale per accedere a qualsiasi sito internet appropriato durante le pause e il pranzo.
Uso di Internet
L’uso di Internet in orario aziendale o utilizzando dispositivi di proprietà della società che sono collegati alla rete aziendale è autorizzato solo per condurre affari aziendali. Questo limita la possibilità di violazioni della sicurezza delle informazioni aziendali riservate.
L’uso di Internet crea anche la possibilità di contaminazione del nostro sistema tramite virus o spyware. Lo spyware permette a persone non autorizzate al di fuori dell’azienda di accedere potenzialmente alle password aziendali e ad altre informazioni riservate.
Rimuovere tali programmi dalla rete aziendale richiede allo staff IT di investire tempo e attenzione che è meglio dedicare al progresso tecnologico. Per questo motivo, e per assicurare un uso appropriato del tempo di lavoro, chiediamo ai membri del personale di limitare l’uso di Internet.
Inoltre, in nessuna circostanza i computer di proprietà della società o altre apparecchiature elettroniche, compresi i dispositivi di proprietà del dipendente, possono essere utilizzati durante il tempo di lavoro della società per ottenere, visualizzare o raggiungere qualsiasi sito Internet pornografico o altrimenti immorale, non etico o non legato al business. Ciò può portare ad azioni disciplinari fino al licenziamento del dipendente.
Social Media
Il tuo datore di lavoro comprende che parte di ciò che fai sui social media è un lavoro di sensibilizzazione che recluta nuovi dipendenti e migliora il nostro marchio aziendale. Molti dipendenti hanno anche responsabilità dei social media nella loro descrizione del lavoro, compresi i social media marketer, il supporto tecnico e i reclutatori.
Il tuo datore di lavoro capisce anche che il rapporto dei nostri dipendenti con un mondo online in cui si passa il tempo 24/7 può portare a confondere il tempo di lavoro e il tempo libero. Ti incoraggiamo vivamente a limitare l’uso dei social media ai contenuti relativi al lavoro e alle attività durante l’orario di lavoro.
Inoltre, ti è vietato condividere qualsiasi informazione riservata o protetta che appartiene o riguarda l’azienda. Sei fortemente incoraggiato a non condividere informazioni denigratorie che mettono l’azienda o i colleghi sotto una luce sfavorevole.
La reputazione e il marchio dell’azienda devono essere protetti da tutti i dipendenti. Le vite e le azioni dei vostri colleghi non dovrebbero mai essere condivise online. Si prega di notare le preferenze dei colleghi – per esempio, ottenere il permesso da coloro che sono genitori prima di utilizzare il nome dei loro figli online.
Nella partecipazione ai social media da dispositivi di lavoro o durante l’orario di lavoro, i contenuti dei social media che discriminano qualsiasi classificazione protetta, tra cui età, razza, colore, religione, sesso, origine nazionale, disabilità o informazioni genetiche sono vietati.
È la nostra politica aziendale a includere anche le preferenze sessuali, l’identità di genere e il peso nella protezione dalla discriminazione. Qualsiasi dipendente che partecipa ai social media e viola questa politica sarà trattato secondo la politica aziendale sulle molestie.
Uso della posta elettronica in azienda
La posta elettronica deve essere utilizzata solo per affari aziendali. Le informazioni aziendali riservate non devono essere condivise al di fuori dell’azienda, senza autorizzazione, in qualsiasi momento. Inoltre non devi condurre affari personali usando il computer o la posta elettronica dell’azienda.
Tieni questo a mente, anche, quando consideri di inoltrare e-mail non aziendali a soci, familiari o amici. Le e-mail non legate al lavoro fanno perdere tempo e attenzione all’azienda.
Guardare la pornografia, o inviare barzellette o storie pornografiche via e-mail, è considerato molestia sessuale e sarà affrontato secondo la nostra politica sulle molestie sessuali. Il licenziamento immediato è l’azione disciplinare più frequente che l’azienda può prendere in questi casi.
Email che discriminano
Tutti i contenuti delle email che discriminano una delle classificazioni protette precedentemente menzionate sono proibiti. Qualsiasi dipendente che invia un’email che viola questa politica sarà trattato secondo la politica sulle molestie.
Queste email sono proibite in azienda. L’invio o l’inoltro di e-mail discriminatorie comporterà un’azione disciplinare che può portare alla cessazione del rapporto di lavoro.
L’azienda possiede le e-mail dei dipendenti
Tenete presente che l’azienda possiede qualsiasi comunicazione inviata via e-mail o che è memorizzata su apparecchiature aziendali. La direzione e altro personale autorizzato hanno il diritto di accedere a qualsiasi materiale nella tua e-mail o sul tuo computer aziendale in qualsiasi momento. Non considerare privata la tua comunicazione elettronica, l’archiviazione o l’accesso se è creata o archiviata su sistemi di lavoro.
Si prega di non considerare privata la tua comunicazione elettronica, l’archiviazione o l’accesso se è creata o archiviata su sistemi di lavoro.