Tipi di contratti di approvvigionamento usati nel Project Management

Oggi discuteremo vari tipi di contratti di approvvigionamento usati nel project management.

Dopo un certo livello, ogni organizzazione ha bisogno di approvvigionamento per un’ulteriore crescita, ma questo non è possibile nel vuoto. Le organizzazioni hanno bisogno di aiuto esterno per raggiungere la crescita. L’approvvigionamento è un requisito per le aziende che vogliono sopravvivere e crescere.

Un sistema di gestione degli approvvigionamenti ti aiuta a selezionare un contratto e un fornitore adatto per acquistare beni o assumere servizi.

Dovete capire il procurement indipendentemente dal fatto che siate un compratore o un venditore. Ogni organizzazione, che sia a progetto, funzionale o a matrice, usa i contratti di approvvigionamento.

Che cos’è il Procurement?

Secondo Wikipedia:

“Procurement è l’acquisizione di beni, servizi o lavori da una fonte esterna. È favorevole al fatto che i beni, i servizi o i lavori siano appropriati e che siano acquistati al miglior costo possibile per soddisfare le esigenze dell’acquirente in termini di qualità e quantità, tempo e luogo.”

Le organizzazioni richiedono l’approvvigionamento per molte ragioni:

• Non hanno le competenze per completare un certo lavoro.
• Sono occupati con altre responsabilità.
• L’approvvigionamento è più economico che farlo da soli.

Tuttavia, devi fare un’analisi costi-benefici prima di decidere su un contratto di approvvigionamento. Calcolate il costo di farlo da soli e attraverso l’approvvigionamento, poi selezionate un’opzione conveniente.

Se i benefici dell’outsourcing superano il fare da soli, dovreste esternalizzare.

Per esempio, dovete ampliare l’edificio del vostro ufficio, ma non avete le competenze per i lavori elettrici. Hai due opzioni per completare il progetto: farlo da solo o avere qualcuno che lo faccia per te.

Siccome non hai competenze interne, la seconda scelta ti farà risparmiare fatica, denaro e tempo.

Benefici dell’approvvigionamento

L’approvvigionamento rende gli affari più facili per le organizzazioni. Possono concentrarsi sul loro core business ed esternalizzare il resto. Aiuta le aziende a condividere le opportunità, assumere esperti e comprare beni o servizi.

Sono finiti i giorni in cui le organizzazioni facevano tutti i processi necessari in casa. Al giorno d’oggi, le organizzazioni svolgono le loro funzioni principali e usano l’approvvigionamento per altri compiti.

All’inizio, Ford Motors coltivava la soia per estrarre l’olio da usare nelle vernici. Oggi nessuna casa automobilistica lo fa. Se hanno bisogno di vernice, la comprano dal mercato. Lo stesso vale per altri componenti come pneumatici, vetro, ecc.

E’ poco pratico essere coinvolti in tutto ciò di cui un’organizzazione ha bisogno. È molto costoso ottenere la giusta competenza e poi mantenerla e questo può anche causare un prodotto inferiore agli standard o troppo caro. In entrambi i casi, è un male per un’organizzazione.

La gestione degli acquisti è vitale per le aziende moderne. Vi aiuta a trovare il miglior venditore per il vostro lavoro con i giusti termini e condizioni. Vi permette di selezionare il giusto contratto di approvvigionamento secondo i vostri requisiti.

Ci sono molti tipi di contratto di approvvigionamento e dovete capire ognuno di essi in modo da poter selezionare quello che soddisfa i vostri requisiti.

Prima di esaminare i tipi, dobbiamo prima capire il termine “contratto”.”

Il contratto

Un contratto è un accordo vincolante tra un acquirente e un venditore. È la chiave della relazione tra acquirente e venditore e fornisce un quadro di riferimento per il modo in cui tratteranno l’uno con l’altro.

Contatto di approvvigionamento

Qualunque contratto tra due o più parti per fornire servizi o beni è un contratto di approvvigionamento. Puoi dividere i contratti di approvvigionamento in tre categorie:

1. Contratto a prezzo fisso
2. Contratto a costo rimborsabile
3. Contratto a tempo e materiali

Come project manager, è tuo compito selezionare un contratto che soddisfi le tue esigenze.

Contratto a prezzo fisso

Molti esperti chiamano un contratto a prezzo fisso un contratto a somma fissa. Si usa questo contratto quando la portata del lavoro è fissa. Una volta che il contratto è firmato, il venditore è contrattualmente vincolato a completare il compito entro il prezzo e il tempo concordati. Pertanto, il venditore sopporta la maggior parte del rischio. Non c’è rinegoziazione del prezzo a meno che lo scopo del lavoro non cambi.

Generalmente, i contratti di outsourcing e di approvvigionamento chiavi in mano sono a prezzo fisso. Questo contratto è utile con uno scopo ben definito.

Siccome il costo non può cambiare, questo contratto è adatto per controllare i costi.

Qui, il cambiamento dell’ambito è un affare costoso. Gli appaltatori spesso ottengono il contratto facendo l’offerta al prezzo più basso e poi cercano di generare entrate extra ad ogni occasione, come un ambito aggiunto.

Ho visto gli appaltatori litigare con i project manager riguardo all’ambito. Inizialmente erano d’accordo, ma poi litigano su piccole questioni per sollevare la richiesta di cambiamento.

Assicuratevi che l’ambito sia ben definito e il più dettagliato possibile; osservate attentamente ogni cambiamento dell’ambito.

Puoi dividere un contratto a prezzo fisso in tre categorie:

1. Contratto a Prezzo Fisso (FFP)
2. Contratto a Prezzo Fisso Incentivante (FPIF)
3. Prezzo Fisso con Aggiustamento Economico del Prezzo (FP-EPA)

Contratto a Prezzo Fisso (FFP)

Questo è il tipo più semplice di contratto di appalto. Il venditore deve completare il lavoro entro un importo concordato di denaro e tempo. Il venditore è responsabile per qualsiasi aumento del costo e sono legalmente vincolati a completare il compito entro l’accordo.

Un contratto Firm-Fixed-Price è usato principalmente nei contratti governativi o semi-governativi dove lo scopo del lavoro è definito in modo molto dettagliato.

Questo contratto è facile da far circolare e ricevere offerte, ed è valutato sulla base del costo, che è abbastanza veloce.

Siccome il venditore sopporta il rischio, il costo è maggiore. Se lo scopo non è chiaro, il venditore e l’acquirente possono avere delle controversie. Qualsiasi deviazione dallo scopo originale può costare molto.

Esempio: Il venditore deve dipingere l’intero edificio per 50.000 USD entro 18 mesi.

Contratto a prezzo fisso con incentivo (FPIF)

Qui, sebbene il prezzo sia fisso, il venditore può ricevere un incentivo se si comporta bene. Questo incentivo abbassa il rischio del venditore.

L’incentivo può essere legato a qualsiasi metrica del progetto come il costo, il tempo o la performance tecnica.

Esempio: Il contraente riceverà un incentivo di 10.000 USD se raggiunge la prima pietra miliare in tempo.

Contratti a prezzo fisso con adeguamento economico dei prezzi (FP-EPA)

Si usa un contratto a prezzo fisso con adeguamento economico dei prezzi quando il contratto è pluriennale. Questo contratto ha una disposizione speciale che protegge il venditore dall’inflazione.

Esempio: Circa il 3% del costo del progetto aumenterà dopo un certo tempo in base all’indice dei prezzi al consumo.

Ordine di acquisto (PO)

Questo contratto è usato per comprare materie prime.

Esempio: Acquisto di 10.000 bulloni di stoffa al costo di 1,00 USD.

Contratto rimborsabile al costo

Molti esperti chiamano questo contratto un contratto rimborsabile al costo.

Qui, il venditore viene rimborsato per il lavoro completato più una tassa che rappresenta il loro profitto. Spesso, i venditori ottengono questo compenso se soddisfano o superano gli obiettivi di progetto selezionati: completare il compito prima o risparmiare sui costi, ecc.

Si usa un contratto a costo rimborsabile quando c’è incertezza nello scopo, o se il rischio è più alto. In questo contratto, il rischio è a carico dell’acquirente che paga tutti i costi.

Questo contratto ti fornisce un miglior controllo dei costi quando non hai un ambito ben definito.

Lo scorrimento dell’ambito è uno svantaggio intrinseco di un contratto a rimborso spese quando i requisiti non sono chiari. Il venditore può cercare di aumentare il costo per aumentare il compenso o il rimborso.

Si può minimizzare questo attraverso un adeguato monitoraggio o limitando il profitto. Per esempio, il profitto massimo è il 10% del costo totale.

Si possono dividere i contratti rimborsabili in quattro categorie:

1. Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF)

Qui, il venditore viene pagato per tutti i costi sostenuti più una quota fissa, indipendentemente dalla sua prestazione. L’acquirente si assume il rischio.

Le organizzazioni usano questo contratto con progetti ad alto rischio dove gli offerenti non sono interessati a competere.

I contrattiCPFF tengono il venditore al sicuro dai rischi.

Esempio: Costo totale più 25.000 USD come commissione.

Contratto Cost Plus Incentive Fee (CPIF)

In un contratto Cost Plus Incentive Fee, il venditore sarà rimborsato per tutti i costi più una commissione incentivante basata sul raggiungimento di certi obiettivi di performance menzionati nel contratto. Questo incentivo sarà calcolato usando una formula concordata.

Qui, il rischio è a carico dell’acquirente; tuttavia, è più basso che nel Cost Plus Fixed Fee.

In un contratto CPIF, l’incentivo è un fattore motivante per il venditore.

Generalmente, un incentivo è una percentuale del risparmio che acquirente e venditore condividono.

Esempio: Se il progetto viene completato sotto il budget, il venditore riceverà il 25% dei risparmi.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Qui, il venditore viene pagato per i suoi costi più un premio. Questo extra sarà basato sul raggiungimento della soddisfazione secondo specifici obiettivi di performance descritti nel contratto.

Nota: C’è una differenza tra una tassa di incentivazione e una tassa di aggiudicazione. Un compenso incentivante è calcolato sulla base di una formula definita nel contratto ed è una valutazione oggettiva. Un compenso premio dipende dalla soddisfazione del cliente ed è valutato soggettivamente. Un compenso di aggiudicazione non è soggetto a un appello.

Esempio: Se il venditore completa il compito soddisfacendo o superando gli standard di qualità basati sulle sue prestazioni, l’acquirente può dare un premio fino a 10.000 USD.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Qui, il venditore viene pagato per tutti i costi sostenuti più una percentuale di questi costi. Gli acquirenti spesso non preferiscono questo tipo di contratto perché il venditore potrebbe aumentare artificialmente i costi per ottenere un profitto maggiore.

Esempio: Costo totale più il 15% del costo come commissione all’appaltatore.

Contratto a tempo e materiali

Questo è un ibrido tra i contratti a prezzo fisso e a costo rimborsabile. Qui, entrambe le parti condividono il rischio.

Si usa un contratto a tempo e materiali quando la consegna è “ore di lavoro”. Qui, il project manager dichiarerà le qualifiche e l’esperienza richieste al venditore che fornirà il personale.

Questo contratto è usato per assumere esperti o supporto esterno.

In questo contratto, l’acquirente può specificare la tariffa oraria con un limite “da non superare”.

Esempio: Pagherete un tecnico 20 USD all’ora.

Sommario

La selezione di un contratto di approvvigionamento è una parte importante di un progetto, poiché determina il vostro rapporto con il venditore. Volete selezionare un contratto che fornisce il miglior valore per tempo e denaro e può proteggere il vostro progetto dai rischi. Scegliete un contratto a prezzo fisso se l’ambito del lavoro è ben definito. Tuttavia, Cost Reimbursable è una buona scelta se l’ambito del lavoro non è fisso. Il tipo Time and Material è buono per assumere consulenti o supporto esterno.

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